Creación de una entidad, empresa y/o institución en la República Dominicana

Creación de una entidad, empresa y/o institución, en la Rep. Dom.

Funciones y características del sistema computarizado

1- Creación de la Entidad, Empresa y/o Institución

Pasos para la Creación de la Entidad (Empresa y/o Institución):

 Los pasos y costos para la constitución de una compañía son los siguientes:

 1)   Registrar el Nombre Comercial en la Oficina Nacional de Propiedad  Industrial (ONAPI).

 Requisitos:

• Comunicación solicitando el Nombre Comercial o llenar el formulario en la Oficina Nacional de la Propiedad Industrial ONAPI.

• Copia de cedula del dueño y/o del solicitante.

• Pago correspondiente (confirmar el costo en ONAPI)

 2)    Pagar impuesto por Constitución de Compañía en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

  3)   Registrar los Documentos Legales en la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, cuyo costo depende del Capital Social Autorizado.

 Requisitos:

• Depositar los documentos legales originales y tres copias.

• Llenar formulario de solicitud de Registro Mercantil.

• Copia de las cedulas y/o pasaportes de los accionistas de la compañía.

• Copia del registro de Nombre Comercial.

• Copia del recibo de pago de impuesto   por Constitución de Compañía.

 4)   Solicitar el Registro Nacional del Contribuyente (RNC), a la Dirección General de Impuesto Internos (DGII), este servicio es gratis.

 Requisitos:

• Formulario de Registro Nacional de Contribuyente (RNC)

• Copia de registro del Nombre Comercial.

• Copia del Registro Mercantil.

  Para Empresas que Realizan Procesos Industriales deben también obtener otros registros, tales como:

• Registro Industrial otorgado por Pro-Industria. 

• Registro Sanitario otorgado por la Secretaria de Estado de Salud Pública y Asistencia Social.

• Permiso Ambiental otorgado por la Secretaria de Estado de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

Nota Importante:

Si aún no ha empezando el proceso de constitución de compañía, puede realizarlos en la Ventanilla Única, ubicada en la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, donde puede solicitar y darle seguimiento al Registro de Nombre Comercial, Registro Mercantil y Registro Nacional de Contribuyente.

 Inscripción de empleados en la Seguridad Social. (TSS):

Los empleados deben ser registrados, luego de ser contratados, en la TSS, por lo que recibirán atenciones de salud, y un fondo para pensiones, que será retribuido cuando el empleado posea 60 años de edad, o se vea impedido de realizar trabajo físico, antes de haber cumplido esta edad. El patrono debe de inscribirlos en el Centro de Asistencia al Empleador.

 Formalización de empresa de persona física o un solo dueño:

 Pasos para la formalización de una empresa de Persona Física o un Solo Dueño.

• 1) Registro de Nombre Comercial en la Oficina Nacional de Propiedad Industrial.

Requisitos:

a)   Llenar Formulario en la misma oficina

b)   Copia de Cédula.

 2)   Registro Mercantil en la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo.

     Requisitos:

  a)     Copia del Nombre Comercial

b)     Copia de Cédula

c)     Formulario lleno del Registro Mercantil (se obtiene en la misma cámara.

  3) Registro Nacional del Contribuyente (R N C) en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Dirección: Av. México o en cual otra Oficina de de Impuestos Internos. Costo: Gratis.

     Requisitos:

  a)   Llenar Formulario (lo solicita en la Dirección Nacional de Impuestos Internos.

b) Copia de Cédula.

 Nota Importante: Si aún no ha empezando el proceso de constitución de compañía, puede realizarlos en la Ventanilla Única ubicada en la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, donde puede solicitar y darle seguimiento al Registro de Nombre Comercial, Registro Mercantil y Registro Nacional de Contribuyente.

 Catálogo de Cuentas: Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos — ventas, compras, cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las sub cuentas que forman los mayores auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.

El catálogo de cuentas se define, como el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS:

Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:

La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, como podrían ser una construcción, una bicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un automóvil, etcétera, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación.

Tomándose en consideración los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos:

a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el cual reflejan su información.

b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo.

Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se sub clasifican en:

• Cuentas de Balance

• Cuentas de Resultados

Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etcétera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etcétera.

En función de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera:

• Cuentas de Saldo Deudor

• Cuentas de Saldo Acreedor

Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén, edificio, costo de ventas, gasto de operación, etcétera.

Diarios Mayor y General:

Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estará frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideración el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etcétera.

Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y así sucesivamente será la situación de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo.

Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usado en las mismas es vital para todo estudiante de ingeniería en sistemas ya que a la hora de adoptar un programa de contabilidad a una empresa debe tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros.

Los libros de diario y de mayor le producen información muy valiosa al gerente de la empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable.

Presupuesto:

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Funciones de los presupuestos:

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Importancia de los presupuestos:

Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la organización.

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Objetivos de los presupuestos:

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Finalidades de los presupuestos:

• Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

• Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

• Lograr los resultados de las operaciones periódicas

Creación de Centros de Costos:

Los centros de costo son divisiones que generan costos para la organización pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de esto son los Departamentos de Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente.

Las organizaciones pueden optar también por clasificar los centros de utilidad o centros de inversión. Existen ventajas de clasificar simple y sencillamente a las divisiones de la organización como centros de costo ya que con esto los costos son más fácilmente medibles. Sin embargo, los centros de costo crean incentivos a los administradores de subestimar sus unidades para así beneficiarse ellos mismos. Esta subestimación puede resultar en consecuencias adversas para la organización como un todo (por ej. ventas reducidas debido a experiencias de un mal servicio al cliente).

Debido a que los centros de costo tienen un impacto negativo en la utilidad, son de las primeras divisiones a tomarse en consideración cuando se llevan a cabo recortes de personal, de presupuesto o reestructuraciones. Las decisiones operativas en un Centro de contacto por ejemplo están basadas en consideraciones de costos. Inversiones financieras en equipamiento nuevo, tecnología y personal son difícilmente justificadas ante la Administración debido a que éstas aportan a la utilidad indirectamente y su aportación es difícilmente cuantificable.

Algunas veces se emplean algunas técnicas para cuantificar los beneficios de un centro de costo y relacionar los costos y beneficios con los de la organización como un todo. En un Centro de contacto por ejemplo, para este fin son utilizados indicadores como nivel de servicio, costo por llamada, promedio de la duración de una llamada.

Capturas de las Pólizas:

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

• Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

• En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

• Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

• Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

• Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

Ventajas:

• Mayor división del trabajo.

• No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

• Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:

• El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

• Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Sistema de póliza única: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario. Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.

Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada. Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes.

Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación. Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.

Rayado de la póliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:

• El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.

• El nombre de la póliza.

• El numero de la misma.

• Columna para la fecha de operación.

• Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.

• Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.

• Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:

• La persona que la hizo,

• La persona que la reviso, y

• La que autorizo.

Registro de pólizas:

Una vez que la pólizas han sido registradas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.

La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Al final del periodo de concentración deberán obtenerse la sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general, de los comúnmente expresados como de:

Errores y contrapartidas: cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

• Errores que se cometen en las pólizas, y

• Errores que se cometen en el registro.

Errores en las pólizas: Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:

• Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.

• Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.

En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro.

En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.

Errores en el registro: Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas.

Estas anotaciones deberán ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de columna, póliza número……", O bien " corrección a la póliza numero… "

Ventajas e inconvenientes del sistema:

Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:

Ventajas:

Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita. Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.

El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan más manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios. Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.

Inconvenientes: como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla.

La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requier4e la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.

Sistema de pólizas de diario y caja: este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.

La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.

la clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases:

1.-pólizas de caja.

2.-pólizas de diario.

Pólizas de caja: Las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aquellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero. Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

Formas: a continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes:1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne. 2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

• Columna para la fecha de la operación.

• Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.

• Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.

3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:

• Quien la preparó

• Quien la revisó

• Quien la autorizó

También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se había indicado – cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la misma, para mayor seguridad.

Registros: en atención a la existencia de dos clases de pólizas, se hace necesario, a su vez, establecer registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, al que se llama registro de pólizas de caja, y el otro, a las de diario, que lleva el nombre de registro de pólizas de diario.

Ambos registros contienen un rayado idéntico, es decir, a base de múltiples columnas, con su respectivo espacio de varias cuentas. Se sigue el procedimiento de que, una vez requisitada la póliza (ya sea de caja o de diario) con las firmas de las personas que intervinieron y con los comprobantes de la operación anexos a la misma, ésta se anote en el registro que le corresponda, según su naturaleza, asignándosele, en ese momento, el número correspondiente. Respecto al número que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar una numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y de otras así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificación y rápida localización.

Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos:registro de pólizas de caja

Por los ingresos o entradas de caja:

Caja y bancos a varios

Por los egresos o salidas de caja y bancos:

Varios a caja y bancos registro de pólizas de diario:

Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña columna destinada al número de la póliza. De hecho, el registro de pólizas de caja equivale al diario de caja llevado bajo la forma tabular, y el registro de pólizas de diario hace las veces de un diario de operaciones diversas, también bajo la forma tabular, cuando este diario funge como auxiliar de un diario general llevado en su forma continental.

Funcionamiento del sistema: Conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos base de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradas ingreso y salidas egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las de diario deberán llevar anexos los documentos que comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la póliza. Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momento cuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto un orden progresivo.

Registrada la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones.

Registro de operaciones: En este sistema, surge el mismo problema que ya se había señalado en el sistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es decir, aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de efectivo y otra parte de valores que no son efectivos. En este caso, deberá observarse la regla de que la operación quede registrada, por su totalidad, en una póliza de diario mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de caja solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo. Errores y contrapartidas: todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este punto, es aplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que fondo, son de procedimiento, ya que, en este caso, existen dos clase de pólizas y, por consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de diario o en las pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se pueden advertir antes de que la póliza sea registrada o después De que esta se haya anotado en el registro que le corresponda para que los procedimientos de corrección resulten mas accesibles, se tratarán por separado los errores que se cometan en cada una de las pólizas que se emplean en este sistema:

Póliza de diario: si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a formular otra póliza de diario con el asiento correcto.

Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, queda corregido el error.

Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos en el sistema de póliza única.

Póliza de caja: los errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en los siguientes puntos:

1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.

2.- Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuenta incorrecta.

3.- Que la póliza éste bien formulad; pero, al ser registrada, se haya cometido error.

Ventajas e inconvenientes: Igual que en los casos anteriores, señalaremos algunas de las ventajas e inconvenientes de este sistema.

Ventajas:

La división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema.

El departamento de caja es el indicado para formular las pólizas que amparan las entradas y salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le haya servido de base para efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permite llevar en el departamento de caja un archivo completo de todos sus comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer. La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes, sobre loas causas que dieron origen al mismo.

Inconvenientes: por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar equivocadamente una en un lugar de otra. Esta clase de error se puede evitar con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos. Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.

Existe también la posibilidad de que, al registrarse las pólizas, se cometan errores, debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Este inconveniente como ya se ha mencionado varias veces es común a todos los sistemas de pólizas y a cualquier otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas. Sistemas de pólizas de diario y de entradas y salidas de caja. No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y de caja. La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.

Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario. Las pólizas que se emplean son las siguientes:

• Póliza de diario.

• Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.

• Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.

Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.

• Registro de pólizas de diario.

• Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.

• Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.

3. Formas y rayados.

Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.

Pólizas de entrada de caja o de ingresos.

Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:El encabezado,

El cuerpo de la póliza, y

El pie (la parte inferior).

En el anverso, el encabezado deberá contener:

• El nombre del negocio o empresa,

• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y

• Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales. Por último, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con más frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

Pólizas de salida de caja o de egresos.

El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.

Registros de pólizas:

Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.

En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.