Formalización

Introducción

La formalización no es un concepto neutro . En realidad, el grado hasta el cual está formalizada una organización es un indicador de las perspectivas de quienes toman decisiones en ella respecto de los miembros de la misma.

Las reglas y procedimientos diseñados para mejorar las contingencias que enfrentan las organizaciones, forman parte de lo que se llama formalización.

En el presente trabajo, analizamos todas la variantes que se relacionan con este proceso tradicional. Dicho proceso, se lo puede vincular con el concepto de : organización prescrita.

"Establecer objetivos e ir por ellos"; "organizar racionalmente, claramente y eficientemente"; Especificar cada detalle para que cada uno esté seguro de la tarea que debe realizar"; "planear, organizar y controlar". Estas y otras ideas similares se engranan normalmente en nuestra forma de pensar sobre una organización o del modo que valoramos y comprendemos la practica organizacional. Pera mucha gente es casi una segunda naturaleza el organizar, estableciendo una estructura de actitudes claramente definidas enlazadas por las líneas de ordenes, comunicaciones, coordinación y control.

Políticas, programas , planes y procedimientos normalizados ayudan de nuevo a simplificar la organización real. Estas ayudas explican el por qué organizaciones en diferentes situaciones varían el énfasis sobre las normas , programas , jerarquías , metas y objetivos como una forma de actividad controlada e interesada.

La formalización es un proceso que hoy en día subsiste en muchas organizaciones , por lo que se hace necesario estudiar su naturaleza, propiedades, variables y su b acción con el individuo, para entender el funcionamiento de gran parte de las organizaciones variando en ellas según el grado de formalización que emplean.

Formalización

Concepto La formalización representa el uso de normas en una organización. La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen las funciones de los ocupantes de los cargos , en tanto que la observancia de las normas es una medida de su empleo( Hage y Aikes).

La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno , algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad . Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión de la formalización. .

En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas.

Naturaleza

Gran parte de la esencia de la naturaleza de la formalización ha sido discutida bajo el tema del modelo Weberiano de burocracia. Las normas y procedimientos diseñados para manejar las contingencias enfrentadas por la organización , son parte de los que se llama formalización .El grado en que las normas y procedimientos están presentes varía, como lo veremos a continuación.

Formalización Máxima: las reglas pueden variar desde altamente rígidas a extremadamente laxas. Estas variaciones existen sobre toda la gama de comportamientos cubiertos por las reglas organizacionales . las mismas clases de variaciones existen en términos de procedimientos . Por ejemplo un procedimiento muy formalizado en la línea de ensamble , donde siempre se posa una pieza de material en la misma dirección , desarrollándose el mismo trabajo sobre la misma pieza. En forma similar , en una oficina , las cartas que solicitan cierto tipo de información en respuesta al solicitante. Desde luego , los ejemplos extremos de esto son las respuestas preparadas por computadora a preguntas sobre temas como pagos de menos, o pagos en exceso de los estado de cuentas de tarjeta de crédito.

Formalización Mínima : en el otro extremo del continuo de formalización de procedimientos estarán los casos que son únicos , para los cuales no se han desarrollado procedimientos . En estos casos , los miembros de la organización utilizan su propia discrecionalidad para decidir como proceder. En el extremo estarán los casos que requieren de intuición , y quizás hasta de inspiración , a fin de que se les resuelva . Las organizaciones que tienen poca formalización son aquellas que tratan con las áreas fronterizas de la investigación científica . la mayoría de las organizaciones se encuentran en algún punto intermedio entre estos extremos del continuo de formalización como lo han encontrado las investigaciones realizadas sobre el tema.

El hecho de usar en la organización una formalización máxima o mínima, es en principio una variable originada del tamaño y la edad del ente.

Conceptualmente , la relación que existe entre la variable formalización y las variables edad y tamaño responde a la siguiente hipótesis:

Tal como se ilustra, la formalización está fuertemente relacionada con el crecimiento institucional , aspecto que pasaremos a cubrir en las siguientes líneas.