Procesamiento de documentos de archivo en el sistema Xabal Arkheia

Los sistemas de información para gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se encuentran en una organización. En este contexto las descripciones de los documentos almacenados se convierten en el elemento fundamental para su consulta, permitiendo conocer las características del documento y de la institución productora. En el centro de la Informatización de la Seguridad Ciudadana (ISEC) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) se desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos nombrado Xabal Arkheia. Este sistema se basa en la aplicación de la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)).

Palabras claves: archivo, descripción de documentos, clasificación de documentos.

PROCESSING OF RECORDS IN XABAL-ARKHEIA SYSTEM

Abstract: Management file systems have become to basic tools to support the registration, control, movement and organization of digital and / or physical documents that an organization have. In the Center of the Computerization of Public Safety of Informatics Science University they developed a management file system named Xabal-Arkheia. This system is based on the application of the Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR (CPF)) and the General International Standard Archival Description (ISAD (G)).

Keywords: File, description of documents, document classification.

Introducción

El ser humano siempre ha tenido la necesidad inherente a su existencia de dejar plasmado sus experiencias y el conocimiento que de estas se deriva, auxiliándose de los soportes que su entorno inmediato le ha posibilitado.

Con el desarrollo alcanzado por las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), han surgido nuevas alternativas con el fin de proteger cualquier tipo de información y a su vez añadir valor agregado al conocimiento como recurso clave dentro del desarrollo social y económico de la humanidad, proporcionando en gran medida la gestión de la información tanto en el ámbito personal como institucional, fundamentalmente apoyándose en las facilidades que estas brindan en el área de la Informática.

Las instituciones tienen a su disposición nuevas herramientas y sistemas informáticos que les permiten manejar, conservar y preservar de manera eficaz y eficiente toda la información referida a los procesos generados en su entorno. Tales sistemas son conocidos como Sistemas de Gestión de Archivos (SGA).

Un SGA es aquel "sistema que proporciona a los usuarios y aplicaciones la administración de la información (acceso, verificación y manipulación)" (Gutiérrez, 2009).Normalmente, es la forma en que una aplicación puede acceder a un archivo; los usuarios acceden a la aplicación y esta a los archivos a través del sistema.

Los Archivos de una institución son aquellas entidades en las que se preservan todos los documentos de valor cultural, histórico o evidencial para su custodia y conservación. Llevar el control manual, el acceso y recuperación de estos documentos físicos, se convierte en una actividad compleja, sobre todo teniendo en cuenta el volumen de los datos acumulados a lo largo de los años, y la característica especial de que algunos no pueden ser manipulados por su condición de conservación y a los cuales solo se tiene referencia a través de su descripción, la cual no es más que explicar el contexto y contenido de un documento con el fin de hacerlo accesible.

Dentro de la archivística se han establecido normas que especifican los elementos a describir, siendo estas el punto de partida para su catalogación y consulta por parte de investigadores, historiadores y usuarios en general. La descripción de cada documento almacenado se convierte entonces en la herramienta fundamental que posibilita su consulta permitiendo conocer el documento, la institución productora y a la vez determinar las características internas y externas más sobresalientes.

La Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado (OAHCE) tiene el objetivo de preservar la documentación generada durante el proceso insurreccional cubano de 1952 a 1958. Su misión consiste en atesorar, conservar y servir la documentación de valor permanente que posee, así como aquella, que por decisiones gubernamentales se estime pertinente.

Para lograr sus objetivos la misma utilizaba el sistema de gestión archivística ArchiVenHIS, el cual permite realizar la conformación del cuadro de clasificación de la documentación existente en el Archivo y la descripción de los niveles según la norma ISAD (G). Posibilita la definición de la estructura física donde se almacenan los documentos y la asociación de estos con sus representaciones digitales y permite la localización de los documentos con base en los metadatos descritos.

Sin embargo, aunque el sistema cubría las necesidades del procesamiento de documentos, este presenta problemas de usabilidad y errores en varias funcionalidades importantes para institución. Entre los problemas se encuentran: el proceso de describir un documento era muy tedioso porque cada vez que se terminaba una descripción había que repetir el proceso tantas veces como descripciones se deseaban realizar; el sistema solo permite un cuadro de clasificación lo que trajo consigo la utilización de varios sistemas al mismo tiempo; la utilización de varios sistemas imposibilitaba realizar una búsqueda integral dentro del fondo documental de la institución, entre otros.

Por tal motivo el Centro de Informatización de la Seguridad Ciudadana (ISEC) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) se planteó entre sus objetivos elaborar el Sistema de Gestión de Archivos Históricos para la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado "Xabal Arkheia[1]Dicho sistema se encuentra en fase de despliegue y ofrece una solución a los problemas anteriormente planteados a través del módulo "Procesamiento". El mismo es capaz de manejar varios cuadros de clasificación y describir distintos tipos de documentos. En este trabajo se ofrece una breve descripción de las funcionalidades desarrolladas en dicho sistema junto con las tecnologías, lenguajes de programación y herramientas con las que fue desarrollado.

Métodos

Herramientas y tecnologías

Las tecnologías y lenguajes de programación se relacionan en la siguiente tabla:

Tabla I: Lenguajes de programación y tecnologías.

Las herramientas utilizadas se relacionan a continuación:

• Springsource Tool Suite 2.5 (entorno de desarrollo)

• PGAdmin III (cliente de postgres)

• Visual Paradigm 5.0 (modelación)

• Apache Tomcat 7.0 (contenedor de aplicaciones web)

Para agregarle más funcionalidades al sistema se utilizaron los siguientes plugins:

• spring-security-core v1.2.7.3 para gestionar la seguridad.

• iText v2.0.8 y Core-renderer para la generación de reportes en formato PDF.

• postgresql-9.1-903.jdbc3 para permitir la conexión a la Base de Datos.

• xfire v0.8.3 es el encargado que el sistema brinde servicios web.

Características del módulo Procesamiento

• Existencia de varios cuadros de clasificación.

El módulo procesamiento permite la creación de varios cuadros de clasificación. Para ello utiliza un elemento nomenclador para la identificación del tipo de cuadro. Por defecto estos valores son:

• Documento

• Fotografía

• Objeto de museo

• Testimonio

• Audiovisual

A estos valores pueden adicionársele los que el usuario estime conveniente. Una vez creado un cuadro de clasificación, pasa a ser el cuadro principal de su tipo si no hay otros como él anteriormente creado. En caso de haber otros el usuario debe seleccionar cuál de ellos será el principal cuadro a mostrar. Un cuadro de clasificación es principal cuando se desea que sea el primero en mostrarse a la vista de los procesadores[2]

Para crear un cuadro de clasificación, el coordinador del Área de procesamiento[3]especifica la cantidad de niveles que contendrá y les asigna un nombre a cada nivel. El último nivel del cuadro de clasificación, siempre debe contener archivos, por lo que el sistema le informa al coordinador que debe marcar el último nivel como contenedor de archivos. El sistema permite marcar más niveles como contenedores de archivos.

La gestión de los niveles del cuadro de clasificación se realiza mediante la selección de un cuadro determinado. En dependencia de su configuración establecida durante su creación, el coordinador puede adicionar nuevos niveles, editarlos, reasignarlos a otra ubicación, y describirlos.

La descripción de un nivel del cuadro de clasificación se realiza usando la norma ISAD (G). Esta descripción se realiza de lo general a lo particular, tal y como se describe en el libro Norma Internacional General de Descripción Archivística (Mena Mugica, 2005). Mientras más a lo profundo esté, el nivel del cuadro de clasificación que se esté describiendo, el sistema requiere menos datos para la descripción del nivel.

La ventaja principal que brinda la gestión de varios cuadros de clasificación es que se puede tener en el mismo sistema todas las descripciones de los documentos de la institución. Un documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magnético o electrónico de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinación de texto, datos, gráficos, sonido, animaciones o cualquier otra clase de información. Un solo documento puede estar formado por uno o varios objetos de datos. (Herrera Heredia, 1991) El anterior sistema resolvía este problema con una nueva aplicación informática, poniendo en existencia más de un sistema informático para la gestión de las descripciones de los documentos.

Fig. 1: Cuadro de clasificación de documentos, cuadro principal.

• Personalización y organización del trabajo del procesador.

Una de las funcionalidades brindadas a los procesadores de la OAHCE es la posibilidad de gestionar sus propias unidades de conservación. Una unidad de conservación es el contenedor físico de documentos. Cuando se le asigna una unidad a un procesador, este la registra en el sistema. De esta forma comienza el registro de un documento en el sistema Xabal – Arkheia. Este registro de una unidad de conservación, evita que un procesador ubique los metadatos de un documento en una unidad de otro procesador. En muchas ocasiones en el anterior sistema, se asignaba un documento erróneamente en una unidad de conservación.

Fig. 2: Gestión de las unidades de conservación del usuario conectado

• Mejora de la usabilidad de la funcionalidad para registrar los metadatos de los documentos.

Para describir un documento en ArchiVenHIS, el usuario debía partir de la ubicación lógica[4]del mismo, realizando una exploración del cuadro de clasificación hasta llegar al nivel deseado y seleccionar la opción para describir. La descripción se realizaba usando la norma ISAD (G), llenando todos los campos de la norma. En el campo Productores del Área de contexto, solo permitía la selección de tres elementos, si el documento fue producido por más de tres autores, entonces a partir del cuarto autor, se registraba en el Área de Notas en el campo Notas del Archivero. El registro de los descriptores del Área de Contenido y Estructura se realizaba escribiendo cada elemento, separados por una coma. El registro de estos descriptores de esta forma no facilita las recuperaciones o búsquedas de los metadatos de los documentos. Los campos de selección que contenían muchos elementos no permitían filtrar por la escritura de sus elementos, es decir, si el elemento deseado se encontrara cerca del final de la lista, el usuario debería buscarlo exhaustivamente de forma visual. Al terminar de describir un documento, el sistema mostraba la página de inicio, provocando la repetición de todos los pasos descritos si se deseara iniciar una nueva descripción.

Con la implementación de este módulo se da solución a la problemática planteada en el párrafo anterior. La descripción de un documento en Xabal – Arkheia, se realiza con solo seleccionar la opción Describir del menú principal. Una vez terminada la misma, el sistema guarda los datos y muestra la misma interfaz en la que se describe pero vacía.

Fig. 3: Posibilidad de describir varios tipos de documentos en la misma aplicación.

Fig. 4: Área de Identificación en Xabal – Arkheia. Descripción de un documento de tipo Audiovisual.

• Reordenamiento de los documentos dentro de una unidad de conservación.

Otra de las funcionalidades implementadas es la de reordenar las unidades de conservación. Ella se utiliza cuando en el proceso de descripción, un procesador herró asignando una posición incorrecta a un documento en una unidad de conservación. El sistema permite el reordenamiento de tres formas:

• Reordenamiento automático: Asigna posiciones consecutivas desde el 1 hasta la cantidad de documentos de la unidad de conservación en el orden ascendente de los documentos de la unidad.

• Cambio de posición: Permite establecer una posición nueva al documento. Si la nueva posición asignada pertenece a otro documento, el sistema reasigna las posiciones adyacentes al documento reposicionado hasta la posición original del documento.

• Intercambio de posiciones: Permite intercambiar la posición de dos documentos dentro de una unidad de conservación.

Fig. 5: Reorganización de los documentos dentro de una unidad de conservación.

• Ajuste de las descripciones

Durante el proceso de registro de metadatos en el sistema existen campos desplegables que pueden no contener la opción deseada. En este caso, el sistema permite al procesador introducir este valor. La introducción de datos al sistema puede contener errores ortográficos o de conceptos. El módulo introduce la funcionalidad de ajustar las descripciones en función a estos errores. Estos ajustes pueden ser:

• Cambio de valor:

• Cambio y eliminación de valor

• Cambio y adición de valor

Seleccionando una de esas opciones se pueden realizar transformaciones en las descripciones realizadas por un procesador. Por ejemplo: El procesador A introdujo el elemento "José Julián Martí Pérez" y el procesador B "José Martí Pérez" en el campo de selección Productores, del Área de Contexto. A los efectos se trata del mismo productor, pero el sistema no lo entiende así. Para resolver este problema se puede utilizar esta funcionalidad de dos formas:

• Cambio de valor: Si se quiere establecer uno de los dos nombres en las descripciones y dejar para futuros usos el segundo.

• Cambio y eliminación de valor: Si se desea eliminar el segundo nombre del sistema.

Fig. 6: Pantalla inicial de la funcionalidad de reajuste de descripciones.

• Reportes

Forma parte del módulo un conjunto de reportes del estado del trabajo de los procesadores y de la documentación registrada en el sistema. Estos reportes son permiten conocer la estadística del estado de conservación, autenticidad de los documentos descritos, el nivel de acceso de los documentos, el estado de revisión, la cantidad de descripciones realizadas por un usuario, entre otros.

Fig. 7: Pantalla de ejemplo de uno de los reportes del módulo Procesamiento.

Resultados

Despliegue de la solución

Al presente, el sistema Xabal Arkheia se encuentra en explotación por parte de la OAHCE. Los trabajadores de la oficina que hacen uso del sistema han demostrado satisfacción, conformidad y seguridad ante las funcionalidades del mismo. El uso del sistema les permite además a los especialistas y usuarios en general de la OAHCE realizar el proceso de consulta de los documentos tanto digitales como físicos en un menor tiempo, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante los elementos de descripción que los identifican. Su existencia y aplicación generalizada, favorece la implantación de nuevas tecnologías, dado que es imprescindible organizar previamente la documentación antes de realizar cualquier actividad archivística.

Conclusiones

Con el desarrollo del módulo Procesamiento de documentos del sistema Xabal – Arkheia el archivero de la OAHCE obtuvo un sistema que permite la creación de varios cuadros de clasificación, reduciendo la situación actual a solo un sistema para las descripciones de archivos históricos, el procesamiento de archivos se realiza de forma ágil y rápida, se introdujo la funcionalidad de ajustes de las descripciones, se realiza el proceso de revisión de forma más ordenada y se le dio al coordinador del Área de Procesamiento, un conjunto de informes derivados de reportes obtenidos sobre el trabajo con el módulo, que le permite hacer una mejor toma de decisiones en relación al registro de documentos en el sistema de gestión de archivos históricos.

Referencias

Gutiérrez, J. (2009). Sistema de Gestión de Archivos. Fundamentos Teoricos. Colombia.

Herrera Heredia, A. (1991). Archivistica General Teoría y Práctica. Sevilla, España : EXCMA : Diputación Provincial de Sevilla.

Mena Mugica, M. (2005). Gestión Documental y Organización de Archivos. Ciudad de La Habana: Félix Varela.

Bibliografía Consultada

Affiliates, C. (2010). Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Especificación Moreq. Bruselas – Luxemburgo.

Consejo Internacional de Archivos. (2000). ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Cornwell Affiliates plc. (2010). Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Especificación Moreq. Bruselas – Luxemburgo.

Docland. (05 de Febrero de 2012). Docland Gestión Documental. Obtenido de DocBox Software de Gestión Documental: http://www.docland.es/docbox_sofware_documental.php

Guzmán, D. S. (2008). Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestión para Archivos en el Estado de Nuevo León. España: ISBN 970-18-4235-9.

Autor:

Ing. Jany Peña Palacio1*

Ing. Leandro Roura Sixto2

Ing. Yennis Yamilé Tornés López3

1* Centro de Informatización de la Gestión Documental (CIGED), Universidad de las Ciencias Informáticas, carretera a San Antonio de los Baños, km 2 1/2, Torrens, La Lisa, La Habana, Cuba.

2 Centro de Informatización de la Gestión Documental (CIGED), Universidad de las Ciencias Informáticas, carretera a San Antonio de los Baños, km 2 1/2, Torrens, La Lisa, La Habana, Cuba.

3 Centro de Informatización de la Gestión Documental (CIGED), Universidad de las Ciencias Informáticas, carretera a San Antonio de los Baños, km 2 1/2, Torrens, La Lisa, La Habana, Cuba.

[1] Derivada del griego antiguo ?Arkheia? que significa?lugar donde se guardan los documentos.

[2] Se denomina procesador a la persona que introduce en el sistema los metadatos de los archivos en la OAHCE.

[3] El coordinador del ?rea de Procesamiento en la OAHCE es el encargado de configurar los cuadros de clasificaci?n de la instituci?n.

[4] Se entiende como ubicaci?n l?gica a la posici?n del documento dentro del cuadro de clasificaci?n.