Manual para el funcionamiento de Relaciones Públicas de la Policía Nacional de Honduras (página 3)

c. Otro aspecto importante a la hora de elaborar el Plan de Crisis es "la incidencia del costo económico". En este sentido hay que recordar que en la entidad sucede como en la vida real, cuando las cosas funcionan en lo último que se piensa es en que hay que destinar un presupuesto para el Plan de Crisis. Y por otro lado, en épocas de "vacas flacas" cuando los beneficios empresariales decrecen, la planificación de la crisis sigue siendo un candidato perfecto a ser eliminado del presupuesto.

A pesar de lo apuntado el problema de esta situación radica en que la dirección siempre preocupada por el coste de las cosas es reacia a dedicar una gran cantidad de recursos al desarrollo de un plan para algo cuyo alcance y dimensión son desconocidos, como en el caso de cualquier desastre. Y ello es debido a que el Plan de Crisis precisa de cometidos logísticos y operativos que requieren de un alto coste económico.

Para evitar por lo tanto esta situación nuestra propuesta según se desprende de la investigación seguida consiste en concienciar a la institución de la efectividad del mismo atendiendo a dos puntos principalmente a lo largo del proceso de planificación:

• Mantener los costos al mínimo mediante una planificación que conlleve acciones adecuadas en relación coste-efectividad.

• Mantener al mínimo las acciones del Plan de Crisis.

En cualquier caso, la empresa debe tratar de obtener una solución que le permita contar con una serie de medidas preventivas en caso de que se produzca una situación de crisis. Y como medida principal a tener en cuenta es la de la responsabilidad social de la organización; por encima de cualquier objetivo económico. De tal forma que la protección de las propiedades y activos de la empresa quede subordinada a la protección de los trabajadores, de sus clientes y de la propia comunidad en la que reside.

Este trabajo de prevención ante la crisis requiere de una gran elaboración y preparación de la información adecuada. Pero es indudable según se ha experimentado en empresas que actualmente lo poseen y lo han ejecutado que permite:

• a. Poner en marcha inmediatamente un servicio "ad hoc" como la mejor fuente de información. Esto significa comenzar a ganar la batalla de la anticipación disponiendo de una serie de documentos principales.

• b. Controlar la orientación de las informaciones que van a entrar en circulación. La agilidad para controlar la información de las primeras veinticuatro horas suele ser de vital importancia, sobre todo en lo que se refiere a inducir ciertas posiciones de los medios de comunicación que puedan determinar la postura frente al conflicto.

• c. Dar prueba del sentido de la responsabilidad. Una responsabilidad que en nuestro criterio va más allá de lo puramente físico porque en esta situación es importante controlar la información que se da y como se proporciona. Un consejo en estos casos que comparten muchos profesionales, es proporcionar una comunicación mínima, discreta y transparente.

En las empresas americanas son cuatro las categorías principales sobre las que las organizaciones toman mayores medidas de prevención:

• a. Actividades cuyas finalidades consistan en comprobar si la entidad toma las medidas oportunas en la utilización de materiales peligrosos, sistemas legales o financieros o si se adapta en materia de seguridad a la legislación vigente.

• b. Modificación o estructuración interna destinadas a la seguridad de los productos e instalaciones.

• c. Formación a los empleados y directivos de la organización a que sepan como enfrentarse emocionalmente ante una situación de crisis.

• d. Comunicarse con sus públicos externos para obtener información certera acerca del entorno.

Crisis de una organización y sus medidas principales

No es habitual encontrar este documento y no es cuestión ni de su tamaño ni de su actividad si no simplemente es una herramienta poco utilizada porque no consideran práctica la utilidad de la misma; ya que difícilmente reconocen que han sufrido alguna crisis.

Como recomendaciones principales advertían de unos puntos que debe de abordar cualquier Manual de Crisis, aunque luego en cada empresa según sus propias características y morfologías de crisis, serán incluidos otros contenidos:

• a. Metas a alcanzar mediante la ejecución de dicho Plan de Crisis.

• b. Filosofía donde se recojan los objetivos y principios básicos de la organización. En este apartado suelen estar incluido los principios, valores, normas, costumbres y principios básicos que rige a la organización.

• c. Justificación de las razones que hacen necesario la elaboración de este Manual de Crisis y de un comité de la crisis.

• d. Estudio sobre los tipos de crisis potenciales a los que está expuesta la organización.

• e. Normas básicas generales de actuación que sean eficaz ante una situación de crisis.

• f. Listado con datos, nombres, y medios para hacer llegar la información a los medios de comunicación.

• g. El centro de reunión del comité a lo largo de la crisis.

• h. Guía de asociaciones, expertos, organismos oficiales, asociaciones, agrupaciones, etc., que puedan servir de ayuda complementaria.

• i. Funcionamiento y puesta en marcha del Plan de Crisis mediante simulacros de crisis potenciales a las que pueda estar sometida la entidad. El objetivo de esta medida es comprobar el funcionamiento del plan o inclusión de las mejoras oportunas.

La curiosidad por este tema nos ha llevado a la búsqueda de manuales de crisis de compañías afincadas en España. Una búsqueda que en muchos momentos no ha sido fortuita y sólo en raras excepciones cuando hemos encontrado alguno, la empresa nos ha mostrado su gran recelo a que fuese publicado o simplemente analizado.

Organización de la Sub Dirección de Relaciones Públicas de la Policía Nacional de Honduras

Generalidades de la Sub Dirección de Relaciones Públicas

Esta Subdirección atenderá las necesidades de comunicación de la Policía Nacional, dependencia de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, tanto a nivel interno como externo, por lo que sus dos áreas de trabajo serán: Prensa y Relaciones Públicas, con las que se pretende unificar los esfuerzos para lograr una estructura de comunicación ágil y funcional.

La Subdirección estará adscrita a la Policía Nacional y se encentrará bajo la responsabilidad de un profesional en el área policial y de comunicación.

Entre las funciones establecidas la Subdirección de Relaciones Públicas de la Policía Nacional, le corresponde:

• Mantener una política de divulgación de las actividades realizadas por la Policía Nacional en la lucha contra la criminalidad y en aquellos temas de interés institucional a través de los medios de comunicación.

• Preparar los comunicados de prensa ante las consultas realizadas y de las cuales deba ser informada la opinión pública.

• Revisar y someter a aprobación del Secretario y Subsecretario en el Despacho de Seguridad y Directores de Policía Nacional todos los comunicados, folletos, boletines, videos y cualquier otro instrumento de comunicación oficial de la Policía Nacional

Estructura Administrativa

La Subdirección de Relaciones Públicas estará adscrita a la Policía Nacional, dependencia de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. Estará a cargo de un oficial superior de la Policía y de esta dependerán en las unidades de relaciones publicas de las Direcciones Generales de la Policía Nacional

Misión

La protección integral de la ciudadanía, a través de la aplicación de las ley, bajo los principios de legalidad, continuidad, profesionalismo, jerarquía, disciplina, apoliticidad partidista, igualdad, solidaridad, ética e imparcialidad, debiendo imprimir a sus actividades sentido comunitario, ecológico y de apoyo al sistema de justica, todo dentro del más estricto respeto de los derechos humanos.

Visión

La Policía Nacional es un organismo de reciente creación, el cual lleva una estructura moderna que se aparta de la forma tradicional de brindar seguridad y su forma de administrarse desde el punto de vista legal, se crea como una institución profesional permanente del Estado apolítica en el sentido partidista y de naturaleza puramente civil, encargado de velar por la conservación del orden público, la prevención, control, combate al delito y proteger la seguridad de las personas y sus bienes.

Valores

Integridad, disciplina, servicio y lealtad son los valores que orientan diariamente nuestra labor.

Objetivos

4.6.1. Objetivos Generales

• a. Objetivo del área de prensa:

Promover una relación de trabajo con los medios de comunicación sobre lo que acontece en la Policía Nacional, dependiente de la Secretaría de Seguridad.

• b. Objetivo del área de relaciones públicas:

Aumentar y mejorar los flujos de información interna y externa, sobre la acción que desarrolla la Policía Nacional, para garantizar una comunicación ágil, confiable y coordinada.

4.6.2. Objetivos Específicos

• Lograr posesionar a la Policía Nacional en un lugar estratégico ante la opinión pública.

• Dar a conocer los proyectos y actividades que se desarrollan en beneficio de la población en general.

• Utilizar los medios de comunicación masiva disponibles para dar a conocer las actividades y logros de la institución.

• Informar y motivar a los funcionarios, para que se conviertan en difusores de las actividades que se realizan.

• Establecer canales de comunicación ágiles tanto para público interno como externo.

Prensa

Revisemos algunas acciones que se están realizando en la actualidad:

• Boletines de Prensa

La Oficina elabora boletines de prensa basado en información de interés para la colectividad y como mecanismo de difusión de logros.

• Conferencias de Prensa

Se hacen previa coordinación con las autoridades para dar a conocer informaciones sobre actividades relevantes que se realizaron o se realizan en la institución o alguna dependencia que la conforma.

• Atención a Consultas de los Medios

Se atenderán y canalizarán todas las consultas que los periodistas individualmente tramiten por medio de esta Oficina.

• Giras y Actividades de Campo

Cuando se considera oportuno se invita a los periodistas a las actividades de campo que realizan las máximas autoridades, además se les facilitará material de apoyo para sus respectivas notas.

4.7.1. Monitoreo

Se lleva un control de las noticias de prensa, radio y televisión que aparezcan diariamente en los medios de comunicación. Es importante medir la capacidad de Respuesta: Se contestan con el apoyo de las dependencias de la Secretaría y Policía Nacional, todas las informaciones imprecisas, tanto positivas como negativas que aparezcan en los medios, en el tiempo establecido.

El procedimiento se realizara de acuerdo al nivel de jerarquía en la manera siguiente:

• Titular de la institución (secretario de seguridad, Director General, vocero oficial, o aquel miembro de la Policía que posea las capacidades y competencias para hacerlo.

• Se podrán organizar grupos de personas honorables con el objeto de dar respuestas razonadas del trabajo policial cuando exista sospechas de que el crimen organizado o la delincuencia común llama a los medios de comunicación con el propósito de desprestigiar la Policía nacional.

Este departamento de monitoreo estará integrada preferiblemente por miembro activos y permanentes de la Policía nacional.

4.7.2. Capacitación a Periodistas

Se realizarán en determinado momento, para ampliar conocimiento sobre temas de interés institucional y de la población en general, pero sobre todo sobre el manejo de la nota roja, su proyección y trasmisión por los medios de comunicación.

Esta capacitación deberá realizarse una vez al año preferiblemente en todo el país, pero de no haber el suficiente recurso se realizará en las ciudades más importante previo análisis de la situación imperante.

4.7.2.1. Relaciones Públicas externas: La Policía Nacional está integrada por seis Direcciones Generales, con tareas diferentes pero que obedecen a una sola estrategia y campo de acciones una responsabilidad de estas alimentar con información a esta sub. Dirección de Relaciones Públicas para que pueda cumplir con los objetivos deseados principalmente en lo relacionado a la proyección institucional a lo externo.

4.7.2.2. Relaciones Públicas Internas: Parte de las responsabilidades de las relaciones públicas a lo interno se basa en lo siguiente:

• Apoyar a los funcionarios en la organización de actividades públicas.

• Boletines para informar a los funcionarios sobre las diversas actividades institucionales.

• Elaboración y revisión de documentos, publicitarios, afiches, trifolios, hojas volantes, entre otros.

• Participación en comisiones o grupos de trabajo, sobre temas relacionados con el desempeño.

Alguna de esta información fue encontrada en un documento realizado por oficiales de Policía del diplomado de alta gerencia con orientación a la Gestión Estratégica del Instituto Superior de Educación Policial del año 2007

Proyección Institucional

Sumado a lo anterior la sub. Dirección de Relaciones Públicas tendrá la coordinación y administración de la banda de guerra, marimba, mariachis, grupo musical y otras similares que fueren creadas por la Policía Nacional con el fin de poder regular su funcionamiento y con el objetivo principal de que sirvan de proyección social a la Policía nacional y una contribución de esta, a la cultura del país, por lo que es terminantemente prohibido el uso de los mismos a cambio de pago o recompensa.

Proyecto de Radioemisora para la Policía Nacional

Las ventajas de contar con una emisora para la Policía Nacional son muchas, no solamente por la oportunidad de dar a conocer las noticias que genera sino que también, hacer un enfoque objetivo a las que co-produce.

Éstas y otras ventajas serán una realidad si se salvan estos obstáculos:

• Obtener una frecuencia de Amplitud Modulada o Frecuencia Modulada, en la actualidad, El Dial en ambas frecuencias está saturado.

• Obtener el presupuesto inicial y el operativo de parte de Comisión Nacional de Telecomunicaciones (CONATEL) y la secretaría de Seguridad.

4.9.1. Orientación de La Radio

• a. Musical

• b. Informativa Policial

• c. Cultural

Inicialmente debe ser 100 por ciento musical para ganar auditorio; posteriormente podría variarse la programación hasta lograr un 60 por ciento música, 30 informativa y 10 por ciento cultural.

Para estructurar su programación hay que definir el auditorio al que se pretende llegar: Por la mañana, al mediodía, tarde noche y madrugada.

En toda la programación pasarán mensajes educativos, culturales y notas curiosas de interés general.

• Programación sugerida.

4.9.2. Equipo Técnico

Una vez definido los primeros obstáculos, un ingeniero especializado en radio sugerirá la calidad, capacidad y conveniencia del equipo de transmisión adecuado al presupuesto destinado por la institución.

Una radioemisora consta normalmente de un transmisor, equipo de cabina (Consolas, micrófonos, computadoras, equipo de edición, etc.), equipo de transmisión, líneas telefónicas.

4.9.3. Personal

El personal de la radio, la cantidad y especialidad lo definirá la orientación y la programación aprobada; es indispensable contar con un técnico en transmisiones y en reparación de transmisores y equipo, locutores, periodistas, editores y coordinadores de programas así como operadores, La instalación técnica del equipo se realizara tomando en cuenta la experiencia de profesionales Hondureños o de extranjeros que por concepto de precio y calidad resulten mas favorables al Estado de Honduras.

Bibliografía

• Dennis L. Wilcox, Philip H. Ault, Warren K. Agee y Glen T. Cameron (2001) Relaciones públicas.  Estrategias y tácticas Madrid Pearson Educación Madrid, S.A.

• García M. Manuel, Las Relaciones Publicas, Claves del Éxito, España, 1999.

• Isep, Manual de Relaciones Públicas, Diplomado de alta Gerencia en Dirección Estratégica, 2007

• Kent Jarrell (2002) "Crisis communications: Survival in a World of media madness"  IABC En la siguiente dirección:

• Lani Yoshimura (1999) "In crisis is opportunity: making the best of a public relations problem". En la siguiente dirección:

http://www.infotoday.com/mls/oct99/story.htm

• Steven R. van Hook (2000) "Media and Public Relations: A Primer for Business and Government Leaders in Russia and FSU.  Crisis Management". West.net. En la siguiente dirección: www.rrppnet.com

• http://www.west.net/~wwmr/primer/module6.htm

Autor:

Sub Comisionado: Héctor Iván Mejía Velásquez

Policía Nacional de Honduras

República de Honduras

Secretaría de Seguridad

Dirección General de la Policía Nacional

Sub Dirección de Relaciones Públicas

Tegucigalpa FM, Honduras C.A.

Abril 2008

[1] Asociación Internacional de Relaciones Públicas, Estados Unidos de Norte América