Análisis de Puestos

El objetivo del Análisis y Descripción de Puestos es definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo algunas organizaciones no le dan la debida importancia.

En algunas empresas se preocupan por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y se olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos.

Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, nos gustaría invitar a la siguiente reflexión:

• ¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuáles son exactamente sus tareas y sus funciones?

• ¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y luego nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea?

• ¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa?

• ¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización?

• ¿Cuántas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?

En nuestra opinión, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones y las respuestas a todas ellas están en el Análisis y Descripción de Puestos.

Con estos ejemplos tan solo pretendemos poner de relieve la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organización el ignorarlo o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.

Todo empresario, Directivo o departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de Análisis y Descripción de Puestos y concientizar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema. Aunque existen modelos estándares, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización.

Naturaleza del Análisis de Puestos

El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una empresa. Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, su personal, procedimientos y los productos o servivios que ofrece a la comunidad.

A través del análisis de puestos se determinan los deberes y naturaleza de los puestos y los tipos de personas, en término de capacidad y experiencia, que deben ser contratadas para ocuparlos. Estos datos más tarde serán utilizados para desarrollar las descripciones de los puestos.

La descripción de puestos es una exposición de las tareas o funciones que desempeña el ocupante del puesto, en tanto que el análisis de puestos es una verificación comparativa de los requisitos que dichas funciones o tareas imponen a los ocupantes.

En general, el análisis de puestos se refiere a cuatro areas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier nivel de puesto:

Usos de la Información del Análisis de Puestos.

Descripción de puestos: El analisis de puestos es útil para asegurar que todas las actividades que se tienen que realizar están asignadas en las posiciones específicas.

Reclutamiento y Selección: El análisis de puestos proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempenãr esas actividades. Estas informaciones sirven de base para decidir qué tipo de personas reclutar y contratar.

Compensación: La compensación está vinculada con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros. El análisis de puestos ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada puesto.

Evaluación del desempeño: Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Es mediante el análisis de puestos que se determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades específicas que hay que realizar.

Capacitación: La información del análisis de puestos también se utiliza para diseñar los programas de capacitación y desarrollo que se requieren para desempeñar de manera efectiva el puesto.

Métodos para reunir información sobre el Análisis de Puestos

Existen varias técnicas que se pueden utilizar para obtener la información sobre los deberes, responsabilidades y actividades del puesto. El analista podrá utilizar cualquiera de ellas o combinar las técnicas que se apliquen mejor a su propósito.

• Entrevistas: el analista visita personalmente al empleado que puede proporcionarle información relevante sobre el puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo, debe entrevistarse tanto a las personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores para verificar la información proporcionada por los empleados.

Ventajas:

• a) Los datos relativos a un puesto se obtienen de los empleados que los ocupan, que son quienes lo conocen mejor.

• b) Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.

• c) Este método es el que proporciona mayor rendimiento en el análisis.

• d) Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

Desventajas:

• a) Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.

• b) Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

• c) Se pierde demasiado tiempo y tiene un costo operativo elevado.

• Comités de Expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos con el propósito de analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

• Cuestionario: Solicitar a los empleados que respondan cuestionarios en los que describan deberes y responsabilidades relacionados con su puesto. El cuestionario puede hacerse con preguntas estructuradas y abiertas. Es una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados; y es menos costoso que la entrevista. Sin embargo, el desarrollo y prueba del cuestionario para asegurarse de que los trabajadores entiendan las preguntas puede ser un proceso costoso y de mucho tiempo.

Ventajas:

• a) Los ocupantes del puesto y sus supervisores directos pueden llenar el cuestionario conjuntamente.

• b) Es el método más económico y el que más personas abarca porque puede ser distribuído a todos los ocupantes del puesto y ser devuelto con relativa rapidez.

• c) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

• a) No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo.

• b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.

• Observación Directa: El análisis se efectúa observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista anota los datos claves de su observación en la hoja de análisis de puestos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos o repetitivos. Generalmente va acompañado de entrevista y análisis con el ocupante del puesto o con el supervisor.

Ventajas:

• a) Veracidad de los datos obtenidos.

• b) No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.

• c) Es el método ideal para aplicarlo en puestos sencillos y repetitivos.

Desventajas:

• a) Costos elevados porque el analista tiene que invertir bastante tiempo.

• b) La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto no permite obtener datos importantes para el análisis.

• Bitácora del Empleado: Pedirle al empleado que lleve un diario o lista de las actividades que realiza diariamente. El trabajador debe anotar cada actividad que realice así como el tiempo utilizado en las mismas.

En cada circunstancia el analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad. La elección de estas combinaciones dependerá de las particularidades de cada empresa, así como de los objetivos del análisis y descripción de puestos y del personal disponible para esta tarea, entre otros.

Proceso de las Descripciones de Puestos

La descripción de puestos es una relación por escrito de lo que hace el trabajador, cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. En ésta se listan conocimientos, habilidades y aptitudes para desarrollar el trabajo satisfactoriamente. Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayoría contienen las siguientes secciones:

• 1. Identificación del puesto: Esta sección contiene varios tipos de información, tales como: título del puesto, estatus, código, fecha, título del supervisor inmediato, grado o nivel del puesto, y en algunos casos la escala salarial del puesto.

• 2. Resumen del puesto: Este debe describir la naturaleza general del puesto listando las funciones o actividades generales.

• 3. Relaciones, responsabilidades y deberes: Muestra las interacciones del empleado con otras personas dentro y fuera de la organización. En una sección separada se detalla una lista de las responsabilidades y deberes principales del puesto.

• 4. Autoridad: Se definen los límites de autoridad del trabajador, incluyendo sus limitaciones en la toma de decisiones, la supervisión directa de otros trabajadores y las limitaciones presupuestarias.

• 5. Criterios de desempeño: Esta cumple con dos propósitos, ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permite a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.

• 6. Condiciones de trabajo: En esta sección se pueden incluir elementos tales como nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor.

Modelo de descripción de puesto

FALCONBRIDGE DOMINICANA C. Por A.

960-02

1. TITULO DEL PUESTO Ingeniero Senior de Seguridad

2. DEPARTAMENTO Ambiente y Seguridad 3.SECCION Seguridad

4. CENTRO DE COSTO 960-400 5. CLASIFICACION

6. SUPERVISOR INMEDIATO Director de Ambiente y Seguridad

• 7.  NATURALEZA DEL TRABAJO:

Administra el programa de prevención de accidentes e higiene industrial, con

el fin de lograr los objetivos trazados por la gerencia.

8. TRABAJO EJECUTADO (Aquí se enumeran las labores, deberes y responsabilidades en orden de importancia):

1. Responsable de administrar el programa de Seguridad e Higiene Industrial de la empresa.

2. Responsable de la implementación de los puntos del sistema de control de pérdidas que agreguen valor al programa de Seguridad e Higiene Industrial.

3. Administra el programa de inspecciones para detección de riesgos ocupacionales. Evalúa y recomienda medidas de control para los mismos. Realiza inspecciones especiales de estructuras, maquinarias, facilidades y comportamiento.

4. Supervisa y analiza las investigaciones de accidentes y desarrolla actividades para eliminar las causas de éstos.

5. Representa la empresa en forums y comités relacionados con asuntos de seguridad y control de pérdidas, tanto externos como corporativos.

6. Diseña y coordina los programas de entrenamiento de Seguridad e Higiene Industrial. Detecta necesidades de entrenamiento, participa como instructor y selecciona el material audiovisual de apoyo.

9. SUPERVISION (Enumere los puestos que supervisa)

DIRECTA: Supervisor de Seguridad Técnico de Higiene Industrial

INDIRECTA: Todos los empleados de la empresa en lo que se refiere a seguridad e higiene industrial

• 10. CONTACTO INTERNO:

Gerentes, Superintendentes y personal de supervisión a todos los niveles

• 11. CONTACTO EXTERNO:

Administradores de salud y seguridad de otras divisiones de la corporación

Autoridades y comisiones gubernamentales

Representantes de compañías de manufactura y ventas de equipos de protección personal

• 12. CONDICIONES DE TRABAJO, DEMANDAS FISICAS, RIESGOS

30% del tiempo en la planta y talleres expuesto a riesgos

70% del tiempo en la oficina

• 13. REQUERIMIENTOS ACADEMICOS:

Grado universitario en ingeniería o ciencias afines

Estudios sobre seguridad e higiene industrial

• 14. EXPERIENCIAS DE TRABAJO

5 años de experiencia en seguridad e higiene industrial

• 15. IDIOMAS:

Completamente bilingüe en inglés y español

16. PREPARADO POR:

17 FECHA:

18. APROBADO POR: _____________

19. FECHA:

Conclusión

La descripción de puestos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la distribución de la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

Al momento de reclutar personal, el departamento de Recursos Humanos debe definir un perfil del puesto tomando en cuenta la descripción del mismo. Este perfil debería incluir información acerca de las áreas claves para la obtención de resultados, conexiones críticas dentro de la compañía, comportamientos, valores, formación y experiencia requeridos para el desempeño del trabajo.

Es necesario que el personal de Recursos Humanos conjuntamente con el gerente o supervisor del departamento donde existe la vacante, trabajen juntos para establecer un perfil consistente y establezcan qué tipo de persona es la que mejor desempeñaría el trabajo. Esto permite conocer los diferentes puntos de vista de todas las personas relacionadas con el mismo, y al momento de tomar la decisión puedan tener una visión más amplia y completa. El perfil del candidato va a proporcionar a los responsables de selección una visión clara de la persona que buscan antes de entrevistarlo .

La descripción y el análisis de puestos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con los recursos humanos que son la base para el desarrollo de cualquier organización.

Los puestos adecuadamente diseñados permiten a las empresas hacer una mejor selección del personal, aumentar la motivación de éstos y por ende, lograr los resultados esperados.

Bibliografía

Gary Dessler, "Administración de Personal", Sexta Edición 1996, Prentice-Hall Hispanoamericana, S. A.

William B. Werther, Jr. & Heith Davis, "Administración de Personal y Recursos Humanos", Cuarta Edición, 1995, McGRAW-HILL

Chiavenato, Idalberto, "Administración de Recursos Humanos", Sexta Edición 1994, McGRAW-HILL

Autor:

Ing.-Lic. Yunior Andrés Castillo

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana

2011.