Informes en la Administración, uso y propósito

1. Resumen
2. El propósito de los informes
3. Informe
4. Tipos de Informes
5. Elementos que Conforman un Informe
6. Uso y Propósito del informe
7. Creación de una estructura de los informes
8. Características del Informe.
9. Normas para la Redacción y Preparación de Informes
10. Anexos

Resumen:

Informe. Propósito y uso de informes. Investigación realizada en torno al uso de los informes en el área de administrativa de una organización. Tipos de informes. Características. Normas para la redacción. Creación para la estructura de informes en una organización.

El propósito de los informes

En los sistemas organizacionales y en los de hombre-maquina, los elementos de la toma de decisiones rara vez son suministrados de manera automática y gratuita con los datos: éstos han de ser recuperados u obtenidos selectivamente de una o de las tres fuentes siguientes:

1. El Ambiente
2. El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo
3. Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar)

Pueden resultar extremadamente difíciles los métodos con que se recaba información de las tres fuentes para operar un sistema. Los costos de clasificar la información y de escribir las especificaciones destinadas a la recuperación aumenta rápidamente al volverse más complejos ambos aspectos.

Informe.

Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso D’ Santiago)

Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. (Murdick, Robert G.)

Tipos de Informes.

Según Murdick, Robert G.:

• Informes sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En los fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
• Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.
• Informes Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.
• Informes Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.
• Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Según Alfonso D’ Santiago, sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases de informes:

• Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora.
• Informes largos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

Elementos que Conforman un Informe.

Según Lázaro, Víctor:

La naturaleza de la asignación y el tipo de estudio distarán el tipo y la extensión del informe. Básicamente el ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe comprensible de los resultados del estudio.

Cuando la modificación que se propone afecta a mas de un departamento, el informe deberá estar dirigido al ejecutivo interdepartamental que tiene la autoridad de la aprobación. Puesto que indudablemente él solicitará las opiniones de sus subordinados departamentales, el informe deberá ser comprensible. La comprensibilidad aumenta de acuerdo con el aumento de la inversión en el nuevo equipo y las instalaciones.

El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y secuencias siguientes:

2. Portada .El título u objetivo del estudio deberá ser completamente descriptivo, pero conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas autoridades les agrada añadir un mensaje en esta página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad, éste es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas personas que ayudaron valiosamente a hacer el estudio.
3. Contenido. Deberán listarse las diferentes partes del informe, ilustraciones y características especiales señalando el numero de la página para referencias fácil.
4. Presentación del problema. De preferencia en una página aparte, en que se dé explicación concisa de la razón para el estudio, sus objetivos y alcance. Ésta debe ir redactada con cuidado. El ejecutivo que va a leerla tienen otros muchos problemas que requieren su atención. Su redacción en este momento pude tener un importante significado en la acogida que dé al informe.
5. Resumen. Estará designado para el lector ejecutivo que quiere que los puntos esenciales del relato penetren con rapidez en los resultados del estudio. Indique primero las conclusiones de mayor importancia. Numérelas. Haga resaltar los puntos esenciales. Afirme sus recomendaciones principales, porqué deben adoptarse y cuál será su costo. Continúe con las recomendaciones menos importantes. Si algunas de las recomendaciones son de tal naturaleza que el supervisor pudo adoptarlas durante e curso del estudio y así lo hizo, mencione este hecho.
6. Cuerpo Principal del Informe. Éste es el detalle en apoyo de las conclusiones y recomendaciones. Establece los hechos y la lógica del estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de acuerdo con el análisis.
7. Crédito. Si no se incluyó una línea de crédito en la página titular, éste es el lugar para hacerlo. Sea generoso, pero no florido.
8. Apéndice. En esta sección deberá colocarse una copia del procedimiento, si éste se preparó con anterioridad a la presntacipon del informe. De ésta manera, el analista muchas veces puede obtener la aprobación del ejecutivo en la política y procedimientos mientras los hechos dl estudio están frescos en su memoria.

Esta sección también es el lugar para exhibir los detalles técnicos, tales como literatura de los fabricantes describiendo el equipo y tablas y cuadros de interés para el lector detallista pero que no requieren tiempo del lector ejecutivo.

Uso y Propósito del informe.

El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuro inmediato (días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones.

No todos los informes cumplen el mismo propósito dentro de la empresa, pero si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado que los informes están condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión de una determinada información para su posterior análisis, pero de ahí nace el propósito de la transmisión de la información.

Como se ha venido señalando, existen diferentes tipos de informes, cada uno con una finalidad o propósito específico, diseñado al momento de creación de su figura.

Por ejemplo, el propósito del informe de relación ingresos–gastos de una unidad empresarial fue explicito al momento de su creación, pues la información que debe estar contenida en el debe ser en detalle, todos los ingresos percibidos en el ejercicio y la respectiva aplicación (gastos) de los mismos en dicho ejercicio, por su puesto para la toma de decisiones en relación al presupuesto del ejercicio subsiguiente, o para el control y evaluación de la actuación de dicha unidad durante el ejercicio, etc. De manera, que un mismo informe puede tener diferentes propósitos dentro de la empresa.

Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivo, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a tomar una decisión.

Las decisiones de hoy se toman en función de variables mas complejas y numerosas, son los informes, o mejor dicho, los informantes, lo que tienen la responsabilidad de investigar, estudiar y correlacionar esas variables para ofrecer a los gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos de juicio para actuar con sensatez.

Creación de una estructura de los informes.

Según Murdick, Robert G.:

2. Deberá comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. El análisis de las responsabilidades del puesto comienza con el organigrama y con la identificación de los gerentes y sus funciones.

   Se dispone de la primera parte de la tabla, el gerente de haya en una mejor posición de desarrollar la segunda parte, la cual trata de sus necesidades.

3. El segundo paso consiste en obtener la guía de puestos (o descripción de puestos) para cada gerente y en preparar una tabla que contenga sus obligaciones. Se incluye una columna donde se anota la información que el gerente recibe e el momento actual. Las dos columnas siguientes deberán indicar la frecuencia con que se recibe la información y el grado (aproximado) de detalle de cada componente de ella. Las tres siguientes columnas se refieren a la información que el gerente necesita para cumplir con su trabajo, a la frecuencia con que la requiere y el grado de detalles que se exige.
4. El siguiente paso del analista de sistemas consiste en preparar tres tablas, como se muestra en a), b) y c) de la Tabla 1. su elaboración se basa en el análisis, el juicio y el simple tanteo. La finalidad de construir un conjunto mínimo de informes con la menos redundancia posible y la mínima cantidad de datos irrelevantes (no información) para cada gerente.

Por ejemplo, un solo informe podría servir para todos los gerentes, pero cada uno utilizará quizá sólo una parte de él.

El problema de lograr una estructura óptima del sistema de informes no ha recibido, en general, mucha atención. Cuando pensamos que en casi todas las compañías los gerentes reciben informes que contienen información ajena a sus responsabilidades y que omiten la que es relevante, comprendemos de inmediato la necesidad de contar con un buen sistema de informes.

En una perspectiva de sistemas podemos desarrollar una estructura de informes que tengan en cuenta las necesidades de cada gerente, la información requerida para administrar todos los subsistemas, los informes de actividades pasadas, actuales y futuras; así como las necesidades internas y externas.

Características del Informe.

Según Alonso D’ Santiago, autor de Redacción y Elaboración de Informes (1988), un informe debe contar con las siguientes características:

1. Veracidad
2. Exactitud
3. Credibilidad
4. Actualidad
5. Sencillez
6. Concisión
7. Ajeno de exageraciones
8. Libre de ampulosidades

Normas para la Redacción y Preparación de Informes.

El modo mas conveniente de elaborar un informe es preparar previamente su planificación. Planificar un informe o un escrito cualquiera es desglosarlo en sus componentes, desintegrarlo, para programar luego su desarrollo. Con las partes de que consta ya separadas, resulta fácil hacerse un esbozo con l cual su elaboración se presenta mucho mas sencilla de atacar.

No es mala idea reflexionar de antemano en las proporciones de las partes que van a constituir el informe. Visto elementalmente habrá que tener en cuenta un prefacio, una introducción, un cuerpo central, una parte final y a veces algunas ilustraciones. Según sea su extensión, el tratar de pensar por adelantado en las proporciones de estar partes contribuye a encontrar un equilibrio en su composición.

Para permitirle al redactor una mejor ordenación de sus ideas y en consecuencia lograr escritos coherentes y bien llevados, se insiste en la conveniencia de elaborar un esquema previo de desarrollo del informe que se tenga que preparar.

ANEXOS

Estructuración de un sistema de informes para los Miembros de la Organización del Sistema de Información Administrativa.

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 Figura 1. Estructuración de un sistema de Informes para los Miembros de la Organización del Sistema de Información Administrativa.

(Fuente: Robert. G. Murdick. Sistema de Información Administrativa)

Creación de la estructura del informe a partir del análisis de las necesidades de información.

Tabla 1. Construcción De La Estructura Del Informe A Partir Del Análisis De Las Necesidades De Información.

(Fuente: Robert. G. Murdick. Sistema de Información Administrativa)

BIBLIOGRAFÍAS

LÁZARO, Victor.(1989) Sistemas y procedimientos. Un manual para los negocios y la industria. 2da. Edición. Editorial DIANA. México.

MURDICK, Robert G. Sistema de Información Administrativa.

D’ SANTIAGO Alfonso.(1989) Redacción y Preparación de Informes.2da. Edición. Venezuela.

Vanesa Ocando

Estudiante 10mo. Semestre

Lic. Administración Comercial

Universidad de Oriente (Edo. Nueva Esparta). Venezuela

(Categoría: Administración – Metodología)