Pautas y lineamientos para el diseño y desarrollo de un programa de capacitación

• 1. Pautas y lineamientos para el diseño y desarrollo de un programa de capacitación:

Se debe representar un modelo visual del significado de la capacitación y el alcance que se quiere lograr evaluando las necesidades y determinar si se requiere capacitación en un área determinada y de qué clase. Para esto se debe hacer un análisis de la organización, de las personas y las tareas que realiza cada quien.

El análisis de la organización debe consistir en examinar la misión, los recursos y las metas de la empresa para determinar el alcance de la capacitación para seguir creciendo, mantener la rentabilidad y por consiguiente su éxito.

El análisis de las personas debe consistir en determinar quién necesita capacitación y si la persona está preparado para iniciarla. Algunas personas tienen la capacidad natural para facilitar el diálogo, otras quizás carezcan inicialmente de confianza, pero podrán beneficiarse de una capacitación y de la oportunidad de aprender nuevas habilidades.

El análisis de las tareas consiste en identificar las tareas, los conocimientos, habilidades y conductas que se deben incluir en el programa de capacitación.

Como complemento para identificar necesidades de capacitación se pueden elaborar encuestas entre los empleados para que identifiquen las áreas en que desean perfeccionarse, esto basándose en que el candidato a capacitar debe saber cual es su mayor necesidad e identificar su debilidad.

Después de determinar las necesidades y de establecer los objetivos de capacitación de los empleados, se debe establecer una logística para llevar a cabo la capacitación. Como logística se entiende el capacitador o facilitador, el sitio donde se impartirá la capacitación, las herramientas a utilizar tales como los recursos, ayudas audiovisuales, los laboratorios de prácticas, evaluaciones y certificaciones.

La organización debe disponer de un manual de capacitación, donde estén expresadas las políticas educativas, la forma en que se llevará a cabo el proceso educativo, para que de esta forma se pueda alcanzar los objetivos mediante el aprendizaje en conjunto.

MANUAL DE CAPACITACION

Definición

La Capacitación es un intento para mejorar el desempeño actual o futuro de los empleados. Es el proceso sistemático de alteración de la conducta de los empleados para cumplir con las metas establecidas por la compañía.

En pocas palabras el conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. La capacitación es importante para los empleados de una empresa tanto como para los nuevos, como para los antiguos. Para los nuevos existe lo que es la inducción, y se prepara a los empleados a tener dominios en las competencias particulares que si lo ponen en práctica lo conducirán al éxito y para los antiguos la capacitación es un proceso de reforzamiento de habilidades, destrezas y reconocimiento de los objetivos empresariales.

Elementos que garantizan un programa de capacitación será exitoso:

MOTIVACION: Elemento importante que garantiza que un programa de capacitación sea exitoso es la motivación lo que debe tener el capacitado, en querer aprender, porque esta influye en el entusiasmo. Las ideas e impresiones del que recibe la capacitación influyen en la motivación, si el capacitado no está motivado, no se podrá lograr los objetivos establecidos.

PRACTICA: El capacitado debe ser capaz de aprender articular aquellos elementos aprendidos para funciones especificas, y esto debe abrir su mente a nuevos conocimientos, lo más importante, debe ponerlos en práctica.

REFORZAMIENTO: El capacitado deberá reforzar de manera inmediata lo aprendido, mediante investigación y optimización en la forma de ejecutar el trabajo.

ASIMILAR: El capacitado debe asimilar lo aprendido, aceptarlo, interiorizarlo y desarrollar confianza en él, con la retroalimentación del material y la práctica de lo aprendido.

METODO: El método de enseñanza del capacitador debe ser un material variado y significativo apropiado para un aprendizaje secuencial. No cualquiera está en capacidad de ser capacitador, para esto se requiere adicional al conocimiento, pedagogía.

TIEMPO: La comunicación del capacitador con el capacitado debe darse de manera uniforme y durante el tiempo suficiente para que se asimile.

EJEMPLOS REALES: El capacitador debe hacer su mayor esfuerzo con la finalidad de que el capacitado acerque en lo posible a la realidad de su trabajo, para que este aplique de manera inmediata lo aprendido en la capacitación.

Diagnostico de las necesidades:

El primer paso para iniciar un proceso de capacitación consiste en determinar las necesidades de capacitación y fijar los objetivos de dichas necesidades.

El encargado de la capacitación en la compañía deberá preparar un pronóstico de capacitación, es decir analizar las necesidades de la organización, los conocimientos, habilidades y competencias que se requieren para realizar el trabajo y las necesidades particulares del titular del puesto.

Para el diagnostico de las necesidades, se requiere un examen de los objetivos a corto y a largo plazo de la organización. Los objetivos económicos, sociales, de recursos humanos, de crecimiento y de mercado tienen que equipararse con el talento humano, la estructura, el ambiente y la eficiencia de la empresa.

Deben revisarse atentamente aparte de los objetivos, datos históricos de ausentismo, claridad de la producción, eficiencia, las evaluaciones del desempeño, el conocimiento, habilidades que se requieren para desempeñarse bien y las competencias que se precisan para hacer el trabajo o tareas específicas, esta información se obtienen de reunir datos de los empleados, supervisores mejores prácticas de otras empresas.

Es muy importante establecer las necesidades de los empleados, preguntar que necesitan para trabajar y solicitar que al desempeñar las tareas aporten información y datos, enfocarse en las necesidades de las personas es esencialmente importante.

Maneras de determinar las necesidades de capacitación de empleados:

Observando la forma como los empleados hacen su trabajo.

Escuchando o encuestando a los empleados

Encuestando a los supervisores sobre cuales consideran ellos son las necesidades de los empleados y las debilidades que tienen para ejecutar bien su trabajo.

Examinando los datos históricos de los problemas que ha tenido la organización.

Evaluando por medio de formatos o ejercicios prácticos.

Pasos específicos para determinar las necesidades de capacitación:

Evaluar el desempeño de los empleados

Determinar el costo y el valor de la capacitación.

Determinar si el empleado es capaz de hacer el trabajo que se espera de él si se lo propone

Fijar estándares

Suprimir obstáculos

Práctica

Capacitación

Modificar el puesto

Transferir o despedir

Crear un ambiente de motivación

El análisis de desempeño es un procedimiento sensato para comprender las necesidades y los objetivos de capacitación.

Objetivos de la capacitación:

Los objetivos especifican que el empleado debe ser capaz de lograr cambios positivos después de terminar con éxito un programa de capacitación.

Principales objetivos son:

• Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su

  motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

• Los empleados deben aprender habilidades, adquirir conocimiento o competencias con el programa de capacitación.

• Los conocimientos, habilidades o competencias que se adquieren con la capacitación deben mejorar el desempeño en sus labores.

• Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.

• Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no sólo en un cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.

Elección de capacitador y capacitados

El éxito del programa de capacitación dependerá de la selección adecuada a quien se le encargue la tarea de capacitar. Esta persona debe tener ciertas características individuales, como la capacidad de hablar bien, escribir de manera convincente, ser organizado y metódico, ser creativo, servir de inspiración a los demás para que tengan grandes logros y lo más importante tener una metodología clara para la enseñanza.

Aunque una gran parte de la capacitación formal está a cargo de instructores profesionales, a menudo los supervisores de operaciones resultan ser mejores capacitadores técnicos, especialmente si el director de capacitación los ayuda a preparar el material.

Cuando los gerentes de operaciones son los instructores se supera la crítica frecuente de que la capacitación es buena para el aula, pero no funciona en la planta ni en el trabajo. La presencia continua de capacitadores es un determinante fundamental del éxito del programa de capacitación.

Diseño de un programa de capacitación:

A continuación se presenta diversas actividades que permiten conocer el origen y evolución de los programas de capacitación:

• Investigar cómo surgieron los programas de capacitación en su país.

• Identifique los beneficios que ha tenido para otras Organizaciones la creación de programas de capacitación permanente.

• Analice el modelo de capacitación tradicional en su organización o en otras organizaciones usado con mucha frecuencia

Características del capacitador:

El capacitador debe:

Decidir qué debe enseñarse al capacitado para que haga su trabajo de manera eficiente, segura, económica e inteligente.

Tener listos los instrumentos, equipos, provisiones y material necesarios.

Disponer adecuadamente del lugar de trabajo, tal como se espera que el empleado lo conserve

Pasos básicos para instruir al capacitado

• 1- Preparación

• a- Hacerlo sentir cómodo

• b- Averiguar qué sabe del trabajo

• c- Despertar el interés y el deseo de aprender el trabajo

• 2- Presentación

• a- Indicar, mostrar e ilustrar y preguntar para hacer comprender los nuevos conocimientos.

• b- Instruir de manera lenta, clara, completa, y paciente, un elemento a la vez.

• a. Compruebe, pregunte y repita.

• c- Verificar que el capacitado realmente aprenda

• 3- Ensayo de desempeño

• a- Probar al capacitado, pedir que desempeñe el trabajo

• b- Hacerle preguntas que comiencen con por qué, cómo, cuándo, dónde.

• c- Observar el desempeño, corregir errores, y repetir instrucciones si fuera necesario.

• d- Continuar hasta que sepa que el capacitado sabe lo que se le enseñó.

• 4- Seguimiento

• a- Dejar solo al empleado

• b- Verificar frecuentemente para comprobar que sigue las instrucciones.

• c- Reducir la supervisión adicional y concluir el seguimiento hasta que la persona esté calificada para realizar su trabajo con la supervisión normal.

Las políticas de capacitación

Toda organización debe tener establecidas unas políticas de capacitación, las cuales deben expresar lo que esperan los directivos de la capacitación de sus empleados.

Las políticas de capacitación tienen los siguientes propósitos:

• Política de Detección de Necesidades de Capacitación: Identificar las principales áreas de fortaleza y necesidades de mejoramiento vinculadas al desempeño.

• Política de Planificación y Programación de la Capacitación: establecer los mecanismos que faciliten la coordinación y participación de las distintas áreas involucradas en los procesos de capacitación.

• Política de Capacitación Centralizada: proporcionar las herramientas técnicas y operacionales, en relación a los nuevos programas asociados a la modernización del nuestros Servicios

• Política de Diseño y Validación de Cursos y Materiales Educativos de Capacitación: Tiene como propósito establecer las orientaciones estratégicas y metodológicas que favorezcan el logro de los objetivos de la capacitación en el Servicio.

• Política de Uso de Recursos de Capacitación: Tiene como propósito establecer los mecanismos que favorezcan la administración eficiente de los recursos de capacitación.

• Política de Evaluación y Retroalimentación: Tiene como propósitos verificar la calidad y consistencia del diseño del curso/taller, conocer el nivel de comprensión de los objetivos y contenidos del curso/taller percibido por los participantes.

Evaluación de los resultados

Una vez realizada cualquier capacitación, las compañías deben evaluar los resultados, para esto deben implementar un sistema de evaluación. Este sistema debe constar de evaluación de cumplimiento de objetivos, evaluación del capacitador, evaluación la logística y recursos utilizados y evaluación teórico y práctica del capacitado.

Inicialmente se evalúa el cumplimiento de objetivos en función de las expectativas de los participantes, contenidos, metodología y condiciones de implementación de las distintas capacitaciones, esto se hace mediante encuestas y evaluación de resultados del trabajo diario.

Al capacitador se le evalúa mediante encuestas a los capacitados y mediante observación de los resultados del trabajo diario.

La evaluación de la logística y recursos utilizados se hace mediante encuestas a los participantes.

A los funcionarios involucrados en el proceso educativo les son aplicadas evaluaciones "sumativas" (pruebas y exámenes técnicos) y en la parte práctica les hacen seguimiento a la ejecución de su trabajo.

Adicional a las evaluaciones anteriormente descritas las empresas deben tener implementado un sistema de procesamiento de información asociada a los procesos de capacitación, que además de registrar los eventos, permite contrastar y controlar las actividades ejecutadas con las planificadas, posibilitando generar informes e implementar procesos de descentralización. El sistema de información comprende tres herramientas o aplicaciones complementarias:

• Software de registro y procesamiento de actividades y participantes de capacitación.

• Planillas relacionales y bases de datos para los empleados que han participado en cursos de la empresa.

• Control de cursos realizados

• Sistema de comunicaciones con planillas a través de correo electrónico.

• Bases de datos de capacitadores.

• Instituciones de educación que impartan cursos requeridos en la compañía.

• Listado de laboratorios y talleres disponibles.