Planificación funcional en la organización

Definir planificación funcional

La planificación funcional trata de cómo utilizar y aplicar los recursos y habilidades dentro de cada área funcional, actividad o unidad estratégica. En este caso, se generan estrategias por departamentos u otras unidades de la organización. El objetivo es apoyar las estrategias de la organización.

Esta herramienta proporciona un modelo para llevar a cabo el proceso de planificación de acción de una empresa. Conduce al usuario a través de un formato básico de planificación de acción, paso por paso, cubriendo todos los elementos básicos. Siguiendo este formato, cualquier proyecto u organización puede preparar un plan de acción en el contexto de un marco de planificación estratégica.

La planificación funcional o de acción, es el proceso que guía las actividades diarias de una organización o proyecto, asimismo determina sus necesidades: cuándo deben realizarse, quién debe hacerlas y qué recursos o aportaciones se necesitan.

A ésta corresponde al proceso de poner en práctica los objetivos estratégicos; por eso, también se llama planificación funcional. Cuando se presenta un plan de acción o un plan funcional como la base para una propuesta de recaudación de fondos o para la petición de un préstamo o para que otros compren, en un proceso o proyecto se suele hablar de «planes de negocios»; de este tipo de planificación derivan los planes de acción.

La mayoría de los planes de acción consisten en los siguientes elementos:

• Una declaración de lo que se debe lograr (la producción o los resultados que surgen del proceso de planificación estratégica).

• Una explicación detallada de los pasos a seguir para lograr este objetivo.

• Algún tipo de horario para fijar cuándo se tiene que realizar y cuánto tiempo es necesario (cuándo).

• Una aclaración de quién será el responsable de asegurarse de que se complete correctamente cada paso (quién).

• Una aclaración de las aportaciones/recursos necesarios.

Si se sigue un proceso de planificación de acción o funcional; entonces se necesita un plan práctico, para poder recurrir y llevar a cabo los pasos necesarios para el logro de los objetivos.

En resumen, la planificación de acción o funcional es el proceso en el cual se planifica lo que pasará en un proyecto o en una organización durante un período determinado de tiempo.

Identificar los principios

Antes de empezar con el proceso de planificación funcional, se necesita tener en cuenta algunas cosas. Lo más importante es haber trabajado en el proceso de planificación estratégica, para que la planificación de acción o funcional no se desarrolle sin un marco de conocimiento previo. Las acciones deben estar relacionadas con una estrategia clara que ayuden a alcanzar los objetivos a largo plazo.

Se puede realizar la planificación funcional para llegar a las tareas que se deben hacer. No obstante, es conveniente que la planificación de acción debe desarrollarse a partir de la planificación estratégica, por lo que debe estar relacionada con un marco estratégico o contexto. Cuando se realiza una planificación de acción fuera de un marco estratégico, ésta se hace un poco al azar.

Antes de comenzar con el proceso de planificación funcional debe estar presente el marco estratégico, para desarrollar el trabajo organizativo. Esto incluye:

• Una visión clara de la clase de sociedad para la que se trabaja, y un claro entendimiento de los problemas a los hay que enfrentar.

• Un conjunto de valores que exprese las creencias que formen la base de lo que se está intentado conseguir. Esto proporciona pautas sobre cómo trabajar.

• Una declaración de la misión que afirme lo que hace la organización o proyecto; cómo, en beneficio de quién y, cuando corresponda, en colaboración con quién.

• Una meta global que reformule los problemas específicos que se intentan tratar, como si fuera una situación positiva que se está intentando lograr.

• Un objetivo o propósito del proyecto inmediato que exprese lo que la organización o el proyecto quiere conseguir a corto plazo, como contribución a una meta global.

• Áreas resultantes clave que den forma a la estrategia para conseguir los objetivos inmediatos.

Con todos estos elementos estratégicos, estarás bien establecido para el proceso de planificación de acción y podrás poner en práctica tu estrategia.

2.1 BÁSICOS