Diseño organizacional y distribución física de planta en la empresa Romilca, Puerto Ordaz

RESUMEN

En el siguiente trabajo se ejecutó el Diseño Organizacional y la Distribución Física de Planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz. Para ello, se efectuó un estudio tipo Proyecto Factible, con un diseño Documental de Campo no experimental, con el fin de esbozar su nueva Estructura Organizativa, trazar propuestas orientadas a la implementación y puesta en marcha de los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos y la redistribución del taller de manera que se aumente la eficiencia productiva y se logre maximizar los recursos disponibles para que a futuro se aplique la Norma ISO 9001:2008. Este proceso de investigación se llevó a cabo empleando las técnicas de la observación directa, entrevistas, encuestas y consultas académicas, posteriormente se realizó la definición de la filosofía, elaboración de los diagramas, formulación de los procedimientos para cada una de las funciones y el diseño de los instrumentos que regirán el funcionamiento de la organización.

PALABRAS CLAVES: Diseño Organizacional, Estructura Organizacional, Manual de Organización, Manual de Normas y Procedimientos, Distribución de Planta, Leyes y Normativas.

INTRODUCCIÓN

El Diseño Organizacional es un conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas, en la que se puede distinguir las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización siendo estas -La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación- las cuales tienen una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.

Por ende, es justo decir que, este trabajo consiste principalmente en la realización de un Diagnostico Organizacional que permita esbozar la Estructura Organizativa, asimismo la definición de la filosofía (misión, visión, valores y objetivos) y la redistribución física de planta en la Empresa ROMILCA, siendo estas necesarias para la elaboración e implementación de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos. Por tanto, todo lo expresado anteriormente nos conduce a dar el primer paso que lleva a cualquier organización a un proceso de mejora continua y una posición fundamental e indispensable para optar por la certificación de la Norma ISO 9001:2008.

La importancia de realizar este Diseño consiste en obtener un control y mejor funcionamiento de la Planificación Estratégica y el buen desempeño y la ejecución adecuada de las funciones de los operadores en cada una de sus áreas dentro de la empresa, pues, manteniendo una evaluación continua de todos estos y otros aspectos se puede lograr un mejoramiento eficaz.

Asimismo, el procedimiento que permitió lograr los objetivos de esta investigación, implico los siguientes procesos; la ejecución del Diagnóstico Organizacional, elaboración de la nueva Estructura Organizativa, el diseño de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos, evaluación de la distribución física actual de la planta y por último el Rediseño de la distribución física de la planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

De acuerdo con la finalidad del estudio, el trabajo está estructurado en seis (06) capítulos:

Capítulo I. El Problema: plasma la descripción de la problemática que presenta la Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño Organizacional y la Distribución Física de Planta, además abarca los objetivos de la investigación, los argumentos que la justifican y su alcance. Mientras que el Capítulo II. La Empresa: presenta una descripción de la Empresa donde incluye una breve reseña histórica, la ubicación geográfica y la descripción del Proceso Productivo; así como también las maquinarias y equipos que son utilizadas dentro de las instalaciones de la organización. Y el Capítulo III. Marco Teórico: abarca los antecedentes de la investigación, la descripción de las bases teóricas y la definición de los términos básicos que sustentan el presente estudio.

Posteriormente, el Capítulo IV. Marco Metodológico: especifica toda la información referente a la metodología que se utilizó para llevar a cabo el proyecto, asimismo incluye el tipo y diseño de investigación que se aplicó, unidades de análisis, las técnicas para recolectar la información y su respectivo procedimiento. Igualmente, el Capítulo V. Situación Actual: detalla y explica la situación actual que presenta la Empresa ROMILCA, en los aspectos referentes a la implementación de su Estructura Organizativa, asimismo se elaboró una análisis FODA y se realizó un Diagrama causa- efecto para la empresa. Por último, en el Capítulo VI. Situación Propuesta: se desarrolla la situación propuesta realizada en base a los aspectos más relevantes identificados en el Diagnóstico efectuado.

Finalmente, se presentan las Conclusiones, Recomendaciones aportadas, lista de Referencias consultadas para la ejecución de esta investigación, los Anexos y Apéndices correspondientes.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

En el presente capítulo está plasmada la descripción de la problemática que presenta la Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño Organizacional y la Distribución Física de Planta, además abarca los objetivos de la investigación, los argumentos que la justifican y su alcance.

1.1 Antecedentes Del Problema

ROMILCA, es una Empresa manufacturera que presta servicio de reparación y/o fabricación de cilindros hidráulicos y neumáticos, durante los 27 años que tiene en operación no se le ha realizado ningún tipo de estudio ni aplicado algún método que les ayude a mejorar sus actividades tanto administrativas como productivas. Es por ello que, consciente de la necesidad de ajustarse a su situación actual está orientando sus esfuerzos a un mejoramiento continuo que le permita alcanzar sus metas funcionales de forma efectiva y eficiente, y de igual modo lograr posicionarse en el mercado como una de las mejores en el sector manufacturero.

La misma, cuenta con una Gerencia General encargada de dirigir y controlar el funcionamiento de la empresa, velar por el bienestar de los trabajadores, apegado al fiel cumplimiento de la Ley vigente en aspectos laborales y supervisión de la selección y reclutamiento del personal. Además de ser partícipe a la hora de orientar al personal en cuanto a dudas en la reparación y/o fabricación de una pieza (cilindros) en especial.

1.2 Formulación Del Problema

La Gerencia General, presenta la necesidad de un estudio organizativo y una distribución física de planta de la Empresa ROMILCA, trazándose como principal desafío la optimización de los resultados de su industria manufacturera para perfeccionar su área de apoyo; servicios de reparación y/o fabricación de cilindros hidráulicos y neumáticos.

La situación anteriormente planteada es originada desde los inicios de las operaciones de ROMILCA, ya que, al no precisar una Estructura Organizacional de la cual se definan las funciones y los objetivos de los cargos, no contar con Manuales de Organización ni de Normas y Procedimientos, y a su vez no establecer una buena distribución física de planta; maquinarias, herramientas, áreas de trabajo y almacén de MP, así mismo, con el avanzar del tiempo en la empresa no han realizado un estudio apropiado para mantener dicha área en las condiciones adecuadas para que los trabajadores realicen sus actividades cómoda y eficientemente.

Por consiguiente, esta situación ocasiona que el personal que labora en la empresa desconozca la Estructura Organizativa apegada a las nuevas estrategias de la Gerencia, provocando duplicidad de funciones, generando así confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no tener especificada las funciones correspondientes de los diferentes cargos, del mismo modo, la inexistencia de los Manuales tanto de Organización como de Normas y Procedimientos genera que los trabajadores que laboran en la empresa no desarrollen sus actividades de la manera más eficiente. Todo esto ocasionado por la falta de planificación estratégica y de un proceso de organización que incluya estudios que sustenten la creación de estructuras y manuales que permitan el progreso óptimo de las actividades que se realizan en la Empresa.

Por otra parte, la incorrecta distribución física de la planta genera un ambiente inadecuado e incómodo para los trabajadores a la hora de realizar sus labores diarias, ya que la ubicación apropiada de las maquinarias y herramientas que se utilizan en la línea de producción ofrece a los trabajadores la forma óptima de ejecutar sus actividades.

Lo anteriormente expuesto, da origen a la iniciativa de Diseñar La Estructura Organizativa y la Distribución Física de Planta a la Empresa ROMILCA, para definir el perfil de mando de los diferentes niveles del personal, formular y establecer los organigramas de la organización y un Manual de Normas y Procedimientos que garantice el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos. Este diseño sirve como referencia para la toma de decisiones y la creación de un plan de acción como parte de la estrategia de gestión de la empresa, la cual está en proceso de aplicar la Norma ISO 9001:2008; esta última permite a la organización establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de Gestión De La Calidad y Mejora Continua de su actividad de acuerdo con los requisitos de esta Norma.

Es importante resaltar que la realización de este Diseño y la Distribución Física a realizar se ejecuta con el propósito que también sea aplicado a la empresa ROMIPLAST, C.A., Puerto Ordaz, la cual es una organización creada para satisfacer la demanda de sellos de ROMILCA, ambas se encuentran dentro del mismo taller.

Dentro de este marco ha de considerarse que, en caso de no efectuar dicho diseño, la empresa no será capaz de realizar trabajos de mayor complejidad técnica que le permita aumentar su productividad para que sea competitiva en el mercado, ni aumentar el campo de trabajo y su cartera de clientes, disminuirá la competitividad con otras empresas, ya que a nivel mundial estas Normas de la serie ISO son requeridas.

1.3 Objetivos De La Investigación

1.3.1 Objetivo General

Diseñar la estructura organizativa y la distribución física de planta para la Empresa ROMILCA.

1.3.2 Objetivos Específicos

1. Realizar un diagnóstico organizacional de la Empresa ROMILCA.

2. Esbozar la nueva Estructura Organizativa de la Empresa.

3. Elaborar los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos para la empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

4. Evaluar la distribución actual de la planta física de ROMILCA.

5. Rediseñar la distribución de la planta física de ROMILCA.

1.4 Justificación

El estudio de la situación actual que presenta la Empresa ROMILCA, en los aspectos referentes a la implementación de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos se realiza con el fin de Diseñar la Estructura Organizativa y Distribución Física de Planta, siendo esta significativa, ya que, es el primer paso que debe dar cualquier organización en su proceso de mejora y una condición básica e imprescindible para optar por la Norma ISO 9001:2008.

Es necesario recalcar que, esta implementación es importante para la empresa puesto que al establecer y mantener una Estructura Organizativa idónea que permita definir la línea de mando de los diferentes niveles para el personal, descripción y evaluación de cargos y una propuesta organizacional acorde a sus actividades, así como también un Manual de Normas

Procedimientos, de ahí nace la necesidad de realizar estudios y tomar las medidas necesarias y adecuadas, enfocadas al mejoramiento continuo de los procesos internos, mejoras en el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud ocupacional.

1.5 Alcance

La presente investigación está destinada a realizar un estudio sobre la documentación de la Empresa ROMILCA, el Diseño De La Estructura Organizativa y Distribución Física de la Planta, los cuales son necesarios para la implementación y puesta en marcha de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos necesarios en la Empresa, los mismos deberán ser evaluado y dado a conocer por el Gerente General a todos sus trabajadores tanto administrativos como del Área de Producción.

CAPÍTULO II

LA EMPRESA

A continuación se presentará una descripción de la Empresa donde incluye una breve reseña histórica, la ubicación geográfica y la descripción del Proceso Productivo; así como también las maquinarias y equipos que son utilizadas dentro de las instalaciones de la organización.

2.1 Reseña Histórica

ROMILCA, es una empresa dedicada al área de la manufactura, fundada el 23 de enero de 1986, iniciándose en la Zona Industrial Matanzas, siendo sus primeras actividades la Distribución de Sellos Hidráulicos, luego para el año 1990 el Sr. Rolando Miguel Churon /Gerente General, tuvo la visión de fabricar los componentes hidráulicos necesario para satisfacer la demanda de sus clientes, motivándose a buscar un amplio establecimiento, mudándose en ese entonces al Paseo Caroní, Zona Industrial de Unare II, Puerto Ordaz ambos siendo establecimientos alquilados.

Posteriormente, para 1993 el Gerente General de la empresa ubico un mejor y amplio lugar situado en la Zona Industrial Los Pinos Puerto Ordaz (local propio), donde actualmente se encuentran desarrollando sus actividades diarias como empresa productiva. A través del tiempo, ROMILCA ha evolucionado incrementando el número de trabajadores y su capacidad productiva, haciendo énfasis en las mejoras de sus procesos productivos; así como maquinarias y equipos, esto con la finalidad de ser una de las empresas con mayor solidez y respaldo tecnológico de la región.

Esta nueva planta física tiene 1500 m2, distribuidos de la siguiente manera; 420m2 en Oficinas, Almacén y área de Control de Calidad, 150 m2 estacionamiento de carga y descarga y 750m2 lo conforma el área de galpón (taller), donde se realiza la actividad de fabricación y reparación de los cilindros.

ROMILCA, tiene más de 26 años de experiencia y solidez reflejados en la alta calidad de sus productos y en un personal altamente calificado para brindar soluciones efectivas en la fabricación y reparación de cilindros hidráulicos y neumáticos. A través de la aplicación del principio de mejora continua en cada uno de sus procesos garantiza productos de buena calidad y competitividad en el mercado tanto Regional como Nacional.

2.2 Ubicación Geográfica

ROMILCA, está situada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el Estado Bolívar, Zona Industrial los Pinos, Manzana 37, Galpón nro. 08, diagonal Auto lavado Los Pinos. Teléfonos: 0286- 9943252/7171112. Telefax: 0286- 9943252.E-mail: [email protected]. Somos una empresa metalmecánica comprometida en garantizar la producción y el mejor servicio de fabricación y reparación de cilindros hidráulicos.

Es importante señalar que ROMILCA no cuenta con una Estructura Organizativa definida, por tal motivo no se le ha determinado una misión, visión, objetivos y política adecuada a la actividades que realiza. Por esta razón, se está ejecutando El Diseño Organizacional Y Distribución Física De Planta para dicha Empresa.

2.3 Descripción De Productos Y Servicios

La empresa, tiene dentro de sus instalaciones maquinarias y equipos especializados que se encuentran ubicados según su área de la siguiente manera;

ü Área de Galpón: Tornos, fresadora, prensas hidráulicas (manual y automática), máquina de inyección, sierre mecánica (cortadora), máquina de soldar, máquina bruñidora (capacidad de bruñido desde 40mm hasta 500mm de diámetro, hasta una longitud de 5000mm), banco de prueba de hasta una presión de 250Bar, para garantizar la estanqueidad de nuestros trabajos, y equipos de oxicorte.

ü Área de Oficina: Equipos de computación, muebles y enceres.

ü Área de Almacén y Control de Calidad.

ü Área de estacionamiento: con una capacidad de estacionamiento de 7 vehículos incluyendo la zona de descarga.

2.4 Descripción Del Proceso Productivo

El principal proceso productivo de ROMILCA, radica en la prestación del servicio de mantenimiento hidráulico y neumático –ver figura 1-, el cual consiste en la reparación, reconstrucción y/o fabricación de cilindros hidráulicos y neumáticos; además de bombas hidráulicas, winches o polipastos hidráulicos, gatos tipo botella y caimán, zorras hidráulicas los componentes hidráulicos de grúas.

Figura N° 1. Proceso de Reparación de Equipos Hidráulicos y Neumáticos en la empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

Fuente. Elaboración propia (2013)

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

Este capítulo abarca los antecedentes de la investigación, la descripción de las bases teóricas y la definición de los términos básicos que sustentan el presente estudio con el fin de facilitar el entendimiento y la comprensión por parte de todos los lectores.

3.1 Antecedentes

BRITO ARITZABETH (2010) en su trabajo, de tipo Proyecto Factible, titulado "Diseño De Un Modelo Organizacional Para La Empresa CETA, C.A." cuya finalidad es realizar un estudio organizacional para la empresa, establecer y mantener una estructura organizacional idónea que le permita definir el perfil de mando de los diferentes niveles para el personal, formular y establecer los organigramas de la organización, departamentalización, descripción de cargos, evaluación de cargos y una propuesta organizacional acorde a sus actividades así como también un manual de procedimientos, que garantice el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos, brindándoles a los trabajadores la manera más fácil y óptima de ejecutar sus actividades. Contribuye con esta investigación dado que, diseñó un modelo organizacional aplicando diferentes métodos para llegar a los resultados deseados siendo estos satisfactorios para la empresa.

PEREIRA LUIS (2009) en su trabajo, de tipo Proyecto Factible, titulado "Estudio Organizacional y Propuesta de Manual De Organización En La Empresa De Servicios Médicos FamiSalud", tuvo la necesidad de llevar a cabo en la empresa un plan de desarrollo organizacional que es fundamento principal de éste trabajo de investigación. De ello obtuvo como resultados la definición de los requerimientos y expectativas exigidos por la Dirección General en cuanto a la orientación organizacional, establecimiento de un modelo funcional a seguir, especificando la visión, misión, alcance, valores, principios y filosofía de la empresa. Este estudio también aporto información significativa, ya que, en su estudio desarrollo una estructura organizativa y propuso un manual de Organización.

CHAABAN KAREN (2007) en su trabajo de tipo Proyecto Factible "Estudio de Organización y Diseño de una Estructura Organizativa para la Sección Ecomuseo del Caroní de CVG EDELCA", aporto información de utilidad debido a que su estudio le permitió detectar las situaciones o condiciones negativas que están impidiendo el desarrollo óptimo de las funciones de la sección e identificar los puntos débiles y fuertes de la misma, así como las condiciones positivas y negativas que ofrece el entorno, a fin de que se definan estrategias idóneas que permitan atenuar estos efectos negativos, y en base a ello diseñar una estructura organizativa alineada con la Misión de la unidad y orientada a cumplir con los objetivos de la misma, contribuyendo de esta forma a aumentar la eficiencia y efectividad del equipo de trabajo.

Logrando identificar las condiciones y/o situaciones que afectan de manera directa el trabajo que en la unidad se realiza y de diseñar una Estructura Organizativa que va a permitir que se desarrollen de forma óptima todas las funciones de la Sección Ecomuseo del Caroní, como lo son los Manuales de Normas y Manuales de Procedimientos.

3.2 Bases Teóricas

3.2.1 El Diseño Organizacional

Es un conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas. Puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda. A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido;

ü Una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos.

ü Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

Principios que rigen el diseño organizacional

La manera de organizarse que tiene la Organización obedece a los siguientes principios:

ü Principio de intencionalidad: la organización responde a una necesidad, se organiza con un fin determinado.

ü Principio de diferenciación: se organiza teniendo en cuenta que los grupos realizan funciones diferentes.

ü Principio de Integración: las instancias de la organización deben integrarse para el desempeño de sus funciones.

ü Principio de Unicidad: solo una instancia de la organización desarrolla funciones determinadas. No puede haber otra instancia que cumpla las mismas funciones.

ü Principio de Autoridad: la organización tiene una cabeza única.

Diseños Organizacionales comunes

ü Estructura Simple: Es una organización plana de dos a tres niveles verticales. No es elaborada, tiene poca departamentalización, gran tramo de control y poca formalización.

ü Estructura Burocrática: Se caracteriza por tareas operativas muy rutinarias logradas por especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas, departamentos funcionales, autoridad centralizada, poco tramo de control y toma de decisiones que sigue la cadena de mando.

ü Estructura Burocrática: Sus principales ventajas se refieren a la estandarización y economías de escala asociadas a la agrupación de especialistas. Y sus principales desventajas se relacionan con la escasa flexibilidad ofrecida ante problemáticas distintas y los conflictos que la especialización crea en las unidades. (Priman los intereses de la unidad por sobre la organización.

ü Estructura Matricial: Combina la departamentalización funcional y por producto. Fractura la unidad de mando. En general se tienen dos jefes.

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