Análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de rehabilitación casa de máquinas

RESUMEN

La presente investigación consistió en un análisis del Sistema de Gestión de Envíos de Documentación Técnica de la Obra de Rehabilitación de Casa de Máquinas I- Macagua, éste estudio fue realizado en el departamento de Sala técnica de Casa de Máquinas I, basado en una investigación del tipo descriptiva y proyectiva, con un diseño no experimental de campo y documental. La recolección de la información se realizó empleando técnicas como la revisión documental, observación directa y entrevistas; con estos datos se procedió a realizar el análisis de la situación actual de sistema de envíos, mediante el cual se identificaron las principales causas de los retrasos. Por último se presenta una propuesta de trabajo orientada a maximizar la eficiencia del sistema.

PALABRAS CLAVE: Macagua, Casa de Máquinas I, Envíos, Análisis.

INTRODUCCIÓN

La Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), actualmente se encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de Máquinas I, el cual se lleva a cabo bajo acuerdos bilaterales entre el gobierno de la República Bolivariana de Venezuela y Argentina, este proceso tiene el objetivo de reacondicionar las seis (6) unidades generadoras presentes en la Casa de Máquinas I junto con la ampliación y repotenciación de la Sub-Estación 115 Kv con la función de garantizar el desarrollo energético del país aprovechando los recursos naturales ya existentes, a fin de satisfacer la creciente demanda energética presente en el país.

Industrias Metalúrgicas Pescarmona S.A. (IMPSA) es una empresa centenaria dedicada a proveer soluciones integrales para la generación de energía eléctrica a partir de recursos renovables, equipos para la industria de procesos y servicios ambientales. El cumplimiento de estos objetivos se logra con las siguientes unidades de negocios: IMPSA Hydro, IMPSA Wind e IMPSA Energy, que proveen soluciones integrales para la generación sustentable de electricidad. En Cuidad Guayana- Estado. Bolívar, IMPSA Caribe C.A., sucursal de IMPSA Hydro Argetina, se encuentra; como ejecutor del proyecto de rehabilitación bajo la supervisión de la Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA), hoy día CORPOELEC.

El presente estudio estuvo orientado al análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de Rehabilitación de Casa de Máquinas I – Macagua, para describir la situación actual en la que se encuentra, identificar los factores que inciden en su desempeño y determinar posibles condiciones para optimizar su funcionamiento. Para dicho análisis se revisó el historial de envíos realizados durante el año 2013, se desarrollaron indicadores para la evaluación de la gestión y se condujeron entrevistas con el personal a cargo del procesamiento de los envíos, de esta manera se pudo examinar en forma detallada el comportamiento actual sistema y se establecieron propuestas de funcionamiento orientadas a maximizar la eficiencia del mismo.

De acuerdo con la finalidad del estudio, la investigación se estructuró de la siguiente manera:

Capítulo I. El Problema: Donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación. Capítulo II. La Empresa: Que presenta el perfil de IMPSA, una reseña histórica de la empresa, así como su misión, visión, políticas de calidad, valores, unidades de trabajo, estructura organizativa y la descripción del área donde se realiza la investigación. Capítulo III. Marco teórico: Contiene los antecedentes de las investigaciones así como también aspectos teóricos utilizados como herramienta y sustento del estudio realizado y la definición de términos básicos. Capítulo IV. Marco Metodológico: En este capítulo se describe la metodología utilizada a lo largo del estudio, el tipo y diseño de la investigación así como la definición de las técnicas e instrumentos utilizados para la recolección, procesamiento y análisis de la información. Capítulo V. Diagnóstico: En él se describen el proceso que se realiza actualmente en la empresa, se analiza la información de los envíos realizados, se aplica la técnica del interrogatorio y se identifican las causas de los retrasos en el sistema. Capítulo VI. Propuesta: En este se plantea una propuesta para optimizar el desempeño del sistema de gestión de envíos y se presenta el proceso de trabajo propuesto. Se redactan las Conclusiones acorde a la investigación para luego establecer recomendaciones que ayuden a mejorar la problemática planteada, seguido de la Bibliografía.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

A continuación se plantea la problemática existente en la gestión de envíos de documentación técnica de la obra de Casa de Máquinas I – Macagua, así como también los objetivos de la investigación, su justificación y delimitación.

Planteamiento del Problema

Actualmente la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), se encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de Máquinas I, el cual se lleva a cabo bajo acuerdos bilaterales entre los gobiernos de la República Bolivariana de Venezuela y Argentina, con la finalidad de reacondicionar las seis (6) unidades generadoras presentes en la Casa de Máquinas I junto con la ampliación y repotenciación de la Sub-Estación 115 Kv garantizando el desarrollo energético del país y el aprovechamiento de los recursos naturales existentes, a fin de satisfacer la creciente demanda energética presente.

Industrias Metalurgicas Pescarmona Sociedad Anónima (IMPSA) la cual es una empresa argentina establecida en 1907, dedicada a proveer soluciones integrales para la generación de energía eléctrica a partir de recursos naturales, equipos para la industria de procesos y servicios ambientales. El cumplimiento de estos objetivos se logra con las siguientes unidades de negocios: IMPSA Hydro, IMPSA Wind e IMPSA Energy, que proveen soluciones integrales para la generación sustentable de electricidad. En Venezuela, específicamente en Cuidad Guayana- Estado. Bolívar, IMPSA Caribe C.A., sucursal de IMPSA Hydro Argetina, se encuentra; como ejecutor del proyecto de rehabilitación bajo la supervisión de Corporación Eléctrica Nacional (CORPOELEC).

Para el correcto desarrollo del proyecto IMPSA Caribe C.A. presenta un sistema de gestión de envíos de documentación técnica, que consiste en todos los pasos a seguir para la descarga, impresión, entrega y registro de todos los documentos emitidos por la empresa, ya sea desde Argentina o Venezuela, que deben ser consignados a CORPOELEC. A partir del año

2010 se empieza a llevar una hoja de evaluación de la gestión de envíos, la cual presenta una valoración del desempeño mensual dependiendo de los tiempos promedios de entrega estos, basados en disposiciones establecidas por el Departamento de Calidad IMPSA Caribe, distribuidas de la siguiente manera:

Menor de 2 días = Excelente.

Entre 2 y 3 días = Muy bueno.

Entre 3 y 4 días = Bueno.

Entre 4 y 5 días = Regular.

Más de 5 días = Malo.

Tomando en cuenta este criterio de evaluación se observa la presencia de una problemática en el sistema de gestión de envíos, puesto que, al consultar la hoja de evaluación de envíos que Ingeniería le entrega al departamento de Control de Calidad, la calificación para todos los meses de los años 2011 y 2012 fue Mala, a excepción de Febrero de 2012 que fue Regular.

Presentando como posibles causas que originan las demoras en la gestión de los envíos se encuentran:

Falta de infraestructura para ubicar un plotter para la impresión de documentos de mayor tamaño.

Deficiencias en el traslado de los documentos.

Errores humanos al momento de imprimir e indisponibilidad de impresora a color, plotter y/o escáner.

Derivadas de la problemática presente se generan ciertas consecuencias para la empresa como son:

Retrasos en la aprobación de la documentación consignada a CORPOELEC.

Incumplimiento de cláusulas contractuales.

Descontento del cliente.

A su vez, de no ser atendida esta situación y si las condiciones persisten, se afectaría negativamente a IMPSA Caribe C.A. en el área financiera, puesto que al demorarse la entrega de los documentos, se alargan los tiempos de espera para la aprobación de CORPOELEC, lo que genera retrasos en la obra, incurriendo así en incumplimiento de contrato, que se traduce en multas y pérdida económica para la empresa y la consiguiente disminución de la rentabilidad del proyecto.

A partir de todo lo expuesto anteriormente, se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cuáles son las condiciones actuales en las que funciona el sistema de gestión de envíos?, ¿Qué situaciones están generando los retrasos en la entrega de los documentos?, ¿Qué opciones existen para optimizar los tiempos de entrega?

Objetivo General

Analizar el sistema de gestión de envíos de la documentación técnica de la obra de Casa de Máquinas I – Macagua para el periodo 2013.

Objetivos Específicos

1. Conocer el sistema de gestión de envíos en IMPSA mediante la revisión documental.

2. Evaluar el comportamiento de los envíos realizados durante el año 2013.

3. Diagnosticar la situación actual del sistema por medio de indicadores, entrevistas y observación directa.

4. Identificar las situaciones o actividades que generan demoras en la entrega de los documentos.

5. Proponer soluciones para la optimización del sistema de gestión de envíos.

Delimitación

La investigación se realizó en el Estado Bolívar, Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, en el Departamento de Sala Técnica de la Casa de Máquinas I, de la empresa IMPSA Caribe C.A., durante un periodo de dieciséis (16) semanas.

Abarcando un estudio basado en el análisis del comportamiento del sistema de gestión de envíos de la documentación técnica generada en el año 2013. Con el fin de diagnosticar la situación actual del sistema y proporcionar información que servirá de apoyo para la toma de decisiones y plantear propuestas de mejora orientadas al cumplimiento de los compromisos de la empresa con CORPOELEC.

Justificación

El desarrollo de un análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica es de gran utilidad para la empresa, ya que permite identificar y solventar los factores que generan demoras en la entrega de documentación a CORPOELEC, proporcionando información para la toma de decisiones y propuesta de mejoras que conlleven a diversos beneficios como menores tiempos de duración de los envíos, afianzar las líneas de comunicación con CORPOELEC y agilizar el proceso de aprobación de los documentos, ayudando a la empresa a cumplir con los contratos establecidos, evitando multas y pérdidas económicas.

CAPÍTULO II

LA EMPRESA

A continuación se presenta el perfil de IMPSA, una reseña histórica de la empresa, así como su misión, visión, políticas de calidad, valores, unidades de trabajo, estructura organizativa y la descripción del área donde se realiza la investigación.

Perfil de la Empresa

Industrias Metalúrgicas Pescarmona S.A. (IMPSA) es una empresa centenaria dedicada a proveer soluciones integrales para la generación de energía eléctrica a partir de recursos naturales, equipos para la industria de procesos y servicios ambientales.

El cumplimiento de estos objetivos se logra con las siguientes unidades de negocios: IMPSA Hydro, IMPSA Wind e IMPSA Energy, que proveen soluciones integrales para la generación sustentable de electricidad.

La calidad de sus productos está avalada por la certificación internacional del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000, la ISO 14001:2004 y la aplicación de normas constructivas internacionales. Estos estándares sirven para los procesos de fabricación, tanto en su casa matriz como en sus filiales en el mundo.

IMPSA pertenece a la Corporación IMPSA, sociedad holding dedicada a la provisión de bienes y servicios, entre los que se incluyen seguros, bodegas y viñedos, logística, sistemas de seguimiento satelital y sistemas de automatización y comunicaciones.

Reseña Histórica

Los orígenes de IMPSA se remontan al año 1907 cuando el abuelo del actual Presidente, Enrique M. Pescarmona, fundó Talleres Metalúrgicos Enrique Epaminondas Pescarmona en la Provincia de Mendoza. Allí se fabricaban repuestos de hierro fundido, equipos para la industria vitivinícola y compuertas para canales de irrigación. Durante la década de 1910-1920, Pescarmona se convierte en el líder en la provisión de equipamiento para vitivinicultura. Desde 1920 se dedica a la manufactura de compuertas y otros componentes de metalúrgica liviana.

En 1946, la familia Pescarmona fundó Construcciones Metálicas Pescarmona S.R.L. ("CMP") para dedicarse al diseño y construcción de estructuras metálicas, compuertas de riego y otros equipos electromecánicos. Mientras que la actual empresa IMPSA (Industrias Metalúrgicas Pescarmona S.A.) se fundó en 1965 mediante la transferencia de los activos y pasivos de CMP. Desde entonces se expandió y diversificó ampliamente su producción y actividades vinculadas.

Durante la década de 1970 IMPSA creó el mix de productos que sigue vigente hasta el día de hoy, y se convirtió en el líder en generación hidroeléctrica en Argentina. En los años 80 surge el concepto de proveedor de soluciones totales. Para alcanzar este objetivo se implementó una política agresiva de Investigación y Desarrollo que permitió hacer realidad este nuevo enfoque. Como evidencia concreta de esto, la compañía construyó su propio laboratorio hidráulico en Mendoza, en el Centro de investigación Tecnológica (CIT), el cual es uno de los más avanzados en el mundo. Paralelamente, las operaciones de la compañía se expandieron internacionalmente.

Durante los años noventa la compañía comenzó a desarrollar proyectos bajo modalidades BOT (Build, Operate & Transfer), BROT (Build, Rehab, Operate & Maintenance) y BOM (Build, Operate & Maintenance). Con este logro IMPSA se convirtió en el principal desarrollador de proyectos "hydro" en el mundo y un proveedor de soluciones totales. Desde la ingeniería, aprovisionamiento y construcción hasta la operación y mantenimiento, IMPSA desarrolló un profundo "know how" y tecnología que incluye no sólo aspectos tecnológicos sino también financieros y de gerenciamiento.

IMPSA obtuvo su primer contrato internacional BROT – el complejo hidroeléctrico CBK en Filipinas – para cuatro plantas generadoras. La compañía recibió financiamiento internacional de 19 bancos, y la mayor cobertura de riesgo político otorgada por las principales aseguradoras del mundo: US$ 560 millones (incluidos capital e intereses). Por esta estructuración financiera recibió diversos premios de la prensa especializada.

A principios de la década, IMPSA desarrolló un software integrado para el dimensionamiento, diseño, verificación y simulación de generadores hidroeléctricos. Este enfoque holístico significó un gran paso en términos tecnológicos, ya que concentra en una herramienta todas las disciplinas requeridas para la concepción de la máquina.

Las investigaciones sobre energía eólica comienzan en esta etapa. Los avances van a concluir con la nueva unidad de negocios IMPSA Wind.

En la década del 2000 con un "Backlog" de más de 21.700 MW en energía renovable, IMPSA se ha enfocado en brindar una respuesta efectiva a la necesidad global de generación sustentable de energía eléctrica. En particular, Tocoma puede ser nombrado como ejemplo del tipo de proyectos que la compañía lleva a cabo. IMPSA firmó con CVG Edelca el contrato para el diseño, fabricación, transporte y montaje, del equipamiento electromecánico para la central hidroeléctrica Tocoma; sobre el río Caroní, en el estado de Bolívar, Venezuela. Proveerá 10 unidades generadoras Kaplan de 235 MW, que son las de mayor potencia y eficiencia del mundo.

Durante el mes de diciembre de 2007, IMPSA cerró un paquete de financiación a 12 años con la Caixa Econômica Federal para producir energía eólica para Eletrobrás, a partir del 2008. A su vez IMPSA ha desarrollado cinco parques eólicos en Brasil, totalizando más de 300 MW de capacidad instalada. Estos parques estarán equipados con unidades de 1500 KW. El parque Praias de Parajurú, ya fue puesto en marcha. Paralelamente la empresa desarrolló nuevas versiones de su particular UNIPOWER, para llegar a una potencia unitaria de 4MW en los siguientes años.

En mayo del 2008 firmó contrato con la Provincia de la Rioja, bajo la modalidad EPC, para proveer un aerogenerador del tipo IWP-83 de 2,1 MW clase II, para el proyecto Arauco I. Al final de ese mismo año, se firmó un nuevo contrato para realizar la segunda etapa del proyecto, que consiste en el suministro de 11 nuevos equipos de iguales características bajo la misma modalidad. Además, IMPSA tiene a cargo la operación y mantenimiento del parque.

En septiembre del 2008 inauguró su fábrica de aerogeneradores en el puerto de Suape, en el estado de Pernambuco, Brasil. La nueva planta tiene capacidad para fabricar 300 equipos por año, para abastecer el mercado local, regional y global.

Por otro lado, en el año 2005 IMPSA Port Systems proporcionó las grúas para el puerto PTP en Malasia, las cuales son las más grandes del mundo actualmente.

En 2010 IMPSA se adjudicó la participación dentro del Proyecto Belo Monte, en el estado de Pará, Brasil, a orillas del Río Xingu. Belo Monte será la tercera central hidroeléctrica más grande del mundo, y la más grande en proceso de construcción durante la próxima década. IMPSA fabricará equipos para cuatro unidades de generación completas, totalizando 2600 MW de potencia.

También en Brasil, IMPSA firmó un contrato con la Compañía Hidroeléctrica San Francisco (CHESF) para desarrollar un parque eólico en Casa Nova, estado de Bahía. IMPSA Wind proveerá 120 aerogeneradores de 1,5 MW, representando una capacidad instalada de 180 MW. Este se convertirá en el mayor parque eólico de Brasil.

En Venezuela, específicamente en Cuidad Guayana, Estado Bolívar, IMPSA Caribe C.A. la cual forma parte de la extensión IMPSA Hydro, tiene como enfoque principal el desarrollo de soluciones integrales para la generación de energía eléctrica a partir de recursos renovables, logística portuaria y movimiento de cargas; se encuentra como ejecutora, en el proyecto de Tocoma, Macagua y próximamente en Guri, todos bajo la supervisión de CORPOELEC.

Actualmente la empresa cuenta con una cartera de proyectos de generación de energía eléctrica a partir de recursos renovables en ejecución que supera los 6.500 MW de capacidad instalada y más de 2.000 MMUSD. El Proyecto de Rehabilitación de Macagua I, Central Hidroelectrica Antonio José de Sucre, lleva consigo en paralelo dos proyectos asociados: el Proyecto de Rehabilitacion de la Subestación de 115 Kv y la Construcción de un Parque tecnológico en el cual funcionaran en una primera etapa dos laboratorios Fundamentales; el Laboratorio de Ensayos Electromagneticos (LEEM) y el Laboratorio de Ensayos Mecanicos y Hidraúlicos (LEMH), destinados al desarrollo de investigaciones dirigidas a la produccion de energía.

Misión

Brindar mejores beneficios a la sociedad mediante la producción de productos y servicios de alto valor agregado a través del crecimiento continuo y sustentado de los negocios. Utilizar para este objetivo la innovación vinculada al desarrollo de proyectos de infraestructura para la producción de energía limpia a partir de fuentes renovables, de equipos para procesos y de servicios logísticos para el movimiento de bienes e información.

IMPSA proclama su vocación de liderazgo en las áreas en las que el uso del conocimiento y la creatividad, sumada a la experiencia acumulada a lo largo de cien años de constantes innovaciones, impulsen su crecimiento y el de la sociedad, a través de la producción de bienes y prestación de servicios de alto valor agregado.

Visión

Ser un motor de desarrollo para el mundo con nuevos productos y servicios de alto valor agregado y tecnología, creando riqueza y ayudando al desarrollo de las comunidades en las que actúa.

Ser impulsor del desarrollo nacional, regional y mundial a través de sus productos e innovaciones tecnológicas.

Valores

La sustancia del espíritu de la empresa son sus valores. Ellos son los que ordenan su desarrollo dentro de la comunidad global. A lo largo de su historia IMPSA ha manifestado de forma preferencial algunas cualidades que ya son reconocidas como el sello indeleble de su identidad. Como se puede observar en la Figura 2.1 IMPSA es:

Creadora: Piensa en algo nuevo para resolver las necesidades y deseos de sus clientes.

Innovadora: Convierte en realidad aquello que imagina.

Consciente: Materializa soluciones integrales sin comprometer a las futuras generaciones.

Formadora: Cuenta con la masa crítica de conocimientos para alcanzar sus objetivos.

Emprendedora: Acepta proyectos que son verdaderos desafíos y lo hace con responsabilidad y calidad.

Dinámica: Adapta su modelo de negocios para adecuarse a los cambios en el contexto.

Figura 2.1 Valores de IMPSA

Fuente: Portal de IMPSA

Objetivos Principales de IMPSA

Lograr un crecimiento rentable y sostenido de la organización, concentrándose en sectores de fuerte impacto en la sociedad tales como; el aprovechamiento de las energías de fuentes renovables y la mejora en la infraestructura de la logística del movimiento de bienes y servicios.

Afianzar nuestra presencia como desarrolladores e inversores en proyectos de infraestructura energética con operación y mantenimiento en concesiones a largo plazo.

Afianzar nuestra posición como proveedor de equipamientos de alta tecnología para proyectos de generación de energía, manteniendo e incrementando nuestras ventajas competitivas.

Implementar el uso de fuentes de energía renovables creando conciencia en la sociedad del impacto positivo para el medio ambiente.

Continuar con nuestra estrategia de generación de valor, aumentando el volumen de ventas y rentabilidad de los actuales y futuros negocios.

Desarrollar nuevos negocios en áreas en las que exista sinergia con el posicionamiento de IMPSA y con nuestros recursos tecnológicos, financieros y de conocimiento.

Política de Calidad

Para IMPSA la satisfacción de nuestros clientes, el desarrollo Sustentable, la Calidad, la Salud de las personas y la Responsabilidad Social son el fundamento de nuestro negocio; y es el compromiso que asumimos con nuestros clientes, empleados, accionistas, proveedores, socios y la sociedad en su conjunto.

El cumplimiento de los requisitos legales y contractuales es la esencia de nuestra empresa.

Como se observa en la Figura 2.2 las herramientas fundamentales para cumplir con los objetivos de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad Ocupacional y Responsabilidad Social son:

Figura 2.2 Política de Calidad de IMPSA

Fuente: Portal de IMPSA

Unidades de trabajo de IMPSA

Para el cumplimiento de sus objetivos, IMPSA cuenta con cuatro (04) unidades de trabajo, cada una de ellas dedicada a un área específica, éstas se explican con mayor detalle en la Tabla 2.1.

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