Benavides

Benavides

Indice1. Marco Teórico 2. Historia 3. ¿Quiénes somos? 4. "Nuestro valor"

1. Marco Teórico

La tecnología de informática, traducida en hardware, software, sistemas de información, investigación tecnológica, redes locales, bases de datos, ingeniería de software, telecomunicaciones, servicios y organización de informática es una herramienta estratégica que brinda rentabilidad y ventaja competitiva a los negocios frente a sus similares en el mercado; pero puede originar costos y desventajas competitivas si no es bien administrada y dirigida por el personal encargado. La informática es el campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas, y herramientas relacionados con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos. Hardware se refiere a los componentes físicos y tangibles de las computadoras, generalmente clasificados en cuatro grandes ramas:

• Microcomputadoras o computadoras personales.
• Redes (locales, abiertas, etc.)
• Microcomputadoras.
• Supercomputadoras.

Software implica la parte no física de las computadoras. Esto significa que es la porción intangible de los equipos de cómputo, es decir, programas con orientaciones específicas para la administración de la informática y el uso eficiente de los recursos de cómputo. Los sistemas de información son el conjunto de módulos computacionales o manuales organizados e interrelacionados de una manera formal para la administración y uso eficiente de todos los recursos (humanos, materiales, financieros, tecnológicos, etc.) de un área específica de la empresa (manufactura, administración, dirección, etc.) con la finalidad de representar los procesos reales del negocio, y orientar los procedimientos, políticas, y funciones inherentes para el logro de las metas y objetivos del negocio. La auditoria es un proceso formal y necesario para las empresas con el fin de asegurar que todos sus activos sean protegidos en forma adecuada. Así mimo, la alta dirección espera que de los proyectos de auditoria surjan las recomendaciones necesarias para que se lleve a cabo de manera oportuna y satisfactoria las políticas, controles y procedimientos definidos formalmente, con objeto de que cada individuo o función de la organización opere de modo productivo en sus actividades diarias, respetando las normas generales de honestidad y trabajo aceptadas. Por otra parte es el conjunto de tareas realizadas por un especialista para la evaluación o revisión de políticas y procedimientos relacionados con las siguientes áreas:

• Administrativas
• Financieras
• Operativas
• Informática
• Crédito
• Fiscales

Es un proceso formal que se efectúa por requerimientos de la empresa o del gobierno en periodos establecidos con anterioridad por los interesados, con objeto de verificar el cumplimiento oportuno de las políticas y procedimientos relacionados con cada una de las actividades de la organización.

2. Historia

Inicios: La historia de Benavides se remota hasta el año de 1917, cuando Don Felipe de Jesús Benavides Guerra, adquiere la ya existente Botica Del Carmen en Monterrey, Nuevo León, establecimiento dedicado principalmente a la elaboración de medicamentos como se acostumbraba en aquella época. Desde entonces Benavides ha crecido hasta convertirse en la cadena de farmacias más grande de México.

Crecimiento: En 1940 se instala la primera sucursal y la segunda en 1943 en la Cd. de Monterrey. Además, en dicha década, Benavides amplió su cobertura con la apertura de sucursales en diferentes ciudades de la región.

1960 a 1970: En la década de los sesentas de decidió consolidarse fuertemente en Monterrey y fueron adquiridas las Boticas Moebius y las Farmacias San Rafael, también en esta época se inicia el fortalecimiento del área del Pacífico, adquiriendo veinte sucursales de la cadena de farmacias Botica Moderna, S.A.

1988 a 1989: A finales de 1988, la compañía tenía en operación 168 sucursales. Durante este año y el siguiente, Benavides adquirió dos cadenas de farmacias en la zona centro y occidente del país. Al terminar 1989, Benavides contaba ya con 206 sucursales.

1991 a 1994:

En 1991 se inició un agresivo plan de expansión que contemplaba incrementar un 20% el número de sucursales cada año. Durante este periodo, Benavides incorporó más de 200 sucursales y 20 nuevas ciudades a su cobertura. Al 31 de Diciembre de 1994 la compañía tenía en operación 447 sucursales. El 28 de abril de 1993 se realizó una oferta pública del 24% de su capital social.  Actualmente Benavides tiene el 26% de sus acciones en circulación. En mayo de 1994 la Compañía inició un programa de ADR Nivel 1 en los Estados Unidos.

1995: Benavides interrumpió temporalmente su plan de expansión, ya que decidió enfocar sus esfuerzos a revisar su operación interna e implementar una serie de medidas con el fin de hacer a la compañía más eficiente y preparar una plataforma sólida sobre la cual tomar ventajas del crecimiento económico futuro. Durante este año 12 tiendas fueron relocalizadas en mejores puntos y 2 tiendas fueron abiertas terminando el año con 449 sucursales.

1996: 1996 fue un año de expansión y consolidación para Farmacias Benavides. Al final del año se contaba con 522 puntos de venta. Con el objetivo de enfrentar la competencia en el sector, a partir del cuarto trimestre de 1996 se decidió intensificar las campañas promociónales tanto en el departamento de farmacia como en otras categorías líderes.

1997: En Enero de este año se adquirió el 50% del Capital de Droguería y Farmacia el Fénix, S.A. de C.V. Contando con 568 sucursales distribuidas estratégicamente en 113 ciudades de 17 estados de la República Mexicana. En Abril de 1997 se llevó a cabo una emisión de Obligaciones Convertibles por 228 millones de UDI's ($419.4 millones de Pesos).

1998: En septiembre de 1998 se firma una alianza de distribución con Autrey, con la cual Benavides centra su enfoque al cliente y al servicio y cierra sus propios centros de distribución.

2000: En la actualidad Benavides cuenta con 662 sucursales, 31 tiendas fotográficas y 7 cafeterías. En agosto del 2000 Benavides incursiona en el Distrito Federal como una respuesta a la preferencia de los clientes, en un mercado que demanda; profesionalismo, confianza, variedad y servicio, características que hemos cultivado a lo largo de los años. En la actualidad FARBEN cuenta con 8300 entusiastas colaboradores al servicio de 127 millones de clientes que nos visitan anualmente.

3. ¿Quiénes somos?

Farmacias Benavides 83 Años En El Mercado Farmacéutico Mexicano Benavides es la cadena farmacéutica más grande a nivel nacional, con una presencia en prácticamente la mitad del país. Esta posición alcanzada se debe a las características propias de nuestra Organización, la cual ha buscado siempre distinguirse dentro de su mercado.

Nuestra Misión Ser la cadena de farmacias lider en el mercado, excediendo los requerimientos del cliente, de nuestros colaboradores y del accionista En Farmacias Benavides hemos definido que somos una compañía que ofrece salud y sirve para satisfacer las necesidades básicas de nuestros clientes, todo bajo un mismo techo. Es por eso que además de la venta de Medicamentos, lo cual es nuestro negocio principal, también se cuenta con un servicio completo de revelado de Fotografía y venta de productos relacionados. Asimismo, dentro de las tiendas nuestros clientes pueden encontrar también productos de las líneas de Cosméticos, Abarrotes, Higiénicos, Dulcería, Juguetes y Otros. Brindamos servicio a 24 estados incluyendo el D.F. y más de 129 ciudades de la región norte y centro de México y nuestras oficinas centrales están ubicadas en la ciudad de Monterrey, N.L. Contamos con la participación del mercado farmacéutico privado a nivel nacional, y si se toma en cuenta únicamente las ciudades donde Benavides tiene presencia, esta participación es mayor. El mercado farmacéutico se encuentra altamente fragmentado con más de 20,000 farmacias independientes. En Benavides empleamos tecnología de vanguardia con terminales de punto de venta instaladas en todas las tiendas. Utilizamos paquetes computacionales diseñados para el manejo de grandes volúmenes de información empleados para la toma de decisiones administrativas, de mercadotecnia y de resurtido de mercancía. Se cuenta con alto enfoque en el cliente y un alto respeto y aprecio a la fuerza laboral, contando con permanentes programas de capacitación y desarrollo, apoyando con ello:

4. "Nuestro valor"

Benavides, símbolo de confianza y servicio Nuestra filosofía  Somos un equipo unido y enfocado buscando siempre servir a nuestros clientes.  Estamos comprometidos para mejorar continuamente el ser competitivos para lograr nuestros objetivos de ofrecer valor y un servicio excepcional. Para lograr este objetivo hemos orientado nuestra organización, siguiendo un lenguaje común para la administración basado en el TOPS (Sistema de administración en una página).

Comité Directivo

Auditoria realizada en Droguería Benavides S.A. de C.V. Una vez realizadas un sin número de visitas a las instalaciones de la Droguería Benavides S.A. de C.V. con el fin de realizar una Auditoria a dicha empresa podemos decir lo siguiente: La empresa antes mencionada cuenta con un avanzado y complejo sistema de comunicación e información entre todas las sucursales y matrices intermedias con que cuenta, así como también pudimos constatar que en dicha empresa el manejo de la información se realiza por medio de un moderno y sofisticado equipo de cómputo, por medio del cual se realiza toda clase de transacciones. Como primer punto nos enfocaremos a describir el centro de cómputo y las operaciones que se realizan en la matriz intermedia. Pudimos observar que la empresa pone especial cuidado en el aspecto de seguridad, ya que se cuenta con una persona en la puerta principal de la tienda y otra en la entrada a lo que sería el acceso a las oficinas. Todas las personas que laboran en la empresa tienen bien definidas la misión, visión y políticas de calidad de la empresa, así como también deben de saber cual es su misión y visión personal en dicha empresa. El acceso al área de oficinas es restringido, en particular hablaremos del cuarto de máquinas ó centro de cómputo, a este solamente puede acceder el personal autorizado por la empresa, mediante identificación del personal por medio de su gafete de afiliación ante el personal de vigilancia de esta área. Su centro de cómputo está ubicado en la parte posterior del área de oficinas, a su vez al frente de estas está ubicada el departamento de Farmacia de la empresa, y todos los demás departamentos con que cuenta, entre los que podemos mencionar: Abarrotes, juguetería, perfumería, regalos, etc. El área de oficinas al igual que el centro de computo cuenta con alarma detector de humo y cada departamento cuenta con 2 extintores manuales; y toda la empresa está protegida con alarma anti-robo que se activa automáticamente en caso de que se detecte la intromisión de alguien después de que esta es encendida su proceso es el siguiente: Activada la alarma esta emite un sonido claramente audible al mismo tiempo de que se envía una señal a la Matriz ubicada en la ciudad de Monterrey y esta realiza una llamada a la sucursal para verificar que no halla sido un error de operación del personal responsable, y de igual manera se envía la señal a la policía judicial. El centro de cómputo como ya se mencionó anteriormente está ubicado en la parte posterior de la empresa y solo cuenta con una puerta principal, cuenta con una salida de emergencia la cual solo es posible abrirla desde el interior, es un área construida en concreto firme y no cuenta con ventanas hacia el exterior las paredes que dividen las diferentes áreas de trabajo son las llamadas paredes falsas. Al entrar al centro de cómputo nos encontramos con el reglamento para poder acceder a el, además en el interior de éste encontramos un sin número de anuncios que nos muestran restricciones como por ejemplo: No Comer, No Fumar, etc. El respaldo de la información se lleva a cabo de la siguiente manera, las sucursales todos los días realizan la transmisión correspondiente de datos a la matriz intermedia, la cual a su vez realiza la transmisión a la matriz principal, por lo tanto podemos determinar que en las sucursales no se almacena ningún tipo de información sino en la matriz intermedia que es la que se encarga de almacenarlo y enviarlo a la matriz principal. En la empresa podemos determinar que existe un cierto número de controles internos que son tomados en cuenta en el área de captación de los datos, tales como firmas de autorización, revisión de documentos, prioridades de captación que se realiza de acuerdo al número de folio a los proveedores.

Existe un programa de captación de datos, que se realiza día a día en cada una de las sucursales, realizándose esta diariamente y por turno matutino únicamente, por ejemplo las sucursales deben de enviar la información a la matriz intermedia en un horario de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. (que sería un horario matutino para la empresa ya que este es de 7:30 a 3:30). La entrada de documentos fuente también está controlada, como lo son las facturas y remisiones, anotando la hora, fecha de recibo, fecha de captura, etc.. Esto es realizado solamente por la persona encargada en turno que puede ser un subgerente o administrador en turno, encargándose además de analizar los reportes diarios de las personas que ahí laboran y la productividad que están aportando cada una de estas personas a la empresa, para saber datos como por ejemplo si el personal encargado de cajas al realizarles el corte de caja tienen sobrante o faltante o si tienen derecho a comisiones por venta, etc.. En la matriz intermedia se tiene un control formal en el área de operación del sistema de cómputo ya que éste recibe información de las diferentes sucursales para posteriormente enviarla a la matriz principal, lógicamente, los procedimientos deben estar actualizados y dicha actualización se realiza generalmente en periodos semestrales. Se programan los trabajos dentro del centro de cómputo ya que se capturan la información mediante el número de folio que se le asignó anteriormente y se debe de cumplir con el programa de operación diaria y en caso de no realizarse se levanta un reporte por parte del encargado. Esta empresa cuenta con sistemas de información entrelazados que permiten una comunicación, tanto internamente, entre la sucursal misma, como externamente, entre las mismas sucursales y las sucursales entre la matriz intermedia y al mismo tiempo entre la matriz principal. Pudimos constatar que para llevar a cabo la elaboración de los sistemas que se manejan en la empresa sé tuvo que seguir un plan estratégico para ver cuales serían los servicios que se necesitaba en la empresa y hacer una proyección a futuro para que este sistema no quedara fuera de servicio en poco tiempo, sino que con contara con pequeñas modificaciones únicamente para que tuviera un largo tiempo de vida, también se analizaron las características con las que contaría el sistema, los recursos que se requerían, así como también se contemplaron las aplicaciones que serían desarrolladas, que lenguaje se utilizaría, la tecnología y el costo de la inversión. Lo anterior se realizó cuando la empresa se vio en la necesidad de cambiar su tipo de administración o de ventas a una forma mucho más computarizada por así decirlo; esto es: cambiar las antiguas cajas registradoras en las cuales la persona encargada de la caja tenía que teclear el precio del articulo que se estaba vendiendo, por nuevas cajas que serían mini computadoras que estuvieran equipadas con un escáner manual pequeño con el cual leeríamos el código de barras para saber el precio, además estas cajas se encuentran enlazadas a la computadora principal por medio de un sistema que permite saber cuando salen los productos, que existencias tenemos, quien es el proveedor y un sin fin de características que las antiguas cajas no nos podían arrojar estos datos. Mencionamos lo anterior para referirnos cuando la empresa realizó un cambio radical, pero se nos constató que constantemente la empresa promueve reuniones entre el personal que labora en dicha empresa para saber las necesidades con que se cuenta o que se presentan y mejorar día con día, esto se logra realizando modificaciones a los sistemas, para lo cual siguen un riguroso plan estratégico. También se nos comentó que al realizar el análisis a los sistemas implantados para ver si necesitan modificaciones tienen que seguir varios procedimientos, políticas y normas.

La empresa cuenta con una red de área local, así como de telecomunicaciones ya que como lo mencionamos anteriormente las sucursales se comunican internamente y entre ellas y cada sucursal se comunica con la matriz intermedia de su zona correspondiente. El personal del área de informática de las sucursales que administra formalmente la red, cuenta con procedimientos y controles para darles mantenimiento a las redes por medio de personal enviado por la matriz intermedia y se tiene un alto grado de confianza y eficiencia además de desempeño y satisfacción de la red en general. En general después de haber analizado a la empresa podemos concluir que la eficiencia con que se maneja esta es muy buena. Nosotros como auditores queremos mencionar las siguientes propuestas:

1. Que el personal encargado de la realización de sistemas y de actualización de los mismo no se "case " solamente con un lenguaje, actualmente contamos con un sinfín de lenguajes que permitirían realizar las operaciones con mayor velocidad. No porque el lenguaje que se propuso en un principio haya funcionado bien y lo siga haciendo quiere decir que sigamos con este mismo lenguaje, nosotros proponemos una actualización del personal, por que tal vez no se atreven a aplicar otro lenguaje por temor a su manejo.
2. Si sabemos que contamos en ciertas ciudades con un sinnúmero grande de sucursales (por decir algo 5 o más en una ciudad) y en dicha ciudad no contamos con la matriz intermedia, por que no contar en esta ciudad con personal de mantenimiento, por que cuando algo nos sucede tenemos que esperar a que nos manden personal de la matriz intermedia, o algo mejor, por que no contratar para un puesto administrativo a una persona que tenga los conocimientos necesarios de administración y de computación para tener en el un administrador y un soporte técnico de apoyo (como por ejemplo un Lic. En informática.) ¿No cree que podría funcionar?.

Autor:

Leopoldo de la Fuente Silva

Estudiante del Instituto Tecnológico de Cd. Victoria