Gráfico N0 16: % De Cumplimiento del Aspecto
5. Recursos Humanos
6.1 Compartir con el personal sobre la Gerencia de Procesos.
Se entregó toda la información requerida al personal del Departamento y solo se realizo una charla informativa a un grupo de trabajadores con toda esta información (Ver anexo 12), logrando alcanzar un 70 % de cumplimiento.
Luego de revisar las tareas que comprende el requerimiento 6.1 se determinó que este tiene un 70 % de cumplimiento el cual representa un 35 % del total del aspecto N0 6 (Gerencia de Procesos) (Ver gráfico N017).
Gráfico N0 17: % De Cumplimiento del Requerimiento 6.1 Compartir
con el Personal sobre la Gerencia de Procesos
6.2 Mejoramiento y/o Innovación en el Diseño y Operación de los Procesos.
6.2.1 Diseñar y aplicar plan que permita materializar las mejoras e innovaciones identificadas.
Se debió diseñar y aplicar un plan que permitiera materializar las mejoras e innovaciones identificadas y sólo se participó en los proyectos interfuncionales logrando alcanzar un 25 % de cumplimiento de este requerimiento.
6.2.2 Control, seguimiento y evaluación.
De la misma manera se dispuso realizar un seguimiento, control y evaluación del plan del cual sólo se logró alcanzar un 36 % de cumplimiento.
6.2.3 Comunicar el enfoque metodológico utilizado en los proyectos de mejora y normalización.
Se comunicó al personal del Departamento el enfoque metodológico utilizado en los proyectos de mejora y normalización. De la misma manera la información sobre la metodología de la normalización de procedimientos fue incluida en la charla del aspecto N0 6; con lo cual se logró un 90 % de cumplimiento.
6.2.4 Diseñar un mecanismo para medir la internalización y práctica de la cultura de mejoramiento continuo.
Se utilizó la misma encuesta de medir el grado de internalización del MEGE para medir la internalización y práctica de la cultura de mejoramiento continuo. La encuesta fue aplicada al personal del Departamento y se obtuvo una participación del 90 % del personal. Luego se realizó el respectivo informe con los resultados de la tabulación de los datos de la encuesta y se procedió a elaborar el plan de acciones para dichos resultados.
Los resultados y el plan de acciones fueron mostrados en la charla del aspecto N0 6 del Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA. Posteriormente se inicia la aplicación del plan de acciones para dar respuesta a los resultados de la encuesta.
Con base en el plan de acciones se contempló en el plan de adecuación un seguimiento, control y evaluación del plan, del cual solo se logró alcanzar un 25 % de cumplimiento, de la misma manera se plantearon una serie de reuniones para verificar los resultados y tomar acciones correctivas, sin embargo, no se llevo a cabo ninguna por lo que no se tiene ningún porcentaje (0%) de cumplimiento para este requerimiento. No obstante se logró alcanzar un 72 % de cumplimiento para este requerimiento.
Una vez revisadas cada una de las tareas contempladas en el requerimiento 6.2 se determinó que este posee un 56 % de cumplimiento el cual representa un 28 % del total del aspecto N0 6 (Gerencia de Procesos) (Ver gráfico N0 18)
Gráfico N0 18: % De Cumplimiento del Requerimiento 6.2 Mejoramiento
y/o Innovación en el Diseño y Operación de los Procesos
Luego de revisar y evaluar cada una de las tareas ejecutadas y no ejecutadas del aspecto N0 6 contempladas en el plan de adecuación del año 2005 se determinó que este aspecto (Gerencia de Procesos) tiene un 63 % de cumplimiento conformado de la siguiente manera; un 35 % correspondiente a compartir con el personal sobre la Gerencia de Procesos y un 28 % que corresponde al Mejoramiento y/o Innovación en el Diseño y Operación de los Procesos, tal y como se muestra en el gráfico N0 19.
Gráfico N0 19: % De Cumplimiento del Aspecto 6. Gerencia de Procesos
7. IMPACTO Y DESARROLLO REGIONAL.
7.1 Compartir a través de correo electrónico, folletos y cartelera a todo el personal sobre el Impacto y Desarrollo Regional.
Esta actividad no fue ejecutada totalmente, solo se realizaron trípticos los cuales fueron entregados solo a un grupo de trabajadores por lo que se alcanzó un 50 % de avance en esta tarea (Ver anexo 13).
Luego de revisar todas las tareas referentes al requerimiento 7.1 se evidenció que este tiene solo un 50 % de cumplimiento y que a su vez representa un 25 % del total del aspecto N0 7 (Impacto y Desarrollo Regional) (Ver gráfico N0 20).
Gráfico N0 20: % De Cumplimiento del Requerimiento 7.1 Compartir
con el Personal sobre el Impacto y Desarrollo Regional
7.2 Compartir a través de talleres al 100 % del personal.
Esta actividad no fue realizada por lo tanto no se tiene ningún porcentaje de cumplimiento (0 %) con relación a esta actividad (Ver gráfico N0 21).
Gráfico N0 21: % De Cumplimiento del Requerimiento 7.2 Compartir
con el 100% del personal sobre el Impacto y Desarrollo Regional
Luego de revisar y evaluar cada una de las tareas ejecutadas y no ejecutadas del aspecto N0 7 contempladas en el plan de adecuación del año 2005 se determinó que este aspecto (Impacto y Desarrollo Regional) tiene un 25 % de cumplimiento conformado de la siguiente manera; solo un 25 % que corresponde a compartir con el personal sobre el Impacto y Desarrollo Regional, tal y como se muestra en el gráfico N0 22.
Gráfico N0 22: % De Cumplimiento del Aspecto 7. Impacto y Desarrollo Regional
8. CONSERVACIÓN AMBIENTAL.
8.1 Compartir con el personal sobre la Conservación Ambiental.
Esta actividad no se realizó por lo cual no se tiene ningún porcentaje de avance con relación a esta actividad (Ver gráfico N0 23).
Gráfico N0 23: % De Cumplimiento del Requerimiento 8.1 Compartir
con el personal sobre la Conservación Ambiental
8.2 Control de fuentes contaminantes.
Se revisaron los listados de los procesos y equipos del Departamento que generan contaminación al medio ambiente y el impacto que producen. Por otro lado se debió divulgar entre los trabajadores del Departamento los procesos y equipos que generan contaminación ambiental y su impacto en el Departamento; lo cual no se realizó.
Se debió diseñar un plan para el manejo de desechos peligrosos, desechos urbanos y excedente de materiales para mantener los niveles de contaminación dentro de las limitantes y las condiciones establecidas, sin embargo, no se desarrollo completamente, solo se logró alcanzar un 30 % de cumplimiento de este requerimiento.
De igual forma el plan de adecuación contempla que se debe realizar seguimiento y control a la aplicación de los planes, pero solo se logró completar un 70 % de este requerimiento, así mismo, se deben tomar acciones para eliminar las desviaciones de los planes para mejorar su aplicación.
Después de realizar las respectivas revisiones de cada una de las tareas contempladas en el requerimiento 8.2 se determinó que este posee un 35 % de cumplimiento que a su vez representa un 11,67 % del total del aspecto N0 8 (Conservación Ambiental) (Ver gráfico N0 24).
Gráfico N0 24: % De Cumplimiento del Requerimiento
8.2 Control de Fuentes Contaminantes
8.3 Formación del personal en la conservación ambiental.
Con respecto a este requerimiento solo se logró completar un 30 % debido a que los planes de formación basados en la conservación ambiental no están completamente desarrollados. Este 30 % representa un 10 % del total del aspecto N0 8 (Conservación Ambiental) (Ver gráfico N0 25).
Gráfico N0 25: % De Cumplimiento del Requerimiento 8.3 Formación
del Personal en la Conservación Ambiental
Luego de revisar y evaluar cada una de las tareas ejecutadas y no ejecutadas del aspecto N0 8 contempladas en el plan de adecuación del año 2005 se determinó que este aspecto (Conservación Ambiental) tiene un 21,67 % de cumplimiento, conformado de la siguiente manera; un 11,67 % correspondiente al Control de Fuentes Contaminantes y un 10 % que corresponde a la formación del personal en la Conservación Ambiental, tal y como se muestra en el gráfico N0 26.
Gráfico N0 26: % De Cumplimiento del Aspecto
8. Conservación Ambiental
9. RESULTADOS DE LA GESTIÓN.
9.1 Compartir con el personal sobre los Resultados de la Gestión.
Este requerimiento no fue ejecutado, por lo tanto no se tiene un porcentaje de cumplimiento (Ver gráfico N0 27).
Gráfico N0 27: % De Cumplimiento del Requerimiento 9.1 Compartir
con el personal sobre los Resultados de Gestión
9.2 Resultados en los Indicadores Claves.
Se elaboró el Informe de Resultado de Gestión del primer trimestre, a partir del segundo trimestre este documento fue sustituido por el Informe de Control de Gestión que se elabora mensualmente, por lo que este requerimiento tiene un porcentaje de avance del 67% que a su vez representa un 33,50 % del total del aspecto N0 9 (Resultados de Gestión) (Ver gráfico N0 28).
Gráfico N0 28: % De Cumplimiento del Requerimiento
9.2 Resultado en los Indicadores Claves
Luego de revisar y evaluar cada una de las tareas ejecutadas y no ejecutadas del aspecto N0 9 contempladas en el plan de adecuación del año 2005 se determinó que este aspecto (Resultados de Gestión) tiene un 33,50 % de cumplimiento, conformado de la siguiente manera; solo un 33,50 % que corresponde a los Resultados de los Indicadores Claves, tal y como se muestra en el gráfico N0 29.
Gráfico N0 29: % De Cumplimiento del Aspecto
9. Resultados de Gestión
5.4 Porcentaje de cumplimiento del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri para el año 2005.
Después de realizar una revisión exhaustiva de las tareas que se encuentran dentro de cada uno de los nueve (9) aspectos del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, contempladas en el plan de adecuación del año 2005; se evidenció que el Modelo para el año 2005 tiene un 60,87 % de cumplimiento, tal y como se muestra en el gráfico N0 30.
Gráfico N0 30: % De Cumplimiento global del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri
En el Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, se contemplan 9 aspectos, en los cuales cada uno de ellos tiene un porcentaje de cumplimiento en función al avance del plan de adecuación del año 2005. Con respecto al aspecto 1 (Filosofía de Gestión), este tiene un 71,50 % de cumplimiento el cual representa un 7,94 % del total de todo el Modelo. El aspecto 2 (Planificación Estratégica y DDO) tiene un 86,32 % de cumplimiento, donde dicho porcentaje representa un 9,59 % del total de todo el Modelo. El aspecto 3 (Focalización en el Mercado y los Clientes) tiene un 62 % de cumplimiento el cual representa un 6,89 % del total de todo el Modelo.
En relación al aspecto 4 (Información y Análisis), este tiene un 94 % de cumplimiento que a su vez representa un 10,44 % del total de todo el Modelo. El aspecto 5 (Recursos Humanos) tiene un 90,88 % de cumplimiento el cual representa un 10,10 % del total de todo el Modelo. Con respecto al aspecto 6 (Gerencia de Procesos) este tiene un 63 % de cumplimiento que a su vez representa un 7 % del total de todo el Modelo. El aspecto 7 (Impacto y Desarrollo Regional) posee un 25 % de cumplimiento que a su vez representa un 2,78 % del total de todo el Modelo.
En cuanto al aspecto 8 (Conservación Ambiental); este aspecto posee un 21,67 % de cumplimiento el cual representa un 2,41 % del total de todo el Modelo. El aspecto 9 (Resultados de Gestión), tiene un 33,50 % de cumplimiento que a su vez representa un 3,72 % del total de todo el Modelo. Toda esta información se puede observar en la Tabla 2, donde se presenta cada uno de estos resultados al detalle.
Tabla 5: % De Cumplimiento por Aspecto de la adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA del año 2005 en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri
En el gráfico N0 31 se presenta el porcentaje de cumplimiento por aspecto de la adecuación en el año 2005 del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
Gráfico N0 31: % De Cumplimiento por Aspecto de la adecuación del MEGE en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri
CAPÍTULO VI
Situación propuesta
En esta parte de la investigación se presentarán los resultados objeto de la investigación así como las oportunidades de mejora producto de la evaluación del plan de adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA del año 2005, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri; los resultados y análisis de los aspectos contemplados en dicho Modelo, así como también la justificación de aquellos aspectos que no se desarrollaron total o parcialmente.
Cabe destacar que este capítulo se rige de acuerdo a lo establecido en la Norma CVG Excelencia de Gestión, la cual comprende una serie de pasos o aspectos necesarios para implantar este modelo en todas las unidades organizativas de CVG EDELCA.
Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA para el año 2006, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
Después de realizar una evaluación exhaustiva de todo el plan de adecuación del año 2005, se procedió a diseñar el plan de para el año 2006, (Ver Apéndice 1), revisando y evaluando las debilidades encontradas cada una de las actividades contempladas en el Plan del año 2005. Es importante destacar que el Plan de Adecuación para año 2006 se diseñó con el objeto de incrementar el porcentaje de avance en el proceso de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
A continuación se detallaran cada una de las actividades contempladas en el nuevo Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri:
1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN.
Visión, Misión, Principios y Valores.
Compartir con el personal la Filosofía de Gestión.
En Plan está contemplado que se debe compartir con el personal todo lo referente a la Filosofía de Gestión, involucrando a todo el personal del Departamento para dar cumplimiento a este requerimiento al 100 % y poder avanzar en el proceso de internalización de la Filosofía de Gestión. Todo esto se debe llevar a cabo a través de correos electrónicos, folletos, cartelera y talleres en donde se involucre a todo el personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri (Ver Apéndice 1).
Evaluar los resultados del despliegue de la Filosofía de Gestión y verificar su internalización.
Inicialmente para esta actividad se tiene previsto revisar y evaluar la funiconabilidad de la encuesta para medir la internalización de la Filosofía de Gestión (Ver Apéndice 1). Una vez que se revise y evalúe dicha encuesta se procederá a aplicarla al 100 % del personal del Departamento, para determinar el grado de internalización de la Filosofía de Gestión. Esta encuesta será aplicada semestralmente para que de esta manera se puedan corregir las posibles desviaciones y así poder lograr mayor efectividad en el proceso.
Tomar acciones para mejorar los resultados producto de la evaluación realizada.
Para esta actividad se estipuló que se debe realizar un informe de resultado de la encuesta antes mencionada, para luego elaborar un plan de acciones que sirva para mejorar estos resultados. Por otro lado se contempló divulgar los resultados así como el plan de acciones a todo el personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, para que cada uno de ellos se sienta comprometido con el proceso de Adecuación.
Una vez que se divulgue a todo el personal del Departamento el plan de acciones se procederá a ejecutar dicho plan, para que de esta manera cada uno de los trabajadores preste la mayor colaboración posible en el cumplimiento del plan antes mencionado.
De igual forma en el plan de adecuación del año 2006 se contempló el Seguimiento, Control y Evaluación del plan de acciones, en donde se consideraron una serie de reuniones para verificar los resultados y tomar acciones correctivas para corregir las posibles desviaciones (Ver Apéndice 1). Igualmente se planteó realizar una segunda medición en el segundo semestre del año para determinar el grado de cumplimiento en el proceso de internalización de la Filosofía de Gestión en el Departamento.
Liderazgo.
Estimular la comunicación abierta, la participación y el aprendizaje del personal alineado con la Filosofía de Gestión y la mejora continua.
En esta actividad se debe definir un medio que sirva para estimular la comunicación abierta, la participación y el aprendizaje en el personal del Departamento, de igual forma en el plan está contemplado que se debe definir un plan de estimulo para el personal.
Por otro lado, se debe revisar y evaluar la funcionalbilidad de la encuesta utilizada para medir el liderazgo en la estimulación. Una vez revisada dicha encuesta se procederá a aplicar la encuesta al 100 % del personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, para luego realizar el respectivo informe de resultado. Es importante destacar que esta encuesta se realizará semestralmente, para lograr mayores niveles de eficiencia. Después de revisar el informe de resultado se debe elaborar el plan de acciones para mejorar los resultados arrojados por la encuesta. Seguidamente se debe ejecutar el plan de acciones para corregir las posibles desviaciones presentadas.
En el plan de Adecuación se contempló el Seguimiento, Control y la Evaluación del plan de acciones, para ello se dispuso de una serie de reuniones que servirán para verificar los resultados arrojados por la aplicación de dicho plan y de esta forma tomar las acciones correctivas necesarias (Ver Apéndice 1).
De la misma manera en el plan de adecuación está contemplado realizar una segunda medición en el segundo semestre del año para determinar el grado de cumplimiento del Liderazgo en la estimulación.
Aplicar el Rol Gerencial en la promoción de la Filosofía de Gestión y el mejoramiento continuo de la Gestión.
Para dar cumplimiento a esta actividad del Plan de Adecuación del MEGE del año 2006 es necesario revisar y analizar el mecanismo e instrumento de evaluación del cumplimiento del Rol Gerencial en la promoción de la Filosofía y el mejoramiento de la Gestión. Una vez revisado y evaluado el mecanismo y el instrumento de evaluación se procederá a aplicar dicho instrumento. Es importante destacar que esta encuesta se aplicará semestralmente en el Departamento, para garantizar el avance en el proceso de cumplimiento del rol gerencial en la promoción de la Filosofía de Gestión
Después de aplicar la encuesta se procederá a realizar el informe de resultado y en función a esto se elaborará un plan de acciones para mejorar los resultados y corregir las posibles desviaciones que se puedan presentar.
Del mismo modo, en el Plan de Adecuación se contempló realizar un seguimiento, control y evaluación del plan de acción para verificar los resultados y tomar acciones que permitan garantizar la efectividad del plan (Ver Apéndice 1).
Identificar las oportunidades de mejora para hacer contribuciones a la Calidad de Gestión de la unidad.
En el Plan de Adecuación está contemplado que se deben identificar las oportunidades de mejora en cuanto a la Calidad de Gestión de la unidad (Ver Apéndice 1), es por ello que se deben definir los proyectos de mejoramiento continuo a emprender en el año 2006.
Promover cooperación y el trabajo en equipo entre nuestros trabajadores, proveedores y clientes claves para ejecutar las mejoras identificadas.
En el Plan de Adecuación se estipuló que se deben identificar las oportunidades de mejoras interfuncionales y al mismo tiempo se debe promover la creación de equipos multidisciplinarios para abordar estas mejoras.
Participar activamente en el diseño y despliegue de los planes para el proceso de Mejoramiento de la Calidad de Gestión.
Para el Plan de Adecuación del año 2006 se tocó con más fuerza el requerimiento de la participación, es por ello que se planteó una reunión para elaborar y validar el plan de mejoramiento continuo (PMC) del año 2006 (Ver Apéndice 1), y al mismo tiempo para acordar la metodología de seguimiento, control y evaluación de dicho plan.
Evaluar los resultados de los planes en ejecución y retroalimentar a los involucrados.
Para cumplir con esta actividad se debe revisar y adecuar los instrumentos de evaluación de los procesos Operar y Mantener. Una vez que se revisen y adecuen los instrumentos de evaluación se procederá a realizar la medición de dichos procesos; esta medición se llevará a cabo cada cuatro meses para determinar las oportunidades de mejoras en cada uno de ellos.
Al mismo tiempo se estará realizando la autoevaluación de la adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
Tomar acciones para mejorar los resultados producto de las evaluaciones realizadas.
En el Plan de Adecuación se estipuló que se deben tomar acciones para mejorar los resultados producto de las evaluaciones realizadas (Ver Apéndice 1), es por ello que se debe realizar el respectivo informe de las evaluaciones realizadas y en función a esto elaborar un plan de acciones que permita mejorar los resultados y así poder corregir las posibles desviaciones que se presenten.
De igual forma consagraron una serie de reuniones para el seguimiento, control y evaluación del plan de acciones, para garantizar la efectividad de dicho plan.
2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y DDO.
Compartir con el personal sobre la Planificación Estratégica y DDO.
Para cumplir con esta actividad se programó realizar unos talleres con toda la información relacionada con la Planificación Estratégica y el Despliegue de los Objetivos en donde se involucre a todo el personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico. De la misma forma se planificó compartir toda esta información con todo el personal del Departamento, a través de correo electrónico, folletos, trípticos y la respectiva cartelera dispuesta para tal fin (Ver Apéndice 1).
Despliegue de Objetivos.
En esta actividad se estipuló que se debe revisar y validar la Matriz de Despliegue de Objetivos del año 2007.
En el Plan de Adecuación se contempló que se debe elaborar el Plan Operativo del año 2007 alineado a los objetivos de la empresa (Ver Apéndice 1). Para ello se debe definir los criterios y lineamientos internos para la elaboración de dicho Plan. De igual manera se deben especificar las actividades, los recursos necesarios así como los responsables de ejecutarlas, logrando un adecuado balance de la carga de trabajo.
Por otro lado, se debe comunicar y desplegar en todo el Departamento los indicadores de desempeño, planes de acción y objetivos para asegurar la alineación organizacional. Para garantizar la efectividad del Plan Operativo, se contempló que se debe realizar un seguimiento sistemático a dicho Plan y aplicar acciones para eliminar las posibles desviaciones que se presenten.
Proyecciones de Desempeño.
Para dar cumplimiento a esta actividad se planteó que se deben realizar las proyecciones de desempeño que permitan hacer ajustes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos. De igual forma se deben tomar acciones para corregir las desviaciones producto de los resultados de dichas proyecciones.
3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES.
Compartir con el personal sobre la Focalización en el Mercado y los Clientes.
Se debe informar al 100% del personal del Departamento todo lo referente a la Focalización en el Mercado y los Clientes, a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y de la respectiva cartelera dispuesta para tal fin. De igual forma se planteó realizar unos talleres en donde se involucre a todo el personal del Departamento y así fortalecer la internalización de este aspecto en todo el personal (Ver Apéndice 1).
Clientes Internos.
En esta actividad se debe revisar y evaluar los mecanismos utilizados para identificar las expectativas y medir el grado de satisfacción del Cliente Principal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri. Para ello se debe conformar un equipo de trabajo, a dicho equipo se le dictará un adiestramiento basado en la metodología a utilizar para medir el grado se satisfacción del Cliente.
Una vez que el equipo de trabajo este capacitado, se procederá a levantar la información. Posteriormente se analizaran los resultados de la evaluación para determinar el grado de satisfacción de los clientes, y en función a esto se procederá a elaborar un plan de acciones que permita corregir las posibles desviaciones presentadas. Para garantizar la efectividad del plan de mejora se dispuso dentro de esta actividad de un seguimiento y control.
Por otro lado, se debe incorporar en el Plan Operativo las acciones y/o proyectos de mejora establecidos.
4. INFORMACIÓN Y ANÁLISIS.
Compartir con el personal sobre la Información y Análisis.
En el plan de Adecuación se estableció que se debe informar a todo el personal del Departamento lo referente a la Información y análisis a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y de la respectiva cartelera dispuesta para este fin. Del mismo modo se dispuso dentro de esta actividad realizar una serie de talleres con esta información y donde se involucre al 100% del personal (Ver Apéndice 1).
Tipo y Alcance de la Información.
En esta actividad se deben revisar y evaluar los indicadores claves para monitorear periódicamente las operaciones y el desempeño organizacional.
Por otro lado, se informará a toda el Departamento acerca de los indicadores claves para monitorear la gestión y la interrelación existente entre estos, esto se llevará a cabo a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y en las respectivas carteleras del Departamento.
Al mismo tiempo se seleccionaran distintas informaciones comparativas importantes (Niveles de referencia competitivos), las cuales serán utilizadas como referencia para plantear las nuevas metas.
Sistema de Información y Control de Gestión.
Para dar respuesta a esta actividad es necesario establecer criterios y lineamientos para que los datos e información estén disponibles y accesibles con la oportunidad requerida.
Igualmente se debe realizar un análisis y seguimiento periódico de los indicadores para apoyar la evaluación del desempeño organizacional, además de esto se debe comunicar en una reunión mensual, a todos los niveles del Departamento, los resultados del análisis, de manera que sirvan de apoyo efectivo en la toma de decisiones.
Utilización de la Información e Indicadores.
En el plan de Adecuación está contemplado que se deben definir los reportes que periódicamente permitirán visualizar el comportamiento del indicador (Ver Apéndice 1). Igualmente se deben establecer mecanismos para evaluar sistemáticamente la información, su veracidad y confiabilidad.
Por otro lado, se estableció que se deben diseñar, mejorar y utilizar prácticas de gerencia visible, como por ejemplo carteleras exclusivas para publicar mensualmente los resultados del Informe de Control de Gestión del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
5. RECURSOS HUMANOS.
Compartir con el personal del Departamento sobre el Recurso Humano.
Para cumplir con esta actividad se debe informar a todo el personal del Departamento acerca de la importancia del Recurso Humano para el Departamento y para toda la Planta. Esto se llevará a cabo a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y la respectiva cartelera dispuesta para tal fin.
De la misma forma se estima realizar una serie de talleres con toda la información referente a este aspecto, en donde se involucre al 100% del personal del Departamento.
Diseño de Cargos, Selección y Capacitación.
En esta actividad se deben difundir a todos los trabajadores el alcance de sus cargos y las competencias requeridas para su desempeño, esto se realizará a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y las respectivas carteleras dispuestas para tal fin. Al mismo tiempo se estarán planificando una serie de talleres en donde se involucraran a todos los trabajadores del Departamento (Ver Apéndice 1).
Por otro lado, planteó que se deben revisar los mecanismos de selección del personal y orientarlos hacia el largo plazo considerando su potencial y alineación con los valores de la filosofía de la empresa.
Evaluación.
Se debe comunicar a todos los trabajadores del Departamento los criterios de evaluación de su desempeño con antelación y negociar las metas, esto con la finalidad incrementar la participación de todos los trabajadores y a su vez para que estos cumplan con los objetivos específicos de su cargo. Todo esto se llevará a cabo a través de correos electrónicos, folletos, trípticos y carteleras. De igual forma se planteó que se realizaran una serie de talleres con toda esta información en donde se involucre a todo el personal del Departamento (Ver Apéndice 1).
Igualmente se utilizará la evaluación de desempeño del personal del Departamento para su retroalimentación, reconocimiento y establecer planes de capacitación.
Compensación, Promoción y Reconocimiento.
Se debe reconocer y compensar a todo el personal del Departamento, considerando el esfuerzo individual y grupal, reforzando el aprendizaje, el mejoramiento, la participación y el aporte a la mejora de procesos, productos y servicios. Del mismo modo se debe comunicar a los trabajadores los criterios utilizados para su compensación y reconocimiento, esto se llevará a cabo a través de correo electrónico, folletos, trípticos y carteleras dispuestas para este fin. Al mismo tiempo se estarán realizando charlas informativas en donde se divulgue toda esta información y se involucre a todo el personal.
Seguidamente se planteó que se deben aplicar los criterios de compensación y reconocimiento a todo el personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico, esto para motivar e incentivar a cada uno de ellos (Ver Apéndice 1).
Capacitación Continua.
Para esta actividad es necesario detectar las necesidades de desarrollo del personal del Departamento (DND), de acuerdo a las competencias requeridas por la unidad y la empresa, con los cambios tecnológicos y organizacionales y los resultados de la evaluación de desempeño. En función a esto se elaborará el plan de adiestramiento (DND) para el año 2006.
En el Plan de Adecuación se planteó realizar un seguimiento, control y evaluación del plan de adiestramiento, esto para tomar acciones que garanticen la efectividad de dicho plan y mejorar su aplicabilidad (Ver Apéndice 1).
Para fortalecer esta actividad se hace necesario diseñar y aplicar mecanismos que permitan evaluar la eficacia de la capacitación y el entrenamiento, tomando en cuenta el desempeño individual y organizacional de cada trabajador.
Por otro lado, se debe realizar las I Jornadas Técnicas de la División, haciendo énfasis en la capacitación continua y el entrenamiento en el trabajo y considerar al personal interno y supervisores como opción para cubrir las necesidades de capacitación y entrenamiento.
Calidad de Vida en el Trabajo, Clima Organizacional y Comunicación.
Para cumplir con parte de esta actividad se debe realizar la medición de la calidad de vida en el trabajo y realizar el respectivo informe de resultado. En función a esto se deben priorizar las oportunidades para mejorar el ambiente de trabajo y el clima de la organización. Es importante destacar que esta evaluación se realizará semestralmente, para que el trabajador se sienta motivado en su sitio de trabajo.
Para obtener mejores resultados se debe comunicar al todo el personal del Departamento los resultados de las acciones de mejora de los factores claves que afectan el clima organizacional.
Participación.
En el Plan de adecuación está contemplado que se debe promover la participación en todo el personal del Departamento (Ver Apéndice 1), por esta razón se hace necesario diseñar y aplicar mecanismos para promover la participación de los trabajadores en la solución de problemas, en la mejora de la gestión y de los procesos.
Seguidamente se deben evaluar los resultados obtenidos producto de la aplicación de las mejoras identificadas por los trabajadores.
Salud Ocupacional.
De acuerdo a esta actividad se deben identificar los factores de riesgo de las áreas de trabajo y en función a esto se debe elaborar e implementar un plan de acciones de mejoras para corregir las desviaciones. Para mejorar la efectividad del plan, se realizará un seguimiento y control de la aplicación de las acciones de mejora. Por otro lado, se debe cumplir al 100% con el programa de medicina ocupacional.
6. GERENCIA DE PROCESOS.
Compartir con el personal del Departamento acerca de la Gerencia de Procesos.
Para dar cumplimiento a esta actividad se debe informar a todo el personal del Departamento todo lo referente a la Gerencia de Procesos, a través de correo electrónico, folletos, trípticos y la respectiva cartelera dispuesta para este fin. Al mismo tiempo se estarán realizando una serie de charlas con toda esta información y en donde se involucre a todo el personal.
Mejoramiento y/o Innovación en el Diseño y operación de los Procesos.
Se debe diseñar y aplicar un plan que permita materializar las mejoras e innovaciones identificadas en el Departamento, al mismo tiempo se realizará un seguimiento, control y evaluación del plan para garantizar su efectividad.
Por otro lado, se comunicará a todo el personal del Departamento, el enfoque metodológico utilizado en los proyectos de mejora y normalización.
Aparte de esto, en el Plan de Adecuación se contempló que se debe medir la internalización y práctica de la cultura de mejoramiento continuo (Ver Apéndice 1), para ello se debe revisar la encuesta utilizada para este fin. Seguidamente se procederá a aplicar dicha encuesta al 100% del personal del Departamento, para luego realizar el respectivo informe de resultado. En función a esto se elaborará un plan de acciones para mejorar los resultados y corregir las desviaciones. Al mismo tiempo se estarán divulgando los resultados producto de la encuesta así como el plan de acciones. Posterior a esto se implementará el plan de acciones y para garantizar su efectividad se procederá a realizar un seguimiento, control y evaluación de dicho plan.
7. IMPACTO Y DESARROLLO REGIONAL.
Compartir con el personal del Departamento sobre el impacto y Desarrollo Regional.
Para cumplir con esta actividad se informará a todo el personal del Departamento todo lo referente a este aspecto, esto se estará realizando a través de correo electrónico, folletos, trípticos y la publicación en la respectiva cartelera dispuesta para este fin. Al mismo tiempo se estarán preparando una serie de charlas informativas en donde esté contemplada toda esta información y se involucre a todo el personal del Departamento.
8. CONSERVACIÓN AMBIENTAL
Compartir con el personal del Departamento sobre la Conservación Ambiental.
En el Plan de Adecuación se estipuló que se debe informar a todo el personal del Departamento acerca de la Conservación Ambiental (Ver Apéndice 1), lo cual se estará realizando a través de correo electrónico, folletos, trípticos y la publicación en la respectiva cartelera dispuesta para este fin. Igualmente se estarán realizando una serie de charlas informativas en donde se esté divulgando toda esta información y se esté involucrando al 100% del personal del Departamento.
Control de Fuentes Contaminantes.
Para cubrir esta actividad se revisará el listado de los procesos y equipos del Departamento que generen contaminación al medio ambiente y el impacto que producen. De la misma forma se estará divulgando a todos los trabajadores los procesos y equipos que generan contaminación ambiental y su impacto en el Departamento.
Por otro lado, se diseñará y aplicará un plan para el manejo de desechos peligrosos, desechos urbanos y excedentes de materiales, para mantener los niveles de contaminación de las limitantes y condiciones establecidas. Para garantizar la efectividad del plan se dispuso realizar un seguimiento, control y evaluación de la aplicación de dicho plan (Ver Apéndice 1), esto permitirá tomar acciones para eliminar las desviaciones del plan.
Formación del personal en la Conservación Ambiental.
El Plan de Adecuación contempla que se debe formar el personal del departamento en la Conservación Ambiental (Ver Apéndice 1), para ello se estarán programando una serie de talleres y cursos que permitan mejoras las expectativas con respecto a este tema.
9. RESULTADOS DE GESTIÓN
Compartir con el personal del departamento sobre los Resultados de Gestión.
Para cumplir con esta actividad se estará informando a todo el personal del Departamento acerca de los Resultados de la Gestión, lo cual se llevará a cabo a través de correo electrónico, folletos, trípticos y la publicación en la cartelera dispuesta para este fin. Seguidamente se realizarán una serie de charlas informativas en donde esté incluida toda esta información y se involucre a todo el personal.
Resultados en los Indicadores Claves.
Para dar respuesta a esta actividad se estarán realizando los respectivos Informes de Resultado de Gestión de cada uno de los trimestres del año.
El Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri se estableció como meta adecuarse al Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA. Por tal motivo surgió la necesidad de diseñar un Plan de Adecuación (Ver Apéndice 1), el cual permitirá incrementar el porcentaje de cumplimiento del Modelo en el Departamento.
Es importante resaltar que el Departamento, con este Plan de Adecuación pretende cumplir al 100% con lo que establece el Modelo de Excelencia de Gestión, por tal motivo se establecieron unas metas de cumplimiento por mes para lograr puntualizar el avance del Plan. En el gráfico N0 32 se puede apreciar el porcentaje de avance por mes del Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión para el año 2006; en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
Gráfico N0 32: % de avance acumulado para el año 2006 de la Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri.
Este Plan de Adecuación está diseñado basado en condiciones que permitirán crear las condiciones para el mejoramiento continuo de la empresa y así lograr alcanzar altos niveles de desempeño (Ver Apéndice 1). Este Plan busca crear en cada trabajador del Departamento una cultura de mejoramiento continuo e igualmente se intenta incrementar la satisfacción y motivación en el trabajo, así como su identificación y sentido de pertenencia con la empresa, además de ello se pretende promover el trabajo en equipo así como incrementar la calidad y la seguridad del ambiente de trabajo.
Conclusiones
Con la realización de este proyecto, en lo referente al diseño de un Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA para el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, se puede concluir que es indispensable para alcanzar la meta planteada, cumplir con todos los parámetros establecidos en dicho Plan.
Del análisis de los resultados de este proyecto, se obtuvieron las siguientes conclusiones:
1. Las actividades realizadas para la elaboración de un Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, partieron de las acciones de mejora arrojadas en el autodiagnóstico realizado a finales del año 2005, las cuales forman parte de los planes y metas establecidas por el Departamento para el año 2006.
2. Se evaluó el Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA del año 2005, con el propósito de determinar el porcentaje de avance en cada uno de los aspectos contemplados en él.
3. Se determinó que el Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, para finales del año 2005 presentó un 60,87 % de cumplimiento, lo que significa que un 39,13 % del Modelo falta por cumplirse.
4. Con la evaluación del Plan de Adecuación del año 2005 se pudo constatar que de los tres autodiagnósticos planificados para el año 2005 solo se realizó uno, por lo que no se pudo cumplir con esta actividad al 100%.
5. En cuanto al aspecto 3 (Focalización en el Mercado y los Clientes) del Modelo de Excelencia de Gestión, se comprobó que los métodos y mecanismos utilizados para medir el grado de satisfacción de los clientes principales no se implementaron eficazmente, por lo que no se pudo obtener mejores resultados.
6. Con relación al aspecto 5 (Recursos Humanos), se evidenció que con la ejecución de todas las actividades que comprenden este aspecto; se logró cumplir en un 90,88%.
7. De acuerdo a la evaluación del Plan de Adecuación de MEGE del año 2005, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, se evidenció que el aspecto 6 (Gerencia de Procesos), alcanzó un 63% de cumplimiento.
8. Con relación a los aspectos 7 (Impacto y Desarrollo Regional) y 8 (Conservación Ambiental), con la ejecución del Plan de Adecuación del año 2005, en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri, solo se logró alcanzar un 25 y 21,67% de cumplimiento respectivamente.
9. En cuanto al aspecto 9 (Resultados de Gestión), se constató que solo se logró cumplir con un 33,50% en todo el Departamento.
Recomendaciones
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron en el desarrollo de este proyecto, se recomiendan las siguientes acciones:
Ejecutar al 100% el Plan de Adecuación del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA, para avanzar en el proceso de adecuación e implementación y así poder alcanzar la meta planteada.
Realizar seguimiento al Plan de Adecuación del MEGE en el Departamento a fin de detectar las oportunidades de mejora y así poder establecer un plan de acciones para corregir las desviaciones.
Mantener la aplicación del instrumento de autodiagnóstico a finales de cada año, aplicando los 9 aspectos del Modelo, de manera tal que se pueda identificar las oportunidades de mejora.
Aplicar y hacer seguimiento periódico a las distintas encuestas (Satisfacción del Cliente, Rol Gerencial y Filosofía de Gestión) en el tiempo planificado, de manera de seguir en búsqueda del mejoramiento continuo en las actividades del Departamento, elevando su desempeño y la calidad en su gestión.
Aplicar y hacer seguimiento a los indicadores asociados a los procesos claves de la unidad para establecer parámetros de comparación y permitir la toma de decisiones por parte del nivel gerencial, en cuanto a oportunidades de mejoras o posibles desviaciones.
Ejecutar al 100% el Plan de Adiestramiento del personal del Departamento para el año 2006, y así fortalecer el proceso de Capacitación Continua.
Se debe dar mayor importancia a los aspectos 7 Impacto y Desarrollo Regional y 8 Conservación Ambiental, a fin de fortalecer su proceso de adecuación y lograr un mayor porcentaje de cumplimiento en dichos aspectos.
Se debe promover al participación activa e integralmente de todo el personal del Departamento, en el Mejoramiento Continuo de los procesos, con la finalidad de lograr una Gestión de Mantenimiento de Calidad y Oportuna.
Estimular al personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico Guri para que adopte el Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA como una filosofía de vida organizacional.
Bibliografía
ROJAS, ROSA. Orientaciones Practicas para la Elaboración de Infórmense de Investigación. Venezuela. Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vice – Rectorado Puerto Ordaz. Cuarta Edición. Editorial UNEXPO.
FONDONORMA. Normas venezolanas COVENIN ISO 9001: 2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Caracas. Venezuela.
NORMA C.V.G. EXCELENCIA DE GESTIÓN. Manual Práctico.
MAYNARD, H.B (1996). Manual del Ingeniero Industrial. Editorial Mc Graw – Hill. Cuarta edición. México.
OMEGA CONSULTORES GERENCIALES. (2002). Programa de Formación en Excelencia de Gestión Central Hidroeléctrica Raúl Leóni C.V.G. EDELCA.
CVG EDELCA. GUIA METODOLÓGICA para la medición de la satisfacción de los clientes internos.
CARUCI, L. (2005). Implantación del Modelo de Excelencia de Gestión EDELCA en el Departamento de Mantenimiento Eléctrico Planta Caruachi de CVG EDELCA. Trabajo de Grado no pub
SOTO, G. (2005). Implantación del Modelo de Excelencia de Gestión EDELCA en el Departamento de Servicios Generales de Planta Caruachi. CVG EDELCA División Planta Caruachi. Trabajo de Grado no publicado, UNEXPO-Vicerrectorado Puerto Ordaz.
www.gestiopolis.com.
www.google.com
www.monografias.com
www.edelca.com.ve
www.fondonorma.org.ve
Glosario
Ambiente: Entorno en el cual opera una organización, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelación.
Auditoria: Proceso de verificación, documentado y sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva evidencias que determinen si el sistema de gestión de la organización está conforme con los criterios de auditoria de gestión establecidos y la comunicación de los resultados de este proceso a la gerencia.
Cliente: Cualquier persona que recibe un bien o un servicio producido por una organización.
Cliente Externo: Está fuera de la organización y recibe el servicio o producto final.
Cliente Interno: Está dentro de la organización y forma parte de la cadena proveedor-cliente en cualquier subproceso del proceso total.
DDO: Despliegue de Objetivos. Es el proceso que continua a la síntesis estratégica, el cual garantiza la alineación de los planes funcionales con los objetivos del negocio.
Evidencia: Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios.
F – 015: Reporte de Anomalía emitido por el Departamento de Operaciones a todas las unidades correspondientes de modo de eliminar por completo deficiencias o incumplimiento de labores de mantenimiento en el área industrial.
F – 016: Solicitud de Permiso de Trabajo.
Horas – Hombre: Unidad que representa una hora trabajada por cada hombre o trabajador.
Informe de Gestión: Reporte presentado a la unidad solicitante periódicamente, en que se muestran los resultados puntuales de la gestión del Departamento.
Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, que resulte completa o parcialmente de las actividades, productos o servicios de una organización.
Mantenimiento Correctivo: Es una actividad no planificada, cuyo principal objetivo es corregir las fallas que no permiten mantener el equipo o instalación en condiciones optimas de operación.
Mantenimiento Preventivo Anual: Es una actividad planificada, en cuanto a inspección, detección y prevención de fallas incipientes, cuyo principal objetivo es mantener el equipo o instalación en operación.
Mejoramiento Continuo: Proceso de mejora del sistema de gestión para alcanzar un mayor desarrollo de la gestión.
Plan Anual de Mantenimiento: Documento que se efectúa anualmente, refleja la programación a realizar durante el año siguiente por el Departamento de Mantenimiento Eléctrico de la División de Planta Guri.
Plan Estratégico: Es el plan corporativo que consolida las instalaciones y equipos que serán sometidos a mantenimiento mayor en periodo determinado.
Plan Operativo: Plan por medio del cual se definen y establecen todos los parámetros de cómo hacer un trabajo.
Programa Semanal de Mantenimiento: Plan detallado de las actividades de mantenimiento, que se ejecutaran en una semana, especificando el número de personas, duración, fecha de emisión, fecha de ejecución, horas programadas y hora de inicio de las actividades.
Solicitudes de Servicio: Solicitudes de apoyo dirigidos al Departamento de Mantenimiento Eléctrico por parte del Departamento que requiera el servicio o solicitudes de servicio a otros Departamentos.
Apéndice
APENDICE 1 MODELO DE ENCUESTA
DEDICATORIA
A Dios todo poderoso, por ser mi acompañante, amigo y guía espiritual durante toda mi vida y carrera y por darme la fortaleza y el valor para alcanzar todas mis metas.
A mis padres: Isaura de Cardozo y Mario Cardozo, por darme la vida, cuidarme, protegerme, apoyarme y ayudarme en todo momento, a ustedes les debo todo lo que soy y lo que seré, a ustedes especialmente dedico este triunfo que es el primero de muchos y que Dios los bendiga, los cuide y los acompañe siempre.
A mis hermanos: Mellys Cardozo por ser mi amiga y compañera de clases durante toda mi carrera, Mario Cardozo y Mitzamar Cardozo, por ser parte fundamental en mi vida y darme la fuerza y valor para seguir adelante, este triunfo también es de ustedes, que Dios los acompañe y los bendiga.
A mí querida tía Isobel y Luís Villarroel, por ser tan especial y por haberme brindado ayuda y apoyo cuando lo necesite, gracias por su cariño. Que Dios permanezca siempre a su lado.
Y por último y no menos importante, a la compañera de mi corazón, Normavier Malpica, por todos los obstáculos que me ha ayudado a superar, por ser un apoyo incondicional y prestarme toda su ayuda, amor y paciencia, que dios te bendiga y te acompañe siempre.
Los Quiero Mucho…
Cardozo A. Marco T.
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso por protegerme en todo momento, gracias a él he podido alcanzar a una de las grandes metas que me he trazado en mi vida.
A mis padres, hermanos, familiares y amistades, por haberme brindado su apoyo incondicional en los momentos más difíciles de mi vida.
Quisiera agradecer a la UNEXPO, por darme los conocimientos y las herramientas necesarias para formarme como profesional.
Al Departamento de Ingeniería Industrial por su colaboración y disposición de ayuda en todo momento.
A todos los profesores de esta casa de estudio que contribuyeron en mi formación a lo largo de la carrera.
A mi tutora Académico Ing. Scandra Mora, por brindarme su apoyo, oportuna y acertada asesoría en los momentos en los cuales los requerí.
A la empresa CVG EDELCA. División de Planta Guri por darme la oportunidad y permitir formarme como profesional al realizar la investigación dentro de sus instalaciones.
A mi Tutor Industrial Ing. Franklin Pérez, quien con su invalorable colaboración, apoyo y orientación permitieron culminar con éxito esta investigación.
A Lucas Malpica, Pedro Escudero, Gustavo Aguilar, Víctor Uramiare y Edgar Orfila por prestarme toda la colaboración posible y por brindarme su amistad.
A todo el personal del Departamento de Mantenimiento Eléctrico en especial a la sección Equipos Eléctricos Auxiliares quienes mostraron interés por seguir la investigación desde sus comienzos, ofreciendo asistencia en los diversos aspectos del modelo y apoyo desinteresado.
Finalmente, quiero agradecer a todas las personas que de alguna u otra forma me ofrecieron una palabra de estímulo e hicieron posible la realización de este Trabajo de Investigación.
A Todos, Gracias…
Cardozo A. Marco T.
Autor:
Cardozo Arcia, Marco Tulio.
(Mayo 2006).
Departamento de Ingeniería Industrial. Vice-Rectorado Puerto Ordaz. UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Scandra Mora. Tutor Industrial: Ing. Franklin Pérez.
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
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