Si se considera en su forma externa hay en la actualidad en América Latina dos tipos de documentos de Registro el libro y el acta individual, o ficha constituida por una hija suelta. Los Registros Eclesiásticos o Parroquiales que pueden considerarse el antecedente inmediato del Registro Civil y cuyo objeto era la Anotación de Bautismos, los Entierros y los Casamientos, siempre se llevaron en libros hay que aceptar que eran apropiados para la época.
Cuando a principios de Siglo (por regla general), los Estados adoptaron la decisión de reemplazar los Registros Eclesiásticos, por Registros Civiles, el Libro continuo en uso como documento de Registro, talvez por simple inercia o porque la necesidad de cambio no se había hecho evidente no obstante de los dicho no se pude corregir que en la época actual el Libro sea el mejor tipo de documento de Registro, ni el más apropiado para lograr que un servicio de Registro Civil funcione eficientemente.
No hay Recomendaciones Internacionales al respecto, de modo que los países pueden adoptar el que estimen mas conveniente, según el grado de modernización que deseen otorgar a dicho organismo, la complicidad de la vida moderna que exige precisión y rapidez a los servicios que integran la Administración Pública y el desarrollo de Tecnología Moderna que se podría utilizar en el Registro Civil, como las Computadoras y Scanner hacen aconsejable revisar el criterio adoptado para decidir sobre nuevas bases, el tipo de documento de registro mas conveniente.
La Adopción de un documento de registro de tipo de ficha necesita cumplimiento previo de ciertas condiciones, porque requiere un manejo mas cuidadoso entre ellas hay que citar la Zonificación del País, que permite establecer normas de competencia; la profesionalización del Registrador Civil Municipal y un grado mínimo de organización de todo el servicio mucho se ha discutido sobre las ventajas de un tipo de documento sobre otro aunque casi siempre las argumentaciones han tenido carácter pragmático, no exento de subjetividad. Cuatro elementos se utilizan a continuación para presentar en un paralelo el libro y la ficha: espacio, costo, seguridad, flexibilidad de manejo.
Si se considera sólo el tamaño del documento mismo, se pude concluir que en ambos tipos las ventajas están equipadas, porque si bien es cierto que en el documento de tipo Libro una hoja se destina a dos partidas ó Inscripciones, la ficha puede ser de la mitad del tamaño de una hoja si el diseño se proyecta de modo que las Anotaciones Marginales se sitúen el reverso pero respecto de los libros hay que considerar otros aspectos que ocupan espacio, los Márgenes que suelen ser algo más amplios que en el caso de las fichas; las tapas de Cartón ó de otro material más sólido, las páginas que se reservan para las Certificaciones de apertura y de clausura (nota de autorización y de cierre), las páginas que se reservan al final de cada Libro, para los índices Semialfabeticos y Semicronología, que en la práctica resultan de escasa utilidad y las páginas en blanco que inevitablemente se producen en los libros al término de cada año.
Por su parte las fichas requieren de muebles o "Kardex" especiales para su mantenimiento y es probable que ellos impliquen mayor espacio que los anaqueles abiertos destinados al mantenimiento de los libros a menos que se diseñen especialmente.
Se puede aceptar en principio que por los "Kardex" que las fichas requieren, el costo de este tipo de documento de registro sea mayor que el de los Libros, pero el libro necesita además empaste y preempasté periódico, por el deterioro que produce su uso cotidiano, mayor que el de las fichas. Hay que considerar al mismo tiempo el valor del material destinado a los certificados de apertura y clausura y a los índices situados al final de cada libro, así como las hojas en blanco mencionados en el párrafo anterior que constituyen una perdida neta de material.
De modo especial hay que considerar que el documento tipo ficha, se transforma en un excelente índice alfabético mediante su sola clasificación periódica, índice que no tiene prácticamente costo adicional ni errores de transcripción, los que hasta ahora no se han podido suprimir, cualquier otro que sea el tipo de libro requiere de la confección de índices alfabéticos adicionales que representan trabajo y costo considerables, especialmente si los índices se proyectan como para ser elaborados mediante computadora, es bastante seguro aunque no se haya podido cuantificar el problema, que por este último factor el costo del documento tipo ficha sea a la postre menor que el documento de tipo libro.
En materia de transporte desde el Plano Local al Plano Nacional, no hay ventajas de un tipo de documento sobre otro porque de igual modo se puede extraviar un libro que un paquete de fichas.
El almacenamiento de las fichas en "Kardex" metálicos usualmente con llave, es indudablemente más seguro que el de los libros en anaqueles abiertos, seguridad que no solo se refiere a Robos o Extravíos sino también los peligros de incendios y en cuanto a posibilidades de adulteración, situados en el campo a posibilidades de adulteración, situados en el campo delictual, son iguales de ambos tipos de registros; pero sise conviene en que hay mayores posibilidades de que ello ocurra en el Plano Local que el Plano Nacional, hay que tener presente que el libro obliga a mantener en la oficina local los dos ejemplares hasta que se completen (Libros Original y Copiador), en tanto que la ficha agiliza al máximo la oportunidad de uno de los ejemplares al Archivo Central.
Es incuestionable que la ficha es un documento más dúctil y flexible que el libro lo que constituye una ventaja apreciable, la mayor flexibilidad de la ficha, cobra relieve en varios aspectos:
- Suprime las formalidades de los certificados de apertura y cierre y los índices por libro que en la actualidad se consideran inútiles.
- La ficha puede dactilografiarse acelerando el Proceso de la Inscripción y suprimiendo el grave problema de la Ilegibilidad que en el libro siempre subsiste porque necesariamente se debe llenar en forma manuscrita.
- La ficha permite abrir varias líneas de atención al público, en tanto que el libro obliga a practicar las Inscripciones una después de otra en perjuicio de los interesados, ya que las líneas paralelas de atención al aumentar notoriamente la capacidad de atención de la Oficina y mejoran el servicio que se presta a la colectividad.
- La ficha favorece la Adopción de sistema de Captura de Imagen (Scanner), para la dación de Certificados, acelerando también el proceso.
- Según el material que se emplee la ficha puede permitir que ambos ejemplares del Registro se llenen en forma simultanea en tanto que en el Libro esta posibilidad nunca existe.
En suma, dos razones parecen otorgar a la fichas mayores ventajas que en el Libro como documento de Registro, la posibilidad de contar con índices alfabéticos sin errores de transcripción y sin costo adicional; y la flexibilidad de manejo que se traduce en una mayor posibilidad de incorporar Tecnología Moderna al Registro Civil, y a la postre en un servicio a la colectividad más eficiente.
Todavía subsiste el libro como documento de Registro en la mayoría de Países en América Latina, el proceso de cambio recién se inicio en la década del 70 con lentitud y timidez, lo que guarda consonancia con el hecho de que en casi ningún País el Registro Civil reúne las condiciones previas mencionadas en párrafos anteriores para hacer recomendable la adopción de un documento de Registro tipo ficha.
Solo tres países están utilizando la Ficha Colombia para nacimientos vivos únicamente Ecuador para nacimientos, Matrimonios y Defunciones, pero en un solo ejemplar del Registro el que el funcionario local remite al Archivo Central; el ejemplar que se archiva en la Oficina Local continua siendo un Libro; y México (Distrito Federal), para Nacimientos, Matrimonios y Defunciones.
ELABORADO POR LA UNIDAD DE CAPACITACIÓN DEL RNP.
Abogado
Jorge Fernando Martinez Gabourel
Oficial de capacitación Registro Nacional de las Personas
HONDURAS CA