Creación de una entidad, empresa y/o institución en la República Dominicana (página 2)

La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan. No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.

Registro de operaciones:

Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones en dos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas de diario y caja. Sin embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente las entradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito, puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos. Por lo que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza la cuenta de cargo, ya que la de crédito será, la de caja y bancos.

Ventajas e inconvenientes:

Ventajas:

La división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadas facilita el registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse un movimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y cajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo en forma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas de entrada, y los pagadores las pólizas de salida.

Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras. Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división del trabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que para cada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una ventaja respecto de los sistemas anteriores.

Los bonos de fundador. Los bonos de fundador son titulo nominativos sin valor nominal que no forma parte del capital social y quedando a sus poseedores en forma gratuita una utilidad no mayor del 10% por los primeros 10 años.

Los bonos de fundador se dan en virtud de que los fundadores de una sociedad mercantil no pueden decirse aso favor ningún benefició que menoscabe el capital de la sociedad mercantil ni el acto o momento de la constitución ni para el futuro de la sociedad mercantil ya que de hacerse se consideraría nulo en una empresa de la que no se tenia seguridad de éxito por la cual se le permite gozar de un bono de fundador que le confiere a su tenedor el derecho de participar en las actividades anuales de la empresa como se dijo antes por un 10% de porcentaje máximo aun periodo mayor a 10 años contados aparte de la fecha de constitución de la sociedad mercantil teniendo como limitante que solo podrá cobrar el dividendo después que se haya cubierto el dividendo a los accionistas. En virtud de los bonos de fundador carecen de valor nominal su control debe de hacerse en cuenta de orden asignándosele el valor de un peso.

El asiento de Apertura/Captura del asiento Inicial

 Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual se detiene momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados, en un momento concreto del tiempo.

Se separa así un ejercicio económico de otro.

Abrir, o reabrir la contabilidad será la operación por la que se inicia o reanuda el registro de operaciones al iniciarse el ejercicio económico. El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo. Supongamos que al finalizar el ejercicio económico anterior, el Balance de la empresa "APROBARÉ S.L." estaba formado por las siguientes partidas:

Desde el punto de vista práctico a la hora de realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes casos:

1. Que la empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad nueva) y por tanto no hay balance inicial. En estos casos el asiento de apertura es muy sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios) a capital.

2. La empresa ya existe y estamos llevando nosotros mismos la contabilidad con un sistema informático. En este caso tampoco hay problema, pues al realizar el cierre los programas informáticos hacen de forma automática el asiento de apertura.

3. La empresa ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y nos pasa el balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre. Aquí ya tendrá más trabajo, pues lo primero de todo debe crear todas las cuentas que existen y luego realizar el asiento de apertura (Ver ejemplo de la empresa "APROBARÉ SRL").

Cuidado: en el ejemplo de la empresa citada aparecen conceptos como maquinaria, clientes, etc. En la vida real es necesario tener una ficha de cada cliente, de cada máquina, etc. (el balance de sumas y saldos debe venir detallado de este modo) de forma que no es suficiente crear clientes en su conjunto sino que habría que detallar uno a uno con su saldo de apertura. Lo mismo con las demás cuentas.

Este asiento de apertura, cuando existen muchas cuentas (puede haber varios cientos o miles de cuentas), suele ser muy difícil de cuadrar, además de la dificultad práctica y de tiempo de hacer un asiento de este tamaño.

Para solucionar este tema, algunos programas están preparados para enfocarlo de otro modo.

Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando las cuentas con sus saldos iniciales (al crear los códigos de clientes, proveedores, etc. el sistema ya sabe si son de activo o de pasivo) y una vez introducidos se pulsa el botón "realizar asiento de apertura" y se hace solo. Si las sumas del debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y deberemos ver que saldo está mal y corregirlo.

Ver vídeo de cómo se crean las cuentas con sus saldos iniciales y se realiza automáticamente el asiento de apertura.

4. Por ultimo, lo más difícil de todo para realizar un asiento de apertura, es que una empresa encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no tiene nada de nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el gran problema de que es una empresa que ya está funcionando y por tanto ha realizado compras, tiene movimientos bancarios, le deben dinero sus clientes, etc.

En estos casos, además de contable hay que ser "investigador", pues deberemos hacer lo que se denomina un balance inventario y valorarlo. A partir de aquí ya se podrá realizar el asiento de apertura.

Este balance inventario valorado consta de los siguientes pasos:

1. Hacer un inventario, que consiste en hacer un listado de todos los bienes, uno por uno, que tiene la empresa (camión modelo tal, 5 mesas de madera, ordenador modelo X, cuenta corriente en banco Z, etc.).

2. Hacer un listado de todos los derechos que tiene la empresa: préstamos que ha concedido, lista de todos los clientes, etc.

3. Hacer una lista de todas las obligaciones que tiene la empresa con los bancos, hacienda, proveedores, trabajadores, etc.

4. Valorarlo todo. Esto lleva mucho trabajo y dificultad pues a veces no aparecen las facturas de compra o es difícil descubrir cuánto deben de verdad los clientes. Es necesario recordar que hay que preparar también las fichas de inmovilizado de todos y cada uno de los bienes de la empresa, pues lo necesitaremos para poder valorar adecuadamente dichos bienes y también, desde el punto de vista fiscal, para poder calcular las amortizaciones de los próximos ejercicios.

5. Por último debe hallar la diferencia entre sus bienes y derechos y sus obligaciones. Dicha diferencia será su capital o patrimonio neto.

6. A partir de aquí ya puede realizar el asiento de apertura.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

Santiago de los Caballeros, República Dominicana

2014.

Primera edición

2014

Título:

"Creación de una entidad, empresa y/o institución, en la Rep. Dom."