El grado en que el PED se utiliza en un sistema también esta relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando más funciones de negocios y contabilidad se realizan mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo es incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la computadora.
La complejidad también se incrementa a medida que se incrementa el número de funciones basadas en computadora en un ciclo dado.
EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de comisión de errores.
El cambio organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la centralización de datos y separación de responsabilidades y a los métodos de autorización de las organizaciones que usan el PED, estos cambios dependerán de la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen documentos fuentes en apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los resultados de procesamiento se imprimen. De manera que las entradas, salidas y también en gran parte del procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED. Con mayores volúmenes de datos y más complejidad la visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del rastro de la transacción ya no será posible.
Otros factores que incrementan la probabilidad de cometer errores importantes en los estados financieros son: reducción de la participación humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado y la pérdida de datos. Estos factores son de importancia para el auditor.
ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN
Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén debidamente registradas.
Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.
El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.
Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.
ASIENTOS DE AJUSTE
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.
Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.
EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES
Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe conservarse información de interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoría en particular.
En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable planear adecuadamente la información que debe contener este archivo; previendo así su crecimiento.
Es importante que al término del trabajo de auditoria se haga una revisión final de la información que contiene el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere conveniente mantener.
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro. Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:
Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución.
Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante tantos años como está en vigor. Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad. Copia o extracto de los principales contratos con los que está obligada la entidad.
Análisis de años anteriores de cuentas tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital de accionistas, crédito mercantil y activos fijos. Al tener esta información en archivos permanentes el auditor la concentra analizando sólo cambios del balance del presente año mientras conserva para un estudio posterior los resultados de las auditorias de años anteriores en forma accesible.
Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.
Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno y la evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas, flujogramas, cuestionarios y otra información de control interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.
Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorías de años anteriores. Entre estos datos están razones y porcentajes calculados por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año que deberían investigarse con mayor amplitud.
Sistemas de operación en uso, como es el caso de sistemas de contabilidad general y del sistema de contabilidad de costos (incluyendo en ambos, catálogo de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de contabilización).
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente. En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.
Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.
Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:
• La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.
• La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
• La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.
COMITÉ DE AUDITORIA
Un comité de auditoría es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa de sus componentes.
El objetivo estará delineado por el tipo y el fin de la organización, sin embargo puede entenderse que el fin de un Comité de Auditoría será "Coordinar los esfuerzos de auditoría de una organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoría externa".
CICLO DE AUDITORIA
Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las actividades de un centro determinado.
Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoria integral es el de los ciclos de auditoría:
Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:
1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.
2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.
4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.
5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.
6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros
Autor:
Lic. Maigualida Blanco-Uribe
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