Cuando se entrega el informe el auditor da constancia del cumplimiento del trabajo y la dirección evalúa el trabajo que el hizo, su utilidad, valorización de resultados y conveniencia de haber hecho la auditoria.
Es importante que el informe cumpla los requisitos expuestos en las normas.
vi. Etapa de Seguimiento
Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe ver que el informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan, además debe controlar sus decisiones para que estas no se desvíen.
Esta etapa debe ser fijada con el cliente.
6. Otros Modelos Metodológicos
i. Introducción
Muchos de los autores describen métodos metodológicos para la auditoria operativa, pero que no tiene mucha diferencia con el método propuesto, mas bien la diferencia radica en el orden de realizar las actividades.
Se detallaran dos modelos metodológicos los de Jesús López Cascante y Bradford Cadmus.
ii. Esquema Metodológico de Jesús López Cascante
a. Introducción
Este esquema se encuentra en el libro "Organización y Control de Empresas" de Vicente Perel.
El esquema se tiene dos etapas:
Etapa de diagnostico: se conocen las fallas.
Etapa de análisis: causas de las fallas y se proponen soluciones
Para desarrollar estas etapas, se sigue el siguiente esquema, aplicable a cada una de ellas:
Primera fase: pasos al inicio de la tarea.
Segunda fase: análisis y profundización.
Tercera fase: acción correctiva antes del informe.
Cuarta fase: elaboración de propuestas de cambios.
Quinta fase: el informe final.
Sexta fase: seguimiento de las propuestas.
Séptima fase: cuantificación de resultados de la auditoria.
Las etapas de diagnostico y análisis no se pueden considerar como etapas metodologías.
Las fases son aplicables a ambas etapas (diagnostico y análisis) con las diferencias propias de cada etapa (en los objetivos).
b. Primera Fase: Pasos Previos al Inicio de la Tarea
Esta fase significa:
Planificación y organización de las tareas y actividades.
Establecer las normas.
Conocimiento del área a analizar. El objetivo de estas es:
Conocimiento del sector a revisar, de sus fines, objetivos y políticas, su personal y la actividad desarrollada.
Conocimiento técnicos necesarios para desarrollar la labor.
Conocimiento exacto de los puntos del programa de revisión a aplicar.
Esta fase se cumplirá con entrevistas a los responsables del área, esquemas del sistema, etc.
c. Segunda Fase: Análisis y Profundización
Una vez obtenida la información en la primera fase hay que analizarla y profundizarla.
Análisis: es el desmenuzamiento de la información, en esta parte es muy importante la experiencia del auditor para una mayor comprensión de los antecedentes y correlacionarlos.
Profundización: para conocer mejor la sección en estudio, el auditor debe considerarse como parte de esta y poder evaluar todos los hechos que acaezcan.
Así ve los problemas desde distintos ángulos, además que cada empresa es un mundo distinto y las soluciones son para una empresa en particular y para otras, aunque sea el mismo problema.
Desde la entrevista el auditor deberá ir preparando un diagrama de secuencia del proceso mediante el cual registre la circulación da la documentación, los sectores intervinientes y los formularios utilizados.
Con todo lo anterior el auditor formula soluciones a los problemas y crea nuevos sistemas, los cuales tienen que ser comentados con los interesados, para así poder verificar si las soluciones son buenas.
El auditor debe confeccionar un preinforme en detalle, conteniendo las ventajas y desventajas vistas. El poner por escrito las ideas que en teoría parecen brillantes, demuestra a veces su inaplicabilidad o que los reparos eran justificados.
Por ultimo, el auditor deberá vencer la resistencia al cambio, primero, obteniendo la participación de los sectores afectados en las etapas precedentes y luego, cuando el proyecto esta para ponerse en practica.
d. Tercera Fase: Acción Correctiva antes del Informe
Una vez que se tiene la conclusión al o los problemas se deben poner estas en practicas cuando las circunstancias así lo admitan.
El auditor debe utilizar su buen criterio para poder determinar bajo que parámetros se puede iniciar la implementación pero con previa autorización de los administrativos de la empresa y del cliente.
De esta forma se experimentara un periodo de adaptación, si la experiencia es buena al personal la aceptara y si se aplicara esta solución el personal estará ya entrenado.
e. Cuarta Fase: Elaboración de Propuestas de Cambio
De todas las soluciones que se probaron se ligue la mejor de estas. Una vez elegida debe ser fundamentada y cuantificada frente a las otras soluciones.}
Además deben presentarse las ventajas de la propuesta frente al antiguo sistema. También el costo de esta y las utilidades monetarias que se obtendrán con este cambio.
f. Quinta Fase: El Informe
Esta fase corresponde al acto de preparación del medio por el cual la dirección superior, conoce las conclusiones a las que ha llegado el auditor.
Este informe debe ser claro para evitar posibles malos entendidos.
Si el auditor encuentra problemas muy graves los cuales no pueden esperar para solucionarse, el auditor debe entregar informes parciales.
g. Sexta Fase: Seguimiento de las Proposiciones
La labor mas importante del auditor operativo es implementar sus propuestas. Una vez terminado el análisis y el informe el paso siguiente es implementarlas.
Esta fase se hace cuando se ha entregado el informe a los directivos superiores.
El auditor debe colaborar en todo este proceso, es decir en cada uno de estos cambios.
h. Séptima Fase: Cuantificación de los Resultados
Se deben cuantificar los resultados de los cambios hechos.
Respetando el principio de economía del control, determinara si sus servicios han resultado para la empresa compatibles con los ahorros obtenidos en su trabajo.
Esta evaluación debe realizarse al termino cada revisión y sus resultados debe ponerlos en conocimiento de la empresa que ha utilizado sus servicios.
Esquema Metodológico de Bradford Cadmus
a. Introducción
Del libro del autor "Manual de Auditoria Operativa", es posible extraer el siguiente esquema de metodología:
Etapa de familiarización.
Etapa de verificación.
Etapa de evaluación y recomendación.
Etapa de informe.
b. Etapa de Familiarización
El primer paso será saber de las gerencias lo siguiente:
Cuales son los objetivos de cada departamento.
Se conversa con cada jefe de departamento para que el le cuente los problemas y los planes que tiene tal departamento, poniendo énfasis en lo que se controla y no.
El único inconveniente es que se debe contar con la buena disposición de los jefes para que le cuenten al auditor los reales problemas que hay.
Como funciona para llevarlos a cabo.
Cuando ya se tiene conocimiento de los objetivos y los problemas de los departamentos, se debe ahora conocer a cavidad los controles internos (para el logro de sus objetivos y operaciones) y externos (medio ambiente).
Para estos efectos el auditor deberá:
Revisar la estructura de la organización (saber quien manda, que relación tienen los departamentos y el organigrama).
Revisar las políticas y procedimientos que regulan cada departamento (se debe conversar con el supervisor del departamento o con quien esta mas familiarizado con estas materias, si estos procedimientos y políticas no existen el auditor debe tomar los estándares que existen para estas materias).
Como determina los resultados
El auditor deberá preguntar a los jefes de los departamentos como evalúan ellos sus resultados, como supervisan y que es lo que consideran mas relevantes en el control. Si existen informes de logros, son muy importantes de revisar. Al familiarizarse con estos informes el auditor preguntara:
¿Quién recibe el informe?
¿Que hace o puede hacer el receptor con el?
¿Que anexos arbitrarios usan?
¿Cuan bien se coordina con otros informes?
¿Se duplica con el, otra información disponible?
¿Cuan validas y utilizables son las comparaciones mostradas en los informes?
¿Reúnen los informes los requerimientos de la gerencia?
¿Cuál seria al resultado si el informe es descontinuado?
Los informes son utilizables en el control solo si son rápidos, claros, concisos y completos. El auditor deberá tener siempre en mente estos factores a medida que se familiariza con la estructura de los informes del departamento operativo.
Si el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los objetivos y controles del departamento operativo, no puede hacer una auditoria inteligente.
c. Etapa de Verificación
En esta etapa se escoge una muestra (el tamaño de esta depende del auditor) del área examinada, para observarla en detalle.
En la etapa de verificación, el auditor estará interesado en el establecimiento de los hechos siguientes, los que tratara de entender si están o no en actual práctica:
La estructura de organización y la asignación de responsabilidades siguen los planes de control de la gerencia departamental.
Si se siguen los procedimientos prescritos por la gerencia.
Los cotejos internos prescritos están siendo ejecutados.
Los procedimientos y controles prescritos proporcionan una efectiva coordinación con otros departamentos.
Los registros e informes son completos, oportunos, actuales y significativos.
Las normas de ejecución proporcionan una base efectiva para la evaluación de los resultados de operación.
d. Etapa de Evaluación y Recopilación
Cuando el auditor encuentra una desviación debe analizarla en profundidad y desarrollar medidas correctivas, la que puede ir ajustando para que tenga un mayor efecto.
La evaluación y recomendación esta constantemente en la mente del auditor a través de toda su auditoria operativa.
El auditor relaciona el conocimiento de la etapa da familiarización y los hechos encontrados en la etapa de verificación para responder a las siguientes preguntas:
¿Operan efectivamente los controles departamentales?; si la respuesta es no, ¿que medidas constructivas pueden recomendarse?
Si hay numerosas desviaciones de los procedimientos y políticas establecidas, ¿la razón de estas tiene que ver con ellas o con otros factores?
¿Los controles y practicas se ajustan a la política da la compañía?; si no, ¿que debiera recomendarse?
¿Ayudan los controles a la gerencia a alcanzar sus objetivos operación?
La gerencia de operación ¿comprende y utiliza sus controles con el máximo de ventajas?
El plan de cuentas, registros e informes, ¿siguen las normas de responsabilidades operativas y se ajustan a la necesidad de información de la gerencia?
¿Hay adecuada coordinación y cooperación con los departamentos relacionados, hay duplicaciones o lagunas en el control?
Si el auditor hace y piensa las cosas como lo hace la gerencia, sus recomendaciones serán mejor entendidas y apreciadas.
e. Etapa del Informe
A continuación se resume un número de aspectos que debiera considerarse en la preparación del informe:
Remarcar los itemes que mejoran la operación.
Omitir itemes de menor importancia.
Hacer el informe tan corto como sea posible.
No esperar que el gerente operativo piense en términos de auditoria; redactar el informe en sus términos.
No hacer ninguna critica, estas se deben hacer en forma constructiva.
Discutir el bosquejo del informe con los afectados.
Si es posible asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente.
Enviar copias del informe a cada afectado.
No publicar ningún material que no este en el informe.
Al finalizar el informe se debería hacer una reunión con el cliente para discutirlo.
Conclusión
Es sabido que el ser humano posee una adversión natural a ser controlado y, en consecuencia, es bastante probable que el auditor operativo no sea aceptado por las personas que trabajan en la empresa. A menos que el profesional sea capaz de crear la confianza necesaria en el grupo donde va a actuar, convenciéndolos de que solo pretende ayudarlos a mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendrá pocas probabilidades de éxito.
Si el auditor operativo no reúne los requisitos mencionados, se convertirá en una fuente de conflictos y el examen será un fracaso. La colaboración de los empleados es importante ya que la información que necesita solo podrá obtenerla mediante entrevistas.
El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la información que el necesita. Entonces una buena dirección del equipo debe incentivar la participación integral de sus componentes. Debe tenerse en cuenta que ellos además por su nivel tal que su propia motivación y ética profesional, se autodisciplina, por que ellos saben que su labor es importante. Eso quiere decir que las relaciones internas deben ser claras y precisas.
Autor:
Efraín Franz Villarroel Gonzales
Universidad Central
Facultad de Ciencia Económicas
Depto. de Computación e Informática
Lic. Contaduría Pública
Fecha: 12 de Octubre del 2007
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