1. Seleccionamos el texto que deseamos marcar y pulsamos el ícono Resaltar texto
2. Se abre la ventana de colores y seleccionamos uno para resaltar el texto
3. Veamos como queda la frase que hemos seleccionado para marcar dentro de un párrafo:
CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
Muchas veces queremos dar formato a ciertas porciones de texo o frases específicas, en el sentido de cambiar la letra de minúsculas a mayúsculas o visceversa.
Para realizar este cambio, seguimos los siguientes pasos:
1. Sombreamos la frase que queremos cambiar de minúscula a mayúscula
2. Nos ubicamos en la sección Fuente de la barra de herramientas
y pulsamos el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas, representado por el siguiente ícono
3. Se abre una ventana de opciones y seleccionamos MAYÚSCULAS
tendremos nuestra frase en mayúsculas, tal como se muestra en la siguiente figura
Como podemos observar en la ventana Cambiar mayúsculas y minúsculas contiene otras opciones que también podemos utilizar en diferentes ocasiones.
Así por ejemplo si quisieramos que cada palabra su inicial este en mayúscula, seleccionamos la opción Poner en mayúsculas cada palabra
Y ya nuestro texto tendrá este formato seleccioando:
Formato de párrafos
Para dar o cambiar formato a un párrafo en Word, debemos de ubicarnos con la sección Párrafo de la barra de herramientas; que se encuentra dentro de la viñeta Inicio y tiene su representación siguiente:
Pasos para cambiar alineación del texto:
1. Sombreamos el párrafo que deseamos dar formato
Veamos nuestra barra de herramientas y veremos que está alineado a la izquierda.
2. Si desamos podemos cambiar la alineación, pulsando el ícono centrar.
Y veremos nuestro texto centrado horizontalmente en la hoja
3. Si lo quisieramos alinear hacia la derecha, pulsamos el ícono para tal fin
Y tendremos el párrafo alineado de esta forma. Notemos que las frases inician desde su márgen derecho hacia la izquierda
4. Generalmente se utilizar la alineación Justificar para presentar el texto. En esta forma se alinea el texto entre los márgenes izquierdo y derecho, agregando espacios si fuera necesario. Esta opción presenta un texto más homogeneo y bien distribuido entre los márgenes que se esten utilizando.
La presentación del texto es la siguiente:
INTERLINEADO Y SANGRÍA EN UN PÁRRAFO
Interlineado Algo que es muy importante aprender ahora es como darle a nuestros párrafos el interlineado requerido. Muchas veces en trabajos de colegio o universidad, nos dicen "interlineado 1,5 o 2". Ahora veremos como hacerlo.
1. Sombreamos el párrafo al que queremos cambiar el espacio entre líneas.
2. Pulsamos el botón Interlineado de la barra de herramientas
3. Se desplega una ventana con las opciones y veremos que en este momento se encuentra un interlineado de 1,5.
4. Cambiamos a un interlineado de 1,0 para ello seleccionamos esta opción.
5. Ya tendremos nuestro párrafo con un espacio entre líneas de 1,0
Si ven está mucho más compacto el párrafo a la vista, ya que el espacio es sencillo.
Sangría Otra opción que utilizamos cuando estamos escribiendo o editando un texto en Word, es el establecimiento de la Sangría. Que no es más que los espacios en el que escribimos el texto a partir del márgen izquierdo.
Por ejemplo, si vemos la imágen de abajo, veremos que el texto inicia justo en el límite del márgen izquierdo. Punto clave es observar la regla, se fijan?
Si quisieramos aumentar la sangría, pulsamos el botón para tal fin de la barra de herramientas:
Ya observaremos que el texto inicia espacios adelante del margen izquierdo, en este caso hemos incrementado sangría. Observemos la regla que muestra este cambio.
Viñetas y numeración
Viñetas
La función Viñetas en Word es muy útil, pues nos ayuda a crear listas de una manera muy rápida y fácil. También para identificar y puntualizar ideas o comentarios que deseamos estructurar.
Si por ejemplo tenemos el siguiente texto
Y deseamos puntualizar en los elementos de la planificación e identificarlos a través de viñetitas que apoye la visualización. Seguimos el procedimiento a continuación:
1. Sombreamos las frases o párrafos del texto que deseamos identificar con viñetas
2. Pulsamos el botón Viñetas de la barra de herramientas
Y ya tendremos nuestro texto punteado como lo queriamos.
Si desearamos cambiar el estilo de la viñeta de punto a otro que nos guste más.
a) Desplegamos la ventana de opciones pulsando sobre la flechita del ícono
b) Seleccionamos para el ejemplo una viñeta estilo "cheque"
c) Ya nuestro texto tendrá este tipo de viñeta para la presentación
Numeración
Si en lugar de viñetas, queremos crear una lista numerada de los elementos del proceso administrativo.
1. Sombreamos el texto que queremos listar
2.Pulsamos el botón Numeración de la barra de herramientas
3. Ya tendremos nuestro texto debidamente numerado
Si quisieramos cambiar el estilo de la numeración, desplegamos al ventana de opciones de Numeración y seleccionamos el formato que deseamos.
En este ejemplo seleccionaremos literales en paréntesis
Ya tendremos nuestro numerado en este nuevo formato
COPIAR Y PEGAR
Las funciones más utilizadas en Word, sin duda son copiar y pegar. Ambas y otras dos más las encontramos en la viñeta Inicio de la barra de herramientas, bajo la sección denominada Portapapeles, tal como lo muestra la figura siguiente
Si por ejemplo tuvieramos el pequeño párrafo a continuación y desearamos copiar una de sus frases
El procedimiento para copiar y pegar es el siguiente:
1. Sombreamos la frase, pálabra o párrafo que deseamos copiar
2. Pulsamos la función Copiar de la barra de herramientas
3. Nos ubicamos en el lugar del documento donde queremos copiar esta frase y pulsamos la función Pegar de la barra de herramientas
Ya tendremos nuestra frase copiada en el lugar que hemos seleccionado, en el ejemplo vemos que se ha copiado la primera frase y se ha pegado más abajo, luego de la segunda línea
Cortar
Sombreamos el texto a cortar
y pulsamos el botón Cortar de la barra de herramientas, representado por una tijerita,
Recordemos que esta función puede ser interpretada como borrar o eliminar, pues desaparece la porción del texto que se ha cortado. Si vemos como quedaría ahora el párrafo, la primera frase ha sido cortada o eliminada.
También podriamos utilizar el botón derecho del ratón para utilizar estas funciones.
Para ello sombreamos el texto que deseamos copiar o cortar, pulsamos el botón derecho del ratón sobre este y se desplegará una ventana que presenta las opciones a realizar
Si queremos copiar el texto en otra parte del documento, seleccionamos Copiar
Si lo que deseamos es Cortar, seleccionamos esta función y desaparecerá el texto
Formato de la página
Para dar formato a una página o a todo el documento que estemos trabajando, deberemos de considerar que la viñeta a utilizar es Diseño de página de la barra de herramientas
Nos ubicamos en la sección Configurar página, paa establecer las principales propiedades que podemos incluir en nuestro documento
Margenes:
1. Para cambiar o editar los márgenes de la página, pulsamos el ícono para tal fin de la barra de herramientas
2. Desplegamos la ventana de opciones y veremos todas las que están habilitadas. Generalmente Word ofrece la opción Normal como preestablecida para trabajar
Bajo esta opción, tenemos la siguiente visión en nuestra hoja de trabajo.
3. Si quisieramos cambiar el margen, seleccionamos otra opción. Para este ejemplo seleccionaremos Estrecho
Tendremos esta visión de nuestra hoja de trabaja. Notemos que evidentemente los márgenes son menores que en el caso anterior, lo que se demuestra en el número de líneas que componen el párrafo; antes lo componían cuatro y ahora con estos nuevos márgenes son tres líneas.
Orientación
Esta función cambia el diseño de la página en horizontal y vertícal, conforme al caso.
Es el ícono de la barra de menú que muestra dos hojitas superpuestas una detrás de la otra
Generalmente Word también da como prestablecida la Orientación Vertícal para trabajar;
Sin embargo podemos cambiarla al desplegar la ventana y seleccionar Horizontal
Tendremos una vista de la página en este formato:
División en columnas
En Word podemos dividir una hoja o todo el documento en dos o más columnas, lo cual es muy útil cuando nos encontramos editando diferentes tipos de texto que permiten visualizar mejor el contenido.
Por ejemplo las personas que escriben artículos para revistas o periódicos, generalmente encontramos utilizan la división de la página en columnas. Esto facilita la movilidad y enfoca la lectura en una sección específica.
Cómo dividimos en columnas?
1. Nos ubicamos en el documento y pulsamos el botón Columnas de la barra de herramientas
2. Desplegamos la ventana de opciones y seleccionamos Dos, como ejemplo
3. Veremos que nuestro documento esta dividido en dos columnas proporcionalmente iguales de tamaño
Podemos seleccionar cualquiera de las opciones de división por columnas, de acuerdo a lo que necesitemos en nuestro documento. Sino también podemos ingresar a la opción Más columnas… de la ventana que se desplega
Acá encontraremos un cuadro de controles para la división por columnas, incluyendo a las preestablecidas.
Un control importante es el de Aplicar a: que nos permite seleccionar que sección del documento dividiremos en las columnas, si es Todo el documento o De donde nos encontremos hacias adelante (De aquí en adelante)
Salto de página y sección
Word da la opción de que utilicemos la función Salto de Página, cuando queremos cambiar a otra página una vez hayamos terminado de escribir lo esperado en la actual. Es decir, si por ejemplo tenemos un texto con seis párrafos, pero nos interesa mostrar solamente cuatro en la primera página y el resto en la segunda, podemos insertar un salto de página entre el cuarto y quinto párrafo.
Si tuvieramos el siguiente texto compuesto por dos ideas diferentes
Podemos insertar un salto de página que divida ambos párrafos en páginas diferentes.
Para ello nos ubicamos al inicio del segundo párrafo o al final del primer párrafo, y pulsamos el ícono Saltos
Se abrirá una ventana con las opciones establecidas y seleccionamos. En este caso seleccionaremos Página, para marcar el punto en que termina una página e inicia la siguiente.
Tendremos la siguiente visión de nuestro texto, claramente dividido en dos páginas diferentes
De igual manera podemos incluir en nuestros documentos Saltos de secciones, utilizados generalmente para dividir diferentes capítulos de un mismo documento por secciones. Esto facilita la edición de cada capítulo.
Para insertar un Salto de Sección, nos ubicamos al inicio de donde queremos inicie una nueva sección y pulsamos Saltos de la barra de herramientas
Nos ubicamos en la ventana denominada Saltos de sección, y seleccionamos la opción que requerimos para nuestro trabajo. Dependerá de la visualización que deseamos dar al final e inicio de las diferentes secciones.
Encabezado y pie de páginas
Para insertar encabezados y pie de páginas a los documentos que estemos escribiendo o editando. Debemos de hacerlo siguiendo el proceso a continuacion:
Encabezados
1. Buscamos y seleccionamos en la barra de herramientas la viñeta Insertar
2. Nos ubicamos en la sección Encabezado y pie de página
3. Pulsamos Encabezado
Se abrirá la ventada de opciones
4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por ejemplo el encabezado llamado En blanco
5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá el espacio destinado para escribir nuestro encabezado, en la imágen es el espacio sombreado que dice "Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para todo el documento.
6. Escribimos el encabezado, por ejemplo Trabajo Economía Internacional
7. El encabezado tendrá la siguiente visualización en el documento. Notemos que la fuente es más clara y esta sobre el margen superior de la página
Pies de Página
a) Pulsamos el botón Pie de página
b) Se abrirá en nuestra hoja de trabajo el espacio para escribir el pie de página que deseamos establecer en nuestro documento. Notemos que se identifica por el espacio sombreado "Escribir texto"
c) Escribimos el pie de página en este espacio.
d) El pie de página tendra esta visión en el documento, bajo el margen inferior de la página. Observemos que la fuente es más clara que el resto del texto del documento.
Numeración de páginas
Si queremos que nuestro documento se encuentre con todos sus páginas numeradas para darle una mejor presentación y más aún cuando es un documento extenso, permita la ubicación de una página u otra. Seguiremos el siguiente procedimiento:
1. Pulsamos Número de página
2.Se abrirá una ventana de opciones que muestran la ubicación del número en la página.
3. Seleccionamos por ejemplo Final de página como ubicación
4. Y se abrirá otra ventana de opciones de donde escogeremos en que posición de la parte inferior de las páginas queremos el número. Seleccionamos por ejemplo al centro de la página
5. En nuestra hoja de trabajo, veremos al final de cada página su número correspondiente. En la imágen vemos que estamos al final de la página 1 y podemos visualizar el inicio de la página 2.
INSERTAR NOTAS AL PIE DE PÁGINA
En muchos de los documentos que escribimos, es importante incluir referencias que expliquen ciertos conceptos que damos por hechos; identificar cuál es la ecuación o función que ha dado el resultado planteado; o bien, establecer quien es el autor de la cita que estamos incluyendo en nuestro texto.
Pues bien, en Word es fácil realizar este tipo de referencias, y se conocen como Notas al Pie de Página, precisamente porque es aquí donde se ubican.
Veamos como insertarmos una nota al pie de página.
1. Seleccionamos la viñeta Referencias de la barra de herramientas
2. Nos ubicamos inmediatamente después de la última letra de la palabra o frase que deseamos explicar en la Nota al Pie.
3. Pulsamos Insertar nota al pie de la barra de herramientas
4. Veremos que justo donde nos habiamos posicionados en el texto aparecerá un superíndice que identifica las notas al pie de página. En este ejemplo, como es la primera nota, es un número 1 el que corresponde.
5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá en la parte inferior una especie de línea y bajo ella el número correspondiente de la Nota al Pie de Página. Escribimos la referencia, en el ejemplo que se entiende por eficiencia.
6. Si observamos nuestra hoja, veriamos el texto al interior de la página y la nota al pie de página en la parte inferior.
Crear tablas
En esta lección aprenderemos como hacer tablas para mostrar la información que deseamos en este formato.
Es algo muy práctico y muy utilizado en Word. Veamos como hacerlo!!!!
1. Nos posicionamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas
2. Pulsamos el ícono Tabla de la barra de herramientas
3. Desplegamos la ventana para crear finalmente nuestra tabla. Si observan han una cuadrícula que permite elegir que número de columnas y filas queremos en nuestra tabla. En el ejemplo crearemos una tabla con tres filas y tres columnas, por ello 3×3
4. En nuestra hoja de trabajo se habrá creado una tabla 3×3, en la que podemos escribir la información que deseamos presentar
5. Observemos nuestra barra de herramientas, veremos una nueva viñeta que se abre cuando creamos una tabla, Herramientas de tabla.
6. Si ingresamos en Diseño, veremos un gran número de opciones que nos ayudan a dar mejor formato a la tabla. Una de las más importantes es Estilos de tabla, ya que Word trae ya preestablecidos varios estilos para dar a la tabla que hemos creado.
7. Si pulsaramos sobre uno de ellos, para el ejemplo la sombreada celeste.
8. Veremos nuestra tabla en la hoja de trabajo, conforme a este formato seleccionado. Notemos que se intercala en cada fila una sombra celeste que sirve como division y diferenciación del contenido.
Podemos seguir cambiando el formato de nuestra tabla para poder realizar una buena presentación de la información. Recordemos que esta función es muy utilizada en Word, pues generalmente nos apoyamos en mostrar datos cuantitativos o información estructurada en nuestros documentos.
1. Si quisieramos Centrar la tabla en la hoja de trabajo, sombreamos todas las celdas de la tabla
2. Y pulsamos el botón Centrar de la barra de herramientas de la viñeta Inicio.
3. Si quisieramos centrar la información que presentamos en cada una de las celdas. Sombreamos nuevamente toda la tabla y pulsamos el botón derecho del ratón, se abrirá una ventana con diferentes opciones. Nos ubicamos en Alineación de celdas y se abrirá una ventanita que muestra gráficamente las opciones. Para el ejemplo seleccionamos Centrar.
4. Si desearamos ajustar el tamaño de las columnas para que la información se viera más compacta y sin tanto espacio inutilizado. Nos ubicamos en la regla superior, si vemos aparecen claramente las marcas de división de las columnas; pues nos posicionamos en la marca de la columna que deseamos disminuir, si ven aparecerá inmediatamente una leyenda Mover columna de tabla
5. Si lo que queremos es disminuir el tamaño de la columna, pulsamos el botón izquierdo del ratón en la división de la columna (sobre la regla) y nos comenzamos a mover hacia la izquierda para disminuir el tamaño. Iremos viendo como se va acortando el tamaño de la columna. Una vez lleguemos al tamaño deseado, soltamos el ratón.
6. Si repitieramos los pasos para disminuir el tamaño de cada una de las columnas, tendriamos una tabla como la imágen siguiente.
7. Si además quisieramos dar a nuestra tabla un estilo prediseñado, seleccionamos el que deseamos de la viñeta Herramientas de tabla. Por ejemplo el celeste
8. Nuestra tabla quedaría de la siguiente manera. Como ven podemos darle el formato que nos parezca mejor para presentar la información.
Insertar imágenes
A veces necesitamos en Word insertar imágenes que apoyen la visualización de lo que estamos exponiendo en texto.
En esta lección aprenderemos como insertar imágenes prediseñadas.
a) Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas
b) Visualizamos la sección Ilustraciones, en la que se encuentran los diferentes tipos de imágenes o formas que podemos insertar.
c) Pulsamos Imágenes prediseñadas
d) Se abrirá en el lado derecho de la pantalla una ventana que comprende todas las imágenes prediseñadas que contiene Word, así también tiene los vínculos para buscarlas en la web si tienes conexión a internet.
e) Seleccionamos la imágen que deseamos, en este ejemplo una famosa torre.
f) Aparecerá en nuestra hoja de trabajo la imágen
g) Si observamos tiene puntos marcados en sus esquinas y en cada uno de los lados. Cada uno de estos puntos sirve para hacer la imágen más pequeña, más grande o bien para ensancharla o estrecharla.
El punto verde se utiliza para girar la imágen sobre su eje.
Si por ejemplo quisieramos aumentar su tamaño en todas sus dimensiones, utilizamos los puntos de las esquinas; en este caso queremos incrementar tamaño y nos ubicamos en la esquina inferior derecha, vemos como aparece una flecitas con punta doble.
h) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, nos movemos hacia la dirección deseada y ampliamos la imágen. Veremos como cada vez se va haciendo más grande y cuando lleguemos al tamaño deseado soltamos el ratón.
i) Notemos que cuando estamos trabajando con imágenes, se abre en la barra de herramientas una nueva viñeta denominada Herramientas de imágen, en ella se encuentran muchas opciones para mejorar y editar las imágenes y formas que estemos insertando en nuestro documento.
Organigramas
Para crear Organigramas en Word, llevamos a cabo el siguiente procedimiento:
1. Nos ubicamos en la sección Ilustraciones de la barra de herramientas del botón Insertar.
2. Pulsamos el botón SmartArt de la barra de herramientas
3. Se abrirá una ventana con todas las opciones que se tienen para crear.
4. Como el gráfico que nos interesa es en referencia a Jerarquía, nos ubicamos en esta opción y veremos las alternativas para crear organigramas. Seleccionamos una de estas opciones
5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá un Organigrama base, de acuerdo al tipo que hemos seleccionado
6. Escribimos en cada uno de los niveles y cuadritos la información de nuestro organigrama. Recordemos que podemos seleccionar el tipo y tamaño de fuente que deseamos, ya hemos aprendido a hacer esto, así que practiquemos.
7. Si quisieramos agregar una forma más, pues así lo requiere el organigrama que deseamso presentar. Simplemente nos posicionamos en la forma debajo de la cual deseamos incluir otra; en este ejemplo será Jefatura Administrativa. Cuando nos posicionamos, pulsamos botón derecho del ratón sobre esta forma y se abrirá una ventana con opciones.
8.Seleccionamos la función que deseamos realizar, en este caso Agregar forma, y luego donde deseamos agregar la forma. En este caso se ha seleccionado Agregar forma debajo, pues lo que se quiere es mostrar un subnivel dentro de este.
9. Se habrá creado una nueva forma por debajo de Jefatura Administrativa
10. Escribimos la información en la forma agregada y si no hay más niveles o puestos que deseamos mostrar; hemos terminado con el Organigrama.
Buscar y reemplazar
Podemos en Word identificar automáticamente una pálabra o frase en un documento, esto es muy útil cuando deseamos ubicar en el texto ciertos elementos de interés.
Para ello nos posicionamos en el botón Inicio de la barra de herramientas.
Identificamos la sección Edición y vemos las funciones u opciones relacionadas
Abrimos la función Buscar y reemplazar. Escribimos la palabra, por ejemplo "niños"
y si desearamos sustituir "niños" por la identificación de ñiños y niñas, representados por "niñ@s"
Automáticamente Word va revisando el documento y busca estas palabras. Poco a poco muestra donde se encuentran estas palabras y si desearamos reemplazar y realizar la sustitución en el texto. Pulsamos la tecla Reemplazar
Y si quisieramos sustituir todas las palabras niños por niñ@as, pulsamos la tecla Reemplazar todos.
Crear gráficos
Para elaborar Gráficos en Word, seguimos los siguientes pasos:
1. Nos ubicamos en el botón Insertar de la barra de herramientas
2. Identificamos el icono Gráfico
3. Pulsamos este botón y automáticamente se abre la ventana de opciones conteniendo todos los diferentes tipos de gráficos que Word posee prediseñados
4. Una vez seleccionado el tipo de gráfico, en la hoja de trabajo aparecera insertado un gráfico con información de base. En este caso se ha seleccionado un tipo de gráfico Circular
5. Se abrirá simultaneamente una hoja en excel que muestra los datos base sobre los cuales se ha creado el gráfico
6. En esta hoja de excel podremos actualizar la información con los datos que queremos mostrar en el gráfico. En el ejemplo nos referiremos a datos de Ingresos en cada uno de los cuatro trimestres.
7. Una vez actualizada la información en la hoja de excel, aparecerá en nuestra hoja de trabajo el gráfico con los datos correspondientes.
Una vez realizado nuestro gráfico, también podemos realizarle otros cambios, de acuerdo a lo que deseamos presentar.
Tomemos como ejemplo el gráfico presentado a continuación:
Si observamos la barra de herramientas se habrá abierto una nueva viñeta denominada Herramientas de gráficos. En ella se encontraran las opciones para editar nuestro gráfico.
Por ejemplo si lo que quisieramos cambiar es el diseño del gráfico, identificamos la viñeta correspondiente en la barra de herramientas: Diseño
Y nos ubicamos en la sección Diseños de gráfico, donde aparecerán las opciones que tenemos con el tipo de gráfico que estamos utilizando
Seleccionamos una de estas opciones, por ejemplo una en la que aparezcan en el gráfico los valores porcentuales para cada una de las series
En nuestra hoja de trabajo visualizaremos el gráfico con los nuevos cambios que hemos incluído. Observar que muestra los porcentajes para cada uno de los trimestres.
Si quisieramos editar los datos, ya sea porque nos hemos equivocado en digitar la información o simplemente actualizar los datos al registro actual en un momento del tiempo. Pulsamos el ícono Editar datos, se abrirá la hoja de excel con la cual se ha realizado el gráfico y se podrá editar la información.
Ortografía
Una parte muy importante cuando estamos escribiendo o editando un documento es cuidar la ortografía, evitar que se vayan errores de ortografía en el texto que hemos trabajado.
Word posee una herramienta fácil de utilizar e increíblemente útil: Ortografía y gramática, con la cual no solo podras revisar ambas cosas a la vez.
Para ello nos ubicamos en la viñeta Revisar de la barra de herramientas
Ubicamos la sección destinada para la revisión
Pulsamos el ícono Ortografía y gramática
Si se identificaran errores en el documento, se abrirá un ventana que dará a conocer todos los errores que se tienen, a medida automáticamente se va dando la revisión.
Lo primero que deberás de cuidar para tener una adecuada revisión es asegurarte que el idioma del diccionario es el requerido. Por ejemplo en la imágen posterior vemos que Idioma del diccionario es Inglés (Estados Unidos), por ello no reconoce la palabra international, lo cual no debería de mostrar.
Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita de opciones y seleccionando. En este caso será Español (alfab. internacional)
Hoy sí comienza la revisión debidamente del documento. Poco a poco se irán mostrando los problemas identificados. Recordar que este herramienta necesita siempre de tu decisión y utilización.
Por ejemplo en la imágen siguiente vemos que la revisión ha identificado la palabra "paises" (marcada en rojo) como no encontrada en el diccionario. Esta es la indicación de que puede haber un error .
Abajo de esta ventana ves las sugerencias que se te presentan para corregir el posible error que se ha identificado. En este caso la sugerencia es "países", palabra tildada como debería de ser.
Si deseamos seguir la sugerencia y arreglar el error en la escritura, pulsamos Cambiar y ya en nuestro documento se habrá corregido la palabra.
De esta forma, automáticamente Word ira leyendo y revisando el documento y mostrando las pálabras o frases en las que identifica un posible error, que tu deberás dedidir si cambiar o no por la sugerencia.
Una vez Word haya terminado de revisar la ortografía y estructura gramatical del documento. Aparecerá una ventanita como se muestra en la figura a continuación, como alerta de haber terminado este proceso.
SINÓNIMOS
Otra herramienta que nos facilita la escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo momento. Es la función Sinónimos, que como su nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un significado similar a la que se ha seleccionado.
Para usar esta función, deberemos de ubicarnos siempre en la sección Revisión de la barra de herramientas.
Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto indica que se buscaran palabras con significados similares.
Pulsamos el ícono Sinónimos de la barra de herramientas
Se abrirá en la parte derecha de la pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra "correctivas"
Seleccionamos de estas múltiples opciones la que más se adecue a nuestro texto. En este caso tomaremos la sugerencia de la palabra "correctoras". Nos ubicamos en esta palabra y veremos que han una flechita que indica la existencia de una ventana.
Al pulsar y desplegar esta ventanita, se mostrarán las alternativas que tenemos y en este caso eligiremos Insertar.
Ya en nuestra hoja de trabajo y en el documento, la palabra "correctivas" se habrá cambiado por la palabra "correctoras" utilizada como sinónimo.
Protección del documento
Hay momentos en los que deseamos proteger el documento que hemos creado y restringir su uso.
Por ejemplo, algunos documentos podemos compartirlos con otras personas, pero no deseamos que lo editen pues podrían cambiar la información que se ha escrito o integrado en el documento. En estos casos podemos proteger el archivo, asigando permiso nada más que a la lectura. Para ello realizamos el siguiente proceso:
1. Nos ubicamos en la pestaña Revisar de la barra de herramientas
2. Nos ubicamos en el ícono Proteger documento
3. Pulsamos este ícono y se abrirá una ventana con las diferentes opciones de protección. Si observamos la figura, de partida aparecerá Acceso sin restricciones; es decir que las personas que tengan acceso al documento podrán editarlo.
4. Como deseamos restringir el acceso para editar el documento, pulsamos la opción Restringir formato y edición
5. Se abrirá en el extremo derecho de la pantalla una ventana con las diferentes opciones. Lo que deseamos es restringir el acceso para la edición, es decir, que las personas que puedan tener acceso no podrán cambiar la información presentada.
6. Seleccionamos Restricciones de edición, y como se muestra en la imágen, se está admitiendo el acceso a sólo lectura del documento.
7. Si aplicamos este tipo de protección, se abrirá una ventana en la que pondremos escribir la contraseña que permitirá una vez protegido el archivo tener acceso a la edición.
Finalmente damos Aceptar y nuestro archivo tendrá protección para ser editado.
Imprimir en word
Para imprimir un documento, seguimos los pasos a continuación descritos:
1. Pulsamos el botón Office
2. Se desplegará la ventana con las principales funciones. Seleccionamos Imprimir
3. Se abrirá la ventana de controles de la función Imprimir
4. Seleccionar la impresora de las opciones que se presentan. Para ello recordar que previamente se debera haber instalado la impresora correspondiente
5. Otra sección de este cuadro de controles es la identificación del Intervalo de páginas que vamos a imprimir. Podemos obtener la impresión de Todo el documento, de la Página actual (en la cual nos encontramos con el cursor al momento de imprimir), o bien Páginas determinadas.
6. Si quisieramos un grupo de páginas determinado, seleccionamos Páginas y escribimos de donde a donde deseamos la impresión. Fijarse que dependiendo de los caracteres "coma" o "guión", así será la selección.
Si usamos el guión, seleccionaremos todas las páginas entre 1 y 4
Si usamos la coma, estaremos seleccionando solo la página 1 y 4
7. Otra sección importante es determinar el número de copias que deseamos, esto se realiza en la sección Copias.
8. Finalmente pulsamos Aceptar y no nos queda más que esperar a que la impresión este lista.
AYUDA DE WORD
Sin duda alguna la función más útil en cualquier momento es la función Ayuda de Word. A ella podras recurrir cuando tengas algún problema y no recuerdes como se hace una determinada cosa, por ejemplo.
Para accesar a la Ayuda, pulsamos el ícono que encontramos en la esquina superior derecha de la pantalla, bajo el comando de cerrar ventana. La Ayuda se representa por un signo de interrogación.
Se abrirá el cuadro de opciones de la Ayuda.
Por ejemplo si quisieramos saber o recordar como hacer la Configuración de página y de márgenes, nos ubicamos en esta sección y pulsamos Enter.
Aparecerá un submenú mostrando las opciones con respecto a esta función. Esto nos ayuda a guiarnos en descubrir que parte de esta función es la que necesitamos saber.
Si seleccionamos Cambiar o establecer los márgenes de la página, se abrirá una sección que explica en que consiste esto para comprobar si es de lo que estamos hablando. A continuación encontraremos toda una explicación de los conceptos relacionados a su funcionamiento.
Observermos que la ventana de Ayuda de Word posee una barra de herramientas que permite navegar por el cuadro de mandos de la función.
Si quisieramos imprimir la Ayuda seleccionada anteriormente, solo pulsamos el ícono de Impresión y ya tendremos la información impresa a nuestra disposición.
Conclusión
La gran comodidad que ofrece este programa por lo "fácil" y rápido.Desde las funciones básicas, como el elegir la tipografía, color y diseño;la variedad de elegir marcos o adornos para el documento que senecesite; los márgenes y espacios. Otras de las comodidades son los hipervínculos para enlazar dos páginas o correo electrónico, lacomodidad que brinda cuando se trabaja en un texto muy extenso.También están las teclas rápidas que nos sirven como atajos para unarapidez deseada al realizar el documento.Tiene la comodidad de guardar su documento o imprimir dependiendode su necesidad.En pocas palabras Word no es solo un programa, sino una herramientay una necesidad para el mundo actual y pasa a ser parte de nuestravida laboral
Autor:
Wendy Yadira Lopez Agustin
Esquipulas, agosto de 2013
Landelino Cruz
Cuarto Perito en Administracion de Empresas
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