Normas y procedimientos

Concepto de normas y procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción mas bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

"El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos de mercadería ilegal", "No conozco cuál es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo", "Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún problema para cumplir con la tarea que te indiqué".

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS; El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".

Características de los procedimientos

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

• –Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

• –Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

• Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

• –Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

• Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)

BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización".

ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS; Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

• Identificación. Este titulo contiene la siguiente información; Logotipo de la organización, Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• .- Lugar y fecha de elaboración.

• .- Numero de revisión.

• .- Unidades responsables de su revisión y/o autorización

• .- Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.

• .- Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

• .- Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

• .- Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.

• .- Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

• .- Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS; Munich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)

Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)

Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realización del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:

• Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.

• Promueven la eficiencia y la optimización.

• Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en:

• Aumento del rendimiento laboral.

• Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.

• Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

Clasificación de los procedimientos

Descripción de los procedimientos

El conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento específico es el siguiente:

Portada; Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítems:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:

• Logotipo de la empresa.

• Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

• Numero de revisión y fecha de la misma.

• Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación:

• PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.

• ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.

• XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.

• YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los apretados del procedimiento.

RECUADROS

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.

• Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.

• Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.

• Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.

• Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

PIE DE PAGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

• PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.

• Nombre del procedimiento

• Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.

En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.

Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.

En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.

Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el 9.

Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.

Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados por éstas.

Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarán…

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

FRCXXYYYZZ

Donde:

• FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de Calidad.

• XX: Su número de orden en el procedimiento.

• PRE-EMPRESA

• YYYY: Referencia del procedimiento al que pertenecen.

• ZZ: Número de la Revisión del Anexo.

Recomendaciones

La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es conociendo y analizando otros procedimientos. Por ello se recomienda que como primer paso, antes de aplicar la guía que se incluye en esta práctica, se proceda a consultar la información que se facilita y a buscar en Internet cualquier ejemplo de esta índole.

Muy relacionado con la especificación de procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor guía es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de aprender sobre el tema es leer y analizar un conjunto de normas. Como se podrá apreciar, existe una clara similitud entre los contenidos que se establecen para los procedimientos y los de las normas.

Redacción de los pocedimientos

A.- OBJETIVO; Establecer las pautas para el diseño y la metodología para la confección de procedimientos e instrucciones de trabajo.

B.- ALCANCE; Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos que establezcan procedimientos o instrucciones de trabajo.

C.- REFERENCIAS; No hay referencias para este procedimiento

D.- DEFINICIONES

Procedimiento: Descripción escrita, detallada y secuencial de la forma en que se debe llevar a cabo una actividad a través de las funciones operativas que intervienen en la ejecución de la tarea o trabajo que se regula.

Instrucción de trabajo : Descripción escrita de las pautas centrales de como se debe llevar a cabo una tarea que admite variantes en su realización, que deben ser resueltas en cada caso específico y ante la situación particular, guiándose por las normas generales de la profesión u oficio que se hace cargo de las funciones operativas.

E.- RESPONSABILIDADES

Todo el personal es responsable de la aplicación de este procedimiento.

F. DESCRIPCIÓN

F.1 F.1.1 Se utilizará el formato definido en la plantilla del documento denominada proced01.dot de

MSWORD 6.0 disponible en el sistema.

F.1.2. La fuente de escritura será ARIAL NARROW en tamaño 11 puntos.

F.2. El procedimiento debe llevar una carátula según el modelo del Anexo 1.-

F.3. Los anexos se deben identificar con números arábigos correlativos: 1, 2, etc..

F.4. Las hojas se numerarán en forma automática correlativamente, extendiendo se la numeración a los anexos inclusive.

F.5. En la carátula se debe consignar el número total de hojas que contiene el documento, incluida esta, y excluyendo los anexos.

REF: PO/04

F.6. Encabezamiento :

Se utilizarán las facilidades de "encabezamiento y pie de página" del programa de procesamiento de

textos.

F.6.1. En la izquierda, automáticamente irá el nombre de la organización, en mayúsculas y negrita.

F.6.2. En el centro va el nombre del procedimiento, en mayúsculas y negrita

F.6.3. El nombre del procedimiento debe ser conciso y dar idea cabal del contenido, se iniciará con la

palabra PROCEDIMIENTO o INSTRUCCIÓN, según sea el caso.

F.6.4. En la derecha aparecerá: la referencia del documento, el número de páginas y el número total de páginas del documento, el número de revisión y la fecha.

F.7. F.7.1. Títulos principales:

Se utilizarán MAYÚSCULAS (Negrita) para el texto y se ordenarán alfabéticamente en forma correlativa A, B, C, etc..

F.7.2. Títulos secundarios:

Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos : F.1.-, F.2.-, F.3.-, etc..

F.7.3. Otros títulos secundarios : Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo : F.1.1-,

F.1.2-, F.1.3.-, etc..

F.7.4. Ítems dentro de otros títulos secundarios: Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo, correspondiendo a los ítems letras minúsculas correlativas : .F1.1.a.-, F.1.1.b.-, F.1.1.c.-, etc..

F.8. Contenido en secciones del formato: Todos los procedimientos o prácticas de trabajo tendrán las siguientes secciones en este orden y con el siguiente significado :

A.- OBJETIVO/OBJETIVOS

Enunciado conciso de lo que se quiere lograr con el procedimiento o práctica de trabajo.

B.- ALCANCE

Campo de acción en el que el procedimiento o práctica va a aplicarse, puede ser no solo indicativo sino también restrictivo.

REF: PO/04

C.- REFERENCIAS

Procedimientos relacionados que deben respetarse (incluso otros documentos ajenos al

Sistema de Calidad).

D.- DEFINICIONES

Se consignarán :

.- Las definiciones no usuales para la profesión u oficio.

.- Las indicativas que sean necesarias para hacer inequívoca la aplicación del

procedimiento o práctica.

.- Se indicarán con detalle las abreviaturas y siglas que se utilizarán en la redacción.

E.- RESPONSABILIDADES

Se indicará quien o quienes son responsables de la realización de la tarea descrita en el procedimiento o de sus partes. No se utilizarán nombres propios, en cambio se usará el cargo o función del que debe llevar a cabo la tarea o tareas.

F.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se hará una descripción detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar, ya se trate de una procedimiento o de una instrucción de trabajo.

Cuando sea posible, se completará la descripción escrita con diagramas de flujo descriptivos de la secuencia desarrollada.

Esta porción es el núcleo del procedimiento, y si bien se debe ser completa no debe extenderse con un nivel de detalle que dificulte su uso. Todos los procedimientos y prácticas están hechos para

personas que tienen un grado de conocimiento del oficio o profesión que ejerce la tarea.

Si bien los Procedimientos y Prácticas son un complemento de la formación en los modos y formas del trabajo, no son el único y completo instrumento que debe utilizarse y debe haber conocimientos previos de las bases del oficio o profesión para aplicarlo.

Utilice el modo IMPERATIVO IMPERSONAL para la redacción de procedimientos o el INFINITIVO para prácticas de trabajo y nunca el CONDICIONAL.

G.- ANEXOS

Se incluirán: Plantillas, formularios, diagramas, listas de control, etc, a los que se haga referencia en la parte central del procedimiento o instrucción, pero que por razones prácticas convenga que se presenten en hojas separadas, ya sea para su uso como tales, o que se trate de listas que requieren una modificación o actualización a tiempos impredecibles.

Bibliografía

• Enciclopedia del Saber Lelendo (1990-1997)

• LAROUSE Pag.754

Autor:

Astrid Xiomara Romero

Ricardo Alexander rodríguez

II Trayecto 3er Trimestre

Asesor

Prof. Nelson Méndez

República Blivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la educación Universitaria

Plan Nacional de Formación en Administración

Aldea Menca de Leoni "Misión Sucre"

Puerto Ayacucho, Enero del 2013