Análisis de la ejecución presupuestaria de contratos (página 3)

• A principios de año, surgieron varios inconvenientes para la carga de los pedidos en el sistema SAP por el up-gade, en muchos casos no era posible relacionar los pedidos con los contratos marco, los contratos estaban asociados al presupuesto de otra unidad, y también surgieron inconvenientes a la hora de realizar los registros de las facturas. Esto incrementó el tiempo de arranque del proceso de imputación presupuestaria de los contratos de inversión de la Dirección, situación que para el mes de abril se empezó a estabilizar.

Mes de Marzo

• A principios de año, surgieron varios inconvenientes para la carga de los pedidos en el sistema SAP por el up-grade, en muchos casos no era posible relacionar los pedidos con los contratos marco, los contratos estaban asociados al presupuesto de otra unidad, y también surgieron inconvenientes a la hora de realizar los registros de las facturas. Esto incrementó el tiempo de arranque del proceso de imputación presupuestaria de inversión de la Dirección, situación que para el mes de abril se empezó a estabilizar.

• En el caso específico del contrato 1110400102, del Proyecto Tocoma, adicionalmente a la situación antes descrita, el contratista no ejecutó algunos frentes de trabajo en la obra, lo que produjo un pequeño retraso en el programa de ejecución de las obras, y en consecuencia, desajustó igualmente el programa de pago.

Mes de Abril

• Los programas de ejecución de las obras asociados a este centro gestor, se están ejecutando dentro del programa original (103-200, 103-265). La desviación se debe principalmente a retrasos del contratista en la presentación de facturas, y retrasos en los programas de contratación de asesoría.

• El programa de contratación de las asesorías ha sufrido un desfase, debido, principalmente, a los problemas que surgieron en el primer trimestre con el sistema SAP, que no permitió la creación oportuna de los pedidos.

• Los programas de ejecución de las obras asociados a este centro gestor, se están ejecutando dentro del programa original, incluso la mayoría está en proceso de cierre administrativo. El retraso se debe a dos (2) factores: el retraso en la creación de pedidos en SAP, y el retraso en la presentación de facturas por parte del contratista.

• El programa de ejecución del contrato, se corrió hacia finales del segundo semestre.

Mes de Mayo

• Se cancelaron facturas correspondientes al contrato 105-45 que estaban pendientes del ejercicio anterior, con un porcentaje de ejecución de 271%.

• Los programas de ejecución de las obras de este centro gestor, se están ejecutando dentro del programa original, incluso la mayoría está en proceso de cierre administrativo. El retraso se debe a dos factores: retraso en la creación de los pedidos en SAP, y el retraso en la presentación de facturas por parte del contratista.

• El programa de ejecución del contrato se corrió hacia finales del segundo semestre.

Mes de Junio

• La ejecución está dentro de lo programado. El contrato 103-200A presenta un 59%, el 103-200B, 1266%; el 103-200C, 150,9%; el 103-200E, 87,87%. Este contrato corresponde a la fabricación y suministro de los equipos electromecánicos principales, y la diferencia entre A, B, C y E corresponde al tipo de moneda. La diferencia en la ejecución corresponde a que las facturas llegan normalmente con retraso y se cancelaron varias facturas pendientes del año anterior. La ejecución física se encuentra dentro de lo programado. El contrato 103-265 tiene una ejecución del 131% por el mismo motivo: pago de facturas del año pasado. Para la O-C500, el programa de contratación de los asesores se retrasó con respecto al programa original. El resto de los contratos, por los montos no tienen desviaciones significativas.

• Se cancelaron facturas correspondientes al contrato 105que estaban pendientes del ejercicio anterior.

• La desviación corresponde principalmente a que la ejecución de los contratos 103-207, 103-215 103-240 está en proceso de cierre administrativo, por lo que su ejecución a la fecha es nula, o muy baja, en espera de ajustes de saldos remanentes y reclamos. El contrato 103-40, tiene una ejecución de 36 %, esto responde a que los registros se realizan con dos meses de retraso (a través de una rendición de cuentas), ya que se le asigna un adelanto de fondos mensualmente, a través de un anticipo y luego se realiza la imputación. Para el contrato 103-236, con una ejecución del 297%, por cancelación de gastos de nacionalización del año anterior, igual que para el contrato 103-223, que no estaba contemplado para este ejercicio. En el caso de la O-C520, el proceso de contratación se desfasó en casi un semestre, y actualmente está en proceso de contratación.

Mes de Julio

• La desviación corresponde principalmente a que la ejecución de los contratos 103-207, 103-215 103-240 está en proceso de cierre administrativo, por lo que su ejecución a la fecha es nula, o muy baja, en espera de ajustes de saldos remanentes y reclamos. El contrato 103-40, tiene una ejecución de casi un 54 %, esto responde a que los registros se realizan con dos meses de retraso (a través de una rendición de cuentas), ya que se le asigna un adelanto de fondos mensualmente, a través de un anticipo y luego se realiza la imputación. Para el contrato 103-236, con una ejecución del 299%, por cancelación de gastos de nacionalización del año anterior, igual que para el contrato 103-223, que no estaba contemplado para este ejercicio. En el caso de la O-C520, el proceso de contratación se desfasó en casi un semestre, y actualmente está en proceso de contratación.

Mes de Agosto

• El contrato 103-200A presenta un 46%, debido a retrasos en la presentación y revisión de las facturas; el 103-200B, 1186%, por cancelación de factura pendiente del año 2003; el 103-200C, 115%, de los cuales un 128 % corresponde al monto básico, que se incrementó por pagos de algunas facturas del ejercicio 2003 y las correspondientes a escalación ( con un 33%) están en revisión; el 103-200E, alcanza un 81%, el monto básico tiene una ejecución de 102%, lo que baja el porcentaje es la escalación (51%), por retrasos en la revisión de facturas. La diferencia en la ejecución corresponde a que las facturas llegan normalmente con retraso y se cancelaron varias facturas pendientes del año anterior. La ejecución física se encuentra dentro de lo programado. El contrato 103-265 tiene una ejecución dentro de lo esperado (106%) . Para la O-C500, el programa de contratación de los asesores se retrasó con respecto al programa original. El resto de los contratos, por los montos no tienen desviaciones significativas.

• Se cancelaron facturas correspondientes al contrato 105-45 (HARZA) que estaban pendientes del ejercicio anterior.

• La desviación corresponde principalmente a que la ejecución de los contratos 103-207, 103-215 103-240 está en proceso de cierre administrativo, por lo que su ejecución a la fecha es nula, o muy baja, en espera de ajustes de saldos remanentes y reclamos. El contrato 103-40, tiene una ejecución de casi un 51 %, esto responde a que los registros se realizan con dos meses de retraso (a través de una rendición de cuentas), ya que se le asigna un adelanto de fondos mensualmente, a través de un anticipo y luego se realiza la imputación. Para el contrato 103-236, con una ejecución cercana al 250%, por cancelación de gastos de nacionalización del año anterior, igual que para el contrato 103-223, que no estaba contemplado para este ejercicio. En el caso de la O-C520, el proceso de contratación se desfasó en casi un semestre, su ejecución es muy baja.

Es importante destacar, que el período de estudio para el año 2004, comprende hasta el mes de Agosto por iniciarse esta investigación en el mes de septiembre.

Como se puede observar, la información referente a la justificación del presupuesto planificado contra el ejecutado, es más específica que en años anteriores, lo que permite una mejor interpretación del mismo para en base a dichas justificaciones, elaborar las recomendaciones pertinentes.

5.4 Justificaciones

Para comprender mejor las causas que originaron el comportamiento de los contratos durante el período comprendido del año 2000 al 2004, es importante determinar cuáles fueron las que mayor incidencia mostraron y tienen en la ejecución presupuestaria. Con el propósito de cumplir con esto, se elaboro una lista más específica indicando las justificaciones, y el número de veces que repitieron. En la tabla 2 se presentan dichas justificaciones.

Tabla 2. Justificaciones

(Muchas de las justificaciones se repitieron durante dos meses seguidos, sin embargo, estas se registraron de igual manera en la tabla. Aclarando que aunque haya retrasos en la ejecución presupuestaria, la ejecución física muchas veces está dentro de lo normal)

5.5 Diagrama de Pareto

Para visualizar de manera más sistemática las justificaciones y su incidencia, en la tabla 3 se ordenaron los datos y se calcularon los porcentajes de frecuencia respectivos. En la figura 5, se muestra el comportamiento de los datos, donde se observa claramente cuáles son las principales causas, y el número de consecuencias que generan. En el gráfico se detalla como la cancelación de facturas del ejercicio anterior, los retrasos en la presentación de facturas por parte del contratista y el retraso en los programas, son los que mayor incidencia tienen en las desviaciones tanto positivas como negativas del presupuesto de los contratos.

Como se puede observar, la cancelación de facturas del ejercicio anterior, retrasos en la entrega de facturas y retrasos en el programa, son las causas que mayor incidencia tuvieron en la ejecución de los contratos, esto de acuerdo a la información consultada y analizada. Es de notar que a pesar de verse por separados, estas causas pueden estar, y de hecho lo están, relacionadas, pues un retraso en la entrega de facturas por parte del contratista, le ocasiona a la empresa el desfase presupuestal que se muestra en los Apéndices. El resultado de esto es que en los primeros meses del año, se procesen facturas del año anterior.

Esta situación no es siempre constante, pues para tratar de solventar estos inconvenientes, en los últimos meses del año, se ejerce mayor presión para que el contratista entregue las facturas denominadas proforma" (denominadas así por CVG EDELCA para comprometer los fondos que quedan con el estimado de trabajo, a pesar de que no se cancela el monto inmediatamente, pero si se hace el año siguiente). Estas facturas proforma no tienen valor ante el Seniat, pero debe expresar de manera visible su nombre y en el ejercicio siguiente el contratista envía a CVG EDELCA la factura legal, aclarando que el monto no debe ser superior al establecido en la proforma.

Tabla 3. Porcentajes de las Justificaciones

Figura 5. Diagrama de Pareto

5.6 Planificación Presupuestaria

Uno de los factores que inciden en la justificación es cómo se ha realizado la planificación presupuestaria de un contrato a lo largo del período de duración, para esto se puede observar el grupo de Apéndices 1-5 donde se verifica la planificación del presupuesto, y una observación que surgió fue la baja ejecución durante los dos primeros meses del año, situación que puede ser aprovechada en los meses siguientes, mejorando así el porcentaje de ejecución mensual. Para estudiar como incide esta planificación, se revisaron las gráficas de los Apéndices mencionados, y se comprobó que en un 44% de los gráficos anuales de los contratos, así como se representa en la Tabla 3, mostró una ejecución a partir del mes de Marzo, aún cuando se planificaba desde Enero.

La forma en que se planifica la ejecución presupuestaria varía de acuerdo a los diferentes administradores de contrato, en consenso con los coordinadores de contratos y el contratista. Sin embargo, esta planificación debe estar basada en la información, que referente a la facturación, envía el contratista, aunado al programa general de la obra.

Tabla 3. Porcentaje de Ejecución a partir de Marzo. Apéndices1-5

CAPÍTULO VI

Análisis de los resultados

Con base en la información verificada en el capítulo anterior, se analizaron las alternativas de mejoras en la ejecución de los contratos principales de Caruachi y Tocoma.

A pesar de que las dos principales causas de las desviaciones en la ejecución presupuestaria de los contratos que se analizaron, fueron la cancelación de facturas del ejercicio anterior y los retrasos en la presentación de facturas, y parecieran en un principio escapar de las manos de CVG EDELCA, pero así como las otras causas, estas también pueden ser analizadas para determinar donde se puede mejorar la situación. Para esto, se requiere un estudio más profundo de las sub-causas que generan estas desviaciones, y en base a estas, plantear un Diagrama de Ishikawa donde se vean las relaciones causa-efecto.

Para poder verificar esas sub-causas, es importante contar con especificaciones más detalladas de las razones que ocasionaron dichas desviaciones en la ejecución de los contratos, para esto se recomienda la normalización de un indicador de gestión para cada contrato, permitiendo llevar un control más adecuado y formal de la ejecución de los contratos, sirviendo a la vez de soporte de datos para estudios posteriores, y donde se documenten las causas y posibles sub-causas por las cuales existe una diferencia entre el presupuesto aprobado versus el presupuesto ejecutado, a objeto de tomar las medidas correctivas.

Este control puede ser llevado, dependiendo de la carga de trabajo, por el administrador de cada contrato, o para evitar una sobrecarga de labores, por una persona encargada de la División Control de Proyectos de Generación. Con esto lo que se quiere es llevar en tiempo real, las causas de las desviaciones en la ejecución del presupuesto de los contratos, cumpliendo a su vez con parte de la norma de excelencia de gestión implementada por la empresa CVG EDELCA.

6.1 Normalización del Indicador de Gestión

INDICADOR:

Cumplimiento en la Ejecución de los Contratos (CEC)

1. Definición del Indicador

• Expresión Conceptual:

El indicador expresa el porcentaje de cumplimiento (Efectividad), en cuanto a la ejecución del presupuesto de los contratos.

• Expresión Matemática:

CEC =

Donde:

Presupuesto Aprobado: Se refiere a los recursos presupuestarios aprobados y modificados por la División de Presupuesto para cada contrato durante el período evaluado.

Presupuesto Real Ejecutado: Se refiere al presupuesto que ha sido causado y pagado para cada contrato durante el período evaluado.

2. Objetivos

• Controlar la ejecución del presupuesto de los contratos, a fin de corregir oportunamente las posibles desviaciones que puedan presentarse.

• Medir la eficiencia en el manejo de los recursos asignados para cada contrato.

3. Niveles de Referencia

En este aspecto se utilizará un solo nivel de referencia, el cual es: el nivel planificado o meta.

Este nivel es determinado mediante técnicas de consenso con los Administradores de Contrato y con el Asistente de la División Control de Proyectos de Generación.

4. Subdivisión

5. Árbol de Factores y Niveles de Responsabilidad

5.1 Análisis de los Factores

Planificación presupuestaria: Se refiere a variaciones en la planificación presupuestaria por cambios en el programa.

Bajo rendimiento del contratista: Se refiere al incumplimiento del contratista en la ejecución del programa de construcción vigente, baja productividad en la ejecución de obras.

Retrasos en la facturación: Se refiere a las facturas presentadas por el contratista de manera desfasada con el avance físico.

Retrasos en el programa: Se refiere a cambios que de manera imprevista tengan que hacerse en el programa para disminuir el ritmo.

Obras adicionales: Se refieren a aquellas obras que se encuentran fuera del alcance de los contratos originales.

6. Reporte y Consideraciones de Gestión

6.1 Consideraciones de gestión:

6.2 Periodicidad e intensidad

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

6.3 Quién / Quienes:

• Coordinador del Reporte:

Asistente administrativo de la División

• Co-responsables de Factores del 1er Nivel:

Gerente de División Control de Proyectos de Generación – Jefe de Departamento Administración de Contrato – Administrador de Contrato.

7. Información y Datos

7.1 Tipo y forma de medir

La información para este indicador (Cumplimiento en la Ejecución de los Contratos), se obtiene de los registros cargados en el sistema SAP que se hagan una vez procesada mensualmente la valuación de cada contrato. Para determinar la ponderación de la ejecución de los contratos se calcula el cociente total del monto del presupuesto aprobado entre el total del monto del presupuesto ejecutado. Luego se sustituyen estos datos en la expresión matemática del indicador. Estos cálculos se realizan automáticamente en una plantilla del programa MS.Excel, formato de reporte.

7.2 Formato de Reporte

En el Anexo 1 se muestra el formato de reporte a ser utilizado para verificar el indicador de cumplimiento en la ejecución de los contratos.

Elementos que contempla el Formato de Reporte:

• Sección

• Indicador

• Control Nº

• Fecha

• Observaciones

• Acciones

• Pronóstico

Unidad: Es la unidad a la cual pertenece el indicador que se está evaluando.

Indicador: Corresponde a la expresión matemática del indicador que se esta evaluando.

Control Nº: En cada revisión trimestral que se realiza se debe llenar esta casilla para llevar un mayor control.

Fecha: Es la fecha cuando se realiza el Informe de Gestión.

Observaciones: Es un renglón utilizado por la persona encargada de llenar el formato para colocar algunas observaciones.

Acciones: Es el conjunto de pasos que se empleará para afianzar o fortalecer la Gestión.

Pronóstico: Es señalar o predecir lo que pudiera suceder si no se aplican las acciones establecidas.

Conclusiones

De los resultados obtenidos en la investigación se concluyen los aspectos siguientes:

• 1. Las principales causas de desviación en la ejecución presupuestaria de los contratos, no son responsabilidad directa de CVG EDELCA, por ser eventos ligados a los contratistas.

• 2. Las justificaciones de las desviaciones son documentadas de manera informal, impidiendo determinar posibles sub-causas, lo cual no permite realizar un estudio más profundo para minimizarlas.

• 3. No se lleva un registro adecuado mediante un Indicador de Gestión de los contratos, que facilitare el tratamiento en el manejo de los mismos.

• 4. Las desviaciones en cuanto a la ejecución presupuestaria de los contratos, no refleja la posible desviación en el avance físico de las obras relacionadas, puesto que una de las principales causas de desviación fue la presentación retrasada de facturas.

• 5. Del análisis hecho al comportamiento de los contratos, se observó que en un 44% de los casos, la ejecución se inicio a partir del mes de marzo, a pesar de que existen recursos sin utilizar durante los dos primeros meses del año.

Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron en este estudio, se recomiendan las acciones siguientes:

• 1. Implementar el Indicador de Gestión para los Contratos, lo que brindará mejores alternativas de verificación y control de la ejecución presupuestaria.

• 2. Integrar y unificar esfuerzos en la detección de las causas principales que afectan la ejecución de los contratos, donde se involucra las personas responsables y ligadas de manera directa a los mismos.

• 3. Considerar en la planificación presupuestaria de los contratos, el porcentaje de contratos que dejan de ejecutarse durante los primeros dos (2) meses del años y la utilización de dichos recursos.

• 4. Establecer reuniones basadas en los resultados arrojados por el indicador para tomar las acciones que amerite la situación presentada por el contrato.

• 5. Unificar esfuerzos y criterios que permitan una mejor circulación de la información, pues esto se vera reflejado en el mejor control de los contratos y en los logros de la División Control de Proyectos de Generación.

Bibliografía

• AMAT, Joan. (1989). La Importancia del Control de Gestión en el Proceso Productivo. Novamáquina.

• MAYNARD, H. Manual del Ingeniero Industrial. McGraw-Hill. Cuarta Edición. 1996.

• MONTERO, Franklin. (2002) Diseño y Normalización de un Sistema de Indicadores de Gestión en la División de Supervisión de Obras Civiles de la empresa CVG EDELCA. Trabajo de Grado.

• NARVÁEZ, Rosa. (1997) Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes. Ciudad Guayana. Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Segunda Edición.

• Oficina Nacional de Presupuesto. Conceptos de Presupuesto. (Documento en línea) http://www.onapre.gov.ve/conceptos/conceptos.html Consultado en Diciembre 2004

• PEREZ, Marisol. El Sistema de Control de Gestión. Conceptos Básicos para su Diseño. (Documento en línea). www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/67/siscontrges.htm. Consultado en Octubre 2004.

DEDICATORIA

A Dios, por acompañarme y permitirme comprobar que la meta es la que uno se proponga.

A mis padres, Sudelia González de López y José López, quienes han sido mi guía y la luz que me ha iluminado en los momentos mas difíciles de mi vida.

A mi abuela Rosa, por darme apoyo desde el inicio de mis estudios.

A mis hermanos, José, Diego y Enrique, amigos invalorables.

A todos mis tíos por haberme aportado ese grano de arena con sus consejos y apoyo.

A todos gracias.

AGRADECIMIENTOS

A la UNEXPO, por ser mi casa de estudio y formación.

A todos los profesores que han influido en mi formación tanto académica, como profesional, un abrazo para ustedes.

Al Ing. Andrés Eloy Blanco, tutor Académico, por su orientación y apoyo en la formación de mi carrera

A todos los compañeros de clases, en especial a aquellos que son como hermanos para mi.

A la empresa CVG Electrificación del Caroní, C.A. (CVG EDELCA) por brindarme la oportunidad de dar un paso más en mi formación como Ingeniero Industrial.

Al Ing. Luis Nieves, TSU Lilian Lazcano y Soraida Valles por abrirme las puertas de su enseñanza y amistad y ser parte de la familia que integra la División Control de Proyectos de Generación. En especial a Lilian Lazcano por ser el alma y guía de este proyecto.

A la Ing. Ylen Sarkis, por prestarme su apoyo como tutor industrial.

A todos los compañeros de trabajo que me ofrecieron su amistad y de una u otra forma ayudaron a la realización de este proyecto.

Autor:

López G., César E. (Enero, 2005)