La comunicación en las organizaciones

Introducción

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

LA COMUNICACIÓN

El hombre es un ser eminentemente social por naturaleza. La comunicación es la parte esencial de la vida en nuestro planeta. Es la transmisión de información ligada a una base de signos y es enviada de un sistema a otro.

LOS SIGNOS

Pueden ser clasificados por el criterio de percepción. Así tenemos a los signos visuales, auditivos, táctiles, olfativos y gustativos.

Según los estudios de Charles Sanders Peirce podemos hablar de tres (3) categorías de signos y son:

• 1. EL ICONO: es una imagen que se parece a su objeto, existe una relación directa en el significante y la cosa significada.

• 2. EL INDICIO: Se mantiene una relación con el objeto en forma causal, mediante un proceso deductivo.

• 3. EL SÍMBOLO: Es un signo cuya conexión con su objeto es resultado de una convención, de un acuerdo. Por eso se dice que es netamente arbitrario.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

• a) Transmite y se recibe diversos datos, ideas, opiniones y actitudes que constituyen la base para el entendimiento o acuerdo común.

• b) Logra la coordinación de esfuerzos a fin de alcanzar, los objetivos perseguidos por una organización.

• c) Hace posible el desarrollo humano individual.

• d) Hace posible la transmisión de experiencias de una generación a otra para que puedan ser asimiladas y continuadas.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN:

• a) EMISOR: Persona con necesidad de trasmitir algún mensaje y para lo cual emplea un código especial.

• b) CÓDIGO: Constituido por un sistema de signos especialmente lingüísticos que es común al emisor y receptor.

• c) EL CANAL: Medio por el cual se trasmite el mensaje.

• d) EL MENSAJE: Es el contenido o propósito.

• e) RECEPTOR: Es el oyente o "lector", quien recibe y descifra el mensaje, y ante el cual emite una respuesta.

• f) EL CONTEXTO: Es la circunstancia en que se inscribe la comunicación y que dificulta o facilita el entendimiento.

• g) REFERENTE: Son los hechos de la realidad, los sentimientos, los deseos o sensaciones a los que se refiere el mensaje.

• h) RETROALIMENTACIÓN: Es el último paso del proceso, en esta parte se coloca el mensaje de regreso en el sistema, para confirmar que no haya malos entendidos.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

• a) COMUNICACIÓN INTRAPERSONAL: Es la que establece la persona consigo misma (monólogo o soliloquio). Tiene un carácter reflexivo y permite el control de los emisores.

• b) COMUNICACIÓN INTERPERSONAL: Se da entre dos personas sean éstas individuales o colectivas, en forma directa o indirecta.

• c) COMUNICACIÓN DIRECTA: Se da cuando los interlocutores están a corta distancia y en que el aire actúa como canal. Ocupan el mismo espacio.

• d) COMUNICACIÓN INDIRECTA: En que se utiliza un medio técnico y se sortean en el tiempo y/o espacio.

• e) COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL: Se da en un solo sentido: el receptor no tiene posibilidad de utilizar el mismo canal. Son los casos: el contenido que se transmite a través de los medios de comunicación masiva, el mensaje de un presidente a su nación, etc.

• f) COMUNICACIÓN BIDIRECCIONAL: O de ida y vuelta. Los interlocutores intercambian mensaje por medio de un mismo canal. Su forma más acabada en el diálogo.

FORMAS NO LINGÜÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN:

• a) LENGUAJE ACÚSTICO: Se usa los sonidos para la comunicación

• b) LENGUAJE SIMBÓLICO: Se usa los símbolos para la comunicación.

• c) LENGUAJE MÍMICO: Se usa los gestos, mimos, ademanes; a través del movimiento de las manos, dedos, cabeza, hombros, pies, cuerpo, entre otros.

• d) LENGUAJE VISUAL: Se usa la vista, como en los guiños, mirada amenazante, parpadeos, entre otros

• e) LENGUAJE TÁCTIL: Cuando se usa el tacto, como en el abrazo, apretón de la mano, las caricias, el beso, el sistema Braile, entre otros

• f) LENGUAJE GUSTATIVO: Cuando se usa el sentido del gusto, cuando tengamos que catar, paladear o probar el vino u otra bebida, saborear las comidas, las frutas, entre otros.

• g) LENGUAJE OLFATIVO: Cuando se usa el sentido del olfato, desde el valor denotativo de los olores, catalogables como "índices". Así por ejemplo: olor a quemado, olor a descomposición, olor a cerrado, olor a fresco; hasta llegar a códigos artificiales como el de los perfumes, de carácter más bien simbólicos.

• h) LENGUAJE CROMÁTICO: cuando se usa los colores para la comunicación:

• ROJO: Es excitante. Significa pasión, emoción, perseverancia, amor; peligro, revolución, sentimiento de clase.

• AZUL: Es un color reservado. Expresar: justicia, petición, salud, confianza, armonía, afecto, amistad, fidelidad, amor.

• VERDE: Reservado y esplendoroso, es el color de la esperanza. Expresa: naturaleza, juventud, deseo, descanso, equilibrio.

• AMARILLO: Significa: felicidad, éxito, prosperidad, perseverancia, etc.

• ANARANJADO: Es el color del fuego flameante, ha sido escogido como señal de precaución, puede significar: regocijo, fiesta, placer, aurora, hambre, etc.

• ROSA: Significa: ingenuidad, bondad, ternura, buen sentimiento.

• VIOLETA: Es el color que indica ausencia de tensión, puede significar: calma, autocontrol, dignidad, etc.

• BLANCO: Expresa la idea de: inocencia, pureza, tranquilidad, paz; infancia, divinidad, calma, armonía, boda. Para los orientales es el color que indica la muerte.

• NEGRO: Significa: disolución, separación, tristeza, muerte, asesinato, noche, pérdida de un ser querido, etc.

• GRIS: Expresa: desconsuelo, aburrimiento, desánimo, etc.

• CELESTE: Imposible.

• ROSADO: Día de gloria y unión de pareja.

• MORADO: Inicio de algo, limpieza espiritual.

• DORADO: Prosperidad.

• MARRÓN: Felicidad y abundancia.

• i) LENGUAJE ICÓNICO. Fundamento de la imagen visual, todos los sistemas de comunicación masivos y de mayor importancia en la transmisión de informaciones. Entre ellos tenemos el cine, la televisión, los cómics, la publicidad, etc.

Comunicación en las organizaciones

La comunicación organizacional consiste el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno (basado en relaciones dentro de la organización) o externo (entre organizaciones).

Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

• OPERACIONALES: se refiere a tareas u operaciones.

• REGLAMENTARIOS: órdenes e instrucciones.

• MANTENIMIENTO: relaciones públicas, captación y publicidad.

La comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo.

Debemos considerar respecto a esto que la comunicación organizacional es una actividad propia de todas las organizaciones, es una forma de gestión para el conocimiento y corrección de acciones que podría transgredir los sistemas productivos interviniendo directamente en interacción de la estructura organizacional.

La naturaleza de la comunicación en la organización, como dimensión deontológica se expresa en su esencia misma, es decir, la organización humana. Entendida como acto de ser de la comunicación social. Lo que conlleva necesariamente a la puesta en común de propósitos, objetivos, métodos, procesos, acciones y resultados del ente colectivo. Por su parte, la finalidad de la comunicación organizacional, como dimensión teleológica es el logro de la corporatividad como unidad de la identidad colectiva, concebida como un sistema autónomo relacionado con el entorno propio de su dimensión.Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y jefes. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como:

• Instrucciones y planificación de las tareas

• Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.

• Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

• Teléfono

• Reuniones

• Correo electrónico

• Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permite condensar una gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada.

La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

REDES FORMALES:

• comunicación descendente (superior – subordinado)

Va desde las personas superiores jerárquicamente a las de menor posición. Sus formas más habituales son los memorándum, las instrucciones, las definiciones de política, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.

• comunicación ascendente (subordinado – superior)

Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Según los estudios es el canal de comunicación más ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no contestar y a los subordinados se les hace difícil comunicarse en forma eficaz. Sus formas más habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.

• comunicación horizontal (personal de distintos campos)

Es la que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en la organización.

• comunicación diagonal:

Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u horizontal.

REDES INFORMALES

Las redes informales se dan por los patrones de interacción basados en la amistad y los intereses compartidos por el tipo de personal o profesional. Las relaciones informales en las organizaciones se dan de una manera que no tiene mucho que ver con la formalidad establecida en las organizaciones.

Ejemplos: Dos colegas que son fanáticos del baloncesto, o que comparten su afición por diversos libros, etc.

FUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES EN LAS ORGANIZACIONES

• CONFIRMAR:

Algunas comunicaciones informales ratifican los mensajes formales. Ejemplo: Cuando un trabajador escucha algún tipo de aviso de parte de su supervisor o de alguna fuente importante y lo menciona a los demás.

• EXPANDIR:

La comunicación informal llena las lagunas que dejaron los mensajes formales incompletos. Ejemplo: Cuando un empleado recurre a otro con mucha más experiencia para preguntarle algo que no le queda muy claro.

• ACELERAR:

Con frecuencia, las redes informales entregan los mensajes con anticipación a los canales oficiales. Ejemplo: Cuando algunos empleados hacen llegar algún mensaje que se aplicará en la empresa con anticipación.

• CONTRADECIR:

Las redes informales a veces contradicen los mensajes oficiales. Ejemplo: Cuando un empleado de un determinado campo menciona a otro que el mensaje que recibió de su superior no es tal y como dice.

• CIRCUNVALAR:

Los contactos informales a veces le ayudan a evitar canales oficiales que son difíciles y que hacen perder mucho tiempo. Ejemplo: Un supervisor puede mandar a realizar alguna tarea a su subordinado sin necesidad de hacerlo por vía formal (algún tipo de documento).

• COMPLEMENTAR:

A veces hasta la gerencia sabe que la comunicación informal hará una mejor tarea que la formal. Es justamente por esto que algunas empresas elevan la comunicación informal a la categoría de política oficial, y fomentan los contactos francos entre personas de distintas partes de la organización.

Como mejorar la comunicación en la organización

Se deben llevar a cabo dos tareas:

• Mejorar los mensajes

• Mejorar la comprensión de estos (siendo un mejor codificador y decodificador, esforzándose por que le entiendan y entender).

Para ello existen las siguientes técnicas:

• SEGUIMIENTO: supone asumir que uno no esta siendo comprendido, por lo que se tratara de establecer esa comprensión del sentido del mensaje.

• REGULACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN: para evitar el exceso de comunicaciones (Se basa en el principio de la excepcionalidad, es decir, comunicar solo las desviaciones importantes de lo prescrito en las políticas y procedimientos a los superiores).

• UTILIZACIÓN DE LA RETROINFORMACIÓN: constituye el canal que permite la respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha producido la respuesta esperada por el comunicador.

• EMPATÍA: ponerse en el lugar del otro ( el receptor ) para prever la forma en que probablemente se decodificara su mensaje.

• REPETICIÓN: para asegurarse que si no se entendió una parte del mensaje, la otras transmitirán uno idéntico.

• ESCUCHAR EFICAZMENTE: Más que ser entendido por otros es importante entender lo que otros están diciendo

• LA COMUNICACIÓN ASERTIVA: Es una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir, o perjudicar a los demás.

Bibliografía

• FRAUNFOHER THOMPSON, Stepehn. Cultura Organizacional. Editorial Paidós, España, 2003.

• GOLDHABER, Gerald M. Comunicación Organizacional, Editorial Diana, México, 1986.

• BONILLA GUTIÉRRREZ, Carlos. La comunicación. Función básica de las relaciones públicas, Editorial TRILLAS, España,1994.

• Llauca Curiñán, Rodrigo. Tecnicas de estudio. Normas de comunicación, editorial 21, Santiago 2010.

• Fernández Collado Carlos. "La comunicación en las organizaciones", Editorial México: Trillas. (2002)

• Ed.CAMPOS VILLEGAS, María Cristina "Comunicación empresarial. Plan estratégico como herramienta gerencial , Editorial ECOE, Bogotá:Colombia. 2007

Autor:

Mendoza Huamanlazo, César Augusto

Catedrático: LIC. CASAS CORDOVA, Carlos

Aula: A1/401

Semestre: 3º

Turno: MAÑANA

FACULTAD DE CC.AA.CC

"AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD" ""FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES""

Carrera: ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS

Cátedra: COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

2012