Manual de Referencia. Primavera Project Planner en Español (página 2)

En archivo adjunto de Excel, se incluye todo el resto de información necesario para ingresar datos a Primavera (P3).

3. Nuevo Proyecto

La primera pantalla al iniciar un nuevo archivo. Comenzaremos con los datos triviales de la pantalla, como nombre (4 letras), Titulo del proyecto, nombre de la compañía y lo mas importante el horizonte de pa planificación.

La unidad de planificación es el día, el proyecto ejemplo comenzará el 5 de junio sin limite de duración por el momento, 7 días de trabajo a la semana y la semana comienza el lunes.

Los datos que siguen serán revisados posteriormente para no desviar la atención previa de la programación.

4. Estructura del Proyecto

El proyecto se divide en los siguientes sub proyectos, atendiendo a 2 áreas de la planta:

Edificio MIC. Edificio de 60 Ton de estructuras metálicas y fundaciones de aproximadamente 400 m3 de hormigón. Aproximadamente 8.000 HH de Obras civiles y estructuras.

Edificio PEE. Edificio de 100 Ton de estructuras metálicas y fundaciones de aproximadamente 110 m3 de hormigón. Aproximadamente 12.000 HH de Obras civiles y estructuras.

El WBS (Estructura de Subdivisión del trabajo) quedará de la siguiente forma:

1. PROYECTO CARBONATO

1.1 GENERAL

1.1.1 Instalación de Faenas

3. Movilización
4. Desmovilización

1. EDIFICIO MIC

1. Obras Civiles

1.2.2 Estructuras

1.3 EDIFICIO PEE

1.3.1 Obras Civiles

1.3.2 Estructuras

Ingresando a la pantalla como se indica a continuación y llenado los formularios que se presentan:

Aparecerá la siguiente pantalla la cual no es de llenado simple, esperamos ser claro en la explicación. Se debe ingresar primero la estructura que tendrá nuestra subdivisión de trabajo (WBS) en para que aparezca la pantalla. Se deben dar 3 niveles de amplitud a la programación como lo muestra la siguiente.

Después de ingresar los niveles de la WBS, se deben ingresar cada uno de los sub proyectos y a continuación la especialidad. Recordemos que cada programador elegirá sus WBS según las indicaciones de mandante o según su experiencia previa. Se recomienda separar por áreas y luego por especialidades. Recordar que fueron omitidas las especialidades de Mecánica, Piping, Electricidad e Instrumentación, también presentes en el proyecto original. La WBS quedará como sigue.

La pantalla principal no presentara mayores cambios por lo cual debemos hacer aparecer nuestra WBS. Con el botón derecho en la parte izquierda debemos elegir la opción Organizee.. y elegir la opción "Work breakdown" y luego "Organize Now" y también marcar la opción "Display empty work breakdown levels" que hará aparecer toda la estructura aunque no tenga actividades en ella, como muestra la siguiente figura.

La pantalla final quedará como sigue y estaremos en condiciones de ingresar cada una de las actividades al WBS, las cuales serán detalladas en la siguiente tabla.

La oferta ganadora se muestra en el archivo de Excel adjunto y cada partida tiene asociado una cantidad de HH y un precio referencial. Las partidas fueron ordenadas de tal forma que en la planilla del programa Maestro estén agrupadas en una actividad en común para fácil manejo y de mediano alcance.

Para ingresar actividades en WBS es necesario ingresar el N° de IDE de cada actividad según la selección realizada en archivo adjunto y además dar el orden correspondiente a su WBS. En el ejemplo anterior se ingresan los "Hormigones" dentro del EDIFICIO MIC, el cual se le asigna un IDE 121 correlativo y una WBS de 1.2.1, pues es el orden que le corresponde.

La planilla final quedará como sigue:

5. Precedencias

Para crear el diagrama lógico, esto es, asignar dependencias entre actividades debemos asignar precedencias descritas en la planilla adjunta uniendo extremos de las barras para generar estas ligazones.

Para aplicar los cambios realizados se debe ejecutar Menu>>Format>>Run Filter Now.

Para los usuarios de MS Proyect estos pasos no son desconocidos pues para asignar precedencias especiales sólo basta con hacer clic en la flecha de unión y desplegara el cuadro editor de relaciones para asignar restricciones. Por ejemplo la pantalla siguiente significa que la actividad 140 comenzará 3 días después de finalizada la actividad 121. No ejecutar el cuadro siguiente, es sólo un ejemplo. Se debe proceder igual para todas las demás actividades.

6. Código de Actividades

P3 permite asignar distintos códigos a cada una de las actividades. Por ejemplo asignarle a una actividad una fase del programa maestro, un área determinada, una especialidad profesional o a un supervisor determinado. Esto sirve para agrupar actividades que tienen características en común con el objetivo de administrar mejor la información de entrada. (Menu>>Data>>Activity Codes).

Por ejemplo se han ingresados 3 supervisores en el campo "Responsability" el cual tendrá a su cargo la ejecución de las tareas asignadas. Más adelante podremos ver lo útil que esto es para evaluar el desempeño de la supervisión a cargo de la obra. Así se pueden ir asignando áreas o hitos de proyecto. El programador deberá practicar estas opciones según más le convenga, una vez efectuado todo el programa de ejemplo.

Para signar responsabilidades o áreas de trabajo al programa se deberá ingresar directamente en el detalle de cada una de las actividades como se indica a continuación, haciendo doble clic en la actividad. Aparecerá esta pantalla en la parte inferior.

7. Ingreso de Recursos al Plan Maestro

Para poder asignar recursos a cada una de las actividades de nuestro Plan Maestro, es muy importante la unidad con la que trabajaremos y las especialidades que intervienen. Podemos trabajar con HH (horas-hombre) como general, por HH de cada una de las especialidades o por HH para cada trabajador, definiendo su actividad en particular y su grado de participación en cada una de ellas.

Para nuestro ejemplo se han definido 5 tipos de recursos de mano de obra como: Carpinteros, Concreteros, Maestros estructuras, Jornales Estructura y Personal jornal básico. Estos deben ser ingresados al siguiente cuadro de datos asignando una abreviatura para cada uno (Menu>>Data>> Resources).

Para la actividad "Instalación de Faenas" por ejemplo, tiene una duración estimada de 15 días y 990 Horas hombre involucradas, calculadas del análisis de precios unitarios. Para esta actividad se estima necesario la participación de un 70% de la participación de Personal Jornal Básico y un 30% de Carpinteros, lo que entrega 297 HH de Carpintero y 693 HH de Jornales, se procedió igualmente para las demás actividades.

Al realizar doble clic en "Instalación de faenas" aparece bajo la pantalla el molestoso "Cuadro editor de tareas", ingresar a "Res" (Recursos), aparecerá la siguiente pantalla, en la cual debemos ingresar los datos de cada recurso, o sea cada recursos tendrá asignado una cantidad definida de HH y una duración estimada. Continuar así para todas las actividades y basados en el ejercicio previo realizado en planilla de Excel adjunta.

Un recurso marcado con "Driving" significa que la duración de la tarea depende de los recursos asignados a ella. Es decir, si cambiamos la cantidad de recursos, varia también la duración de la actividad. Se recomienda no activar este recurso.

Cabe destacar que la cantidad de horas hombres presupuestadas para cada tarea es la "Budgeted Quantity". P3 calcula de forma automática la cantidad de recursos por día. Además podemos ingresar el tipo de curva de recursos que queremos utilizar, por ejemplo si elegimos la curva "0" los recursos son distribuidos de forma lineal.

8. Revisión de Datos Para Programar

Existe una opción muy útil para revisar, a medida que se programa, la cantidad de recursos de los cuales de deberá disponer para la ejecución de cada tarea. De esta forma se podrán balancearán los recursos a medida que se está programando o simplemente mover las actividades para suavizar las cuervas de recursos, base fundamental de la planificación. (Menu>>View>>Resource profile)

9. Actividades Críticas

Para definir actividades críticas, Primavera entrega la opción de definir como crítica la ruta más larga de programa, pues en un programa real es imposible relacionar todas las actividades entre si, tampoco es útil crear actividades ficticias que hagan engorrosa la programación. Por lo cual se sugiere optar por lo primero de la siguiente forma, seleccionando "Longest Path" (Ruta más larga).

10. Creación de Programa Target

Planificar significa, en su sentido más amplio, programar actividades y administrar de mejor forma la información de esta planificación. Esto significa monitorear los recursos correcta y constantemente. La primera actividad para realizar los a anterior es comparar el programa actual de proyecto con una "meta" o target.

Para crear un programa target se recomienda guardarlo como programa maestreo antes de empezar las actividades propiamente tales. Este programa supuestamente será inamovible durante todo nuestro proyecto. (Menu>>Tools>>Proyect Utilities>>Tergets) aparecerá la siguiente pantalla.

Se recomienda ingresar una nombre de 4 letras como "TAR1" a l campo detallado. La fecha será ingresada por defecto. Nuestro archivo target será entonces nuestro Plan Maestro de programación el cual serán el patrón de medición de todos los programas "current" o actuales.

11. Formato de Barras

El formato de barras en P3 es mucho más que hermosear la pantalla de programación. Muestra herramientas muy poderosas que ayudan a mostrar los distintos escenarios de la programación como: barras tempranas, barras tardías, barras de recursos o barras del Programa Maestro "target" (fijas por todo el proyecto). Veamos el siguiente ejemplo. (Menu>> Format>>Bars…)

Creemos una "early bar" o barra temprana de programación la cual será mostrada en la cata gannt si lo queremos. Con este comando ingresaremos el tipo de barra que queremos, por defecto es la Early bar. Muestra la estructura con la definición del punto de inicio (comienzo temprano) y el punto de fin (término temprano) Muestra además la configuración de color y tamaño. Además de la posición (Position) en la cual aparecerá en el diagrama Gannt. Si usamos es mismo numero para 2 barras distintas aparecerán una encima de otra.

EL "label" servirá para configurar lo que queremos mostrar como texto en la barra que estamos configurando. Configuremos la barra "Traget" para que podamos ver en pantalla las 2 barras juntas. La barra temprana y la del plan maestro. Llenemos los campos de la siguiente forma como muestra la figura.

Obtendremos la siguiente cartilla con las condiciones generales de cada barra, como por ejemplo si es visible en la Gannt (Visible), si aparecerá el progreso sobre la barra (Progress), si el periodo no laborable o de detención (neck) aparecerá sobre la barra.

Como podrán apreciar la posición 1 muestra la early bar y la segunda la target bar.

12. Schedule

Este comando, tal como lo dice su significado, programa las actividades según la fecha, avances e información adicionada al programa.

Por ejemplo le daremos un cierto avance teórico a la actividad 100 "Instalación de Faenas" de un 25 %. La actividad decrecerá en duración pues aun para P3 estamos en el 5 de Junio pero la barra Target no ha sufrido cambios pues es nuestro programa maestro, como se muestra en la figura.

Aplicaremos el comando para que todas las actividades se reprogramen y P3 lea la fecha en la que estamos analizando. Por ejemplo supongamos que estamos en el 12 de Junio. Se procede de la siguiente forma. (Menu>>Tools>>Schedule>>Options…) Esta pantalla deberá a parecer y debemos mantener estos campos activados, para un manejo manual de los datos ingresados a P3.

Procedemos entonces a ingresar nuestra fecha supuesta del 12 de Junio en el siguiente recuadro y reprogramar. (Schedule Now)

La siguiente pantalla muestra nuestra actividad 100 del ejemplo con 25% de avance (en azul) y la línea de tiempo desplazada al 12 de junio. Además debemos ver que la barra temprana (verde) se ha alargado, pues el avance programado es menor al necesitado hasta el 12 de junio, pero nuestro plan maestro ha quedado fijo (Target). Las actividades críticas también han quedado fijas y las tareas con holgura o que tienen precedencia se han desplazado como la 121 por ejemplo (depende de la 120).

Ingresaremos otros avances de las actividades a la fecha. Quedarán como sigue.

13. Línea de Progreso

Como modo ilustrativo de las distintas actividades que están atrasadas a la fecha de análisis, P3 pude visualizar estos retrasos (delay).(Menu>>Formar>>Sight Lines), aparecerá la pantalla para elegir la línea adecuada, basada en los retrasos (recomendada) o según los avances actuales.

Después de ingresar los campos, debemos configurar el menú: Menu>>View>>Progress Line, lo que activara la línea de progreso que se muestra en la siguiente figura.

14. Gráficos

Las gráficas de primavera están todas basadas en planillas tipo, las cuales pueden ser modificadas según el programador. Serán repasadas cada una de las planillas tipo y analizadas para poder basarse en ellas para la gestión de informes de Primavera.

Bar Chart: "Diagramas de Barras"

Resumiremos cada uno de los campos para ejecutar un diagrama de barras personalizado para informes. Es sumamente útil, pues agrupa y simplifica datos de acuerdo a nuestras propias necesidades. Comenzaremos creando nuestro propio diagrama de barras personalizado. Se recomienda ejecutar cada uno de los ejemplos que presenta P3 pues basta cambiar los títulos para usarlos en nuestro programa. Se comenzará ejecutando Menu>>Tools>>Graphic Reports>>Bar…

Comenzaremos con una muestra de los que están disponibles, abriendo BC-21 "Current vs. Target Comparision". Hacer doble click sobre el ejemplo.

Usaremos como formato todos los atributos del ejemplo salvo ciertas excepciones, por ejemplo "Specificationes" representan las columnas y el orden que aparecerán en el datalle de la carta Gannt y su características como ancho, alto y largo.

Las fechas del horizonte que estamos planificando son muy importantes, pues cada una de las planillas tipo, tienen fechas que vienen por defecto que no necesariamente son las fechas asignadas al programa. Se recomienda de igual forma revisar todas los campos de las demás planillas para su interpretación.

La siguiente planilla es muy importante pues debe configurarse como sigue, pues define el progreso de cada barra y además la forma en que aparece la ruta crítica del proyecto. Se recomienda obviamente analizar cada uno de los significados de los campos.

NOTA: El menú "Selection" definirán las actividades que aparecerán, las cuales pueden ser agrupadas por fase, especialidad o responsable.

Después de ejecutar (Run) aparecerá el siguiente diagrama que es de fácil análisis. Se recomienda ir cambiando campos en las planillas anteriores y analizar lo que sucede. Las demás planillas incluidas en P3 por defecto, sólo tienen leves cambio los cuales se pueden apreciar muy fácilmente.

15. Gráfico Costo/Recursos

El gráfico que a continuación se presenta son histogramas de recursos y costos que dependen del menú (Menu>>Tools>>Graphic Reports>>Resourses and Cost). Se usará como ejemplo el "Total Usage for All resources" el cual mostrará todos los recursos

Definir sobre que programa se quieren analizar los recursos, si para el programa actual o para el programa maestro, o comparar entre ambos. Se hará comparando ambos programas. Marcar Target 1 es fundamental.

Nuevamente recordar que P3 tiene fechas por defecto en sus informes, por lo que se pide revisar estas antes de continuar.

Los títulos que llevarán las tablas se detallan en el siguiente cuadro.

La siguiente figura muestra la figura final que presenta P3, comparando los recursos programados con los actuales. (Target vs. Current). Este cuadro requiere un análisis detallado por parte del lector directamente en P3 y no en esta hoja.

Nos vemos en el volumen 2. ¡¡¡¡¡

Raúl Rojas Vera

Santiago, Chile