Diagnostico organizacional (página 2)

Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.

Análisis de actividades

Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad Análisis de riesgos

Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa. Análisis de portafolio

La contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización.

• Áreas y procesos factibles de diagnostico.

Las áreas en las que se en las que se puede realizar el diagnostico son:

• Gerencia

• Administración

• Almacén

• Ventas

• Metodología.

Toda organización tiene, entre otras características, una cultura propia colectiva e individual, que se expresa en las prácticas de trabajo y de gestión. Esa cultura la constituyen sus valores, creencias, ritos, deseos, mitos, miedos y fantasmas; todo un entramado, social, psicológico, antropológico y psíquico.

El diagnostico se realizara en todas las áreas de la empresa con la finalidad de encontrar problemas y encontrar las posibles soluciones a estos.

C A P Í T U L O II

P E R F I L D E L A O R G A N I Z A C I O N

• Antecedentes y situación actual.

La empresa Distribuidora de Alimentos Ruga, S.A. DE C.V. nace en el año del 2002, como una sociedad anónima de capital variable, su actividad es la distribución de los productos de la marca Kellogg´s en los estados de Guanajuato y Michoacán.

La parte de Michoacán fue vendida casi iniciando operaciones Ruga, ya que los socios no podían mantener un control efectivo en esa zona.

Para la distribución en el Estado de Guanajuato se contaba con una matriz en la ciudad de Celaya y una sucursal en Irapuato para lo cual se contaba con 23 rutas, se trabajo de esta forma hasta el mes de Junio del año 2007 cuando se decide vender la sucursal de Irapuato.

La sucursal de Irapuato fue vendida ya que representaba un problema en cuanto a la administración de la misma, ya que no había alguien que se hiciera responsable de las actividades que se llevaban a cabo.

La empresa ha perdido poco a poco terreno en el estado de Guanajuato, ya que se ha perdido la distribución en las ciudades de Dolores Hidalgo y Valle de Santiago

Actualmente Ruga solamente distribuye en el territorio que comprende las ciudades de:

• Celaya

• Acambaro

• Uriangato

• Jaral del Progreso

• Apaseo el Alto

• Apaseo el Grande

• Salvatierra

• San Miguel de Allende

• Cortázar

• Comonfort

• Juventino Rosas

• Villagrán

Los productos Kellogg´s que distribuye son:

• Línea Special K

• Special K Fresa

• Special K Vainilla

• Special K Manzana-Pera

• Special K Chocolate

• Special K Mini Fresa

• Special K Mini Vainilla

• Línea All Bran

• All Bran Pasas

• All Bran Chocola te

• All Bran Frutal

• All Bran Frutas del Bosque

• All Bran Linaza

• Mini All Bran Canela

• Línea Nutrí Grain

• Nutrí Grain Fresa

• Nutrí Grain Chocolate Fresa

• Nutrí Grain Ciruela

• Nutrí Grain Manzana

• Línea Nutrí Día

• Nutrí Día Yogurht

• Nutrí Día Chocolate

• Nutrí Día Cacahuate

• Línea Infantil

• Barra Zucaritas

• Barra Choco Krispis

• Barra Froot Loops

• Línea Bebidas

• Malteada All Bran Vainilla

• Malteada All Bran Chocolate

• Malteada All Bran Nuez

• Mateada Special K Vainilla

• Malteada Special K Chocolate

• Malteada Choco Melvin

• Línea Snack

• Paquetitos Zucaritas

• Paquetitos Choco Krispis

• Paquetitos Corn Pops

• Paquetitos Froot Loops

• Cereales

• Corn Pops

• Zucaritas

• Choco Zucaritas

• Choco Krispis

• All Bran

• All Bran Flakes

• Raisen Bran Flakes

• Corn Flakes

• Extra

• Special K

• Empanizador Corn Flakes

En el mes de Agosto del año 2007 se comenzó a distribuir la galleta de la marca Cuétara distribuyéndose los siguientes productos:

• Zuco Melón

• Zuco Mandarina

• Zuco Piña Colada

• Zuco Naranja

• Zuco Piña

• Zuco Horchata

• Zuco Fresa

• Zuco Limón

• Zuco Tamarindo

• Zuco Jamaica

• Zuco Durazno

• Zuco Mango

• Exhibidor (galletas)

• Galletas María

• Galleta Sándwich Hojaldra Cajeta

• Galleta Sándwich Hojaldra Chocolate

• Galleta Salada

• Galleta Sándwich Fardo

• Galleta Surtido Diario

• Filosofía organizacional

La filosofía de Ruga es distribuir un producto de calidad y ofrecer nutrición y variedad, así como todos los productos Kellogg´s.

• Organigrama

• Operación

• Ventas

Para la distribución de los productos se han creado 13 rutas divididas en dos equipos de ventas, los cuales están conformados de la siguiente manera:

• Equipo 1

Ruta 1 San Miguel Allende Ruta 2 Cortázar

Ruta 3 Celaya 1

Ruta 4 Celaya 3

Ruta 7 Comonfort

Ruta 12 Celaya 4

Ruta 13 Juventino Rosas y Villagrán

El equipo 1 distribuye en la zona norte de Celaya.

• Equipo 2

Ruta 5 Celaya 2

Ruta 6 Acambaro

Ruta 8 Uriangato

Ruta 9 Jaral del Progreso Ruta 10 Los Apaseos Ruta 11 Salvatierra

El equipo 2 distribuye en la zona sur de Celaya.

En cuanto a la supervisión de la distribución cada equipo tiene un responsable, y a su vez la compañía Kellogg´s envía un supervisor cada 15 días para verificar la forma de trabajar de los vendedores e identificar posibles áreas de oportunidad que no se estén aprovechando correctamente.

• Administración

El área de administración se encarga de elaborar reportes, inventarios, nóminas, liquidaciones, control de cuentas bancarias y liquidaciones de las ventas diarias, depende directamente de gerencia por lo cual no se pueden tomar decisiones si no están avaladas por el gerente, asimismo las actividades son llevadas a cabo mediante las instrucciones del gerente.

2.5. Objetivos, metas y programas.

No se cuenta con objetivos, metas ni programas.

C A P Í T U L O III

D I A G N O S T I C O G E N E R A L

• Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

• Diagnostico de ventas

1.- ¿Ofrece un producto de calidad?

Si, se ofrece un producto de reconocida calidad como es Kellogg´s. 2.- ¿Se cumple con los pedidos a tiempo?

No, en la mayoría de las ocasiones no se tiene producto suficiente. 3.- ¿Tiene un plan de ventas?

Si se tiene

4.- ¿Verifica y cuantifica sus costos? No

5.- ¿Tiene problemas de abastecimiento de mercancía ? Si, no se cuenta con el producto necesario.

6.- ¿Su personal está calificado? Si, el personal tiene experiencia.

7.- ¿Tiene atraso en su equipo por falta de mantenimiento? Sí, hay camionetas que se encuentran descompuestas.

• Diagnostico de operación comercial

1.- ¿Se tiene fijado la imagen del producto en la mente del cliente? Si, es un producto reconocido.

2.- ¿Tiene cuantificado el mercado actual y potencial? No

3.- ¿Cuenta con precios competitivos? No, ante los mayoristas y supermercados

4.- ¿ Su envase del producto lo diferencian de los demás? Si, sobre todo la marca.

5.- ¿Diseña campaña promocional de su producto? La proporciona Kellogg´s

6.- ¿Los canales de distribución están detectados y suplidos en su mayoría? Si

7.- ¿Tiene conciencia de su posicionamiento en el mercado? Si

8.- ¿Conoce a su competencia y la maneja adecuadamente? No

• Diagnostico financiero

1.- ¿Tiene ordenados sus registros contables? Si

2.- ¿Cuantifica su estado de ingresos y egresos? No

3.- ¿Conoce su punto de equilibrio? No

4.- ¿Domina adecuadamente el manejo de inventario de productos? No

5.- ¿Tiene problemas de liquidez inmediata? Si

6.- ¿Diseña mecanismos de control de salida del producto ? Si

7.- ¿Cuantifica el impacto de liquidez por la política de crédito desarrollada hasta el momento?

No

8.- ¿Cuanto se le hace un pedido en forma sorpresiva cuenta con capital de trabajo para suplirlo?

No, no se cuenta con producto suficiente.

De acuerdo al diagnostico de las diferentes áreas de la organización se denota que existen deficiencias en el inventario lo cual se refleja en la falta de atención al cliente, perdida de los mismos y disminución de ventas.

Así como problemas en el área administrativa, costos y en lo que respecta a el clima laboral dentro de la organización, lo cual provoca una alta rotación de personal, falta de compromiso de los empleados con la empresa, así como no se llevan a cabo estrategias fiscales y laborales por la falta de planificación y conocimiento de las mismas.

• Matriz de ubicación del problema

• de Identificación del Problema (RIP)

C A P Í T U L O IV

P L A N T E A M I E N T O D E L D I A G N O S T I C O

• Ubicación conceptual.

1.- ¿En qué consiste el problema?

En la falta de planeación y el no compromiso de los empleados. 2.- ¿Dónde se ubica?

En toda la empresa. 3.- ¿Qué lo genera?

La no planeación y el clima organizacional 4.-Áreas que afecta

Todas

• Ubicación Teórica.

Hipótesis Nula:

"La planeación y un ambiente laboral agradable, permite hacer más eficiente y productiva a la empresa."

Hipótesis alterna:

"La falta de planeación y el mal clima organizacional son indicativos de una empresa mal dirigida."

• Autores y teorías

• Conjunto de ocho pasos que incluye identificar un problema, elegir una alternativa y evaluar la eficacia de la decisión.

• Para tomar una decisión no importa su naturaleza es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la empresa, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema.

• La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte del éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.

• Decisión Programada:

Son programadas en la medida que son repetitivas y rutinarias, así mismo en la medida que se ha desarrollado un método definitivo para poder manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, el mando no tiene necesidad de pasar por el trabajo y gasto de realizar un proceso completo de decisión. Estas decisiones programadas cuentan con unas guías o procedimientos ( pasos secuenciales para resolver un problema) , unas reglas que garanticen consistencias en las disciplinas y con un alto nivel de justicia , aparte de una política, que son las directrices para canalizar el pensamiento del mando en una dirección concreta.

• En una situación donde existe certeza, las personas están razonablemente seguras sobre lo que ocurrirá cuando tomen una decisión, cuentan con información que se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto.

• Enfoque bajo la Teoría General de Sistemas.

• Diagrama de la problemática.

• Cuadro áreas que afecta, síntomas y causa.

C A P Í T U L O V

P R O P U E S T A D E S O L U C I Ó N

• Cuadro de síntomas, causas, propuestas y costos.

• Formulación del plan de acción.

• Nombre.

Propuesta y desarrollo de la planeación de toma de decisiones en la empresa Distribuidora de Alimentos Ruga, S.A. de C.V.

• Objetivo general.

Eficientar y agilizar la toma de decisiones o delegarla a otra persona.

• Objetivos específicos.

• Evitar el desabasto de producto.

• Aprovechar los descuentos por pronto pago.

• Aumentar las ventas.

• Disminuir la rotación de personal.

• Mantener motivado al personal de ventas.

• Cronograma de aplicación.

• Políticas de aplicación.

Políticas de aplicación para el puesto de Director Operativo

• El Director Operativo deberá llevar conocimiento y control de los ingresos y egresos que se realizan diariamente.

• El Director Operativo llevará un control de las operaciones que se lleven en la cuenta bancaria, aparte del que le presenta el Administrador.

• Se deberá de efectuar la orden de pago dentro de las fechas establecidas para evitar problemas económicos y de producto.

• El Director Operativo deberá tener pleno conocimiento de las fechas de pago, así como de los descuentos por pronto pago ya convenidos.

• Deberá tener capacidad en la toma de decisiones y un amplio sentido de responsabilidad.

5.3. Planes de contingencia.

El plan de contingencia propuesto en caso de que el Director Operativo no se encuentre o no sea capaz de tomar las decisiones; es que el Administrador quien también lleva un registro de ingresos, egresos y cuentas bancarias tome la decisión de dar la orden de pago, con la finalidad de evitar el retraso del producto solicitado.

C O N C L U S I O N E S

Al realizar el presente diagnostico, me pude dar cuenta que en la empresa Distribuidora de Alimentos Ruga, S.A. de C.V. existe un grave problema el cual debe de ser solucionado inmediatamente, ya que está afectando a toda la organización y poco a poco se ha ido perdiendo clientes y territorio de distribución, lo cual pone en peligro la permanencia de la empresa dentro de la región.

Este problema afecta principalmente las ventas, y está costando a la empresa ya que también se ha presentado una alta rotación de personal.

Ya existen antecedentes de este problema, pero no se ha solucionado; ya que la sucursal de Irapuato fue vendida por problemas similares.

B I B L I O G R A F Í A

Cohen, Asín. Sistemas de información para los negócios. 3ª. ed. Ed. Mc Graw Hill, México, 1987.

De Cenzo, David. Fundamentos de administración. 1ª. ed. Ed. Pearson Educación, México, 1996.

Ditchter, Ernerst. Es usted un buen gerente, 8ª. ed. Ed. Mc Graw Hill, México, 1996.

Gomez Ceja, Guillermo. Planeación y organización de empresas. 8ª. ed. Ed. Mc Graw Hill, México, 1998.

León, Orfelio. Tomar decisiones dificiles. 2ª. ed. Ed. Mc Graw Hill, Barcelona, 2001.

Feyerabend, Terry. Principios de administración, 4ª. ed. Ed. Pañazo, Caracas, 1995.

Autor:

Salvador López