Sistema Gestionador del Horario Docente en la UCP (Pinar del Río, Cuba)

Resumen

La Universidad de Ciencias Pedagógicas posee como misión principal la formación inicial y permanente del personal docente de la provincia de Pinar del Río. Para cumplimentar este objetivo, en dicha institución se imparten clases, se hacen prácticas de laboratorios, se realizan actividades docentes y extra docentes, entre otras. Estas actividades son planificadas por el personal del instituto al que le corresponde esta función de forma manual en documentos Word o en hojas de Excel, lo cual dificulta mucho realizar esta tarea y propicia que se cometan errores y pérdida de tiempo en la elaboración del horario docente.

Esta investigación asume como objetivo la realización de una Aplicación Web para organizar la planificación del horario docente en la UCP.

Para la implementación de este sistema se utilizaron diversas herramientas tales como Enterprise Architect para el proceso de desarrollo, PHP 5.0 como lenguaje de programación, CakePHP como framework de desarrollo y MySQL como gestor de bases de datos.

Palabras claves: planificación, horario, docente.

Abstract

The University of Pedagogic Sciences it possesses as main mission is the initial and ongoing training of teachers in the Pinar del Río province. To accomplish this goal in that institution take classes, laboratory work are made, teachers and teaching activities extra, etc. are performed. These activities are planned by the university staff that corresponds to this function manually in Word documents or Excel spreadsheets making it very difficult to perform this task and favors that mistakes and loss of time in the preparation of teaching hours.

This research aims at the realization of a web application for organizing teacher planning time in UCP.

To implement the various software tools such as Enterprise Architect for the process of development, PHP 5.0 programming language, CakePHP like development framework and MySQL as database manager is used.

KeyWords: planning, schedule, teaching.

Introducción

Las Nuevas Tecnologías de la Información (NTICs), constituyen un conjunto de avances tecnológicos que proporcionan la informática, las telecomunicaciones y las tecnologías audiovisuales, que comprenden los desarrollos relacionados con los ordenadores, Internet, la telefonía, las aplicaciones multimedia y la realidad virtual.

Numerosos son los logros que se han alcanzado hasta el momento como resultado de los grandes esfuerzos realizados por el gobierno cubano, al punto que se puede decir que las NTICs se han insertado en casi todas las ramas de nuestra sociedad.

Ante este prometedor panorama de desarrollo tecnológico la UCP "Rafael María de Mendive", cuenta con la gran posibilidad de integrar las oportunidades que nos ofrecen el uso de las NTICs, y de hacer partícipe a su comunidad de los beneficios y ventajas específicas que estos adelantos brindan, como la facilitación del conocimiento, la captura, el tratamiento, el almacenamiento, la aplicación y difusión de los datos.

La UCP tiene como misión principal la formación inicial y permanente del personal docente de la provincia Pinar del Río. La sociedad pinareña necesita de profesionales de la Educación con una alta calificación desde las perspectivas político-ideológica, técnico-metodológica y científico-pedagógica.

Para lograr este objetivo en la UCP se imparten clases, se hacen trabajos de laboratorios, se realizan actividades docentes y extra docentes, etc. Con el fin de que estas actividades se cumplan de forma satisfactoria se debe realizar una planificación adecuada de las mismas, teniendo en cuenta la hora y el lugar en que estas se vayan a efectuar, así como los profesores que estén a su cargo de forma tal que no coincidan en más de una actividad al mismo tiempo. Para ello la secretaria docente de cada facultad elabora un horario, trabajo que se realiza de forma manual o con el auxilio de informes Excel, en el cual existen grandes posibilidades de cometer desaciertos, dado el gran volumen de actividades que se deben registrar en este horario, lo que resulta engorroso a la hora de elaborar el mismo.

Ante esta situación se hace evidente la necesidad de desarrollar una aplicación informática que facilite la planificación de los horarios de las actividades docentes y extra docentes, para que así se elimine la posibilidad de cometer errores y para hacer este trabajo menos complicado.

Descripción de la Institución

La Universidad de Ciencias Pedagógicas "Rafael María de Mendive" es el centro educativo de la provincia Pinar del Río, Cuba, que tiene como misión la formación del profesional de la educación. El mismo ha estado avalado por un gran prestigio, que es el resultado de su protagonismo en eventos de todo carácter y de su contribución en la formación del ejército de educadores que ha aportado a la sociedad pinareña y al país.

Estructura jerárquica de la Institución

• Rectoría: Es el área encargada de la dirección total del centro, aquí se desarrollan las fases de organización y control de todo el proceso docente educativo que se lleva a cabo en el mismo, así como la planificación de actividades relacionadas con la formación del personal.

• Vicerrectorías: Son las unidades organizacionales que se subordinan a la Rectoría y son las encargadas del control de procesos específicos dentro de todo el proceso docente educativo.

• Facultades: Son las estructuras que agrupan tanto trabajadores como estudiantes de acuerdo al perfil y el grupo de conocimientos afines con las diferentes ramas de la pedagogía.

• Departamentos: En estas áreas se organiza todo el trabajo de los profesores, consta de un jefe de departamento que es el encargado de dirigir los procesos formativos y el resto de las actividades que deben realizar los profesores.

• Locales: Son los lugares en los que se llevan a cabo las principales actividades del proceso docente educativo.

Ilustración 1: Estructura jerárquica general

Descripción de los procesos que se realizan en la UCP

• Planificación general del horario: Es el proceso en el cual se elabora el horario común a toda la universidad, teniendo en cuenta todas las afectaciones informadas por la rectoría y las vicerrectorías que le competen a todas las facultades, como pueden ser las jornadas patrióticas militares, juegos deportivos interfacultades, receso docente, etc.

• Planificación de clases: Es el proceso en el cual la secretaria docente de cada facultad planifica de forma manual las clases que son impartidas por los profesores, en esta planificación se controla el semestre al que pertenecen, el aula donde van a ser impartidas, la fecha y turno, el profesor encargado de la misma, la carrera y el grupo específico que la va a recibir, la forma organizativa de la docencia correspondiente. Esta programación de las clases se hace de acuerdo a la organización que hicieron los profesores en conjunto con el jefe de departamento de las mismas y teniendo en cuenta las afectaciones informadas anteriormente por la rectoría y las vicerrectorías en la planificación general del horario.

• Planificación de eventos investigativos: Este proceso consiste en ubicar en el horario de cada brigada el grupo de actividades que tributen al componente investigativo de los estudiantes, estas pueden haber sido orientadas por la vicerrectoría de investigaciones o pueden ser iniciativa de alguna facultad o carrera en específico en aras de contribuir a la formación investigativa de los estudiantes.

• Planificación de juegos deportivos: Dicho proceso está relacionado con la planificación, y así se ve reflejado en el horario docente de las actividades relativas a los juegos deportivos. Las mismas están organizadas desde la base, es decir, primero se ubican en el horario los juegos que se realizan a nivel de facultad, entre las carreras de una misma facultad, y después se celebran los juegos interfacultades, los cuales vienen ubicados en el horario, según la planificación general hecha por la rectoría y la vicerrectoría de extensión universitaria.

• Planificación del componente laboral: Es la organización y ubicación dentro del horario docente particular de cada brigada del período de prácticas preprofesionales, ello se hace atendiendo a las exigencias de la carrera y el año y además considerando las posibilidades que tienen los organismos para atender a los estudiantes, de tal manera que tribute a su futura formación como profesionales.

• Planificación del Trabajo Socialmente Útil: Aquí se organizan las actividades que realizan los estudiantes que tienen una repercusión social y que tributan a la formación integral de estos como futuros profesionales. Además, estas actividades favorecen a la universidad ya que el contenido de las mismas va dirigido a la organización, limpieza y embellecimiento de las áreas universitarias, así como al apoyo al personal de los servicios que aquí laboran.

• Planificación de exámenes: Refleja en el horario docente de cada brigada la planificación de los exámenes tanto intrasemestrales como los exámenes finales. Los exámenes intrasemestrales son planificados por los profesores, los que indican la fecha exacta en la que se van a efectuar los mismos, los exámenes finales se planifican de forma general en un rango de fechas, para que más tarde los estudiantes decidan en qué fecha desean realizar cada examen, lo que permite un mayor protagonismo de la brigada en la elaboración de su horario.

• Planificación de reuniones: Es la incorporación en el horario docente de todas las reuniones en las que participan las brigadas de cada facultad, estos encuentros pueden ser planificados a nivel de brigada, desde los departamentos, las facultades o a nivel de universidad. Este es el espacio en el cual se brinda un cúmulo de información de gran relevancia para el buen funcionamiento de la universidad y además es el marco donde los estudiantes pueden debatir y plantear sus preocupaciones respecto al proceso docente y las demás cuestiones que atañen a la vida universitaria. Las reuniones más frecuentes son las de brigada y las de la UJC, las cuales ocurren con carácter mensual y vinculan a la mayoría de los estudiantes.

• Planificación de la jornada patriótica militar: Es la organización dentro del horario docente de las actividades relativas a la preparación para la defensa y seguridad nacional, las cuales son informadas por el departamento de Defensa y Seguridad Nacional de la universidad. Estas actividades son programadas de forma general para toda la universidad y vienen plasmadas en la planificación general del horario que se hace antes del horario particular de cada facultad. Entre las principales actividades que podemos encontrar están los días de la defensa nacional y el bastión militar entre otras.

• Planificación del receso docente: Es el proceso mediante el cual se incorpora a la planificación general del horario los periodos correspondientes al receso docente, estos periodos vacacionales son planificados a nivel nacional para todas las instituciones educacionales.

Basamento del Sistema Informático

Es necesario realizar un nuevo producto informático ya que el software existente que tiene relación con los procesos que se quieren controlar no cumple con las funcionalidades requeridas. Por ejemplo en el nuevo producto se controlarían los horarios en que los estudiantes deben acudir presencialmente al aula, también se registrarían las formas organizativas de la docencia, ya sean conferencias, seminarios, clases prácticas, evaluaciones, talleres, etc., para que de esta forma quede conformado el horario, tanto para el profesor, como para el área y los estudiantes.

Diagrama de comportamiento

Un caso de uso es un proceso que da un resultado de valor para un actor determinado, una descripción de los pasos o las actividades que deberán realizarse para llevar a cabo dicho proceso, constituyendo una secuencia de interacciones que se desarrollarán entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia un actor principal sobre el propio sistema.

Analizando a fondo la situación, llegamos a un diagrama donde podemos ver la relación con los diferentes actores del sistema que se establecieron.

Ilustración 2: Diagrama de Comportamiento del Sistema

Principales Interfaces y Funcionalidades

El usuario "no registrado" representa cualquier usuario que entre al sistema para consultar el horario de un grupo determinado, para ello en la página de inicio tendrá acceso al siguiente enlace:

Ilustración 3: Interfaz principal

Y a continuación se mostrará el siguiente formulario donde deberá seleccionar la carrera y el grupo:

Ilustración 4: Selección de Carrera y Grupo a Mostrar

Y el sistema mostrará una serie de tablas con las clases y las actividades programadas en el grupo seleccionado con la posibilidad de descargarlo en formato Excel:

Ilustración 5: Actividades Programadas

El usuario "administrador" será el encargado de gestionar los usuarios, las facultades y los locales a través del siguiente menú:

Ilustración 6: Gestión de Usuarios por facultades y locales

Para adicionar un nuevo local el administrador deberá llenar el siguiente formulario:

Ilustración 7: Asignación de Aulas

Para adicionar una asignatura deberá llenar el siguiente formulario:

Ilustración 8: Adición de Asignaturas

El usuario "Profesor Guía" será el encargado de gestionar sus programas de clases, sus afectaciones durante el curso escolar y la planificación de las clases para el grupo que es guíaa través del siguiente menú:

Ilustración 9: Gestión de Programas de clases para usuarios.

Para insertar una clase deberá llenar el siguiente formulario:

Ilustración 10: Adición de Clases

Y acto seguido aparecerá el horario del grupo seleccionado con la nueva clase si esta fue agregada satisfactoriamente.

Ilustración 11: Adición de Clases al Horario

El profesor guía podrá además eliminar o clonar una clase (duplicar) a través de los siguientes enlaces:

Ilustración 12: Gestión de Clase

Al clonar una clase esta se guardará automáticamente sin necesidad de introducir los datos nuevamente con una fecha 14 días posteriores a la fecha de la clase original debido a que el horario es quincenal. Si la clase no pudiera ser clonada por algún motivo entonces se presenta el siguiente formulario para que sea reprogramada:

Ilustración 13: Reprogramación de Clase

El usuario "planificador" será el encargado de planificar todas las actividades de la universidad, ya sea de la universidad en general o de una facultad o carrera o de uno o varios grupos en específico. Para ello utilizará el siguiente formulario:

Ilustración 14: Planificación de Actividades

Y podrá de esta manera ver todas las actividades programadas.

Ilustración 15: Listado de Actividades Programadas

Conclusiones

Luego de investigarse la forma en que se lleva a cabo la elaboración y el control del horario docente en la UCP, se propuso la aplicación de un sistema web basado en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, lo cual representa un aporte significativo para la automatización y control de este proceso.

Tomando como base el objetivo general definido en la introducción de este trabajo y a partir de los objetivos específicos planteados en esta, se llega a las siguientes conclusiones:

• Se investigó las bases teóricas del control del horario docente en el Instituto.

• Se desarrolló un sistema web asociado a la base de datos que informatiza el control del horario docente en la UCP

Se puede concluir, en que se cumplió con el objetivo general de este trabajo contribuyendo al control del horario docente en la UCP, mediante la creación de un sistema soportado en las tecnologías web que permite la agilización de gran parte de este proceso.

Bibliografía

Dr. C. Pulido Díaz Arturo, Lic. Oharys Alonso Pérez y Lic. Anaysa de la Caridad Hernández Cervera. (2013). El sistema de trabajo del Instituto Superior Pedagógico "Rafael María de Mendive" de Pinar del Río.

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Jacobson, I.; Booch, G. y Rumbaugh, J. (2000). El Proceso Unificado de Desarrollo.

Johanm, Johany Herrera J., Lizka. (2008). Ingeniería de Requerimientos.

Manual de referencia de MySQL. (2004).

S. Pressman, Roger. (2007). Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. Editorial.

Stevens Pearson, Perdita (2002). Utilización de UML en Ingeniería del Software con Objetos y Componentes.

Autor:

Juan Alberto Sánchez Rodríguez

Institución: Carrera Ingeniería Informática Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca"

Lugar: Pinar del Río, Cuba

Alejandro Fernández Gil

Institución: Departamento de Ingeniería Informática, Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca".

Lugar: Pinar del Río, Cuba

Rafael Martínez Estévez

Institución: Departamento de Tecnología Educativa, Universidad de Ciencias Pedagógicas "Rafael María de Mendive"

Lugar: Pinar del Río, Cuba