Análisis y cálculo en un proceso de compra

Trataremos de que este material sea lo más objetivo y directo posible y llegue desde los primeros momentos a los interesados en el tema que nos ocupa, Las Compras.

Las compras, son en general, una actividad que se realiza en todas las esferas de la vida de los hombres y las mujeres, e independiente donde se desarrollen, se comportan con rasgos de motivación y ejecución muy similares.

Imaginen que para vivir hay que comer, vestirse, beber, pasear, fiestar, trabajar, producir, además es necesario adquirir todos los servicios que acompañan la vida moderna, pero todas van a satisfacer un deseo y cubrir una necesidad determinada por lo que se hace necesario comprar bienes y servicios que garanticen nuestras vidas y nuestras instituciones productivas y/o de servicios, estatales y particulares.

Las formas de comprar son disímiles y se ha ido desarrollando aparejado al desarrollo de la sociedad y el desarrollo científico técnico y ha transitado desde el trueque hasta la compra por Internet de forma electrónica, pero todas ellas tienen objetivos comunes y formas de ejecución comunes, las cuales trataremos de explicar y hacer énfasis en las compras empresariales y las formas de evaluar su efectividad y los elementos para hacer más eficaz su ejecución y su análisis.

En el momento actual la palabra Logística ha cambiado su esencia y ha evolucionado teniendo gran impacto en las compras, pues el análisis integral de los procesos de producción o servicio y la adquisición, en el momento oportuno y al precio oportuno, de los materiales necesarios para satisfacer una demanda existente que generará valores para continuar, de forma cíclica, el proceso.

La necesidad de compra es generada, como habíamos dicho, para satisfacer una necesidad que generara en el futuro o una satisfacción personal, un producto nuevo, un servicio nuevo o simplemente el orgullo de haber comprado algo.

Previo a la compra se hacen distintas evaluaciones como: que comprar, a quien comprar, a que precio comprar y para cuando lo necesito.

Pongamos un ejemplo hogareño. Usted va a invitar a una persona a almorzar, lo primero que debe hacer es evaluar a la persona y conocer sus gustos y preferencias, con tiempo suficiente debe salir de compras con tiempo suficiente para poder aliñar las carnes, preparar los frijoles, los dulces, enfriar la cerveza preparar la comida y preparar la mesa, vestirse adecuadamente para cuando el invitado llegue todo este como usted mismo previó y dar una buena imagen y satisfacer al invitado.

En este artículo trataremos de traspolar este ejemplo cotidiano de cualquier ciudadano, independientemente del país de origen, a la vida empresarial en aras de crear los mecanismos necesarios (propuestos) para hacer de esta actividad una actividad amena, creativa y eficiente en el ámbito de los negocios ya que, estarán de acuerdo con migo, que todo en la vida es un negocio.

Capitulo 1.

¿Por qué y cuándo se genera una necesidad de compra?

Cualquiera diría que es una pregunta absurda, pues crean que no.

La respuesta puede ser: cuando se necesite comprar algo o cuando no queda mas remedio que comprar algo para hacer algo que se debió haber previsto mucho antes y es ahí donde está el gran problema. ¿Cuando se sale a compra?.

Pues bien, a partir de esta respuesta, la gestión de compra será más o menos eficiente en aras de satisfacer la necesidad creada.

Las necesidades de compra hay que, ante todo, saber generarlas en tiempo y forma. Ellas dependen de muchos factores. Para ello se deben conocer los planes de producción o de comercialización con el objetivo de determinar los periodos de compra que no es mas que el tiempo necesario para efectuar la compra.

Primeramente se debe trazar la política de compra de la entidad, en la cual se plasman las principales directivas y estrategias para efectuar las compras acorde a las necesidades de la empresa. A partir de estas definiciones estratégicas en cada licitación o búsqueda de productos, se deben definir muy bien las características técnicas de cada uno de ellos y los principales objetivos a lograr en cada negociación y para ello, lo más conveniente es crear las bases oficiales para una de las licitaciones a efectuar.

Las bases de cada licitación deben incluir las condiciones comerciales y financieras a obtener de parte de los suministradores y que responderán a las necesidades reales de la empresa.

Una vez definida las cuestiones anteriormente planteadas, los compradores buscan en el mercado local o exterior los suministradores de los productos a contratar mediante consultas con empresas de comercio exterior conocidas y por medio de Internet.

Es en este momento cuando comienzan los problemas y dificultades ya que con ubicar el producto y el suministrador no es suficiente.

Estudiar a los suministradores, su solvencia economica, el respaldo de fábricas, los aseguramientos para posibles roturas y reparaciones, la transferencia de know how o de cursos de adiestramiento en caso necesario y las garantías entre otras, son factores que garantizarán la eficiencia en las compras. Por estas razones cada suministrador debe ser estudiado con anterioridad a la compra y para ello, a cada suministrador se le solicita, a través de la ficha del suministrador toda la información necesaria que nos brinden la posibilidad de poder realizar una radiografía de la empresa suministradora.

Esta ficha recogerá el listado de sus principales directivos con sus firmas, cargos y facultades, es necesario solicitar además, avales bancarios, volúmenes de operaciones en los últimos tres años, capital de la empresa, principales clientes, documentos legales certificados de la empresa en cuestión y de sus ejecutivos debidamente acreditados y certificados jurídicamente.

A partir de esta ficha podemos formarnos un criterio de la empresa con la cual estamos pensando establecer relaciones comerciales.

Ya conocemos a los posibles suministradores, las características del producto, la política de compra de la empresa, las condiciones comerciales a alcanzar. Es el momento de salir a licitar lo que necesitamos.

Por otro lado tenemos identificado el producto a comprar y sus especificaciones técnicas.

Otra cuestión de suma importancia es definir ¿cuándo comprar?. Aquí la cuestión es bien difícil cuando no se tienen estadísticas, por lo que comenzamos a adentrarnos en la vida interna de las empresas y sus procesos.

El Proceso de compra

El proceso de compra se extiende desde que surge la necesidad de comprar hasta que ese algo es comprado, puesto en manos de quien lo necesita y se paga por la compra realizada. O sea, se debe garantizar la adquisición de la materia prima necesaria para producir el producto comprometido en el tiempo necesario y así lograr cumplir con los plazos de entrega y con la calidad necesaria.

Por esta razón hay que estudiar los periodos de reaprovisionamiento necesarios que garanticen la producción en el tiempo.

Para ello definamos algunos parámetros temporales de vital importancia en el estudio de los periodos de reaprovisionamiento y la eficiencia y eficacia de las compras.

• Tiempo de reaprovisionamiento: Es el tiempo necesario para efectuar la compra de materia prima que garantiza una producción ininterrumpida cubriendo, así los compromisos de entrega de producción terminada.

Esta magnitud está compuesta por varios tiempos, los cuales trataremos de definir:

• 1. Tiempo de producción del producto por el suministrador de la materia prima.

• 2. Tiempo de licitación, negociación y contratación.

• 3. Tiempo de trámites los pagos que cubren el contrato.

• 4. Tiempo de fabricación(si son productos a fabricar)

• 5. Tiempo de embarque y travesía ( en caso de ser importado)

• 6. Tiempo de importación y nacionalización,

• 7. Tiempo de transportación hasta los almacenes del cliente final.

• 8. Tiempo de fabricación

• 9. Tiempo de venta.

Tc= Ti. i=2具 (1)

Conociendo el tiempo que demora la gestión de compra debemos determinar de igual forma el volumen de compra Vc, ya que esta cifra está directamente relacionada con el tiempo de gestión para materializar una compra y con los índices de consumo diarios y la capacidad máxima de producción.

También hay que tener en cuenta el cálculo de un stock mínimo a mantener en los almacenes para cubrir cualquier eventualidad o retraso en el proceso de compra u otra causa vinculada con la producción, por lo que, el volumen de compra se calcula de la siguiente forma:

El cálculo del Stock mínimo varia en dependencia del índice de consumo diario y los días a cubrir para garantizar la producción ante cualquier inconveniente en el proceso de compra y no se detenga la producción y por ende la entrega de los productos a los clientes finales. Debemos también tener en cuenta la capacidad de almacenaje, los costos de almacenaje y el periodo de vida útil de cada producto a comprar.

Las causas que pueden provocar una demora en el proceso de compra son muy disímiles y dependen en gran medida del país en que se genere la compra y la ubicación geográfica de los suministradores, de cuestiones financieras y climatológicas entre otras, por lo que no trataremos de enumerarlas en este articulo.

Para determinar el volumen de compra utilizaremos el siguiente método utilizado para una empresa productiva con resultados positivos.

En este mundo productivo las necesidades de compra surgen de conjunto con la necesidad de producir solo que las primeras hay que efectuarlas antes de la producción por lo que el proceso de compra es necesario planificarlo con tiempo suficiente para que al comienzo de la producción se cuenten con las materias primas e insumos necesarios para ello.

Otro factor importante es calcular el lote a comprar ya que aquí intervienen muchas variables, destacadas anteriormente y que al final, repercuten en el costo del producto.

Un elemento importante para garantizar lo anterior es saber cuándo hay que salir a comprar y cuanto comprar para garantizar un periodo de productivo determinado. Aquí juega un papel importante la interrelación entre los distintos departamentos y/o la dirección de logística para determinar las normas de consumo de cada producto a producir así como las capacidades productivas de la industria en cuestión.

Explicaremos como debe estar organizado el proceso de compra para que sea eficiente, siempre partiendo de que se cuenta con el dinero suficiente para adquirir lo que se necesita.

• Producción del Producto

En la producción de X se utilizan tres materias primas principales (A, B, C) para que el producto esté listo para la venta.

• Se determinan las normas de consumo de X, que no es más que las cantidades de A, B y C que integran el producto X.

Tabla 1.

• La capacidad productiva diaria es de 1000 unidades. Es importante hacer los cálculos para la capacidad máxima de producción de la fabrica con el objetivo prever contar con la materia prima necesaria para la máxima producción del día.

Esto significa que para producir 180 días a la capacidad máxima de la fábrica es necesario adquirir las materias primas calculadas de la siguiente forma;

K = Norma de consumo * capacidad productiva diaria * cantidad de días a producir. (3)

KA = 0.20*1000*180 = 36,000 Kg.

Calculando apara el caso que nos ocupa tenemos;

Tabla 2.

Como se observa ya definimos lo que se necesita comprar para garantizar la producción.

Ahora tenemos que definir el número de días que se necesita para poner las materias primas en el almacén listas para ser utilizadas en la producción. Este valor TC se define en la formula (1). Este valor se irá

optimizando con el transcurso del tiempo y el aumento del conocimiento del mercado y de los suministradores. Por esta razón definamos que la mercancía viene en contenedores y el tiempo desde que surge la necesidad de compra hasta que se entrega en el almacén es de 30 días.

TC = 30 días.

La primera compra se efectúa automáticamente en el proceso de inversión y generalmente se adquiere un stock de puesta en marcha que garantiza la producción de los primeros 180 días. Por esta razón partamos con el supuesto que contamos con la materia prima necesaria para la producción de 180 días, por lo que se hace necesarios conocer cuando es necesario salir a comprar el próximo lote, para que la producción no se interrumpa por déficit de materia prima.

A partir de lo planteado es necesario fijar el punto que se necesita generar la necesidad de compra para que en sea suficiente para realizar la compra en tiempo. Definimos que se necesitan 30 días apara comprar, este periodo de tiempo lo denominamos como Fecha para generar pedido de Compra KC.. Esto significa que es necesario reservar un stock en almacén para producir durante los 30 días que se necesitan para efectuar la compra. Este tiempo puede estar afectado por determinados inconveniente ajenos a nuestra voluntad por lo que se necesita adicionar a este periodo de compra un número de días de seguridad, que aseguren la producción en caso necesario. En realidad lo que definimos con estos días es un stock de seguridad calculado por la formula (1). Definimos este periodo como periodo de seguridad de compras y la cantidad de materia prima para garantizar la producción de estos días se define como Stock de seguridad (KS). Definamos que el tiempo de seguridad es será de 15 días.

Por lo antes expuesto y utilizando la ecuación (3) decimos que:

KA = KC + KS (4)

Para el Producto A tenemos: KA= (30+15)*(0.20 *1000)= 9,000 Kg.

Esto significa que los especialistas en Logística, de Compra y de Producción cuando el stock en almacén alcance la cifra de 9,000 Kg es necesario generar la necesidad de compras y comenzar el proceso de compra del producto A.(Grafica 1).

Grafica 1

Este análisis ha sido automatizado en una tabla Excel donde con la actualización del stock en almacén nos dice cuando generar la necesidad de compra, cuanto comprar y el costo estimado de la compra.

Expliquemos las posibilidades reales de la siguiente propuesta:

La tabla está compuesta de diferentes columnas las cuales describiremos para que se comprenda la interrelación y los parámetros que se han tenido en cuenta para los cálculos que se presentaran a modo de ejemplificar la propuesta. Siempre partiremos de los ya definidos anteriormente. Ver tablas 3, 4 y 5

Código: Todo producto debe tener un código que lo defina tanto para el fabricante, el suministrador, el o los compradores. Este código apara los productores debe ser único.

Producto: Nombre del producto.

Norma de consumo. Es la cantidad mínima necesaria de esta materia prima o insumo utilizado en la fabricación de una unidad del nuevo producto.

Capacidad de producción diaria: Es la cantidad de productos que la fabrica puede producir en un día.

Máximo consumo diario: Es el resultado de la multiplicación de la norma de consumo por la capacidad de producción diaria. Define la máxima cantidad de materia prima a utilizar en un dia.

Unidad de medida. Unidad de medida de cada materia prima.

Existencia en Almacén. Es la cantidad de materia prima en almacén.

Respaldo en días. Es el resultado de la división del Stock en almacén entre el máximo consumo diario. No es más que la cantidad de días en que la fabrica puede producir con la materia prima que se encuentra en los almacenes.

Tiempo de reaprovisionamiento. Es, como ya habíamos definido, el tiempo necesario para efectuar una compra. El tiempo que transcurre en que surge la necesidad de compra hasta que la materia prima llega al almacén y se encuentra lista para ser empleada en la producción.

Stock mínimo. Es la cantidad de productos mínimo a tener en el almacén [para garantizar la producción durante el tiempo de reaprovisionamiento y se calcula multiplicando el número de días de reaprovisionamiento por Máximo consumo diario.

Definir compra. Es una ecuación lógica que define si a partir de las cantidades en el almacén y del stock mínimo de cada producto, es necesario salir a comprar o si por el momento es suficiente la existencia en almacén.

"SI (Existencia en almacén<=Stock mínimo; entonces hay que comprar; en caso contrario hay existencia en almacén)"

Tiempo de respaldo. Es el tiempo que se debe garantizar la producción con los productos a comprar teniendo en cuenta las existencias en almacén.

Cantidad a comprar. Cantidad necesaria a comprar que garanticen la producción durante el tiempo a respaldar. Si la columna de definición de compra se define que hay existencia en el stock, entonces la cantidad a comprar es "0".

Precio Unitario. Precio promedio o de referencia de la materia prima a comprar.

Valor de compra. Es el valor a comprar de cada materia prima.

La tabla calcula la suma total a comprar en cada momento ya que suma todos los valores y de esta forma se define el monto necesario a comprar para garantizar la producción en el tiempo definido.

Para que se pueda apreciar el trabajo de la tabla propuesta presentaremos la misma en tres momentos diferentes.

Preparación de una compra

Analizada la necesidad de compra y sus volúmenes pasamos a preparar el proceso de compra.

Los productos a comprar tienen que estar bien definidos en cuanto a nombre, códigos(si el fabricante es conocido), cantidades, características técnicas, precios de mercado, unidades de medidas, forma de embase y embalaje. De igual forma se prepara un listado con los posibles suministradores a los que previamente se les solicita la ficha de suministrador antes mencionada.

Con todos estos datos se confeccionan las bases de la licitación (esto es para compras grandes y donde participan varios suministradores). En estas bases tienen que estar bien claro lo siguiente:

• 1. ¿Qué comprar? Incluye las características técnicas bien claras y detalladas.

• 2. ¿Cuánto Comprar?

• 3. Plazos de entrega.

• 4. Formas de pago deseadas.

• 5. Formas de embalaje.

• 6. Garantías necesarias. En caso que lo requiera, respaldo técnico y suministro de know how y documentación técnica necesaria para la utilización.

• 7. Fechas de vencimientos requeridos (en caso de productos perecederos).

• 8. Fecha de cierre de la licitación.

• 9.  Características de la licitación.

Las solicitudes de cotización o licitaciones realizadas se deben enviar a cada posible suministrador de forma directa y personalizada. Existen Licitaciones, principalmente, las gubernamentales y las efectuadas por instituciones internacionales que se anuncian públicamente y las bases de licitación son vendidas a cada interesado y de esta forma quedan registrados los participantes o interesados en participar. Por esta razón es necesario que cada solicitud tenga lo siguiente

• 10. Nombre de cada Empresa suministradora y del representante legal de la misma.

• 11. Nombre de la empresa del comprador con dirección, teléfono, mail y nombre del representante de compra quien será la persona de contacto.

Para cada compra se debe abrir un expediente comercial, enumerado con el número de solicitud de necesidad de compra. En este expediente se archivarán todas las evidencias de la compra cronológicamente. Toda la información recogida en el expediente nos facilitará el análisis y la toma de decisiones para esta y para las próximas compras. Se analizaran de igual forma la efectividad y deficiencias de la compra, el comportamiento de los distintos suministradores y los costos de cada compra.

En aras de garantizar y facilitar el análisis de cada suministrador se debe confeccionar un Expediente por proveedor donde aparezcan toda la información de la empresa suministradora. Se debe reflejar una síntesis conclusiva de cada proceso de compra y de esta forma se realiza una caracterización del suministrador y se determinan sus debilidades y fortalezas y su posicionamiento en el mercado.

Análisis de una compra para la toma de decisión

Los criterios de análisis de una compra están directamente relacionados con los precios, los plazos de entrega, los valores de flete y las condiciones de pago, esto, claro esta, deduciendo que las características técnicas de lo que se compra, esta garantizada.

Para estos análisis generalmente, se confecciona el pliego de concurrencia donde se ubican a todos los suministradores participantes en la licitación y se comparan todos las características de la oferta.

Los criterios son disímiles pues, en cada momento histórico, toma peso una u otra magnitud en dependencia de la premura en la ejecución de la compra. Por ejemplo si los plazos de entrega de un suministrador es inmediato y es ese el criterio de decisión pues no importa si este suministrador no ofrece el mejor precio, (si es el mejor precio, que bueno), de igual forma sucede con las formas de pago y los créditos comerciales otorgados, los cuales al añadirle los intereses del crédito pueden poner en desventaja los precios finales del producto, pero si la política financiera de la empresa es comprar y pagar diferido, pues no es importante que el precio suba algo.

Por lo que, el criterio de análisis de un pliego de concurrencia está directamente vinculado con la política de compra de la empresa y por consiguiente con la realidad de la empresa para una toma de decisión acertada en beneficio de la propia entidad.

La decisión de compra siempre debe ir bien argumentada y debe recoger explícitamente los criterios de análisis que se tuvieron en cuanta para una propuesta de compra ya que con el tiempo se pudiera tergiversar la decisión de comprar y pensar que se ha favorecido a algún proveedor a pesar de no tener los mejores precios u otras condiciones comerciales ofertadas.

Por esta y otras razones ya mencionadas los expedientes comerciales son el reflejo de la operación comercial de compra y debe contener cada uno de los incidentes que se originan en el transcurso del proceso de compra.

Conclusiones

La compra es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, ya que cada una de ellas depende, en menor o mayor grado, de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.

La dirección de la empresa debe determinar las responsabilidades que le competen al área de compras, asi como la forma de llevar a cabo las compras en lo que se refiere a la fabricación durante un periodo, el cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales, una orden de compra especifica, la adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.

Las compras como cualquier otra actividad en la esfera comercial y de producción deben estar debidamente preparadas y organizadas ya que una mala planificación o previsión en las compras y se pudiera interrumpir el proceso productivo.

Otro aspecto importante es la selección de los suministradores y para ello es necesario contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a un suministrador o haciendo una mala selección podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones de la empresa.

Finalmente, el área de compras de cualquier empresa juega un rol importante e influye de manera relevante en los costos y en los precios, lo cual repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes y servicios que produce.

Hoy en día, aunque contamos con instrumentos sofisticados de cálculo, las computadoras, sigue siendo el hombre quien alimenta estas con los datos necesarios para que puedan ser efectivos todos estos medios.

El control diario, el profesionalismo, la motivación y el sentido de pertenencia de estos hombres y mujeres, es lo que hace que la actividad de compras y el proceso de compra sea cada día más eficiente.

Literarura

La gestión de compras y el manejo de inventarios como herramienta fundamental en el logro de objetivos corporativos en empresas comercializadoras de vinos. José Chacón. www.monografias.com.

• 1. Gestión de compras. Solmami. www.monografias.com.

• 2.  Ciclo de Adquisición y Pago. Enviado porlice Naranjo S. Escuelaӵperior Politécnica del Litoral. Escuela Politécnica Javeriana. www.edu.red.

• 3. Procedimiento de compras. Gestión de procesos. Luz Producciones. La Habana. Cuba. 2006. Oscar Alonso Vázquez