Diseño de un sistema de control de gestión para el estudio y optimización del servicio de capacitación

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito principal la elaboración de un Sistema de Control de Gestión para el proceso "Capacitación y Calificación de Personal" de la empresa Fábrica de Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA, basado en la Metodología de Cuadro de Mando Integral. Es un estudio de tipo no experimental y se apoya en una investigación de campo, aplicada y evaluativa. La recolección de los datos para el diagnostico inicial se basó en la observación directa, la aplicación de entrevistas no estructuradas a todo el personal inherente, así como la consulta en diversas fuentes de información. Posteriormente se procedió a la formulación del marco estratégico; los objetivos estratégicos; las iniciativas; las perspectivas; los indicadores de gestión y un sistema de información siguiendo con la metodología del CMI. En general, se aplicó satisfactoriamente la metodología seleccionada y se interrelacionaron adecuadamente cada uno de los elementos con el fin de incrementar la eficiencia del proceso.

PALABRAS CLAVES: CAPACITACIÓN DE PERSONAL, SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, CUADRO DE MANDO INTEGRAL, INDICADORES DE GESTIÓN.

INTRODUCCIÓN

Desde el advenimiento de la Revolución Industrial, el personal ubicado en todos los puntos de una empresa necesitó capacitarse para el manejo de los nuevos descubrimientos y las distintas formas de trabajo en serie. Luego debió hacerlo para el trabajo administrativo más complejo y hoy nos enfrentamos a una tarea similar pero con características diferentes.

El desarrollo tecnológico en máquinas, herramientas e implementos de mayor complejidad, en todos los ámbitos, requiere de personal especializado. En nuestra era los signos distintivos son la especialización y el profesionalismo laboral. Toda organización debe especificar que conocimientos y destrezas deben tener los empleados que ocupan los cargos y que normas deben exigir; una vez especificados los requerimientos, se selecciona al personal. Tanto el proceso de selección como el de capacitación del personal dependen en gran medida de factores como el análisis de puestos, el plan de recursos humanos, y la oferta y calidad del mercado de trabajo.

Con el desarrollo de esta era de la información, las empresas se han visto en la necesidad de desarrollar nuevas capacidades para alcanzar buenos resultados, si desean tener éxito. Por lo que, en la actualidad, se hace imprescindible que las organizaciones dispongan de un Sistema de Control de Gestión que le permita establecer mecanismos de seguimiento y control continuo de las tareas, a fin de conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado, tomar decisiones para reaccionar ante ella así como proporcionar información oportuna sobre el cumplimiento y evolución de los objetivos fijados por la organización.

El Cuadro de Mando Integral, (Balanced Scorecard en inglés), es una de las herramientas hoy en día más usadas para tal fin. Está, permite a las organizaciones realizar un seguimiento permanente, pues, muestra cómo va la empresa, en qué estado está y, por ende, qué resultados se están alcanzando; proporcionado un sistema de alimentación y retroalimentación de información eficiente y eficaz, para la toma de decisiones generadas a partir de los resultados de los indicadores de gestión establecidos.

En este sentido, el presente informe se orientó a la formulación de una propuesta de un Sistema de Control de Gestión para el proceso "Capacitación y Calificación de Personal" de la empresa Fábrica de Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA, basado en la Metodología de Cuadro de Mando Integral por ser una herramienta eficaz de control, que de forma sistemática e integrada permite monitorear el desempeño de la organización, a su vez proporciona el marco, la estructura y el lenguaje adecuado para comunicar o traducir la misión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro (4) perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos, formación y crecimiento, que permiten que se genere un proceso continuo, de forma que, la visión se haga explícita, compartida y que todo el personal canalice sus energías hacia la consecución de la misma.

El desarrollo del presente informe se estructuró de la siguiente manera:

– Capítulo I El Problema: donde se identifica la problemática existente; así como también los objetivos de la investigación, delimitación, alcance, justificación e importancia de la investigación.

– Capítulo II: Generalidades de la Empresa: el cual presenta la descripción y funcionalidades de la empresa en cuestión, así como del área de trabajo y del proceso realizado.

– Capítulo III: Marco Teórico o Referencial: contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y base del estudio realizado.

– Capítulo IV: Marco Metodológico: se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos.

– Capítulo V: Situación Actual: incluye la descripción de la situación actual evidenciada mediante la observación directa.

– Capitulo VI: Situación Propuesta: en la cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el investigador.

– Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografías, Apéndices y Anexos

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Tubos de Acero de Venezuela, S.A. (TAVSA) es una empresa que se dedica a la fabricación y comercialización de tubos de acero sin costura de línea y de revestimiento en diferentes diámetros y espesores para la industria petrolera, siendo el único productor de este tipo de tubería en Venezuela.

Se inicia a finales de 1998 luego de pasar por un proceso de asociación estratégica entre la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.) y la empresa mexicana Tubos de Acero de México (TAMSA). Esta empresa conforma el 70 % y C.V.G. el 30% del capital social de esta empresa. Posterior a ello en Noviembre 2009 se firma una concesión de acciones entre PDVSA Industrial y TAVSA Tenaris, a través del Acta de Transferencia de Control de Operación de forma exclusiva de la Sociedad Mercantil TAVSA

Tubos de Acero de Venezuela, S.A. (TAVSA), dentro de su estructura organizativa cuenta con la Gerencia de Recursos Humanos, que es responsable de diseñar e implementar los procesos, metodologías y sistemas para la ejecución de todas las actividades de capacitación para sus trabajadores. Las actividades de capacitación están definidas como el proceso para proporcionar y desarrollar el conocimiento, destreza y conductas para cumplir con los requisitos. Para garantizar lo expuesto anteriormente, la Gerencia de Recursos Humanos, tiene como objeto principal establecer los lineamientos para la Capacitación de los trabajadores de TAVSA, que tienen participación activa en el programa de Aseguramiento de la Calidad, la metodología para la Detección de Necesidades de Capacitación, así como para el desarrollo del Programa de Capacitación que promueve la superación y desarrollo personal de la comunidad laboral, la profesionalización de los servicios que prestan y permitan la consecución de los objetivos y metas organizacionales.

Actualmente el proceso de "Capacitación y Calificación de Personal" presenta un Sistema de Control de Gestión que no está completamente constituido para controlar las diferentes etapas que ellos poseen, se realiza seguimiento a dicho proceso con el fin de registrar los avances de los mismos, para esto, el "Analista de Capacitación", utilizan un registro de control interno denominado "Instrucción – Código: N6.2.1 -007". Ver Anexo A

Este instrumento es la principal herramienta para llevar el control del proceso y a partir de la información contenida en el mismo, se elabora un "Informe de Gestión" presentado mensualmente a la Gerencia de Recursos Humanos. Dicho informe contempla los logros obtenidos durante un periodo en las diferentes etapas del proceso.

El Sistema de Control de gestión que actualmente se aplica en la Gerencia de Recursos Humanos de TAVSA, permite informar los avances y resultados obtenidos durante cada periodo de evaluación, no obstante, la forma en que se presentan no muestra suficiente información que le permita a dicha Gerencia medir el desempeño y desarrollo del programa, esta situación dificulta el proceso de toma de decisiones para el cumplimiento de los objetivos e identificación de desviaciones de diferentes parámetros o indicadores de Gestión.

En general, se observa que, para evaluar la Gestión del proceso de "Capacitación y Calificación de Personal", no se dispone de un sistema de indicadores de gestión establecido y normalizado que facilite la muestra de los resultados obtenidos.

Objetivo General

Diseñar un Sistema de Control de Gestión para el Estudio de Optimización del Servicio de Capacitación que realiza la Empresa Fábrica de Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA.

Objetivos Específicos

– Diagnosticar la Situación Actual del Sistema de Gestión del proceso "Capacitación y Calificación de Personal", de acuerdo a un registro de control interno denominado "Instrucción – Código: N6.2.1 -007".

– Identificar los elementos claves del proceso "Capacitación y Calificación de Personal" a través de la caracterización de cada una de las fases claves del mismo.

– Formular el Marco Estratégico compuesto por: Misión, Visión, Objetivos Estratégicos e Iniciativas del proceso "Capacitación y Calificación de Personal".

– Establecer un Sistema de Indicadores de Gestión, basado en la Metodología del Cuadro de Mando Integral.

– Elaborar la propuesta de normalización del Sistema de Indicadores formulados para el proceso "Capacitación y Calificación de Personal"

– Crear la base de datos para tabular los reportes para cada indicador normalizado.

Justificación

El desarrollo de este estudio es importante para la Gerencia de Recursos Humanos de la Empresa TAVSA, ya que, actualmente, no cuentan con indicadores normalizados e integrados a través de los cuales se pueda medir y controlar su gestión de manera eficiente.

Por tal razón, existe la necesidad de desarrollar una herramienta administrativa que sirva de control para el proceso de "Capacitación y Calificación de Personal" y, a la vez, brinde la sustentación física de su filosofía de gestión mediante la elaboración de la documentación requerida, la cual deberá contener todos los aspectos concernientes a la gestión, funcionamiento y control de los diferentes procesos desarrollados. Esta documentación permitirá constatar la estructura organizativa de la unidad y comparar los resultados obtenidos con los resultados deseados. La implantación de este Sistema de Control de Gestión aportará un valor agregado permitiendo la optimización del proceso y al mismo tiempo establecer un enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado.

Delimitaciones

La propuesta que se presenta a continuación tiene como objeto principal desarrollar un Sistema de Control de Gestión que contribuya con la mejora continua y un adecuado seguimiento a las actividades claves del proceso

"Capacitación y Calificación de Personal". La misma, se realizará en la Gerencia de Recursos Humanos de TAVSA – Puerto Ordaz. Dicho Sistema, comprende el diagnostico inicial de cómo se encuentra constituida su Gestión, la elaboración de la documentación que servirá como soporte al Sistema de Gestión la cual abarca, caracterización del proceso, definición de los objetivos, responsabilidades y desarrollo, así como la elaboración, establecimiento y normalización de los indicadores de Gestión para el control del proceso y la creación de la base de datos para tabular los reportes para cada indicador formulado.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Tubos de Acero de Venezuela, S.A. (TAVSA) es una empresa que se dedica a la fabricación y comercialización de tubos de acero sin costura de línea y de revestimiento en diferentes diámetros y espesores para la industria petrolera, siendo el único productor de este tipo de tubería en Venezuela.

Se inicia a finales de 1998 luego de pasar por un proceso de asociación estratégica entre la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.) y la empresa mexicana Tubos de Acero de México (TAMSA). Esta empresa conforma el 70 % y C.V.G. el 30% del capital social de esta empresa. Posterior a ello en Noviembre de 2009 se firma una concesión de acciones entre PDVSA Industrial y TAVSA Tenaris, a través del Acta de Transferencia de Control de Operación de forma exclusiva de la Sociedad Mercantil TAVSA. El Ministro y Presidente Rafael Ramírez Carreño, coordina y aprueba la designación de una comisión transitoria y técnica para la ejecución del Decreto N 6796. Es en Octubre del mismo año, que se presenta la Junta Directiva de PDVSA Industrial y Personal Técnico y Administrativo de transición para el proceso de la Nacionalización de la Planta. Por último en Noviembre se firma la concesión de acciones entre PDVSA Industrial y TAVSA Tenaris, a través del Acta de Transferencia de Control y Operación de forma exclusiva de la sociedad Mercantil TAVSA.

Ubicación Geográfica

La planta industrial de TAVSA tiene su asiento dentro de las instalaciones de la Siderúrgica del Orinoco C.A. (SIDOR), en la Ciudad de Puerto Ordaz, Edo. Bolívar (Zona industrial de Matanzas). Está ubicada sobre la margen derecha del río Orinoco a 17 Km. de su confluencia con el río Caroní y a 300 Km. de su desembocadura en el océano Atlántico.

Esta planta tiene una capacidad de producción de sesenta y cinco mil (65.000) toneladas anuales de tubería de producción, línea y revestimiento, y sus instalaciones se extienden sobre una superficie de novecientos seis mil seiscientos veinte con veintinueve metros cuadrados (906.620,2).

Misión

Crear, desarrollar y consolidar la Nueva Generación de Industrias destinadas a suministrar equipos, materiales y tecnología en los sectores productivos y estratégicos, impulsando la transformación industrial de la nación, aplicando modelos de asociación orientados a conformar empresas de economía social con capital nacional y mixto, utilizando con efectividad y transparencia los potenciales y recursos nacionales, aplicando la innovación y creatividad para implantar tecnologías de punta y obtener los mejores estándares de calidad mundial orientados a la distribución equitativa de riquezas en la población Venezolana.

Visión

Ser una Corporación Industrial Líder a escala mundial productora de equipos, materiales y tecnología, con políticas alineadas bajo la orientación estratégica del Plan de Nación, satisfaciendo requerimientos en los sectores estratégicos del país, con capacidad para consolidarse en los mercados nacionales e internacionales, operando con tecnología de punta, de manera efectiva, transparente y en armonía con el ambiente, promoviendo y desarrollando nuevas empresas enmarcadas en un modelo de producción socialista.

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