3. De la organización administrativa
Capitulo I. De la dirección administrativa y financiera Articulo 63: la dirección administrativa y financiera es un organismo ejecutivo dependiente del representante legal de la corporación. Articulo 64: las funciones y normas complementarias sobre la dirección administrativa y financiera, son las establecidas en el estatuto de la corbes, en los artículos 50,51 y 52.
Capitulo II. De las dependencias de la dirección administrativa y financiera Articulo 65: para el cumplimiento de sus funciones, la dirección administrativa y financiera tiene adscritas las divisiones de finanzas, sistemas, talento humano y servicios generales. Articulo 66: Son funciones de la División de Talento Humano: 1.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia, estableciendo prioridades y procedimientos integrados. 2.Garantizar un manejo eficiente y oportuno de toda la información laboral del personal vinculado a la Corporación. 3.Expedir los certificados, constancias y demás documentos que sean de su competencia, a solicitud de los interesados. 4.Efectuar las liquidaciones para pagos por diferentes conceptos de servicios personales y del personal vinculado a la Corporación. 5.Participar en los comités de los cuales forme parte. 6.Promover la capacitación, actualización y perfeccionamiento del personal administrativo de la Corporación. 7.Elaborar, junto con la Oficina de Planeación, las reglamentaciones, manuales de funciones y requisitos de planta de personal, los sistemas de evaluación y los programas de capacitación y bienestar social para el personal administrativo de la Corporación en conformidad con las normas vigentes, el Reglamento de personal Administrativo y presentarlos a las instancias respectivas para su aprobación, 8.Desarrollar los procesos de vinculación, manejo, capacitación y demás actividades relacionadas con el personal Administrativo vinculado con la Corporación. 9. Las demás que le asignen los reglamentos específicos. Articulo 67: la unidad de personal es la encargada de administrar toda la información que se genera en la relación laboral de los profesores con la corporación. Articulo 68: son funciones de la Unidad de Personal: 1.Proporcionar la información requerida por las Facultades, Comité de Evaluación Docente, para la vinculación o promoción de docentes. 2.Apoyar a las Facultades en los procesos de vinculación de personal docente. 3.Recopilar y mantener actualizadas e informar oportunamente sobre las normas y procedimientos que afecten la relación laboral de la Corporación con sus profesores. 4.Colaborar con las instancias respectivas en la Formulación y desarrollo de los programas de Capacitación docente. 5.Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la división de finanzas Articulo 69: la división de finanzas es la encargada del manejo financiero de la corporación en los aspectos presupuestal, contable, de tesorería y auditoria. Articulo 70: para ser jefe de la división financiera se requiere tener título profesional y experiencia en el campo por lo menos de dos(2) años. Articulo 71: Son funciones de la División de Finanzas: 1.Preparar con las unidades a su cargo el proyecto de Plan Anual de Caja, y los flujos periódicos que lo implementan para ser presentados al Director Administrativo. 2.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de tal manera que se garantice establecimiento de prioridades y procedimientos integrados. 3.Dirigir y supervisar las actividades de las Unidades de Contabilidad, presupuesto y Tesorería. 4.Revisar las resoluciones correspondientes a las cuentas por concepto de órdenes de trabajo y suministros. 5.Coordinar con la Oficina de Planeación la preparación del presupuesto anual de la Corporación y su evaluación. 6.Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de contabilidad Articulo 72: la unidad de contabilidad es la encargada de ejecutar el sistema contable establecido en la corporación. Articulo 73: son Funciones de la Unidad de Contabilidad: 1.Ejecutar las actividades y operaciones contables de La Corporación, de conformidad con las normas legales vigentes. 2.Elaborar junto con la Oficina de Planeación, Los proyectos sobre procedimientos contables que requiera la Corporación. 3.Presentar mensualmente al jefe de la División Financiera los estados de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de la Corporación. 4.Elaborar oportunamente las declaraciones tributarias; velar por su presentación oportunamente la administración de Impuestos Nacionales. 5.Las demás que le asignen las reglamentaciones específicas.
De la unidad de tesoreria Articulo 74: la unidad de tesorería es la encargada del manejo de los recaudos de la corporación de conformidad con las políticas financieras, institucionales y las normas y procedimientos legales establecidos. Articulo 75: Las funciones de la Unidad de Tesorería son las siguientes: 1.Recaudar los dineros de la Corporación y consignar estos valores en las cuentas respectivas, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 2.Atender los pagos y entrega de cheques a los beneficiarios. 3.Atender las órdenes de gasto expedidas por el Presidente. Elaborar girar los cheques correspondientes, previo cumplimiento de los requisitos legales. 4.Mantener en lugar seguro los valores y documentos negociables de la corporación. 5.Presentar al jefe de la División Financiera informes mensuales sobre el comportamiento y manejo de los ingresos y egresos de la institución. 6.Llevar los registros de los movimientos de tesorería que se efectúen. 7.Informar y remitir a la Unidad de Contabilidad los movimientos de caja y sus comprobantes respectivos. 8.Girar los valores para el pago de los impuestos y transferencias correspondientes con cargo a la Corporación. 9.Firmar las Constancias expedidas por la Tesorería. 10.Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de finanzas y presupuesto Articulo 76: La Unidad de Finanzas y Presupuesto es la encargada de la Implementación y desarrollo de las políticas, programas, proyectos y procedimientos legales y fiscales para el manejo presupuestal de la Corporación. Articulo 77: Son Funciones de la Unidad de Finanzas y Presupuesto: 1.Preparar en coordinación con la División Financiera los proyectos de Plan anual de caja, flujos periódicos de ingresos, Acuerdos periódicos de gasto para su presentación ante el Consejo Directivo. 2.Recopilar, procesar y presentar toda la información sobre ejecución presupuestal de la Corporación, que sea requerida para la elaboración del Presupuesto de la Corporación. 3.Reunir periódicamente las diferentes requisiciones para ejecución del presupuesto, provenientes de las unidades académicas o administrativas para consolidar en los acuerdos periódicos de gastos. 4.Las demás que le asignen las reglamentaciones específicas.
De la unidad de auditoria Articulo 78: La Unidad de Auditoria es la encargada de apoyar, mejorar y alimentar el control en la Institución, detectando la inexistencia o violación de los controles establecidos en para mejorar y apoyar la función gerencial. Articulo 79: Son funciones de la Unidad de auditoria: evaluar todos los sistemas de la empresa incluyendo los controles establecidos, implementando las diferentes auditorias interna, financiera, operacional, administrativa, de sistemas, de gestión, y social. Además de las anteriores cumple las siguientes funciones: 1.Ejercer la auditoria en todos los aspectos de la empresa y en cualquier nivel. 2.Evaluar el cumplimiento de las políticas establecidas. 3.Comparar lo ejecutado y lo proyectado. 4.Comprobar la exactitud y seguridad de los datos contables. 5.Promover la eficiencia en todos los campos administrativos financieros. 6.Medir el desarrollo de las operaciones, buscando optimizar esfuerzos y aprovechar los recursos. 7.Determinar y poner en practica los correctivos necesarios para evitar las posibles desviaciones y errores. 8.Implantar procesos continuos como métodos de prevención. 9.Alentar las políticas administrativas. 10.Establecer un plan de organización, métodos coordinados y medidas establecidas para resguardar los activos de la empresa. 11.Las demás que señalen los reglamentos de la Corporación.
De la división de sistemas Articulo 80: la división de sistemas es una dependencia adscrita a la dirección administrativa y finanzas cuyo objetivo es el de prestar el servicio de sistematización y procesamiento de datos de la corporación. Tendrá adscrita las unidades de redes y mantenimiento. Articulo 81: Para ser jefe de la División de sistemas se requiere ser profesional universitario y acreditar dos (2) años de experiencia en el campo de la informática, diseño e implementación de software bajo ambientes multiusuarios. Articulo 82: Son funciones generales de la División de Sistemas: 1.Prestar el servicio de sistematización y administración de las diferentes bases de datos en las áreas académicas, administrativas, financieras e investigativas de la Corporación, para agilización y efectividad de sus procesos internos. 2.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de tal manera que se garantice el establecimiento de prioridades y procedimientos integrados 3.Presentar anualmente los requerimientos de reposición, renovación y actualización de Hardware y Software para la división. 4.Llevar archivo actualizado del desarrollo del software y sus correspondientes manuales y mantener actualizada la documentación del software. 5.Implantar las políticas de acceso y seguridad a los diferentes sistemas de información de la Corporación, lo cual conlleva a la elaboración de copias de seguridad de todos los archivos que hacen parte del sistema de información. Capacitar al personal autorizado a interactuar con la aplicación respectiva. 6.Las demás que le señalen los reglamentos de la corporación.
De la unidad de redes Articulo 83: la unidad de redes es la encargada de apoyar en el campo del manejo de las diferentes redes académicas y administrativas. Articulo 84: Para ser técnico de la unidad de redes se requiere ser profesional universitario y acreditar dos (2) años de experiencia en el campo de la informática, diseño e implementación de software bajo ambientes multiusuarios. Articulo 85: Son funciones de la Unidad de Redes: 1.Desarrollar aplicaciones y bases de datos para apoyar los procesos académicos en los siguientes campos entre otros:
- Contabilidad académica y administrativa de alumnos.
- Sistemas de información bibliográfica y documental.
- Sistemas de evaluación docente y estudiantil.
- Aplicaciones especializadas para proyectos específicos de naturaleza académica.
2.Desarrollar aplicaciones y bases de datos para apoyar los sistemas administrativos en los siguientes campos entre otos: – Información presupuestal, financiera y contable.
- Sistemas de inventarios y suministros.
- Información salarial, prestacional y sistema de manejo de personal.
- Desarrollo de base de datos sobre normatividad y aspectos institucionales.
3.Analizar y proponer la implementación en la Corporación de redes de área local, así como las alternativas de interconexión con redes externas que facilitan el desarrollo de las actividades académicas primordialmente y los procesos administrativos. 4. Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de mantenimiento Articulo 86: la unidad de mantenimiento es la dependencia encargada de ofrecer los servicios de, supervisión, ejecución, y control del funcionamiento de los diferentes medios para el desarrollo de los procesos académicos administrativos. Articulo 87: Son funciones de la Unidad de mantenimiento: 1.Definir el programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de tal manera que se garantice el establecimiento de prioridades y procedimientos integrados. 2.Establecer las necesidades relacionadas con el funcionamiento y conservación de los medios y equipos y presentar un programa semestral para su mantenimiento. 3.Velar por el cuidado y mantenimiento de los medios, equipos y demás implementos utilizados en las labores de la Corporación. 4. Las demás que le señalan las reglamentaciones específicas. División de servicios generales Articulo 88: La División de Servicios generales es una Dependencia adscrita a la Dirección Administrativa y Finananciera encargada de la supervisión, ejecución y control de los diferentes servicios relacionados con la vigilancia, aseo, reparación y funcionamiento de las instalaciones locativas de la corporación Tendrá adscritas la Unidades de Vigilancia, Aseo, Almacén y Reparaciones. Son funciones de la División de Servicios Generales: 1.Asesorar a los organismos de dirección y gobierno en la preparación de los planes y programas encaminados al desarrollo de la adecuada prestación de los servicios en el campo de la infraestructura física, aseo, almacén y reparaciones 2.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la dependencia de tal manera que se garantice el establecimiento de prioridades y procedimientos integrados. 3.Supervisar y controlar el efectivo cumplimiento de los contratos de vigilancia, seguridad y aseo que celebre la Corporación. 4.Presentar al Director administrativo financiero proyectos para la adecuación y mantenimiento de los espacios físicos, laboratorios y maquinaria de la institución. 5. Velar por la prestación oportuna y eficiente de los servicios públicos– acueducto, energía eléctrica, teléfono y otros que requiera la Corporación. 6. Velar y responder por el mantenimiento adecuado de las construcciones y demás espacios físicos de la Corporación. 7.Propender por el Lucimiento y adecuada presentación de las construcciones, zonas verdes, campos deportivos y demás espacios físicos de la Corporación. 8.Atender lo relativo a las remodelaciones en coordinación con la Unidad de Planeación Física y al Mantenimiento de muebles y equipos.
De la unidad de vigilancia Articulo 89: la unidad de vigilancia es la dependencia encargada de garantizar la seguridad de las personas que conforman la comunidad educativa y la integridad y patrimonio de la corporación representada en terrenos, instalaciones, bienes muebles e inmuebles y demás elementos. Articulo 90: son funciones de la unidad de vigilancia: 1.Presentar un plan anual de los requerimientos de vigilancia para garantizar la seguridad de las personas y bienes de la corporación. 2.Evaluar las condiciones de seguridad de corporación y conceptuar sobre los mecanismos de prevención y refuerzo y sugerir las acciones necesarias a los organismos pertinentes. 3.Coordinar con las empresas de vigilancia los mecanismos de prestación de servicios, supervisión y programación de las actividades respectivas. 4. Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de aseo Articulo 91: La unidad de aseo es la dependencia encargada de garantizar la limpieza y adecuada presentación del campus institucional. Articulo 92: Son funciones de la Unidad de Aseo: 1.Presentar un plan anual de requerimientos para garantizar la limpieza y adecuada presentación de la Institución. 2.Coordinar los mecanismos de prestación y supervisión de las actividades respectivas. 3.Garantizar de manera oportuna la prestación del servicio de limpieza y aseo a cada una de las dependencias de la Corporación. 4. Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de almacen Articulo 93: la unidad de almacén es la encargada de planificación, programación y manejo de los elementos equipos, bienes y suministros para el desarrollo de las actividades propias de la corporación. Articulo 94: Son funciones de la Unidad de Almacén: 1.Evaluar con base en datos estadísticos, cuantitativos y cualitativos, los comportamientos de consumo de materiales y suministros en las diferentes dependencias de la Corporación. 2.Gestionar cotizaciones para la adquisición de bienes que requiere la Corporación. 3.Llevar un riguroso control de los elementos a su cuidado mediante l registro de las adquisiciones, ingresos y egresos de elementos. 4.Entregar y controlar mediante inventarios físicas los elementos, equipos y enseres que requieran las distintas dependencias de la Corporación para su funcionamiento. 5.Llevar los libros, inventarios y demás registros en las formas establecidas por la Corporación. 6.Clasificar y codificar los artículos y elementos para la elaboración de inventarios periódicos parciales y totales. 7.Rendir informes mensuales a la División Financiera sobre las actividades de la Dependencia. 8.Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
De la unidad de reparaciones Articulo 95: la unidad de reparaciones es la encargada de asegurar la adecuada prestación y funcionamiento permanente de y estable de las instalaciones locativas, reparación de los bienes muebles asignados a las diferentes dependencias de la corporación. Articulo 96: Son Funciones de la Unidad de Reparaciones: 1.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la dependencia de tal manera que se garantice el establecimiento de prioridades y procedimientos integrados. 2.Establecer las necesidades relacionadas con el funcionamiento y conservación de la planta física y equipamiento. 3.Detectar las posibles fallas y reparaciones requeridas en la planta física, los laboratorios y los servicios; adelantar las reparaciones necesarias oportunamente o informar a las instancias pertinentes según el caso. 4. Las demás que le señalen las reglamentaciones específicas.
Trabajo enviado por Antonio Jimenez
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