El uso de este documento para las devoluciones de productos se consigna de forma visible la palabra "Devolución" con letras mayúsculas, utilizándose en este caso los espacios destinados al suministrador, por la entidad que efectúa la devolución de los productos y viceversa.
Conduce
El conduce formaliza las entregas parciales de los productos a incluir en una factura, amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza como documento provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación en los lugares o en el momento de efectuar las entregas; también se utiliza para transferir productos entre establecimientos distantes.
La distribución es de la siguiente forma:
Original y duplicado para el receptor
Triplicado para el suministrador
Cuadruplicado para el transportador
El modelo se llena en tinta, lápiz tinta o máquina de escribir; es de uso obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por aquellos productos a incluir en una misma factura o transferencia entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren transportarse en varios viajes.
Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje
Este documento es el de llevar el control de los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por la entidad en la tarea que se le asigne.
Este modelo es obligatorio y se utiliza cuando el trabajador esté en algún servicio fuera de su centro de trabajo; en el mismo se anota los gastos de desayuno, almuerzo, comida y hospedaje.
En dicho modelo se anotan todos los gastos que ha tenido el trabajador durante su labor fuera del municipio por un día o varios días; además en la Contabilidad de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de dietas.
Solicitud de Materiales
Este modelo tiene como objetivo solicitar materiales a los almacenes; se puede pedir un solo producto en cada modelo; y por medio de este, se puede llegar a controlar la salida de los materiales y equipos del almacén.
Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los productos.
La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:
Original: Almacén
Duplicado: Contabilidad
Registro de Asistencia
En este modelo diariamente se anota por métodos manuales la asistencia de los trabajadores, así como el tiempo de trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.
Este registro primario sirve de información al modelo SNC-4-08 Reporte de Asistencia o Ausencia, Ajustes u Omisiones y horas extras.
Este modelo lo emite el personal facultado para esta actividad; se realiza a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; se confecciona una o más hojas para cada área; se consignan el número del expediente o código interno, nombre y apellidos del trabajador, ordenado por su categoría ocupacional; se anota los datos de asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las impuntualidades, las causas de las mismas y las autorizaciones que amparan estas. Esto se refleja diariamente.
Orden de Compra
Tiene como objetivo solicitar de las fuentes suministradas las mercancías o productos solicitados para el desarrollo de sus operaciones cuando entre ambos no existen contratos o planes de entrega; también se utilizan en aquellos casos en que a pesar de existir el contrato se estipula para ambas empresas el envío de este modelo.
La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:
Original y duplicado: para el proveedor
Triplicado para el comprador-Contabilidad
Cuadruplicado para el comprador-abastecimiento
Quintuplicado para el comprador- áreas receptoras de los productos
Orden de Servicio
El objetivo que persigue este documento es solicitar de los proveedores, para una fecha determinada o un período dado la prestación de servicios que no han sido contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a pesar de haber sido contratados o convenidos, se estipulen por las partes contratantes el envío de este modelo o establezcan su uso obligatorio.
Este documento se distribuye de la siguiente forma:
Original y duplicado: proveedores
Triplicado: comprador-Contabilidad
Cuadruplicado: comprador-área receptora del servicio
Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y es de uso obligatorio por las entidades.
Reembolso para Pagos Menores
El reembolso resume los vales para pagos menores, los pagos de salario para el fondo especial, la compra de productos agropecuarios, los anticipos y liquidación de gastos de viaje y otros, a fines de su reembolso y contabilización. Los vales deben resumirse por unidades o centros de costos.
Ajuste de Inventario
Este modelo sirve para hacer los ajustes de inventarios que surgen como consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el modelo.
Este modelo se distribuye de la siguiente forma:
Original: Contabilidad
Duplicado para el almacén que se origina el ajuste
Triplicado para el expediente de autorización del ajuste
El modelo se emite en el almacén o en Contabilidad a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; cuando por conteo físico, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc., se detectan deficiencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas o cualquier otra causa entre las existencias físicas y los sub-mayores de inventarios. No debe reflejarse más de un concepto de ajuste en cada modelo.
Transferencias entre Almacenes
Este modelo ampara las transferencias entre almacenes de una misma entidad, también se utiliza entre centros de costo de una misma Empresa y sirve de base a las anotaciones de las Empresas y recepciones de productos entre almacenes y centros de costo.
Se distribuye de la siguiente forma:
Original y duplicado: Contabilidad
Triplicado: almacén o centro de costo receptor
Quintuplicado para el transportista
Se llena el modelo a lápiz tinta, tinta o máquina de escribir y se emite en quintuplicado por el almacén o centro de costo que entrega los productos.
Conclusiones
1. Los modelos primarios son de mucha importancia, ya que los mismos reflejan el desarrollo del trabajo en cada empresa o entidad; son de fácil aplicación y siguen muy de cerca los hechos económicos de cada una, y a través de ellos se elaboran las informaciones económicas y financieras que deben emitirse posteriormente.
2. A través de este trabajo mostramos la importancia que representa para nuestra sociedad un eficiente control en cada una de las entidades del país, la utilización de los documentos primarios.
3. La Contabilidad es de vital importancia en el equilibrio económico del país, por ser la que desarrolla la técnica de registrar hechos económicos a través de sus fases de informe, ella es quien registra, clasifica y resume e informa en forma propia y en términos monetarios las informaciones económicas de una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados.
Autor:
Prof. Carlos Franco Castellanos
Instituto Politécnico de Economía:
"Luis Ramírez López"
Nueva Paz
País: Cuba
Curso: 2009-2010
"Año 52 de la Revolución"
| Página siguiente |