- Introducción
- Definición de formulario
- Partes de un formulario
- Requerimientos del analista y dibujante de formularios
- Clasificación
- Consideraciones generales para la elaboración de un formulario
- Diseño del formulario
- Análisis de formularios
- Sistemas de control de formularios
- El índice funcional
- Clasificación de formularios
- Modelos de formulario
- Conclusión
Debido a la división del trabajo y la resultante especialización de funciones, las necesidades primordiales de recursos humanos para la organización, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante una representación de descripción y determinación de cargos.
La descripción del cargo señala los quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.
El ocupante del cargo debe tener características compatibles con las especificaciones del cargo, en tanto que la actuación que deberá desempeñar es el contenido del cargo explorado o registrado en la descripción.
Es necesario que se describan y analicen los cargos para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de administrar los recursos humanos empleados en ellos; El cargo se debe conocer en su totalidad y para esto es importante la descripción y el análisis de cargos, es el mejor camino.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sintetización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos
TIPOS DE FORMULARIO
Son formas impresas que contienen una información fija o de concepto (la que ya viene impresa) y otra información variable (la que se escribe sobre la forma) para ser utilizados en una actividad determinada.
Su uso esta orientado a la simplificación del trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelería y archivos, problema que debe ser solucionado con una eficiente administración de los mismos.
Existen diferentes tipos de formularios, de acuerdo a las necesidades de los usuarios:
Breves: se utilizan para registrar poca información (talones, tickets, etc.)
Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones)
Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba del definitivo.
Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su implantación.
Identificación:
Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha, código.
Instrucciones:
Indica como se debe llenar el formulario, su distribución (al final).
Cuerpo:
Incluye toda la información necesaria para que el formulario una vez completado cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.
Conclusión:
Esta conformada por todos los datos que validen el contenido del formulario, tales como firmas y sellos.
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante químico, físico o carbonizado, y cuaderno.
Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.
Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.
Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.
Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos Básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.
Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?
¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
¿Son necesarias todas las copias previstas?
¿Es lógica la secuencia de los datos?
¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?
¿Esta autorizado el diseño del formulario?
¿Cuál es el departamento origen?
¿Cuál es la finalidad del formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?
¿Es necesario un subtitulo?
¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?
¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?
¿Debe tener el formulario un número de serie?
¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?
¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?
Fase del diseño:
En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.
Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.
Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.
Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:
¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?
¿Se encuentra en una posición adecuada?
¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?
¿El lenguaje es claro?
¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?
¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
¿Las líneas son las adecuadas?
¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?
¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?
¿Se identifican todas las copias del formulario?
¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?
¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?
¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
¿Se han especificado correctamente los márgenes?
¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?
¿Viene el formulario identificado con un número impreso?
¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?
¿Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:
– Titulo del formulario
– Objetivos (razón de la situación)
– Generalidades
– Modo de llenado (maquina o a mano)
– Medio de obtención
– Tiempo estimado
´Características de impresión:
– Numero de copias
– Papel (color, marca y base del original y copias)
– Tinta, color de tinta.
– Márgenes (lado y ancho para archivar)
– Indicar si lleva perforaciones.
– Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
– Juego (desglosables o sueltos)
– Encolados
– Indicar lado
– Lomo abierto o cubierto
– Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
– Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco
Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para la elaboración
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo:
Asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 – XXXX
Por el procedimiento en que interviene:
Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.
PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidación de haberes 11
Control de gestión 20
Movimientos de fondos 30
Debemos considerar la importancia que representan los formularios, y los cargos dentro de una organización, ya que la mayor parte de las funciones de la ésta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos procesos no solo están interrelacionados entre sí, sino que también se relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboración y desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organización a la cual representan.
La descripción de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución, los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas y los objetivos del cargo.
Aquel que ocupa el cargo debe tener características compatibles con las especificaciones del mismo, desempeñando el contenido del cargo explorado o registrado en la descripción.
El análisis y la descripción de cargos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos, determinan las escalas salariales, según la posición de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como base para la administración de salarios.
Los formularios representan un papel importante dentro de la empresa ya que están representados en papeles o documentos que contienen información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios.
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA
UNELLEZ AMBIENTE MANUEL PALACIO FAJARDO
PROFESOR:
Luis Dávila
BACHILLERES:
Mildred Peña (5)
C.I. 17.987.862
Víctor Martínez (5)
C.I. 22.985.254
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C.I. 23.027.075
Barinas, Enero 2012
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Autor:
Natali Estrada