Resumen
En las últimas décadas del siglo XX, el Estado venezolano fue reduciendo progresivamente sus responsabilidades en materia educativa y específicamente en lo referente al nivel de educación superior, favoreciendo a los sectores con mayores ingresos; por lo tanto surgió La Misión Sucre como la estrategia diseñada para romper la exclusión del pueblo a los estudios universitarios.
Dicha Misión municipaliza la educación universitaria a través de Ambientes Locales de Desarrollo Educativo Alternativo Socialista; presentes en todo el territorio nacional, pero la actual estructura por la cual se rigen, luego de un diagnóstico previo, se determinó que no garantiza el pleno funcionamiento de las ALDEAS del municipio San Cristóbal, ni los procesos formativos dentro de estos espacios.
Por ello se diseñó un organigrama de ALDEAS compuesto por tres niveles, el cual a criterio del autor permitirá cumplir con los procesos sustantivos de toda universidad y la consolidación de la Revolución Bolivariana.
Summary:
In the last decades of the twentieth century, the Venezuelan government was gradually reducing its responsibilities in education and specifically in relation to higher education level, favoring the higher income sectors, so Mission Sucre emerged as a strategy designed to break the exclusion of the people to college.
The Mission municipalitation college education through Local Development Environments Socialist Alternative Education; present throughout the national territory, but the current structure which governs, after a previous diagnosis, found that does not guarantee the full functioning of the villages of San Cristobal municipality or educational processes within these spaces.
So we designed a flow chart of Villages consists of three levels, which in the opinion of the author will comply with the substantive processes of all universities and consolidation of the Bolivarian Revolution.
Desarrollo
El ser humano es social por naturaleza por lo cual es innata su predisposición a organizarse y cooperar en relaciones interdependientes. La historia de la humanidad podría trazarse a través del desarrollo de las organizaciones sociales. Las primeras organizaciones fueron la familia y pequeñas tribus nómadas; luego se establecieron las poblaciones permanentes y las comunidades tribales; más tarde se crearon el sistema feudal y las naciones.
Esta evolución de las organizaciones se ha acelerado en los últimos años ya que se hace necesario determinar quién debe hacer ciertas funciones, establecer quién es el responsable de esas funciones y también debe estar claro quién es el que ejerce la dirección de la organización.
Según el diccionario de la Real Academia Española, la palabra estructura proviene del latín "struere" que significa "construir" y de esta definición es importante mencionar que estas se van creando o construyendo a partir de acciones que se realizan conscientemente a lo largo del tiempo.
Muchas personas expresan que la estructura es el organigrama de una institución porque es lo que generalmente se puede observar, pero en realidad el organigrama sólo es una representación gráfica aproximada de la estructura donde se muestran las unidades organizativas, las jerarquías o subordinaciones y el tipo de autoridad presente.
La literatura especializada en el tema como la del autor Henry Mintzberg uno de los gurús de la administración en el estudio de este tema, en su libro La Estructuración de las Organizaciones plantea que "la estructura es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las misma"[1] y por su parte otro experto en el tema como Stoner señala que "la estructura organizativa se refiere a la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y cordinan"[2] por lo que coinciden en su definición acentuando la división del trabajo pero organizándolo y coordinándolo para que funcione.
Una estructura organizacional entonces, en un sistema es fundamental, porque es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social, es decir, suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo esfuerzo, reduciendo los costos y aumentando la productividad; eliminando la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Según lo expresado anteriormente, todas las instituciones necesitan de una estructura, tanto en una empresa productora de bienes o servicios, esto no varía, pues también es indispensable la estructura organizacional para que las instituciones educativas logren sus objetivos, que en el caso de estas instituciones a nivel universitario es el de "conservar, generar y promover cultura"[3].
Las instituciones educativas a nivel universitario, específicamente las aldeas universitarias del municipio San Cristóbal, enmarcadas en la fundación Misión Sucre, aprobadas por los programas nacionales de formación de grados de la Universidad Bolivariana de Venezuela y otras universidades afines a la construcción de la universalización del conocimiento y a la inclusión social de las personas a educación universitaria; ha generado a partir de estas acciones la creación de una estructura para el logro de sus objetivos.
Se puede decir que la estructura de esta organización que se ha empeñado en la municipalización de la educación universitaria no ha tenido mayormente variaciones desde su inicio en el año 2003, su estructura a groso modo tiene los siguientes componentes: se forma por una comisión presidencial a nivel central, el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, La junta directiva, entre otros departamentos a nivel Nacional; a nivel regional, es decir por Estados Federales, la estructura se compone por un coordinador regional, asistente administrativo y asistente académico, coordinadores de ejes, coordinadores municipales y coordinadores de aldeas (estructura territorial).
Para cumplir con el objetivo de garantizar el acceso a la educación universitaria a nivel nacional, se puede leer en la página web de la Misión Sucre lo siguiente: "La Misión Sucre funciona en una infraestructura conformada por una gran red de espacios denominados para efectos de la Misión: "Aldeas Universitarias" (considerados Ambientes Locales de Desarrollo Educativo Alternativo Socialista). Las aldeas se encuentran discriminadas en tres grupos:
1) Escuelas, liceos, casas de cultura, centros penitenciarios y aulas de Instituciones de Educación Universitaria.
2) Instalaciones construidas por la Fundación Misión Sucre.
3) Edificaciones construidas por la Corporación Venezolana de Guayana, Petróleos de Venezuela, Fuerza Armada, Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Gobernaciones, Alcaldías, entre otras"[4].
Cabe acotar que esta concepción se da desde un punto de vista de infraestructura, pero no se define el organigrama de este núcleo, que está compuesto por un coordinador de Aldea, sus profesores (concebidos como asesores), el personal operativo (personal de limpieza y mantenimiento) y los estudiantes (concebidos como triunfadores).
En este sentido las aldeas universitarias deben procurar la eficiencia en todos sus procesos, y para ello se requiere de una buena organización que con la observación realizada dentro de las aldeas del municipio San Cristóbal, esto no es siempre así, a pesar de los múltiples esfuerzos que se hacen para lograr los objetivos planteados y fundamentales (conservar, generar y promover cultura) dado que es muy limitada su estructura en esta célula tan operativa e importante de la organización en general, ya que es aquí donde precisamente se lleva a cabo los procesos sustantivos.
Es cotidiano en una aldea universitaria que se presenten constantemente problemas administrativos (en entrega de recaudos) en las coordinaciones de ejes (entiéndase eje como la coordinación de las aldeas de determinado grupo de municipios) y de programas de formación de grado; que el coordinador esté sobre cargado de trabajo, tanto académica, administrativa y sociopolíticamente, además de eso se sienta limitado de ejercer sus funciones; que no se logre cumplir a cabalidad con los objetivos propuestos, a pesar de que estos no son ostentosos ni desmedidos, entre otras cosas.
Entonces la pregunta a realizar es: ¿Cuál sería la estructura organizativa que permita perfeccionar el funcionamiento de los procesos sustantivos universitarios en las Aldeas Universitarias del Municipio San Cristóbal?
Para dar respuesta a esta interrogante fue necesario diseñar la estructura organizativa para perfeccionar el funcionamiento de las Aldeas Universitarias del municipio San Cristóbal, diagnosticando el sistema organizativo existente y partiendo de este se diseñó la propuesta de la nueva forma de organización.
El diagnóstico se realizó con una entrevista aplicada a los 24 coordinadores de las ALDEAS universitarias del municipio San Cristóbal y con esta técnica de recolección de información se evidenció que la gestión de los coordinadores es precaria, las funciones que deben cumplir son muchas y la organización actual de la aldea depende de esta persona.
Así mismo se aplicó una encuesta a 74 profesores asesores que representan el 35% de los asesores presentes en el municipio San Cristóbal, donde se constataron los inconvenientes o dificultades expresadas por los coordinadores en la entrevista, lo que indica que no se está trabajando de la manera deseada.
Dentro del diagnóstico se observa la estructura actual presente en el siguiente organigrama:
Figura 2.1 Organigrama de la aldea
Todas las aldeas del municipio tienen este organigrama para cumplir con el objetivo de crear, preservar y promover cultura. Cada integrante de esta estructura tiene las siguientes funciones:
El coordinador de aldea tiene tres aspectos fundamentales a atender que se subdividen en muchas tareas, aspectos administrativos, aspectos académicos, aspectos sociopolíticos.
Entre los aspectos administrativos debe:
Controlar la asistencia y puntualidad de profesores asesores.
Entregar a la Coordinación Regional las actas de notas de los diferentes Programas de Formación de Grado (PFG) que se desarrollan en las Aldeas Universitarias, así como la orientación y los lineamientos para que los profesores hagan la carga de notas.
Conocer de los principales problemas que inciden en el correcto funcionamiento del proceso de formación en la aldea universitaria.
Control de la matrícula de estudiantes.
Carga de profesores al sistema SAMS (sistema interno que maneja el pago a los asesores) en el lapso correspondiente.
Cargar las secciones y profesores en el sistema Sucre (Sistema interno) en el lapso que corresponde.
Diseñar los horarios docentes
Planificar y controlar la limpieza y mantenimiento de la aldea.
Recibir los lineamientos del nivel organizativo superior, es decir, del coordinador de eje, de las coordinaciones de cada programa y de la coordinación de control de estudios, para citar algunos.
Entre los aspectos académicos:
Evaluar el desempeño de los profesores asesores y captación del personal.
Conocimiento general de los proyectos que se desarrollan en los diferentes programas de formación de grado.
Revisar la planificación y la ejecución de la misma a los docentes asesores.
Planificación y control de desarrollo de los consejos de sección y reuniones de aldeas.
Diagnóstico de la preparación metodológica de los docentes.
Aspectos sociopolíticos:
Implicación en los eventos políticos desarrollados, tanto en lo personal, en la preparación de los estudiantes y profesores, la movilización de la aldea, el control de la participación, discusión y análisis de resultados.
Diagnóstico político-ideológico de estudiantes y profesores.
Organización del movimiento estudiantil.
Planificación de las actividades políticas, académicas, culturales y deportivas a desarrollar en la aldea universitaria.
Organización del personal a las campañas del Partido Socialista Unido de Venezuela.
Para tratar de cumplir con estas actividades el coordinador según el organigrama debe delegar sobre los profesores asesores que en promedio por aldea según la observación del investigador se mueve por el orden de 12 a 20 asesores; a los estudiantes que en promedio por aldea oscilan entre 120 y 150 estudiantes, en algunas aldeas conformados por consejos estudiantiles (organización estudiantil), y entre el personal operativo que son en promedio dos personas.
Los profesores asesores tienen como funciones las siguientes:
Llevar a cabo los procesos formativos.
Planificar y desarrollar el currículo de cada asignatura que imparta.
Entregar su planificación al coordinador de aldea.
Entregar las actas de evaluación de cada sección al coordinador de la aldea.
Participar en las actividades sociopolíticas de la aldea.
Llevar el control de asistencia de los estudiantes.
Consejo Estudiantil: es una organización de estudiantes dentro de la aldea, sus miembros son como su nombre lo indica, estudiantes; estos representantes estudiantiles son escogidos democráticamente por los estudiantes y se dividen en varios comités como lo son: comité deportivo, cultural, financiero, de bienestar estudiantil, entre otros que establece el reglamento de consejos estudiantiles. La finalidad de este grupo es velar por los derechos estudiantiles.
Personal de apoyo: está compuesto por dos personas en cada una de las aldeas y su función es velar por el mantenimiento, limpieza y aseo del recinto.
Dentro de esta estructura y sus funciones, se puede apreciar que todas las funciones que tiene el coordinador de la aldea son difíciles de realizar eficientemente y concluirlas a tiempo, es aquí donde surge el retraso con respecto a los recaudos a entregar en los niveles superiores de la organización de la Misión Sucre y además los procesos sustantivos universitarios no se manifiestan satisfactoriamente en estos espacios.
Es por esto que nueve expertos seleccionados a través del método Delphi, han diseñado una nueva estructura organizacional de las ALDEAS donde se perfeccione los procesos inherentes a la misma, donde el organigrama planteado es el siguiente:
Figura 3.4 El organigrama propuesto.
En la representación gráfica de la estructura propuesta se toman en cuenta la división del trabajo, la departamentalización, el tamaño y la funcionalidad de la estructura para lograr la coordinación.
Se plantea el principio de departamentalización, con el propósito de dividir el trabajo del coordinador en actividades comunes, en este caso funcionales, ya que los departamentos de vicecoordinación académica y vicecoordinación administrativa se encargarán de un área determinada dentro del proceso administrativo; así como el consejo asesor y el consejo estudiantil permitirá tomar en cuenta a todo el personal de la organización.
Por otra parte, se prevé que el coordinador de aldea no tenga un número muy grande de subordinados o colaboradores, sino que éste ya tiene definido los responsables dentro de departamento, que en su efecto deberá rendirle cuentas al coordinador de las actividades asignadas, como lo muestra en el organigrama el flujo de autoridad. La especialización, la coordinación y la formalización por lo dicho anteriormente es lo que se está previendo en la estructura actual.
La funcionalidad de la estructura planteada: es necesario tener en cuenta los elementos de una organización, definición de los deberes, derechos, actividad de cada persona y autoridad, por lo cual se plantea para cada puesto:
Coordinador de Aldea: tendrá la obligación de planificar, organizar, coordinar y controlar los aspectos administrativos, académicos y sociopolíticos de la aldea universitaria. Teniendo como subordinados directos al vicecoordinador administrativo y al vicecoordinador administrativo. A su vez dirigirá y controlará las actividades de los procesos sustantivos, en el consejo estudiantil y en el consejo de asesores.
El coordinador recibirá asesoría de las dos vicecoordinaciones y de los consejos tanto estudiantiles como docentes.
Consejo asesor: Será el encargado como órgano colectivo, de llevar adelante todos los procesos sustantivos vinculados con la institución: formación, de trabajo metodológico, de extensión, investigaciones y todo lo relacionado con las actividades administrativas.
Asesorando al coordinador de aldea en la toma de decisiones que se relacionen con los aspectos antes mencionados.
El consejo estudiantil: Estará representado por el consejo del poder popular de triunfadores de la Misión Sucre; organizados según el reglamento interno de dicho consejo promulgado en mayo de 2008.
Conjuntamente con el coordinador de la aldea guiarán y harán cumplir lo establecido en el reglamento en pro de las garantías y actividades que este establece.
Vicecoordinador administrativo: Tendrá como función llevar a cabo todas las actividades administrativas dentro de la aldea como lo son:
Controlar la asistencia y puntualidad de profesores asesores.
Entregar a la coordinación de la aldea las actas de notas.
Encargarse de las actividades relacionadas con los sistemas SAMS y SUCRE.
Hacer conocer los lineamientos a las demás unidades de la aldea.
Controlar la matrícula de estudiantes.
Diseñar los horarios docentes.
Controlar el mantenimiento de la aldea.
Emitir y recibir las constancias, oficios o informes solicitados por el coordinador de aldea.
Hacer la caracterización de personal de la aldea.
Controlar los bienes de la aldea.
Dentro del nivel jerárquico, este departamento estará subordinado al coordinador de aldea y estará al mismo nivel del departamento de vicecoordinación académica; teniendo como subordinado al personal operativo de la aldea; como personal de asesoría este departamento contara con el departamento de vicecoordinación académica, a los profesores asesores y al personal operativo.
Vicecoordinador académico: Tendrá las siguientes funciones:
Evaluar el desempeño de los profesores asesores y captación del personal.
Revisar la planificación y la ejecución de la misma por parte de los docentes asesores.
Planificar, organizar, ejecutar y controlar el desarrollo de los consejos de sección y reuniones de aldeas.
Supervisar la preparación metodológica de los docentes.
Tener conocimiento general de los proyectos que se desarrollan en los diferentes programas de formación de grado, así como supervisar las actividades de extensión universitaria.
Supervisar las actividades sociopolíticas que se lleven a cabo dentro de la aldea.
Organizar encuentros de saberes.
Este departamento estará subordinado al coordinador de aldea, y a su vez tendrá como subordinados a los profesores asesores. Estará al mismo nivel organizativo de la vicecoordinación administrativa y su flujo de asesoría lo conforman los docentes y la vicecoordinación administrativa.
Los profesores asesores: serán los encargados de desarrollar las actividades curriculares dentro de la aldea universitaria, deberán entregar todos los recaudos solicitados por la vicecoordinación académica, deberán tener pertinencia con el proceso educativo que impulsa la Revolución Bolivariana y llevará a cabo el proceso formativo dentro de las aldeas universitarias.
Estos docentes asesorarán a la vicecoordinación académica y a la vicecoordinación administrativa.
El personal operativo: Será el encargado de velar por el mantenimiento de los bienes de la aldea, así como ejercer otras funciones que el vicecoordinador le asigne.
Entre las ventajas que posee esta propuesta se pueden enumerar sin un orden determinado las siguientes:
Permite una toma de decisiones participativa en donde los vicecoordinadores, docentes asesores, personal operativo y consejo estudiantil participen en la planificación estratégica y que sus opiniones se tomen en cuenta.
Guía el trabajo a través de las reglas, procedimientos y métodos formalizados, donde se establezcan responsables, se fomente la cooperación, pertinencia y control hacia el logro de los objetivos planificados estratégicamente.
Los propósitos y las metas, así como la misión y los objetivos sean claramente comprendidos por los coordinadores de aldea y todo el personal que labora en ella.
Divide el trabajo, haciendo que el esfuerzo en la coordinación, como en los profesores asesores disminuya su intensidad,. Las funciones del coordinador de aldea se acortan para hacer un proceso directivo más funcional y por lo tanto más eficiente.
Hace énfasis en la innovación, valorando las fortalezas de la organización y las oportunidades del entorno para transformar las debilidades en fortalezas y contrarrestar las amenazas aprovechando las oportunidades.
Promueve la motivación de los trabajadores de la organización universitaria, a medida que se planifican, organizan, se controlan y se transforma la aldea con el cumplimiento de sus objetivos, tanto en lo interno como en lo externo.
Visualiza la aldea como una importante Casa de Estudios dentro de la comunidad, debatiendo temas de interés local, regional, nacional e internacional.
Hacer trabajos de investigación, ciencia y técnica, planificando congresos, exposiciones de experiencias significativas inter-aldeas, conferencias y publicaciones, donde se desarrolle la cultura.
Es estudio del impacto ambiental causado por las organizaciones aledañas a la aldea, concienciando a sus dirigentes acerca de la importancia de cuidas los recursos naturales como garantía de vida; promoviendo también el cuidado hacia los animales y la biodiversidad.
Los integrantes de las aldeas universitarias sienten realmente que forman parte de la misma, y que poseen capacidades intelectuales y creatividad para entregar mucho más dentro de su campo de acción; aportando conocimiento y experiencia a esta Revolución y a la Patria.
La municipalización de la educación universitaria a traído consigo mucho beneficios a la sociedad venezolana, insertando en este nivel a los ciudadanos que una vez que culminaban sus estudios de educación media general o media técnica, no tenían garantizado el acceso a la educación universitaria, hoy día gracias a la revolución bolivariana liderada por el Comandante Hugo Rafael Chávez Frías, estas personas han tenido una oportunidad de superación sin ninguna distinción o exclusión.
Perfeccionar este sistema es imprescindible para la revolución, la consolidación está hecha, pero la transformación debe ser constante.
Dentro de las conclusiones a considerar en esta investigación se encuentran:
Se logró hacer una caracterización detallada de las aldeas universitarias del municipio San Cristóbal, que permite conocer todos los aspectos que resultan decisivos para evaluar el funcionamiento integral de las mismas.
Los resultados de la entrevista aplicada propiciaron conocer la situación real relacionada con las funciones que deben cumplir los coordinadores de aldeas, lo que evidenció que tienen insuficiencias para llevar a cabo sus funciones, debido a la carga tan amplia de trabajo que deben llevar a cabo.
En la encuesta se observó la necesidad que tiene la organización en tomar en cuenta a los profesores asesores y al personal en general en la toma de decisiones, así como se evidenciaron problemas de motivación
La estructura actual por la cual se rigen las aldeas del municipio San Cristóbal no garantiza el pleno funcionamiento de dichas aldeas ni los procesos formativos dentro de estos espacios.
Se logró por lo tanto a través del criterio de expertos, diseñar un organigrama de aldea compuesto por tres niveles, el cual a criterio del autor permitirá cumplir los objetivos de la aldea.
Se elaboraron las funciones con los expertos que diseñaron el organigrama de la estructura, previendo el orden de jerarquía entre cada unidad de trabajo, así como el flujo de asesoramiento que se debe tener en cuenta para el buen funcionamiento de la estructura diseñada.
Bibliografía consultada
Mintzberg Henry. Diseño de las organizaciones eficientes. Mac Gill University. Ed. El Ateneo.
Stoner James. Administración. Séptima Edición. Compendio Digital.
Autor:
Henrry A. Chacón M.
[1] Sánchez, Carlos. Conferencias Diseño de Estructuras. San Cristóbal, Venezuela. 2010.
[2] Ídem a la anterior.
[3] Quesada, Elba. Conferencias Procesos Universitarios, Venezuela. 2011.
[4] http://misionsucre.gov.ve citado en mayo de 2012