Planificación funcional en la organización (página 2)

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Planificar la agenda para el proceso de planificación de acción es muy distinto al proceso de planificación estratégica. En un proceso de planificación estratégica, es importante llevar a la gente a través de un ejercicio de pensamiento estratégico que le ayudará a enfocar el conjunto total. Un proceso de planificación de acción se enfoca en detalle para asegurarse que los hechos suceden como deben y cuando deben.

A menudo las organizaciones comenten el error de intentar realizar el plan de acción al mismo tiempo que la planificación estratégica. Normalmente, cuando se realiza la planificación estratégica no queda tiempo para centrarse en los detalles de la planificación de acción, por ello es mejor hacer los detalles después en la estructura relevante (equipo, departamento, proyecto).

El tipo de detalle requerido para la planificación de acción es muy distinto al de la planificación estratégica. Los resultados que se necesitan alcanzar deben estar claramente definidos durante el proceso de planificación estratégica, y la gran responsabilidad de lograr los resultados debe estar designada por la estructura de la organización. La planificación funcional debe realizarse por el equipo o departamento pertinente acordándose de antemano, y dentro de los plazos de entrega establecidos por la dirección. Depende de la complejidad del área resultante si se debe reducir o ampliar el tiempo necesario para la planificación. Asimismo, depende de la decidir de cuánto tiempo se necesitará para establecer el tiempo requerido. La dirección debe establecer un plazo para la entrega de los planes de acción.

Agenda típica para el proceso de planificación:

Aclarar las áreas resultantes en las que se trabaja.
Para cada área resultante, listar los pasos necesarios para conseguirla.
Posicionar los pasos en un orden lógico usando una herramienta, por ejemplo, el gráfico de Gantt
Realizar un resumen de la producción.
Asignar la responsabilidad para todas las actividades involucradas.
Crear un resumen de los recursos humanos necesarios.
Elaborar un resumen de los posibles costes.
Reunirlo todo en un plan de trabajo.

La planificación de las actividades: Las actividades son los pasos que se necesitan tomar para alcanzar los resultados que contribuirán al éxito de los objetivos de la organización. El punto de inicio es lo que se quiere lograr (el resultado deseado); éste se descompone en pasos necesarios para conseguir el resultado. Estos pasos necesitan disponerse en una secuencia lógica y alguien debe tomar la responsabilidad de asegurarse que se cumplan. Asimismo, la organización debe estar segura de que posee los recursos o las aportaciones que necesita.

2.2 UTILIDAD

Qué se debe conseguir

Esto es el qué. El resultado de las actividades que supuestamente se deben lograr. Una vez que se tiene claro el qué, se está listo para trabajar sobre los pasos a tomar.

2.3 APLICACIÓN

Quién debería involucrarse en el proceso de planificación de acción. Una vez que se han decidido las opciones estratégicas y los objetivos, y se ha alcanzado un acuerdo sobre cómo organizar el trabajo, se puede realizar la planificación en equipos funcionales. Estos pueden ser departamentos o unidades o proyectos de equipos matriciales.

En primer lugar, el personal profesional involucrado debe aclarar las implicaciones de los objetivos inmediatos y las áreas resultantes en las que necesitan contribuir. Así, el equipo de operaciones incluyendo al personal administrativo debe realizar la planificación de acción.

Por qué es importante incluir a todo el personal en esta fase. Cuanto más informado esté el personal administrativo sobre las actividades del personal profesional con el que trabaja, mejor trabajo realizarán. Cuanto más conocimiento se tenga sobre el trabajo, más útil resultará. En otro nivel, para proteger las actividades a realizar se necesita mucho apoyo logístico. Para que el personal administrativo proporcione un apoyo eficiente y eficaz, necesita entender las actividades que realizan y cómo encajan en el cuadro de actividades. La puesta en práctica es un esfuerzo conjunto entre el personal administrativo y profesional.

Normalmente es posible realizar la planificación funcional sin un facilitador externo. No obstante, si es necesario recurrir a aportaciones externas se recurre a éstas. Es necesario recurrir a ayuda externa para evitar que suceda lo siguiente:

Planificar mucho trabajo en demasiado poco tiempo.
No planificar las actividades con suficiente detalle.
No trabajar en líneas de tiempo para asegurarte que la secuenciación y organización tienen sentido.
No dejar absolutamente claro quién tiene la responsabilidad y autoridad de asegurarse que se cumplan todos los pasos.
No pensar cuidadosamente las implicaciones de recursos.

Definir elementos y programas

Los problemas surgen cuando la planificación funcional no se encuentra dentro de un marco estratégico, y la organización sigue con su tarea sin pensar estratégicamente. Para ello es necesario:

Distinguir claramente entre planificación estratégica y planificación de acción o planificación funcional.
Determinar ideas claras para ayudar a desarrollar un proceso de planificación de acción.
Precisar el momento en que la organización debe pasar de la planificación estratégica a la planificación funcional.

Determinar la duración

Existen dos aspectos con respecto a la duración en la planificación de acción:

Cuándo hacer la planificación.
Cómo planificar el tiempo necesario para realizar las actividades.

Se necesita realizar la planificación funcional como una extensión de la planificación estratégica. Se lleva a cabo de forma regular, entre el proceso de planificación estratégica y los resúmenes.

La planificación de acción se realiza para explicar detalladamente las actividades necesarias para conseguir los objetivos planteados. Se puede necesitar para realizar una capacitación en particular, o para planificar el trabajo de un departamento para los próximos meses; o para elaborar un plan de acción global para una organización durante un año. No es recomendable realizar una planificación de acción detallada para más de un año. Ya que los cambios en contexto, estrategia o razonamientos deben necesitar cambios a largo plazo.

La clave de una planificación acción es una secuenciación, esto es, hacer las cosas con un orden adecuado, y asegurarse de que no hay retrasos por algo que se ha debido haber hecho antes. Esto es indicio de una mala planificación.

Cuando se haya completado el proceso de planificación de acción, es útil hacer un resumen del plan de duración, como una lista de control. Esto permite comprobar cuales han sido los períodos más problemáticos, por lo que a futuro se pueden planificar mejor.

Diseñar plan de recursos humanos

Cuando se prepara un plan de acción es útil desarrollar un plan de recursos humanos. Éste último puede incluir:

Necesidades del personal ya tratadas, personal adicional o apoyo necesario.
Necesidades de desarrollo de la capacidad para permitir al personal realizar sus actividades.

Esto proporciona un resumen útil, que ayudará a elaborar un marco temporal para las actividades planificadas. Asimismo, proporciona un resumen útil de las implicaciones que tiene el plan de acción en el ámbito de recursos humanos, lo cual ayudará a poner en práctica los planes y será un punto de referencia útil.

Se necesitan para llevar a cabo un plan de acción, éstos incluyen:

Gente.
Tiempo.
Espacio.
Equipo.

El presupuesto resumirá los recursos financieros que se necesitan para realizar el plan de acción. El presupuesto prepara cuando se tiene el plan de acción.

Un modelo básico para construir un plan de acción contempla:

Qué se debe conseguir
Área resultante.
Indicador.
Medios de verificación.
Actividades.
Marco temporal.
Persona responsable.
Costes y aportaciones.

Antes de detallar los pasos a seguir, es necesario llegar a un acuerdo sobre la estrategia para lograr el resultado deseado. El mejor modo de hacerlo es pensar las opciones posibles y decidir cuales son las más convenientes. Para la toma de decisión hay que:

Evaluar las ventajas y desventajas de cada opción.
Comparar las opciones según los criterios apropiados de:

Alineación con el enfoque de la organización general.
Capacidad del personal para utilizar la estrategia.
Costos.
Duración.

Con estos elementos se tiene una idea general de cómo se van a adquirir los resultados requeridos. Ahora se necesita dividir el trabajo en actividades específicas. Normalmente, un plan de acción para una organización tiene los siguientes apartados:

Portada.
Resumen de ejecución.
Página de contenidos.
Perfil de la organización
Perfil del plan que se ofrece.
Información de administración.
Análisis de problemas y de soluciones.
Plan de acción.
Resumen de los resultados y del marco temporal.
Resumen del personal y recursos humanos que se necesita.
Presupuesto.
Apéndices y documentación de apoyo.

Identificar la mecanización

La producción es lo que muestra que las actividades se han realizado con éxito. Son los resultados de las actividades. La producción es aquello que resulta de las actividades en un área resultante, los logros y éxitos de la planificación. Así todas las producciones juntas deben conducir al logro de las áreas resultantes.

Las áreas resultantes del plan estratégico son los objetivos de la planificación de acción. Resulta útil resumir la producción esperada en un «resumen de producción». Esto proporciona una lista de control de progresos, lo que es lo mismo, un conjunto de indicadores sobre los que evaluar la pregunta: ¿se están realizando las actividades planificadas? ¿Se están produciendo los resultados anticipados? Asimismo, proporciona una buena base para los informes de progreso.

Para resolver cuándo se debe realizar cada paso hay que:

Fijar una fecha para lograr los resultados.
Establecer una fecha de comienzo, para realizar las actividades para lograr el resultado.
Calcular cuánto tiempo necesita cada paso.
Aclarar lo que se necesita antes de llevar a cabo la actividad y cuánto tiempo hará falta.
Aclarar lo que se necesita después de realizar la actividad y cuánto tiempo lleva.

En aquellos aspectos en los que el personal se siente más familiar con el tiempo que van a necesitar para ciertas tareas, se puede definir con más precisión el tiempo que se va a necesitar. En las áreas menos familiares, se permite cierta flexibilidad; en caso que se haya hecho un cálculo erróneo.

Comentarios finales

Si una organización aspira a tener éxito debe plantearse objetivos realistas.

La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos.

La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.

Debe hacerse notar que la planificación no es un esfuerzo ocasional, si se quiere que ésta sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización. Debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, externos y con los eventos que se producen.