La Eficiencia, un Traje a la Medida: Diseño de Soluciones Financieras Empresariales

Enviado por Dr. Benjamín González Jordán

Resumen

En este artículo se muestra cómo diseñar las soluciones financieras más adecuadas para cada empresa, según sus fortalezas y debilidades particulares y la situación del mercado en que opera, bajo el principio de que la eficiencia es un traje a la medida. Se cuestiona la eficacia de utilizar los recortes de gastos y de personal como medida fundamental cuando bajan los negocios y falta liquidez, pues los problemas generalmente se deben a diversos desequilibrios entre las variables financieras, a veces por exceso de gastos, pero otras veces por excesiva inmovilización del dinero o por insuficiente adaptación a las exigencias del mercado. Se analiza cómo las variables financieras siguen una función matemática propia de cada empresa, formando combinaciones financieras cuyos parámetros no pueden ser alterados aisladamente sin perder la viabilidad o la competitividad. Se muestra la aplicación del software B-able para diseñar soluciones financieras ajustadas a las necesidades y posibilidades de cada empresa. Se destaca la importancia de elevar el coeficiente B2, que cuantifica la eficiencia financiera de la empresa, y cómo lograrlo.

Abstract

In this article is shown how to design the best financial solutions by taking into account a company"s strengths and weaknesses as well as the characteristics of the environment in which it operates under the criterion of efficiency is a tailored suit. It is questioned the effectiveness of using cost-cutting and mass dismissals as the main solutions when businesses suffer a lack of liquidity or are losing it. It explores how companies' financial problems are due to imbalances of its financial variables (inflows, outflows, immobilization of resources) which are linked by a mathematical (financial) function specific to each company, forming financial combinations – some viable and some not. It shows the application of B-able software to design financial solutions tailored to the needs and capabilities of each company. Finally, it stresses the importance of raising the B2 ratio which quantifies the financial efficiency with which a company manages its business relationships with its customers and suppliers, within the limit of the prevailing market conditions and a company"s negotiation power.

Términos clave: capital de trabajo – equilibrio financiero – eficiencia – planificación financiera – liquidez – flujo de caja – solución financiera

Introducción

Para muchos empresarios en todo el mundo, reducir gastos es la solución más a la mano cuando el zapato aprieta desde el punto de vista financiero. En épocas de crisis, los recortes de personal y de otras partidas de gasto están a la orden del día, como si fuera esta la única o la mejor forma de ahorrar dinero.

Sin embargo, los gastos son solo una de las muchas variables financieras que pueden moverse en una empresa para enfrentar o evitar sus problemas financieros. Todas las variables financieras de una empresa (dinero al fin y al cabo) están relacionadas entre sí según una función matemática cuyos parámetros son propios de cada empresa, por lo tanto, para cada valor de una estas variables financieras, las restantes solo podrán tomar determinados valores si se quiere que el dinero alcance, no podrán tomar cualquier valor que alguien decida a voluntad.

Cuando se estudia cuidadosamente el funcionamiento y las cifras en la mayoría de las empresas (siete de cada ocho) se observa que el exceso de gastos es el menor de los males de una empresa en problemas y recortarlos es, sin embargo, la "solución" a la que comúnmente se acude. A fin de cuentas se dejan sin resolver los problemas esenciales y se crean otros nuevos.

En este artículo se cuestiona la eficacia de utilizar los recortes de gastos y de personal como medida fundamental cuando bajan las ventas y falta liquidez y se muestra cómo diseñar las soluciones financieras más adecuadas para cada empresa, según sus fortalezas y debilidades particulares y la situación del mercado en que opera, bajo el principio de que la eficiencia es un traje a la medida.

¿Es recortar gastos una buena solución?

Recortar gastos tiene importantes efectos colaterales que no son nada deseables. Cuando se recorta personal y gastos en una empresa, también se está:

Botando o regalando el capital humano que se preparó y desarrolló en la empresa
Lanzando a la calle muchísimos secretos y know-how que se dejan en manos de potenciales competidores
Creando un clima muy desfavorable entre los empleados que quedan en la empresa, descontentos por las bruscas afectaciones a las condiciones de trabajo que forman parte de su bienestar y de su salario real y donde los "dicen que van a sacar a 20 más…" se vuelven tema permanente. Cada uno estará entonces más preocupado por encontrar aliados que le permitan sobrevivir en la empresa o por buscar otras opciones de empleo, que por crear valor, innovar o negociar bien con proveedores y clientes.
Afectando la vida de muchas personas y de sus familias
Contribuyendo a disminuir la demanda global y, consecuentemente, a profundizar la crisis económica.

En el mundo de hoy, lo que más tiene que cuidar una empresa es su personal, su capital humano. Todo lo demás se repone fácilmente, con igual o mayor calidad, en el momento apropiado; las personas capaces y comprometidas con su empresa, no.

Pero entonces, ¿qué hacer cuando las ventas bajan significativamente y el horizonte se ve difícil en todas direcciones?

¿Es recortar gastos la única solución?

Lo primero es entender que el problema es de DINERO, no necesariamente de GASTOS, y que para resolverlo es necesario que entre más DINERO, que salga menos o que este se utilice racionalmente y permanezca menos tiempo inmovilizado. Reducir gastos es solo una de las formas para que salga un poco menos dinero de la empresa, pero en muchos casos se convierte también en una vía para que entre muchísimo menos, por lo que a la larga el efecto puede ser muy contraproducente. Los gastos son solo una de las muchas variables financieras que pueden moverse en una empresa, pero no la única, existen otras soluciones.

En cualquier empresa, por pequeña que sea, es posible recortar un 5% o hasta un 10% de gastos que son innecesarios (o incluso necesarios) pero todos los análisis demuestran que en la inmensa mayoría de las empresas donde hay malgasto, generalmente hay excesos de inventario y/o de cuentas por cobrar 10 veces mayores que los gastos innecesarios, debido a una gestión comercial o productiva ineficiente, por lo que se puede ahorrar varias veces más buscando un buen comprador, un buen director de ventas o un buen jefe de producción (y estableciéndole las metas adecuadas a cada uno de ellos) que despidiendo a media empresa.

Si se estudia cuidadosamente el funcionamiento y las cifras de cualquier empresa se verá que no solo son gastos lo que sobra, generalmente el exceso de gastos es el menor de los males de una empresa en problemas y recortarlos es, sin embargo, la "solución" a la que comúnmente se acude. A fin de cuentas se dejan sin resolver los problemas esenciales, que generalmente son otros, y se crean otros nuevos como los mencionados al inicio.

En la empresa sucede como en el béisbol o el fútbol: podrá decirse lo que se quiera sobre lo difícil que está el pitcheo o la defensa contrarios, pero si usted no batea hits o no mete goles hay que buscar a otro, a uno que no necesite mantener 150 días de inventario para garantizar la continuidad de la producción y de las ventas. Y lo mismo se puede decir de la gestión de ventas y las Cuentas por Cobrar o de la calidad del mantenimiento y las interrupciones productivas o la organización de la producción y la eficiencia productiva.

Mucho más importante que el exceso de gastos es el daño que hace a una empresa la falta de motivación del personal o una dirección acomodada a una supuesta estabilidad, que pierde la iniciativa y la capacidad de entender los cambios del mercado, de diversificarse e innovar continuamente creando nuevos productos y servicios, de dar un servicio de calidad total.

Ahora bien, ¿por qué entonces se apela tanto a los recortes de gastos y personal? Reducir gastos es la solución que muchas veces imponen los jefes superiores a los intermedios porque es lo único que pueden decidir a su nivel, dado que están lejos de la gestión interna de la organización y muchas veces no conocen donde están las verdaderas reservas, que no aparecen suficientemente explícitas en los informes o que no se interpretan adecuadamente.

Pero además por una evidente y simple razón: muchos directivos necesitan Utilidades por encima de todo porque de ellas depende la evaluación que hagan sus respectivos jefes de su desempeño en el puesto y los reconocimientos y premios de todo tipo, y muchos propietarios solo entienden de Utilidades porque de ellas salen sus Dividendos y en buena medida el valor inmediato de sus acciones. Esto hace que en muchísimas empresas se tomen decisiones en función de maximizar la Utilidad a corto plazo, poniendo en juego el futuro de la empresa a mediano y a no tan largo plazo.

Olvidan que los propietarios (llámense Bill Gates o Liborio) no necesitan mayores Utilidades sino mayor rendimiento sobre su inversión, el cual depende no solo de las mayores Utilidades sino también de la minimización y utilización más eficientemente de los recursos de que dispone la empresa (los inventarios, el crédito comercial a los clientes, el equipamiento e instalaciones productivos e improductivos, entre otros) y de mantener un nivel de endeudamiento razonable. Insisto, la rentabilidad que obtienen los propietarios de una empresa no depende solo de reducir los costos y gastos, sino también y en gran medida, del monto de los recursos (activos) utilizados o inmovilizados y también del nivel de apalancamiento de la empresa[1]Tener activos en exceso (existencias, cuentas por cobrar, equipamiento,…) que no son otra cosa que dinero inmovilizado inútilmente, es generalmente más perjudicial para la rentabilidad del propietario que gastar lo necesario o incluso lo innecesario. Para ser más concretos, así ocurre en siete de cada ocho empresas, según nuestros análisis.

Entonces, ¿es recortar gastos la única solución? No, no es la única y para muchas empresas no es tampoco la mejor solución, puede incluso ser la peor, la que determine la pérdida de sus ventajas competitivas y su salida del mercado. Es una solución para apelar a ella solo cuando por otras vías no se logran los resultados necesarios, y solo hasta el mínimo imprescindible.

Pirámide de Dupont

edu.red

La Eficiencia, un Traje a la Medida

Los problemas financieros de las empresas se deben a desequilibrios entre sus variables financieras, o sea, a desproporciones entre:

Ventas
Márgenes comerciales
Niveles y calidad de las Compras de insumos y mercancías
Dinero inmovilizado en Inventarios
Dinero inmovilizado en manos de los clientes (Cuentas y Efectos por Cobrar)
Gastos Fijos
Financiamiento obtenido de los proveedores (Cuentas y Efectos por Pagar)
Otras obligaciones a pagar, contraídas o impuestas
Dividendos a pagar
Inversiones a ejecutar
Financiamiento bancario

Me explico: todas estas variables no son otra cosa que dinero, bajo diferentes formas por las cuales este va transitando continuamente según el ciclo D – M – D" de la empresa de que se trate, pero dinero al fin y al cabo. Si para los actuales niveles de venta el dinero no está alcanzando, puede ser porque se está gastando mucho, pero también porque está comprando mucho o mal, negociando mal con los clientes y proveedores, o simplemente, porque la empresa no es capaz de adaptarse a los cambios del mercado y la competencia, a lo que el mercado le está pidiendo a gritos, y está queriendo vender lo que a los clientes potenciales ya no le interesa, porque dejó de innovar, de crear nuevos productos y servicios a la velocidad necesaria, se ha estancado.

Todas estas variables están relacionadas entre sí formando combinaciones financieras, o sea, para cada valor de una estas variables financieras, las restantes solo podrán tomar ciertos valores si se quiere que el dinero alcance, no podrán tomar cualquier valor que alguien decida por su cuenta.

Dicho en términos matemáticos: cuando por alguna razón objetiva o subjetiva, interna o externa, una o más variables financieras se convierten en variables independientes, automáticamente las restantes pasan a ser variables dependientes, siguiendo una determinada función matemática cuyos parámetros son propios de cada empresa, por lo que no podrán tomar cualquier valor que deseemos darle. Es matemática simple, no solo buenos deseos.

Este es el principio básico de la administración financiera empresarial. Del reconocimiento y aplicación eficaz de estos fundamentos depende que el dinero alcance. Ignorarlo significa, simplemente, quedarse sin dinero.

Las variables financieras forman combinaciones; algunas de esas combinaciones financieras son viables[2]y otras no, es decir, algunas combinaciones financieras (planes, proyecciones) permiten que el dinero alcance y otras combinaciones llevan a la empresa a un embarque financiero planificado.

Las combinaciones financieras posibles en una empresa son infinitas, pero no todas son viables. Ninguna empresa necesita, ni puede, ser perfecta en el manejo de todas las variables financieras, tener valores óptimos en todas y cada una de ellas, pero tampoco puede manejarlas todas de forma deficiente o ignorando la absoluta interdependencia que las une. No se puede ser bueno en todo, pero tampoco se puede ser malo en todo, es necesario compensar lo malo con lo bueno y lo muy malo con lo muy bueno, de manera tal que tengamos varias combinaciones financieras viables y de ellas seleccionemos las más eficientes y las que de mejor manera garanticen el cumplimiento de los objetivos y obligaciones de la empresa y su sostenibilidad a largo plazo bajo el principio de que la eficiencia es un traje a la medida.

Y luego, si en una combinación financiera viable se modifica el valor de alguna de las variables que la forman (por alguna decisión que usted tome o como consecuencia de algún factor externo que escape a su control), para que el dinero alcance habrá que modificar consecuentemente alguna(s) de las demás variables hasta obtener una nueva combinación financiera viable.

Ahora bien, ¿cómo compatibilizar todas esas variables en una solución coherente donde el dinero alcance? Por supuesto que es más fácil recortar gastos que mover a la vez decenas de variables financieras diferentes para encontrar una solución adecuada.

B-able: Software para el Diseño de Soluciones Financieras Empresariales[3]

(www.b-ablesoftware.com)

A continuación se explicará el software B-able, creado precisamente para diseñar las soluciones financieras más adecuadas para cada empresa, ajustadas a sus características, fortalezas y debilidades particulares (a lo buena o lo mala que es en cada faceta de su actividad) y a la situación del mercado en que opera, que resulten viables, alcanzables y suficientemente eficientes, de manera que la empresa pueda cumplir con todos sus objetivos y con todos sus compromisos de pago.

Para ello, proyecta los Límites Financieros Admisibles, es decir, la combinación viable de valores de las variables financieras para cada escenario considerado.

Este software:

Está programado en C#, sobre plataforma .net
Funciona tanto en Windows XP como en Windows Vista y Windows 7
Integra todas las variables financieras de la empresa en un algoritmo único
Permite diseñar en un rato las mejores soluciones financieras para construir la liquidez de cualquier empresa !!!
Incorpora nuevos métodos de validación y cuantificación de la calidad de la solución (Coeficientes B1 y B2 de Viabilidad y Eficiencia Financiera)
Permite ajustar las variables clave al valor deseado, modificando consecuentemente todas las demás
Permite proyectar en minutos una solución diferente si cambia el escenario
Permite exportar los reportes de salida a ficheros .xls, .doc y .pdf
Está disponible en Español e Inglés

Las Salidas de B-able le dan todas las respuestas necesarias para administrar financieramente una empresa, los valores que debe controlar para que la empresa funcione y pueda satisfacer todas sus obligaciones y compromisos sin que le falte dinero.

Concretemos, ¿qué se necesita saber y controlar en una empresa para que el dinero alcance?

Primero lo primero: cualquier solución financiera tiene que partir de un análisis del mercado, tan profundo como sea posible hacerlo, que permita definir las Ventas Esperadas, o sea, cuánto es posible vender en el período para el cual se está diseñando una solución financiera: en lo que resta del año, el año próximo, etc. Eso no lo sabe nadie con certeza, porque son muchos los factores que en la práctica pueden hacer variar al alza o a la baja los niveles de venta, pero en cualquier proyección o proceso de planificación es imprescindible comenzar haciendo dos o tres buenas estimaciones con diferentes niveles de optimismo, que permitan diseñar diferentes soluciones financieras concebidas para el escenario esperado, para un escenario más optimista y para otro concebido con mayor grado de pesimismo. Es sabido que cualquier plan tiene que ser flexible, adaptable a la evolución del mercado.

Entonces, de acuerdo al nivel de ventas previsto en cada escenario, el que le permita la situación general del mercado y las ventajas y desventajas competitivas de su empresa, para administrarla eficazmente se necesita buscar la combinación de valores de las variables financieras que mejor se adapte a las características de la empresa y a la situación del mercado, los valores que puede y debe tomar cada una de las variables financieras, de manera que se logren los objetivos previstos y el dinero alcance. B-able le permite definir cuáles son los Límites Financieros Admisibles para el período que se proyecta, ajustados a las Ventas Esperadas y a los valores posibles y necesarios de cada una de las variables en cada escenario, o sea:

Cuánto se necesita y cuanto se puede comprar de materias primas, insumos y mercancías para la venta
Cuánto es posible pagar a los proveedores y cuánto financiamiento comercial es conveniente y posible obtener de ellos, según el poder negociador que se tenga
Cuánto dinero es posible y necesario asignar a gastos fijos y a otros gastos de operación de la empresa
Cuánto dinero es necesario dedicar a devolver préstamos que vencen en el período que se proyecta
Cuánto se puede invertir en el desarrollo tecnológico – productivo de la empresa, en marketing, etc.
Cuánto dinero es necesario dedicar a pagar el impuesto sobre utilidades y otros impuestos
Cuánto dinero puede distribuirse en dividendos o aportes a los propietarios
Cuánto se necesita y se puede cobrar en el período, de acuerdo a las Ventas esperadas y al ciclo de cobro que se considera alcanzable
Cuánto financiamiento externo se necesita y se puede obtener, ya sea bajo la forma de préstamos a corto, mediano o largo plazo o bajo la forma de ampliaciones del capital de los propietarios
Máximo nivel de Inventarios que es necesario y admisible mantener
Máximo nivel de Cuentas por Cobrar que es aceptable o inevitable mantener
Efectivo necesario para operar de manera fluida.

En cualquiera de estas variables se puede fijar el valor que considere adecuado según la situación de la empresa y del mercado, o el que le obliguen a poner sus jefes o los propietarios de la empresa, pero usted y ellos deberán tener muy en cuenta que entonces tendrá que mover los valores de las restantes variables hasta que obtenga una combinación financiera viable, sino no le alcanzará el dinero, tan simple como eso.

B-able no solo le ayudará a encontrar las mejores combinaciones financieras viables (los Límites Financieros Admisibles) sino que, para cada una de ellas, le dará como valor añadido:

La proyección del Flujo de Caja o Presupuesto de Tesorería de la empresa, abierto en cada una de las partidas que representan entradas o salidas de efectivo
La proyección del Estado de Resultados
La proyección del Estado de Origen y Aplicación de Fondos

La Eficiencia Financiera de la Solución

Como se explicaba más arriba, si se quiere que el dinero alcance hay que encontrar al menos una combinación financiera viable. Ahora bien, entre todas las combinaciones viables es necesario seleccionar aquella:

Que sea alcanzable para la empresa teniendo en cuenta tanto sus fortalezas y debilidades como las oportunidades y limitaciones que le impone el mercado. Es decir, que sea alcanzable para la empresa partiendo de que no es perfecta, ni óptima, ni está en la media del sector, sino simplemente es como es, buena en unas cosas y mala o regular en otras.
Que satisfaga en la mayor medida posible los objetivos, compromisos y obligaciones de la empresa
Que sea lo más eficiente posible

Como parte del know-how que tiene incorporado este software, se incluyen los coeficientes B1 y B2, los cuales cuantifican respectivamente para cada solución proyectada, la viabilidad de la empresa y la eficiencia financiera que es capaz de alcanzar en su gestión y en sus relaciones comerciales con clientes y proveedores, dentro de los límites que le conceden el mercado y su poder negociador con unos y otros[4]

El ratio B2 cuantifica una relación matemática muy importante que existe, tengámosla o no en cuenta, entre los márgenes comerciales con que logra vender una empresa, los niveles de ineficiencia que puede permitirse en la rotación de sus activos corrientes y la rapidez con que puede pagar a sus proveedores.

La empresa debe tratar de lograr que el valor de este ratio sea lo más alto posible, y es muy deseable que sea mayor que 1. Cuanto mayor sea su valor, tanto mayor será la generación de dinero en las operaciones de la empresa, ya sea gracias a su posicionamiento en el mercado que le permita lograr determinados márgenes comerciales, a su nivel de eficiencia en el manejo de sus activos corrientes o a su poder negociador con clientes y proveedores. Cuando el ratio B2 alcanza un valor igual a 1, la empresa estará pagando a sus proveedores en el plazo mínimo que le permiten sus márgenes comerciales y su eficiencia en la administración del capital circulante.

Una empresa puede operar con un bajo coeficiente B2 hasta donde se lo permita el coeficiente de viabilidad financiera B1 pero, cuanto menor sea su valor, más capital de trabajo tendrá inmovilizado innecesariamente y más dinero externo requerirá para poder operar.

Conclusiones

De lo expuesto, es importante destacar las siguientes ideas:

1. Los problemas financieros de las empresas en muchos casos no pueden resolverse recortando gastos pues su origen es mucho más complejo: se deben a desequilibrios entre las diferentes variables financieras, resultantes de su tratamiento aislado y de ineficiencias en la gestión productiva comercial o logística de la empresa, que se resumen en insuficientes entradas, excesivas salidas o excesiva inmovilización del dinero.
2. Para cada valor de una de las variables financieras, las restantes solo podrán tomar determinados valores si se quiere que el dinero alcance, no podrán tomar cualquier valor que alguien decida aisladamente. Cuando por alguna razón interna o externa, una o varias variables financieras se convierten en variables independientes, automáticamente las restantes se convierten en variables dependientes, siguiendo una determinada función matemática cuyos parámetros son propios de cada empresa. Por lo tanto, todas estas variables están relacionadas entre sí formando combinaciones financieras, unas viables y otras no.
3. Las combinaciones financieras para una empresa son infinitas. Ninguna empresa puede, ni necesita, ser perfecta en el manejo de todas estas variables financieras, tener valores óptimos en todas y cada una de ellas, pero tampoco puede manejarlas todas de forma deficiente o ignorando la absoluta interdependencia que las une. No se puede ser bueno en todo, pero tampoco se puede ser malo en todo, es necesario compensar lo malo con lo bueno y lo muy malo con lo muy bueno, de manera tal que obtengamos algunas combinaciones financieras viables y de ellas seleccionemos las más eficientes y las que de mejor manera garanticen el cumplimiento de los objetivos y obligaciones de la empresa. Es matemática simple, no solo buenos deseos. Ignorarlo significa, simplemente, quedarse sin dinero.
4. B-able es un software cuyo manejo es bastante simple, al alcance de cualquier directivo, especialista, consultor, profesor o entrenador de ejecutivos. Está programado para diseñar la solución financiera más adecuada para cada empresa, una solución viable, alcanzable y suficientemente eficiente, ajustada a sus características, fortalezas y debilidades particulares, a la empresa tal como realmente es, para que pueda cumplir con todos sus objetivos y compromisos de pago. Para ello, proyecta a corto plazo los Límites Financieros Admisibles, la combinación financiera viable más adecuada para la empresa en cuestión y también el Flujo de Caja, el Estado de Resultados y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
5. El ratio B2 incluido en el software B-able para cuantificar la eficiencia financiera de cada posible solución, expresa una relación matemática muy importante entre los márgenes comerciales con que logra vender una empresa, los niveles de eficiencia o ineficiencia que puede permitirse en la rotación de sus activos corrientes y la rapidez con que paga a sus proveedores. Cuando el ratio B2 alcanza un valor igual a 1, la empresa está pagando a sus proveedores en el plazo mínimo que sus márgenes comerciales y su eficiencia en la administración del capital circulante le permiten.

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http://www.fpadvantage.com/

Autor:

Dr. Benjamín González Jordán

[1] La conocida pirámide de Dupont lo ilustra claramente. La pirámide de Dupont es valiosísima, resume muchas cosas importantes para entender los determinantes de los resultados de una empresa, especialmente todo lo que influye en la rentabilidad del propietario. Matemáticamente: Rk = Ut. Neta / Patrimonio = [Re + e (Re – Cp)] (1-t), donde Re: Rentabilidad Económica (Ut. Operaciones /Activo Total Neto), e: Apalancamiento, endeudamiento (Pasivo Total / Patrim.), Cp: Costo promedio de los Pasivos (Intereses pagados /Pasivo Total), t: Tasa impositiva s/ Utilidades. Pero la pirámide lo grafica de maravilla, lo hace visible y fácilmente entendible.

[2] Una combinación financiera viable es aquella que permite a la empresa cumplir con todas sus obligaciones de pago durante el período que se proyecta.

[3] Si lo desea puede visitar el sitio web www.b-ablesoftware.com “B-able: Software para el Diseño de Soluciones Financieras Empresariales”.

[4] Dedicaré un próximo artículo a publicar las formulaciones de los coeficientes B1 y B2, que son relativamente complejas y requerirá bastante espacio desarrollarlas, analizarlas y explicarlas adecuadamente.