Documentación de las actividades a seguir para efectuar el cierre administrativo de los contratos

RESUMEN

El siguiente trabajo fue desarrollado para documentar las actividades a seguir para efectuar el cierre administrativo de los contrato manejados por la Gerencia de Transporte Pdvsa, Distrito Morichal. Se precisó elaborar un estudio sobre cada uno de los contratos que se encuentran por realizar el cierre administrativo para así determinar las posibles fallas existentes para la realización de este procedimiento. La metodología utilizada para desarrollar la investigación fue de tipo de campo, descriptiva y aplicada. Se logró detectar irregularidades en esta etapa de la administración de contrato, por lo cual los resultados obtenidos serán analizados nuevamente en una futura investigación para así lograr dar soluciones concretas luego de haber analizado a fondo la causa raíz que distorsiona los cierres administrativo de contrato y crear así una metodología para que los planificadores de la Gerencia usen una herramienta fundamental para la gestión de sus actividades, para un mejor funcionamiento y eficiencia en el control de sus actividades.

Palabras clave: Administración, Gestión, cierre de contrato, Eficiencia

INTRODUCCION

Desde principios del siglo el negocio del Petróleo ha tenido especial importancia para Venezuela, debido a que este ha sido es y será un motor de progreso para la sociedad y economía. En este proceso de desarrollo, la industria petrolera ha vivido importantes cambios que la han llevado a ser hoy en día la empresa más grande del país y una de las más importantes de América.

PDVSA, es la principal industria encargada de brindar entre tantas cosas, una administración efectiva de todos los procesos relacionados con el petróleo con la finalidad de mantener o incrementar la economía del pueblo Venezolano. Esto se caracteriza por sus diversas operaciones donde se abarcan la Exploración, Explotación, Refinación y Transporte, Distribución de Hidrocarburos, así como también los Negocios de Orimulsion Químico, Petroquímica y Carbón logrando promover la máxima participación privada.

En la actualidad las compañías necesitan controlar y gestionar sus procesos de la manera más efectiva posible, con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los objetivos, lo que a su vez hace posible asegurar que las operaciones reales coincidan con las actividades planificadas. Esta labor debe realizarse a partir del establecimiento preciso de los procedimientos, las responsabilidades, los recursos y las actividades involucradas en cada proceso administrativo, con lo cual se pueda guiar el esfuerzo de los empleados hacia la obtención de una alta eficiencia productiva.

Con ello en mente, muchas organizaciones consideran el Desarrollo y Formación de los Profesionales que esta vinculada a los conocimientos que se adquieren a través del Aprendizaje teórico que viene sustentado por las Universidades, es por esto que muchas de las Empresas prestan el apoyo suficiente para el desarrollo de sus potenciales y conocimientos necesarios en el desenvolvimiento de su Departamento o área especifica y de esta manera entrar en el mundo laboral que hoy en día se mantiene en un proceso de cambio.

Por tanto, se busca, la recolección de información que sirva para mejorar de forma concreta todos los procesos, pues a partir de dicha búsqueda se obtiene una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinadas situaciones o arribar a un fin determinado. En función a ello, se presenta esta investigación que tiene por finalidad realizar la Documentación de las actividades a seguir para efectuar el cierre administrativo de los contratos manejados por la gerencia de transporte PDVSA Distrito morichal para tal fin, la misma esta estructurada de la siguiente forma:

En el capítulo I se expone el planteamiento del problema, el capítulo II contiene el marco referencial de PDVSA, Distrito Morichal, en el capítulo III se presentan los aspectos procedimentales de la investigación, el capítulo IV se muestran los resultados. Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones y anexos.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMENTO DEL PROBLEMA

Petróleos de Venezuela S.A. es la corporación estatal de la República Bolivariana de Venezuela que se encarga de la Exploración, Explotación, Producción, Refinación, Petroquímica, Manufactura, Mercadeo y Transporte de los Hidrocarburos de manera eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la protección del ambiente.

PDVSA cumple con todas las actividades propias del negocio petrolero, constituyéndose en una corporación verticalmente integrada, que abarca todos los procesos, desde la exploración hasta la comercialización de los hidrocarburos gaseosos y no gaseosos, y sus derivados. La Faja Petrolífera del Orinoco está dividida en cuatro grandes áreas: Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo; y éstas, a su vez, en veintiocho (28) bloques (excluyendo el área de las Empresas Mixtas, antiguas asociaciones y Bitor-Sinovensa).

La División Faja Petrolífera del Orinoco de PDVSA, está conformada por tres (3) Distritos, estos son: Distrito Múcura, Distrito Cabrutica y Distrito Morichal.

Hoy en día en las organizaciones resulta necesario gestionar y controlar sus procesos, para que sea capaz de participar eficientemente dentro de dicho entorno, estas a su ves requieren que día a día se identifiquen cuales están funcionando bien y cuales no, que fallas y potencialidades presentan, que alternativas de solución o aprovechamiento se tienen, de forma de mejorar la calidad de trabajo humano para conseguir los objetivos planteados en la planificación estratégica de la empresa.

Un aspecto de gran importancia para toda organización es la gestión eficaz de la administración de contratos con el propósito de preservar los lineamientos establecidos, para así asegurar la disponibilidad de los mismos a fin de cubrir las necesidades de los diferentes clientes.

En este sentido, la Superintendencia de Planificación Presupuesto Y Gestión, Adscrito a la Gerencia de Transporte de la empresa PDVSA Distrito Morichal (División Carabobo), tiene entre sus propósitos Supervisar y coordinar los procesos de contratación y administración de contratos para la ejecución de los servicios de mantenimiento y realización de tareas operacionales, de las instalaciones, sistemas, equipos y dispositivos del área industrial del Distrito Morichal.

No obstante, en la actualidad la Superintendencia de Planificación Presupuesto Y Gestión, Adscrito a la Gerencia de Transporte, no posee la documentación donde describa los procedimientos generales para efectuar el cierre administrativo de los contratos que son tratados por la misma superintendencia, debido a que por ser una Gerencia nueva en el Distrito Morichal, esta se encuentra en pleno proceso de registrar y archivar los procesos generales de toda su gestión, en función a esta problemática es necesario realizar un estudio orientado a la documentación de las actividades a seguir para efectuar el cierre administrativo de los contratos manejados por la gerencia de transporte, para así detectar las posibles inconsistencias en la información obtenidas y diagnosticar el origen de las mismas, a fin de buscar soluciones viables que permitan lograr un buen manejo de la administración de los contratos en la gerencia de transporte.

1.2 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Documentar las actividades a seguir para efectuar el cierre administrativo de los contratos manejados por la Gerencia de Transporte PDVSA Distrito Morichal

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Ø Describir detalladamente el proceso o método de trabajo que se lleva a cabo en la Gerencia de Transporte Distrito Morichal

Ø Determinar las etapas del proceso de administración de contrato de la Gerencia de Transporte.

Ø Evaluar la tendencia Histórica de los cierres de contrato, administrados por la Gerencia de Transporte

Ø Formular y proponer las posibles soluciones a base de los resultados obtenidos anteriormente para las distintas situaciones que se presentan.

Ø Presentar un conjunto de sugerencias que permitan mejorar las condiciones del área de trabajo.

1.3 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

La intención de este trabajo es suministrar la información necesaria para obtener un conocimiento general acerca de todos los factores que debemos tener en cuenta a la hora de realizar el procedimiento del cierre administrativo de los contratos.

Por ello, al documentar este procedimiento, contribuye a determinar cuales son los agentes que se deben tener en cuenta para llevar a cabo eficientemente el desarrollo de esta etapa de la administración de contrato y así poder controlar las actividades que se realizan en este proceso.

Además, favorece al mejoramiento de los procesos de control de la administración y gestión de las actividades que se realizan en la gerencia contribuyendo al progreso productivo de la organización y facilitando de esta forma cumplir con los compromisos y obligaciones de evaluar el desempeño de las actividades de trabajo.

1.4 ALCANCE

Este estudio se llevará a cabo en la empresa PDVSA dirección ejecutiva de la faja petrolífera del Orinoco División Carabobo Distrito Morichal, en la Gerencia de Transporte, Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión, unidad encargada de administrar y velar por los contratos supervisado por la gerencia mencionada.

Debido a la magnitud de contratos que gestiona la Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión de la Gerencia de Transporte, esté análisis abarcará solo los contratos que se encuentran por cumplir con el proceso de cierre administrativo a la fecha de junio del 2010.

1.5 LIMITACIONES

ü Días Festivos.

ü 16 Semanas de trabajo.

ü Este estudio se realizará únicamente en el turno diurno (7:00 Am – 4:30 Pm)

EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO ORIGINAL. PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.