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Manual de Outlook Express

Enviado por anacronico

    (se recomienda bajar el archivo para una mejor presentacion)

    Introducción

    Enviar correo a través de todo el país puede llevarle varios días, y varias semanas si se trata de mandarlo alrededor del mundo. Para ahorrar dinero y tiempo, usamos correo electrónico. Es rápido, es fácil de usar y es mucho más barato que la oficina de correos. ¿ Qué es el correo electrónico? En su forma más sencilla, el correo electrónico es un mensaje electrónico enviado desde un computador a otro. Usted puede enviar o recibir mensajes relacionados con su trabajo, incluso archivos vinculados (Adjuntados), como imágenes u otros documentos. Puede también enviar programas de computador.

    De la misma manera que una carta hace escalas en diferentes oficinas de correos a lo largo de su camino, el correo electrónico pasa de un computador a otro mientras es dirigido a lo largo de la red. Cada ordenador lee la dirección de correo electrónico y lo dirige a otro computador hasta que finalmente alcanza su destino. Entonces es guardado en un buzón electrónico. Con Internet este proceso lleva por lo general unos pocos minutos, permitiéndole comunicarse con millones de personas alrededor del mundo de manera fácil y rápida a cualquier hora del día o de la noche, y al coste de una llamada local.

    El correo electrónico es una herramienta que puede acelerar el proceso de comunicación con las diversas personas con quien mantiene contacto. Como tal, esta herramienta tiene sus pro y contras, será su capacidad personal la que hará que funcione como espera.

    ¿ Cómo localizo la dirección de correo electrónico de alguien?

    ¡ Preguntele! O bien cuando le envíen correo, mire la dirección "De:". A menudo, las direcciones de correo electrónico (e-mail) aparecen en las páginas web.

    ¿ Puedo tener problemas con el correo Electrónico?

    SI. Algunas formas son acoso, envíos de correo no deseado y masivo, correo encadenado, fraude y tergiversación, y "engaños" (falsificar un mensaje para que parezca que procede de otro usuario)

    Cuando lea un E-mail tenga la precaución de borrarlo o almacenarlo en alguna carpeta o disquete, después de leído. No es aconsejable que su mensaje este a la vista de cualquier persona. Si cuenta con un computador de uso personal, colóquele clave. Es recomendable que cambie su password o clave constantemente. Trate de verificar la existencia de virus en los archivos adjuntos que le envían.

    El correo es personal. No preste su E-mail

    No diga la clave a cualquier persona

    No deje abierto Outlook con mensajes, si es que va a salir de su puesto de trabajo.

    Para iniciar el Correo Electrónico

    1.- Cargue Outlook Express

    2.- Haga click en botón de enviar y recibir ( F5 )

    3.- Lea los posibles mensajes recibidos

    4.- Redacte el mensaje a enviar

    Ventana de Inicio de Correo Electrónico

    Esta ventana se abrirá al cargar el outlook en su computadora.

    Archivo Menú en el cual se trabaja con lo referente a guardar mensajes y creación de carpetas.

    Antes de proceder a cualquier operación elija el mensaje con el cual va a trabajar.

    ABRIR

    Abrirá una nueva ventana para la visualización del correo.

    GUARDAR COMO

    Permite archivar el correo en algún lugar a establecer (Carpeta o Diskette )

    GUARDAR DATOS ADJUNTOS

    Permite grabar el archivo que esta adjunto en el mensaje.

    GUARDAR COMO MENSAJE HTML

    Permite grabar el correo como una página web.

    CARPETA ( Trabajar con carpetas )

    Carpeta Nueva

    1. Marque el lugar a crear su carpeta
    2. Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta
    3. Digite el nombre de la carpeta a crear
    4. De Click en Aceptar

    Cambiar Nombre

    1. Ubíquese con el Mouse en la carpeta a cambiar el nombre
    2. Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta
    3. Marque cambiar nombre
    4. Digite el nombre de la carpeta
    5. De click en aceptar

    Mover a

    1. Seleccione la carpeta a mover
    2. Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta
    3. Elija mover a
    4. Seleccione el lugar a mover su carpeta
    5. De click en aceptar

    Eliminar

    1. Seleccione la carpeta a eliminar ( de Supr para eliminar }
    2. Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta
    3. Elija eliminar
    4. De click en aceptar si es que va a eliminar la carpeta

    IMPORTAR

    Podrá importar archivos de otros programas.

    Libretas de Direcciones : Seleccione Lista a Importar.

    Mensajes : Seleccione programa de correo de donde importara los mensajes

    Configuración de cuenta : Podrá configurar su cuenta electrónica.

    EXPORTAR

    Podrá exportar libretas de direcciones y mensajes a otros programas

    IMPRIMIR

    Permite imprimir el mensaje seleccionado

    PROPIEDADES

    Mostrara datos del documento o carpeta seleccionada

    CERRAR SESION

    Cierra sesión de usuario de red

    SALIR

    Sale del programa Outlook

    Edición Menú en el cual se trabaja lo referente al tratamiento del texto

    Antes de proceder a cualquier operación seleccione el texto con el cual va a trabajar.

    COPIAR

    Copia un texto seleccionado en algún lugar a destinar

    SELECCIONAR TODO

    Seleccionar todo el texto para ser copiado en otro programa

    ELIMINAR

    Elimina el mensaje seleccionado

    MOVER A CARPETA

    Seleccionando el mensaje este podrá ser movido a la carpeta deseada

    COPIAR A CARPETA

    Seleccionando el mensaje este podrá ser copiado a una carpeta o diskette

    MARCAR COMO LEIDO

    Marcara el mensaje como leído y el icono de la carta se abrirá.

    MARCAR TODO COMO LEIDO

    Marcara todos los mensajes como leídos y abrirá el icono de la carta.

    MARCAR COMO NO LEIDOS

    Marcara el mensaje y cerrara el icono de la carta

    ENCONTRAR USUARIOS

    Podrá buscar direcciones de usuarios en sus libretas de direcciones

    BUSCAR TEXTO

    Podrá buscar una palabra especial en el mensaje

    BUSCAR MENSAJE

    Podrá buscar mensajes de persona en fechas anteriores

    Ver Menú de visualización del contexto de Outlook

    VISTA ACTUAL

    Vera los mensajes filtrados por – Todos los mensajes – Mensajes no leídos

    SIGUIENTE

    Podrá moverse entre los mensajes siguiente, anterior sin leer, siguiente carpeta

    COLUMNAS

    Podrá personalizar las columnas de visualización, deberá agregar los elementos a visualizar

    ORDENAR POR

    Ordenará sus mensajes por distintas categorías : Prioridad, asuntos, etc.

    FUENTES

    Cambiará el tipo de fuente de la letra

    IDIOMA

    Seleccionara el tipo de idioma

    BARRA DE HERRAMIENTAS

    Visualizará la barra de herramientas (No es recomendable desactivarla)

    BARRA DE ESTADO

    Visualizará el estado en que proceso se encuentra el programa

    DISTRIBUCION

    Personalizará su programa de correo, la barra de herramientas y el panel.

    ACTUALIZAR

    Actualizará los mensajes recibidos y enviados

    Ir a Menú de posicionamiento en carpetas y páginas Web

    SUBIR UN NIVEL

    Subirá a la carpeta siguiente o a un nivel superior

    IR A CARPETA

    Irá a la carpeta deseada

    PAGINA PRINCIPAL

    Lo enviará a la página predeterminada de Internet en este caso www.ust.cl

    BUSCAR EN EL WEB

    Lo enviará a los motores de búsqueda de Internet

    LO MEJOR DEL WEB

    Lo enviará a paginas de web

    BANDEJA DE ENTRADA

    Mostrará la bandeja de entrada

    NOTICIAS

    Sitios de noticias. Servicio no activado por el momento

    Herramientas

    ENVIAR

    Enviara su mensaje de la bandeja de entrada.

    ENVIAR Y RECIBIR

    Enviara sus elementos de la bandeja de entrada y buscara posibles mensajes nuevos

    DESCARGAR TODO

    Bajara todos sus mensajes recibidos

    LIBRETA DE DIRECCIONES

    Tendrá la posibilidad de crear una libreta con las direcciones electrónicas que utiliza frecuentemente. (Utilícela para crear grupos, al principio será tedioso, pero ahorrara tiempo y recursos en un tiempo futuro.)

    ASISTENTE PARA LA BANDEJA DE ENTRADA

    Podrá seleccionar sus mensajes con condiciones especiales y moverlos a carpetas personalizadas (Si condiciona sus mensajes, podrá dirigirlos a carpetas personalizadas.)

    CUENTAS

    Creara mas de una cuenta para su correo ( Si tiene mas de una cuenta )

    MATERIAL DE PAPELERIA

    Dará formato a sus mensajes

    OPCIONES

    Personalizará la llegada de mensajes, eliminar mensajes con tiempo, etc.

    Redacción

    MENSAJE NUEVO

    Abrirá una ventana nueva, en donde Ud. creara sus mensajes

    MENSAJE NUEVO USANDO

    Elegirá un material de papelería para personalizar sus mensajes

    RESPONDER A AUTOR

    Responderá al autor del mensaje en donde se abrirá otra ventana, con el mensaje del autor, un signo mayor reverenciando al texto que fue enviado

    RESPONDER A TODOS

    Responderá con un mensaje estándar a todos los autores de mensajes

    REENVIAR

    Reenviara sus mensajes

    REENVIAR COMO DATOS ADJUNTOS

    Podrá redactar un mensaje y adjuntar otro.

    Mensaje Nuevo ( Ventana )

    Haga click en el botón de mensaje nuevo. A continuación verá la ventana de Mensaje Nuevo, en donde puede proceder a redactar su mensaje, tenga en cuenta que los pasos básicos para enviar un E-mail son :

    1. Escribir la dirección del destinatario ( Asegúrese de escribirla correctamente )
    2. Escribir el tema o asunto de su E-mail (Sea breve y coloque lo referente al tema, no algo ambiguo, ya que esto, hará que su mensaje sea leído respecto a la prioridad que se le de)
    3. Redactar el mensaje ( Puede escribir una breve introducción y anexar documentos, planillas, fotos, etc. )
    4. Enviar el Mensaje ( Hacer click en botón de Enviar )

    Podemos distinguir claramente 3 partes en la creación de un E-mail.

    1. Lo referente a los datos del destinatario(s)
    2. El texto o cuerpo del mensaje
    3. El Archivo adjunto, el cual basa su estructura en documentos ya creados.

    Archivo

    MENSAJE NUEVO USANDO

    Cuando existen mas cuentas establecidas se utiliza

    ENVIAR MAS TARDE USANDO

    Cuando existen mas cuentas establecidas se utiliza

    GUARDAR

    Almacena en el Borrador y queda como mensaje en espera

    GUARDAR COMO

    Almacenar mensaje o correo en una carpeta o diskette a elegir

    COPIAR A CARPETAS

    Elegir mensaje y enviar a carpeta

    PROPIEDADES

    Mostrara datos del archivo respectivo como medio de información

    CERRAR

    Cerrara ventana

    Edición ( para trabajar con texto en el mensaje )

    DESHACER : Deshará cualquier operación hecha anteriormente

    REHACER : Volverá hacer lo deshecho

    CORTAR : Cortara el texto seleccionado

    COPIAR : Copiara el texto seleccionado

    PEGAR : Pegara el texto seleccionado

    SELECCIONAR TODO : Seleccionara todo el texto

    Ver ( Para visualización de la barra seleccione la que guste tener )

    BARRA DE HERRAMIENTAS

    BARRA DE FORMATO

    BARRA DE ESTADO

    Insertar

    ARCHIVO ADJUNTO

    Adjuntara algún documento, planilla, foto, etc. a su mensaje

    TEXTO DE ARCHIVO

    Adjuntara un texto plano ( solo texto)

    LINEA HORIZONTAL :

    Agregara una línea a su mensaje

    IMAGEN

    Insertara una imagen a su mensaje

    Formato

    ESTILO

    Dará formato a su mensaje, con encabezados, párrafos, etc.

    FUENTE

    Cambiará la fuente del tipo de texto

    ALINEAR

    Alineara el texto, imagen, dentro de su mensaje

    NUMEROS

    Antepondrá números para los párrafos

    VINETAS

    Antepondrá viñetas para los párrafos

    AUMENTAR SANGRIA

    Aumentara la sangría de los párrafos

    REDUCIR SANGRIA

    Reducirá la sangría de los párrafos

    FONDO

    Elegirá el fondo para su mensaje, con imagen y color

    IDIOMA

    Elegirá idioma a elegir

    TEXTO ENRIQUECIDO HTML

    Sirve para la creación de vínculos a otros mensajes o paginas web.

    TEXTO SIN FORMATO

    Dará formato a su mensaje con solo texto

    APLICAR MATERIAL DE PAPELERIA

    Aplicara fondos, color, etc.

    Herramientas

    ORTOGRAFIA

    Chequear faltas de ortografía

    COMPROBAR NOMBRE

    Comprobara nombre de destinatario

    SELECCIONAR DESTINATARIOS

    Seleccionara las direcciones a quien enviar los mensajes

    ESTABLECER PRIORIDAD

    Alta, normal, baja, mostrara un logo en la parte superior derecha.

    CIFRAR

    Para cifrar o esconder mensajes

    FIRMAR DIGITALMENTE

    Establecerá su firma electrónica

    Lo grato, es que no existe una sola manera de efectuar un proceso, puede ejecutar un comando desde el menú, dar click en el botón respectivo, o activar con el botón derecho del Mouse mas opciones a realizar.

    Intente de todas las maneras, hasta que encuentre la que más le adecue. No olvide, Outlook es solo una herramienta que debe funcionar en su beneficio.

    Cuál es la finalidad de una libreta de Direcciones ?

    Mantener un listado de grupos de personas catalogados por algo en común, Por ejemplo :

    Grupo : Profesores Diurnos

    Contacto : Juan Perez

    Camila Soto

    Pedro Castro pcastro[arroba]ust.cl

    En la Fig. 1. aparece la pantalla de inicio de Outlook Express.

    Cree una libreta. De click en el botón de libretas de direcciones.

    En la Fig. 2. aparece la pantalla

    de libretas de direcciones, donde podemos visualizar los botones de :

    Nuevo contacto: Crea una tarjeta electrónica. Nuevo Grupo : Crea un grupo de direcciones. Propiedades : Establece los datos Personales. Eliminar : Elimina un contacto.

    Buscar : Busca datos de personas

    Pasos para la creación

    1. De click en el botón de Nuevo contacto, si es que desea crear una sola dirección. Ingrese los datos de la persona. Fig. 5
    3. De click en el botón de Nuevo grupo Fig. 2, si es que desea crear un conjunto de direcciones, se le recomienda crear grupos, ya que después puede elegir a un contacto especifico.

    En la Fig. 3 aparece la pantalla de l nuevo grupo a establecer, donde Ud. Debe :

    1. Nombre del grupo.
    2. Dar click en Nuevo contacto, para la creación de ese contacto.
    3. Seleccionar Miembros, cuando ya los tiene ingresados.
    4. Quitar contactos.
    5. Establecer Propiedades

    Personal

    Fig.4 Cuadro de dialogo en donde podrá ingresar los datos de su contacto.

    1. Primer Nombre
    2. Segundo Nombre
    3. Apellido
    4. Sobrenombre
    5. Mostrar (aparecerá instantáneamente)
    6. Dirección electrónica
    • De click en agregar luego de ingresar los datos que desea tener.
    • De click en domicilio, negocios, otros, conferencia, identificadores digitales, si es que desea ingresar esos datos.
    • De click en Aceptar si es que desea salir del ingreso del contacto.

    Domicilio

    Fig. 5 Datos referentes al domicilio de la persona, dirección, teléfono, fax, ciudad,etc.

    Puede direccionar una página Web de la persona en cuestión. De click en aceptar, si es que desea salir del ingreso del nuevo contacto.

    Negocios

    Fig. 6 Anote los datos referentes al trabajo de su contacto.

    Compañía, dirección de la compañía, puesto, departamento, etc.

    Puede direccionar una página Web de la persona en cuestión. De click en aceptar, si es que desea salir del ingreso del nuevo contacto.

    Uso de la Libreta de Direcciones

    Terminada su libreta, esta deberá ser la apariencia de ella.

    Fig. 7 Los grupos se verán con los iconos de personas, y los contactos con iconos de tarjetas.

    El grupo Directores, quedo integrado por los distintos directores de carreras de la Universidad, seleccione un miembro con el Mouse y luego de click al botón propiedades, en el cual podrá cambiar los datos existentes de ese contacto seleccionado.

    Grupo

    Fig. 8 Con el Mouse seleccione un contacto, de click en el botón propiedades y cambie los datos referentes a su contacto.

     Redacción de Mensaje a un Grupo

    Fig. 9 Para redactar un mensaje y destinarlo a un grupo, de click en el botón Redactar mensaje

     

    Fig. 10 De click en el botón de direcciones, el cual se caracteriza por poseer un icono que asemeja a un libro abierto.

    Para la selección del grupo. Fig. 11

    1. Seleccione el grupo de destino. Marque con el Mouse el grupo, luego haga click en botón Para->. Este será su destino. En el ejemplo, el grupo de Comercial.
    2. Seleccione el grupo quien recibirá una copia, marque con el Mouse el grupo, luego haga click en botón CC->. Este será su destino de copia. En el ejemplo será para el grupo de Directores.
    3. Seleccione el destinatario de la copia Confidencial, marque con el Mouse el grupo, luego haga click en botón Cco->. Este será su destino de copia confidencial. En el ejemplo será a una persona especifica, no a un grupo.
    4. Puede cambiar las propiedades, de click en el botón Propiedades
    5. Finalizado el proceso de elección de destinatarios de click en aceptar.

    Fig. 12 En mensaje nuevo aparecerán los destinatarios elegidos

    El mensaje será recibido por el grupo comercial, la copia la recibirá el grupo directores, y la copia confidencial será destinada a Eduardo fuenzalida.

    Ahora debe especificar el asunto y proceder a redactar el mensaje.

    Fin al proceso de creación de una Libreta.

    Adjuntar Archivos de otros programas

    Fig. 13 Adjuntar es insertar algún documento "Existente" a nuestro mensaje, con lo cual podríamos enviar cierta cantidad de documentos de varios tipos, y el destinatario podrá trabajar sobre ellos.

    1. Para adjuntar un archivo, de click en el Icono que asemeja a un clip.
    2. A continuación seleccione un documento de una carpeta a su elección, y de click en botón de adjuntar.
    3. Inserte los archivos que crea que son necesarios, no olvide que, mientras mayor sea la cantidad de archivos adjuntos, el envió como el recibo traerá como consecuencia una descarga del mensaje mucho más lenta que si fuese solo un mensaje simple.

    Fig. 14 En la figura se ven los iconos de los documentos Adjuntados al mensaje.

    Nota : las imágenes son las que contienen mas peso, en kilobytes, si envía una imagen demorara mas que un documento simple sin formato (Archivo de texto).

    Fin al proceso de Adjuntar un archivo a un mensaje.

     

     

    Autor:

    Javier Serrano

    anacronico[arroba]hotmail.com