Para materializar todo lo expuesto en el párrafo anterior, debe primero investigar entre sus compañeros las profesiones de cada uno, la existencia de hijos o sobrinos, el día de cumpleaños de sus familiares y cualquier otra que le interese potenciar o resaltar. Por supuesto, es primordial tener presente y recordar el día de cumpleaños de cada uno de los compañeros: para la mayoría de las personas este es uno de los días más importantes de su vida, sobre todo, para los jóvenes. Una simple felicitación personal, con una llamada o una tarjeta, puede resultar suficiente para hacerle muy feliz el día a quien está celebrando; es significativo para todos que entre tantas obligaciones, nuestro jefe tenga la gentileza de recordar nuestro cumpleaños.
Otra fórmula que puede explotar es el desarrollo de la cultura, con actividades como visitas a galerías, exposiciones o museos; promover el hábito de la lectura mediante círculos literarios, la participación en lanzamientos de libros o ferias de libros; la realización de concursos de literatura (poesía, cuentos, ensayos breves), de artes plásticas, de canto o de baile; promover la enseñanza de bailes o de instrumentos musicales, de las artes escénicas. La cultura es un elemento que une e integra a los seres humanos. Muchas veces, y con frecuencia pasa entre los jóvenes, no conocemos que nos gusta, apreciamos o tenemos habilidades para alguna manifestación artística, hasta que nos dan la oportunidad de descubrirlo y usted pudiera, como dirigente, brindarles a su equipo y demás miembros de la organización, incluyendo a sus familiares, este tipo de oportunidades. Sería un importante factor de crecimiento individual y colectivo para usted y las personas que le acompañan.
El cuidado y la protección del medio ambiente es otro campo común a todas las personas y que pudiera utilizar para estrechar las relaciones de su equipo y potenciar su crecimiento espiritual. La mayoría de las personas, en alguna medida, vivimos preocupadas por las temáticas medioambientales, y podría organizar talleres, conferencias, participación en eventos, concursos u otras relacionadas con esta temática. Hasta podría organizar actividades concretas de cuidado y preservación, más allá de las actividades de formación, como la siembra de árboles, recogida de desechos sólidos, reciclaje de materias primas, campañas de prevención, entre otras. La participación en actividades medioambientales nos permite elevar nuestra cultura general y potenciar nuestra conciencia social, haciendo de nosotros mejores seres humanos y con seguridad sus compañeros verían con mucho agrado que las promueve.
Todas estas actividades, encaminadas a consolidar los lazos entre las personas que integran un equipo de trabajo, generan además de un mejor ambiente para realizar las tareas, un mayor compromiso con la organización y con usted como dirigente. Si en las actividades iniciales no participan todos los miembros del equipo, no pierda el sueño: empéñese en que cada actividad que realice tenga el máximo de calidad, y, sobre todo, que su gente se sienta bien y se relaje, y ellos mismos se encargarán de atraer a los que falten en alguna ocasión. No tiene que ser usted quien organice estas actividades, puede delegar esta responsabilidad en algún miembro del equipo que tenga la creatividad y condiciones para hacerlo, siempre que esté usted enterado de cada detalle y siga su desarrollo con especial atención.
Armonizando tiempos de vida y trabajo
En innumerables ocasiones, los dirigentes juveniles se entregan por completo al trabajo de dirección y por ello descuidan, muchas veces en gran medida, el tiempo que dedican a su familia, a sus propios estudios y a su vida personal. Esa entrega ilimitada a un trabajo tan lindo, resulta hermosa, imprescindible muchas veces; pero no necesariamente tenemos que hacerla incompatible con nuestra vida personal.
Hay un grupo de actividades donde usted pudiera involucrar a su equipo de trabajo y a su familia, incluso a los familiares de su equipo de trabajo, y eso le permitirá, también, a sus compañeros, acortar la brecha entre el intenso trabajo y el tiempo para sí y su familia, además de consolidar las relaciones personales entre los integrantes de su equipo y sus propios familiares.
Todas esas actividades de esparcimiento, deportivas, culturales, ambientalistas, pueden contar con la presencia de sus familiares y los de sus compañeros. Ello, además de posibilitarles pasar tiempo con sus seres más queridos, les permitirá establecer lazos entre sus familias y sus compañeros, así como entre los familiares de todos y eso proporcionará una mayor comprensión y apoyo hacia el trabajo que hacen. Tener el apoyo de la familia para todo lo que hacemos, es algo imprescindible para la mayoría de nosotros, y si puede encontrar una fórmula que le permita facilitarlo, será muy bueno para usted como dirigente y, sobre todo, para su equipo de trabajo. Conozco de un equipo que por más de 30 años ha estado reuniéndose, junto a cónyuges, hijos y nietos, para celebrar la llegada de cada año nuevo y cada vez esperan con ansiedad esta fecha por el beneplácito que les produce.
Otra estrategia que puede utilizar es la adecuada planeación del tiempo de trabajo, y del trabajo como tal, ambas cosas están muy interrelacionadas. Para muchos el tiempo es un recurso vital y si no es capaz de organizarlo bien, puede hacer sentir a sus compañeros que pierden el tiempo, y eso puede ser fatal para todo lo que se proponga usted. Debe procurar siempre utilizar racionalmente el tiempo, ser muy eficiente en su utilización y manejo. Para ello es importante que no realice usted solo la actividad de planificación del trabajo, si se auxilia de algún colaborador o subordinado, tomará en cuenta muchos detalles que puedan escaparse a su imaginación y que sean importantes para los demás, incluso después de terminar su plan de la semana, la quincena o el mes, aun con la ayuda de alguien más, podría pedir una tercera opinión y tal vez surjan nuevos detalles que se les escaparon a ambos en la elaboración. Lo más apropiado sería que elabore o consulte este plan con todos los integrantes del equipo.
Es muy útil también, a la hora de planificar, poder establecer un sistema de trabajo, semanal, quincenal o mensual, según sea el caso, donde puedan ubicarse o posicionarse, las actividades más importantes en horarios y días fijos o preestablecidos, para que los miembros del equipo sepan en qué momentos se realizarán las actividades importantes, para que no planifiquen entonces otras que puedan interferir. Por ejemplo, la reunión o encuentro del equipo de trabajo puede ser cada lunes a las 5:00 de la tarde y la de formación o preparación política, cada jueves a las 11:00 de la mañana. Si estos horarios fueron consultados previamente con los integrantes del equipo y todos estuvieron de acuerdo en que fueran esos, por resultar los mejores para todos, nadie tiene por qué planificarse otras actividades en esos mismos horarios. Es parte del espíritu de respeto mutuo que debe prevalecer en todo equipo de trabajo.
Siempre debe ser muy respetuoso con el tiempo de los demás. Si algún miembro de su equipo o grupo tiene alguna actividad importante, como clases, cita con el médico o alguna de índole familiar, debe procurar no planear en ese mismo horario otras actividades. Debe procurar la menor afectación posible para cada uno en el momento de planificar reuniones u otras actividades que requieran la presencia de todos, eso hará sentir a sus compañeros que son tomados en cuenta, que se respetan sus actividades y sus necesidades. No hacerlo implicaría el irrespeto hacia usted como dirigente y hacia la organización, la pérdida de interés hacia el trabajo y el incumplimiento de las tareas asignadas, cosas que pudieran irradiarse al resto del equipo y conducir hacia el caos todo lo que se hace.
Otra manera de ser respetuoso con el tiempo de los demás y con sus necesidades, es promover, exigir y practicar la disciplina y la puntualidad. Si hemos acordado iniciar la actividad a las diez de la mañana, cualquiera que sea, usted no tiene por qué aparecerse media hora o dos horas después, no tiene por qué hacer perder el tiempo de esa manera a los demás esperando por usted. Puede ser el jefe más grande de la organización, u ocupar cualquier otra responsabilidad; pero nuestras vidas y nuestro tiempo, y el de las personas para las que trabajamos, merecen todo el respeto, así como los demás respeten el suyo. Si va a llegar tarde por cualquier razón, al menos debe tener la cortesía de llamar o hacerles saber de cualquier manera a quienes esperan, o decirles que inicien sin su presencia y cuando llegue, merecen una explicación por la tardanza. Asimismo, debe ser muy exigente con aquellos que llegan tarde, sobre todo, con los que no tienen razón para hacerlo y hacen perder el tiempo a los demás.
En el orden de la disciplina, es importante respetar y hacer cumplir la agenda previamente establecida. Si hemos acordado un orden del día para nuestra reunión, encuentro o taller, debemos someternos estrictamente a ello. Sucede que a veces alguien trata, consciente o inconscientemente, de sabotear la agenda introduciendo temas que no estaban previamente definidos, entonces quien dirige, debe tener toda la cordura y el tino político para no permitir desviar la atención del tema fundamental, y si se hace evidente la necesidad de abordar algún otro asunto, debemos someter al acuerdo de todos si ese es el mejor momento para debatirlo o si lo dejamos para otra ocasión, y le damos un lugar en la agenda de ese u otro día.
Igualmente en reuniones o talleres no debe permitir que los temas en discusión se extiendan mucho más allá de lo necesario, no debe permitir que se reiteren ideas ya expresadas, eso también hará perder el tiempo a los demás. Debe desarrollar la capacidad de conducir el debate para terminarlo cuando se haya alcanzado el consenso o acuerdo general sobre lo planteado, resumiendo lo abordado en las intervenciones y definiendo los acuerdos a los que se llega a partir del debate, sometiéndolos a aprobación.
La disciplina y puntualidad es una cultura que se forma entre los integrantes del equipo o la organización, con la práctica y exigencia diaria y para ello es muy importante el ejemplo personal de los dirigentes. Ser estricto cumplidor de las normas que se establezcan, le brinda todo el prestigio, la moral y la autoridad para exigir su cumplimiento. Recuerde siempre que el tiempo perdido, jamás puede recuperarse y que nuestro paso por la vida es tan corto que no merece desperdiciar ni un minuto. ¡Y hay tantas cosas por hacer…!
En materia de organizar tiempos y trabajo, debe tener muy presente el día a día. No debe hacer de su vida solo trabajo. Por más importante que este sea, también hay una familia y una sociedad que merecen su atención. En la organización de su tiempo de trabajo diario, debe dejar espacios para compartir con la familia, con los amigos, vecinos, para las actividades sociales, y demás. De no hacerlo, puede correr el riesgo de aislarse demasiado del mundo que le rodea y perder la perspectiva de la marcha natural de la vida. Usted es parte de una familia y de una sociedad y en ambas debe Desempeñar un papel como ente activo.
Hay momentos importantes, tanto en la familia como en la comunidad, que debe proponerse no perder, como los cumpleaños de sus seres queridos, un almuerzo o cena familiar que se planifique con anticipación, el nacimiento de algún nuevo miembro de la familia; las fiestas patronales, la designación o elección de los dirigentes comunitarios, las labores de beneficio para la comunidad, entre otros. Además de tomar en cuenta esos momentos importantes, debe dejar un espacio en su agenda para compartir sus quehaceres diarios y los de esas personas que son importantes para usted, quienes le acompañan en el hogar y en la vida cada día. La importancia que brinde a estos aspectos se reflejará en sus subordinados y colaboradores y será considerada por ellos en su evaluación personal y como jefe; tal vez no se refleje en un papel; pero si en sus conciencias y con seguridad su conducta será seguida por ellos.
Uso de las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC)
Esta primera década del siglo XXI ha puesto al alcance de todos en nuestros países, las Nuevas Tecnologías de Información y la Comunicación (NTIC). El acceso a Internet y el uso de teléfonos celulares se han convertido en actividades cotidianas, sobre todo, entre los jóvenes, de modo que en el ejercicio de la dirección de las organizaciones juveniles se convierten en recursos que pueden explotarse con un alto nivel de eficiencia, siempre que los utilicemos en correspondencia con los intereses de la organización.
Si su organización la integran miles de jóvenes, o tiene un alcance más allá del ámbito local, o una proyección social, o es una organización que perdurará en el tiempo, será muy útil y prudente que posea un sitio o página web, donde puedan enunciarse los fines y propósitos que persiguen, divulgar las principales actividades y sus resultados. Esto permitirá poder llevar el mensaje de la organización a miles o millones de personas a muy bajo costo y en función de la capacidad creativa de sus diseñadores, con un alto contenido estético.
Además, este sitio virtual puede ser útil para informar, actualizar o interactuar con los propios integrantes de la organización y con el público en general, incluso diferenciando claramente los temas que interesan solo a sus miembros y los que son dirigidos al público general. Para ello puede utilizar diversas maneras: espacios de blogs, grupos o foros de discusión, salas de chats o a través del email.
Teniendo o no un espacio virtual propio, existen otras posibilidades de utilizar los servicios de Internet para el beneficio de la organización. El correo electrónico se ha vuelto un imperativo de nuestros tiempos y su utilización puede ser de gran beneficio para hacer llegar informaciones útiles, valiosas o de actualidad a los integrantes de la organización, por más grande que esta sea. Hoy en día casi todos los jóvenes cuentan con algún servicio de email que revisan prácticamente todos los días y la dirección de la organización pudiera, mediante esta vía, enviarles informaciones para la cual requerirá tener sus direcciones de correo electrónico. Este puede ser un valioso y eficiente medio de comunicación con dirigentes de base o de regiones distantes si no podemos encontrarlos con facilidad, al ser más barato que el celular o que el envío de materiales impresos; incluso pudiera llegar a crearse una cultura en este tipo de comunicación y convertirse en un método eficaz para el trabajo.
La participación en páginas de blogs o foros de discusión de espacios ya creados, es otra alternativa que puede emplearse. Existen innumerables páginas que ofrecen estos servicios, algunas con millones de usuarios como Sonico, Facebook o MySpace. La organización puede utilizarlos para divulgar sus propósitos, actividades y resultados, estimulando la inscripción de sus miembros en ellas o designando algunos que hablen a título de la organización. Pueden identificarse en estas páginas temas relacionados con los intereses u objetivos de la organización, y participar con opiniones en los debates o abrir nuevos temas de discusión de acuerdo a los lineamientos de la organización. Esta participación puede ser espontánea o guiada por la directiva de la organización.
Lo más apropiado puede ser designar un grupo de compañeros, quizás entre 2 y 5, que se encarguen de realizar este trabajo, preferentemente compañeros que conozcan sobre informática y sobre el manejo de estas nuevas tecnologías de la comunicación, y ello permitirá mayores resultados en su utilización para beneficio de la organización. Pudiera este equipo ocuparse también de monitorear los medios de prensa, ya que la mayoría tiene presencia en cada espacio, y resumir las informaciones que puedan relacionarse con el ámbito de la organización o que sean de interés para la misma.
Estas son algunas ideas que puede utilizar como dirigente de una organización juvenil en aras de lograr un mejor desempeño y resultados en concordancia con los objetivos. En otros artículos serán ampliados estos temas y abordados otros.
Autor:
Yasser Perera Ortíz
Profesor
Caracas, abril, 2010.
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