Logística eficiente para el cumplimiento de las metas y objetivos

La logística[1]es el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. En el ámbito empresarial existen múltiples definiciones del término logística, que ha evolucionado desde la logística militar hasta el concepto contemporáneo del arte y la técnica que se ocupa de la organización de los flujos de mercancías, energía e información. La logística es fundamental para el comercio. Las actividades logísticas conforman un sistema que es el enlace entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la distancia. La logística empresarial, por medio de la administración logística y de la cadena de suministro, cubre la gestión y la planificación de actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.

Prácticamente desde el principio de los tiempos de la civilización, los productos que la gente desea o no se producen en el lugar donde se quieren consumir o no están disponibles cuando se desea consumirlos. Por aquel entonces, la comida y otros productos existían en abundancia sólo en determinadas épocas del año. Al principio, la humanidad tuvo que optar por consumir los productos en el lugar donde se encontraban o transportarlos a un lugar determinado y almacenarlos allí para uso posterior. Como no existía un sistema desarrollado de transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se limitaba a lo que una persona podía acarrear, y el almacenamiento de los productos perecederos era posible solamente un período corto. Este sistema de transporte y almacenamiento obligaba a las personas a vivir cerca de los lugares de producción y a consumir una gama bastante pequeña de productos o servicios. Cuando los sistemas logísticos empezaron a mejorar, el consumo y la producción fueron separándose geográficamente. Las distintas zonas se especializaron en lo que podían producir más eficientemente. Así, el exceso de producción se pudo enviar de forma rentable a otras regiones y los productos que no se fabricaban en la zona pudieron importarse.

La misión fundamental de la logística empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo posible a la rentabilidad. La logística tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes, informática…) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que sean adecuados. Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los requisitos de los clientes, da una ventaja competitiva a la empresa. Hacerlo a coste menor permite mejorar el margen de beneficio de la empresa. Conseguirlo garantizando la seguridad permite a la empresa evitar sanciones pero también comunicar en temas actuales como el respeto del medio ambiente, los productos éticos, etc. Estos tres parámetros permiten explicar el carácter estratégico de la función logística en muchas empresas (la presión del entorno crea la función). Actualmente los directores de logística son miembros de los comités de dirección de las empresas y reportan a los accionistas. Los dominios de responsabilidad de los logísticos son variados: operacionales (ejecución), tácticos (organización de la empresa) y estratégicos (planes estratégicos, prospectiva, responsabilidad y conocimiento).

En negocios o en cualquier tipo de empresa la logística puede tener un enfoque (interno o externo) que cubre el flujo desde el origen hasta la entrega al usuario final. Todo ello al mínimo coste global para la empresa. Existen dos ventajas: Una optimiza un flujo de material constante a través de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenaje. La otra coordina una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto.

Los sistemas de flujo logístico se optimizan generalmente para una de varias metas: evitar la escasez de los productos (en sistemas militares, especialmente referido al combustible y la munición), reducir al mínimo el coste del transporte, obtener un bien en un tiempo mínimo o almacenaje mínimo de bienes (en tiempo y cantidad). El flujo logístico es particularmente importante en la fabricación just in time (justo a tiempo) en la cual el gran énfasis se pone en reducción al mínimo del stock. Una tendencia reciente en grandes cadenas de distribución es asignar estas metas a los artículos comunes individuales, más que optimizar el sistema entero para un objetivo determinado. Esto es posible porque los planes describen generalmente las cantidades comunes que se almacenarán en cada localización y éstos varían dependiendo de la estrategia. El método básico de optimizar un sistema de estándar de distribución es utilizar un árbol de cobertura mínima de distribución para diseñar la red del transporte, y después situar los nodos de almacenaje dimensionados para gestionar la demanda mínima, media o máxima de artículos. Muy a menudo, la demanda está limitada por la capacidad de transporte existente fuera de la localización del nodo de almacenaje. Cuando el transporte fuera de un punto del almacenaje excede su almacenaje o capacidad entrante, el almacenaje es útil solamente para igualar la cantidad de transporte por unidad de hora con objeto de reducir picos de carga en el sistema del transporte.

La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados…) y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este caso a: Recursos (humanos, consumibles, energía…); Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios, herramientas, camiones propios, sistemas informáticos…); Servicios (transportes o almacén subcontratados, …); La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de información asociados. Los flujos físicos son generalmente divididos entre los "de compra" (entre un proveedor y su cliente), "de distribución" (entre un proveedor y el cliente final) y "de devolución" (logística inversa). A la vez es interesante adoptar una visión más global acerca de los operadores logísticos, y es que muchos de estos actores consideran que una de sus principales tareas es la de optimizar el proceso logístico. De acuerdo con esta visión un operador logístico debe no sólo ocuparse del almacenaje o transporte de las mercancías de su cliente sino optimizar toda la operativa logística complementaria a fin de obtener los mejores resultados para su clientela. Esta gestión puede incluir mercancías de diferente naturaleza: industrial, ferretería, jardinería, automoción, e-commerce, alimentación seca no refrigerada o bebidas, entre otras. Para garantizar esta optimización los operadores logísticos se dotan de modernos almacenes equipados con las últimas tecnologías en gestión de stocks (como el software GSA) y con equipos humanos altamente profesionales y experimentados en el área de logística. De ese modo se consigue un mayor control de los activos de los clientes así como una reducción de costes.

Para Koontz & O`Donnell (2013); la logística eficiente, está relacionada con varios factores como cumplir en forma óptima los principios de unidad, racionalidad, economía, eficiencia, efectividad y mejora continua de la programación, adquisición u obtención, almacenamiento y distribución de los bienes y servicios que necesita la Entidad para llevar a cabo sus metas, objetivos y misión empresarial. También se relaciona con el crecimiento sobre la base de una unidad económica; crecer generando otras unidades económicas; mejorar los indicadores de gestión de adquisiciones. La logística eficiente, tiene por objeto la promoción de un proceso de abastecimiento óptimo que conlleve el cumplimiento de metas y objetivos dentro de los plazos previstos y que todo esto sea facilitador de un buen servicio de parte de la Entidad. Para alcanzar el desarrollo logístico empresarial se debe tener en cuenta una adecuada planeación, organización, dirección, coordinación y control de las actividades, procesos y procedimientos de la logística de la Entidad.

Todo proceso de la logística eficiente se lleva a cabo sobre la base de un buen control interno, que viene a ser la evaluación y corrección de las actividades de las personas para asegurarse de que lo que se realiza se ajusta a los planes estratégicos, tácticos y operativos de la entidad. De ese modo se mide el desempeño en relación con las metas y proyectos, lo que muestra las desviaciones negativas y al poner en movimiento las acciones necesarias para corregir tales desviaciones, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes de la entidad. Aunque la planeación debe preceder al control, los planes no se logran por sí mismos. El plan guía de desarrollo guía al jefe para que en el momento oportuno aplique los recursos que serán necesarios para lograr metas específicas; de este modo las actividades son medidas para determinar si se ajustan a la acción planeada; todo lo cual contribuye con el desarrollo de la logística de la entidad.

En el mismo sentido para Robbins & Coulter (2013); la logística eficiente es el conjunto de mecanismos de facilitación y promoción de acceso a la logística que permita aplicar en forma adecuada la programación, adquisición u obtención, almacenamiento y distribución de los bienes y servicios que necesita la Entidad para llevar a cabo sus actividades y procesos en el marco de mejora continua de la alimentación del personal legal. La logística eficiente, como todo proceso de administración se inicia con la planeación que incluye la selección de objetivos, estrategias, políticas programas y procedimientos. La planeación de la logística es por tanto, toma de decisiones, porque incluye la elección de una entre varias alternativas. También se considera a la organización de la logística como el establecimiento de una estructura organizacional y funcional, a través de la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de la logística de la Entidad ; el agrupamiento de estas actividades, la asignación de tales grupo de actividades a un jefe, la delegación de autoridad para llevarlas a cabo y la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical de las relaciones de información de autoridad dentro de la estructura de la Entidad . Algunas veces todos estos factores son incluidos en el término de estructura organizaciones, otras veces se les denomina relaciones de autoridad administrativa; en cualquier, caso, la totalidad de tales actividades y las relaciones de autoridad son lo que constituyen la función de organización de la logística. Otra fase a considerar es la integración de la logística que es la provisión de personal a los puestos proporcionados por la estructura organizacional; por tanto requiere de la fuerza de trabajo necesaria para alcanzar los objetivos e incluye el inventariar, evaluar y seleccionar los candidatos necesarios para los puestos en la logística; para que lleven a cabo la programación, adquisición, almacenamiento y distribución de los bienes que necesita la entidad.

Por su parte Ampuero (2013), señala que la logística eficiente o abastecimiento eficiente es el proceso económico, efectivo y en mejora permanente de la Entidad que programa, adquiere, almacena y distribuye los bienes que necesita la red para llevar a cabo las funciones encomendadas. La logística se lleva a cabo en el marco del Sistema de Abastecimiento. Dicho Sistema, es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública. Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.

La gestión logística o sistema de abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados a la gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimiento son: Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía; Asegurar el flujo; Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública; Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión; Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes; Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.); Procesamiento más rápido y con mayor exactitud de los grandes volúmenes de bienes y suministros; Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio; Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de recursos.

La dirección de logística o dirección de abastecimiento o la que haga sus veces, es el órgano de apoyo encargado de administrar mediante objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados al uso racional y disponibilidad en los bienes y suministros, así como la prestación de servicios y la gestión y control patrimonial, para asegurar la continuidad de los procesos productivos y operativos que desarrolla la entidad y lograr la consecución de los objetivos señalados en el plan estratégico de la entidad y satisfacer las necesidades de los usuarios, mediante la combinación adecuada de proporcionar los medios materiales y económicos de calidad, cantidad, oportunidad. Por otro lado, el área de control patrimonial es un órgano que depende jerárquicamente de la dirección, gerencia, oficina o de la que haga sus veces, de abastecimientos y servicios auxiliares, que goza de autonomía funcional y de gestión; y es responsable de la administración y gestión de los bienes muebles e inmuebles, además cautela la seguridad de la operatividad de los mismos.

Ampuero (2013), amplía su análisis de la logística eficiente cuando señala que comprende varios procesos técnicos, los cuales están establecidos en las normas y deben cumplirse secuencialmente. Dichos principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

• a) Programación: Este proceso comprende las siguientes actividades: Determinación de necesidades; Consolidación de necesidades; Formulación del Plan Anual de Contrataciones; Ejecución de la programación; Evaluación de la programación;

• b) Catalogación de bienes: Este proceso comprende las siguientes actividades: Identificación de bienes no codificados; Actualización de bienes no codificados; se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes;

• c) Registro de proveedores: A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de proveedores. De ello se encarga el Consejo Superior de Contrataciones del Estado (CONSUCODE) (actualmente Organismo superior de Contrataciones del Estado-OSCE) a través del Registro Nacional de Proveedores – RNP;

• d) Registro y control: Este proceso comprende las siguientes actividades: Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento; Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores;

• e) Recuperación de bienes: Este proceso comprende las siguientes actividades: Recolección o selección; Reparación o reconstrucción; y, Utilización;

• f) Mantenimiento: Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la Región Militar y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad;

• g) Seguridad: Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos;

• h) Almacenamiento: Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico – administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia;

• i) Distribución: Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico – administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados;

• j) Disposición final: Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la Entidad;

• k) Contrataciones del Estado: Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo No. 1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184- 2008-MEF.

Continúa Ampuero (2013), al señalar que la logística eficiente es desarrollada en forma técnica, para lo cual dispone de una estructura orgánica con gerentes, jefaturas, personal operativo y personal de apoyo, etc. La Gerencia de Abastecimiento o la que haga sus veces tiene como objetivo conducir de manera eficiente y eficaz los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento, tales como el planeamiento, la programación, la obtención, la recepción, el ingreso, el almacén, la distribución, y control patrimonial, así como de los servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como funciones: Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinación con las dependencias de la institución; Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios de la Institución y elaborar los presupuestos correspondientes; Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas vigentes; Custodiar y conservar los bienes y materiales; del almacén en buenas condiciones, adoptando las medidas de seguridad; Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos de salida de almacén, debidamente autorizados; Efectuar los inventarios de almacén; Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la institución; Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la institución; Administrar el parque automotor de la entidad; Formular y alcanzar a la Dirección General de Administración el Plan de Trabajo Anual de la Dirección y los informes de evaluación trimestral; Otras actividades inherentes dispuestas por la Dirección General de Administración.

La gerencia de logística o de abastecimientos para llevar a cabo sus funciones se lleva a cabo en diversas áreas, las cuales facilitan un abastecimiento ordenado y de beneficio para la entidad. A continuación se detallan algunas características de estas áreas.

El Área Adquisiciones; se encarga de la ejecución de actividades altamente especializadas, inherentes al proceso de planeamiento, programación y de obtención del abastecimiento en la entidad. En ese sentido realiza actividades técnicas para el proceso de determinación y consolidación de necesidades, elaboración del presupuesto valorado, cuadro de obtención, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre otros. Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los Comités Especiales y Permanentes, en la conducción y ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.

El Área de Almacén; se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepción, almacenamiento, control, despacho y distribución de los bienes a las distintas dependencias de la entidad, a fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro de los objetivos y metas determinadas.

El Área de Control Patrimonial; se encarga de la administración y supervisión de las actividades técnicas del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la entidad. En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos, instrumentos y técnicas que permitan la optimización de los procesos del control patrimonial.

El Área de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo; se encarga de coordinar y supervisar la ejecución de actividades especializadas en materia de ingeniería y mantenimiento de infraestructura, maquinaria, equipos e instalaciones de la institución. Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la administración del parque automotriz de la institución.

Entretanto para Catacora (2013), la logística eficiente consiste en el abastecimiento programado, oportuno y orientado al logro de las metas, objetivos y misión institucional; para lo cual tiene que darse en las siguientes fases: i) Programación de necesidades: Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades; ii) Elaboración del Presupuesto Valorado: Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA; iii) Elaboración del Plan Anual de Contrataciones – PAC: Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición, a excepción de las Adjudicaciones de menor cuantía no programadas; iv) Ejecución de los procesos de selección: Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de selección se rigen por los topes establecidos en la Ley Presupuesto Público del año en curso; v) Ingreso al Almacén: Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas del sistema de control interno – NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad); vi) Valorización de las existencias de almacén: Se realiza en función a los documentos – fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas); vii) Inventario Físico: En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc; viii) Ajuste del valor monetario: Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes; ix) Presentación a la Oficina de Contabilidad: Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.

Los Documentos que se utilizan para el flujo operativo del Sistema de Abastecimiento se encuentran clasificados en dos rubros: Documentos de ingreso: Orden de compra y guía de internamiento, nota de entrada de almacén, y guía de remisión; Documentos de salida: Pedido comprobante de salida (PCS), guía de remisión, etc; Kardex físico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacén; Reportes de ingresos y salidas de almacén en forma mensual.

Las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento: La Resolución Jefatural No. 118-80-INAP aprobó las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento que fueron las siguientes: SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia temporal de Bienes; SA.06 Austeridad del Abastecimiento; SA.07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios.

SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes: Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Y se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registran tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas físicas o BindCard y se informa documentadamente en el Kardex Físico, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad en el kardex valorado, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (R. J. Nº 335-90-INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con el documento de salida pedido, comprobante de salida de almacén "PECOSA". Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extracontable, previa su aprobación y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento: En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la política gubernamental. La austeridad no significa "dejar de gastar", sino más bien, "hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone. La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la División de Ejército o Región Militar y su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc. Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la División de Ejército ó Región Militar, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: La estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos; La relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mínimo su requerimiento anual; Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relación e información básica de los bienes y servicios programables; Establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse, en función de los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc; Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de competencia; Periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.

SA. 07 Verificación del Estado y utilización de bienes y servicios: Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación sobre la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios.

En el mismo contexto para Romero (2013); corresponde a la logística eficiente, asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final, en tal sentido se debe tener en cuenta: i) El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución; ii) En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el Órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o más Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y suministra; iii) Layout de Almacén (plan o esquema), a efectos de planear el croquis o distribución de los espacios físicos del almacén, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad, o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las compras, se establecerá áreas físicas de uso específico para: Oficina; Recepción y despacho; Corredores y pasadizos; Zona de almacenaje; Vestuarios de personal; Servicios higiénicos; Zonas para ampliaciones y Áreas de estacionamiento exterior; iv) Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros: Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad; Proteger y controlar las existencias en custodia; Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén; Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido; Coordinar la oportuna reposición del stock; Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.

Metas de la logística eficiente

Según Chiavenato (2012), las metas de la logística eficiente son el resultado intermedio que se quiere alcanzar en un tiempo determinado. Para que un objetivo específico se pueda concretar, debe dividirse en metas logísticas más cercanas. Cada meta debe ser muy concreta y evaluable. Las metas son fines específicos, expresados en forma cuantitativa, sirve como guía para las decisiones, las actividades y acciones que realiza la organización, también un sub. Objetivos y las metas dependen de los objetivos. Puede conseguir lo que quiera al lograr sus metas. Pero primero debe trazar algunas metas. Las metas son un plan para realizar cualquier cosa desde lavar el auto este fin de semana hasta hacer un viaje alrededor del mundo algún día. Sin metas, estaríamos perdidos. Las metas pueden ser simples o complejas, largas o cortas. Si no tiene un plan – ni siquiera un camino a tomar para llegar a la tienda hoy, por ejemplo – es posible que nunca llegue allí. Es posible que simplemente ande sin rumbo y nunca encuentre la tienda. Si planea con antelación, lo logrará. Las metas pueden estar relacionadas con cualquier cosa – su familia, sus carreras o sus pasatiempos. Ellas proveen un plan de acción que usted quiere alcanzar. También permiten ahorrar tiempo. A medida que tome decisiones en la vida, puede utilizar sus metas como ayuda. ¿Por qué necesitamos metas? Nos ayudan a obtener lo que deseamos en la vida. Quizás aún no sepa lo que quiere, y eso está bien. Pero sentarse y hacer una lista de metas puede ayudarle a descubrir qué es lo que usted desea. Las metas deben ser sus metas, no las de otra persona. Puede fijar una meta y no alcanzarla. Eso está bien. Tal vez su meta no era realista. Ahora puede modificarla y tratar nuevamente de alcanzarla. Quizás usted o sus prioridades han cambiado. Puede cambiar y modificar sus metas a medida que usted y el mundo a su alrededor cambian. Por naturaleza establecemos metas. No podemos vivir sin ellas, al menos, no por mucho tiempo. Por lo tanto, si todavía no has establecido tus metas, no tardes en hacerlo. No importa tanto la meta, sino el hecho de tenerla. Algunas personas se las ingenian para posponer continuamente aquello que les gustaría hacer en la vida, Como no están totalmente seguras de que la meta que tienen en mente sea la que más les conviene, ¡nunca hacen nada!

Según Koontz & O"Donnell (2012), las metas de la logística eficiente hacen énfasis es el principio por el cual, al buscar lograr una meta invariablemente se obtendrá muchas más cosas, de allí la importancia de saber cuántas y cuáles son las metas de la logística, para poder emprender las acciones para concretarlas. Las metas en la logística eficiente tienen que llevarse a cabo, si o si. No puede haber entidad que no logre sus metas logísticas. Es posible que no se logren todas las metas, pero un gran porcentaje de las mismas deben lograrse. Lo importante no es el solo hecho de alcanzar la meta, sino aprender y perfeccionarnos en el proceso. Los logros que obtengas al perseguir tus metas no tienen mayor importancia. Lo que realmente interesa es en qué te transformaste. Cuando te empeñes por alcanzar una meta, vale la pena que recuerdes cómo operan las cosas en este planeta. Nada se mueve en línea recta. Ninguna meta se alcanza sin antes haber librado diversos obstáculos. Los obstáculos son parte de este mundo. Desafortunadamente, ciertas personas pretenden progresar sin tener en cuenta esta situación. Las personas con éxito no son tan brillantes, ni tan especiales, ni tan talentosas. Sencillamente entiendes cómo funcionan las cosas, y saben que el progreso personal tiene que ocurrir en concordancia con los principios que gobiernan todo lo que existe a su alrededor. Ellos comprenden que el logro de nuestras metas se debe a que nos corregimos continuamente. Nos salimos de curso, corregimos y recuperamos la dirección correcta. Si tienes metas claras en tu mente, tus pensamientos te ayudarán a llegar a ellas. Si no tienes metas, tus pensamientos de todas formas te llevarán hacia aquello en lo que más piensas. Tu mente te proyectará en dirección de tus pensamientos dominantes, suponiendo que tus pensamientos dominantes sean tus metas. Redacta tus metas; a pesar de que sabemos que las listas funcionan, muy pocos de nosotros las empleamos para ordenar nuestras vidas. En el evento más importante de todos, la vida, la mayoría de la gente deambula sin tener la más mínima intención de elaborar una lista de lo que quiere y sí, en cambio, todo el tiempo se pregunta por qué nunca logra nada. Elaborar una lista no es lo único que debemos hacer, pero constituye un método y una estructura que nos ayuda para lograr lo que deseamos en la vida.

Según los estudios de Robbins (2012), las metas de la logística eficiente son vehículos que pueden llevar a la entidad a lograr más de lo que ahora ha podido lograr. La logística eficiente necesita metas no tanto por los resultados finales, sino porque, al perseguirlas, estará mejorando. Lo único que limita los logros, es la idea de que no se puedan lograr las metas. No es novedad para nadie el hecho de que quienes dicen que pueden, pueden; y quienes dicen que no pueden, no pueden. Las limitaciones que nos pongamos son responsabilidad nuestra. Desechar las etiquetas que nos colgamos es el primer paso hacia una vida feliz. Siempre que dudemos de nuestra capacidad para lograr algo, vale la pena evaluar los obstáculos que otros han superado. Lo que cuenta no es dónde empiezas, sino donde decides terminar. Las desventajas son una bendición si optamos por verlas como tales, y las utilizamos como incentivos para mejorar cada vez más. Continuamente nos topamos con grandes oportunidades bajo el magistral disfraz de un problema sin solución. Tenemos la capacidad para resolver problemas y para descubrir nuevos métodos para hacer cosas. Los problemas son parte integral del mundo y nos mueven a aprender, a experimentar, a ponernos en acción. Lo singular de los seres humanos es que podemos experimentar mucho más que las demás criaturas. Podemos crear de la nada. El hecho de que seamos seres humanos implica problemas, pero también supone que podamos amar, reír, llorar, intentar algo, caer, levantarnos. Quien piensa positivamente afirma que un problema es sólo una oportunidad para aprender. Los jóvenes salen a la vida con un ímpetu maravilloso e incansable. Algunos de los mayores retos en tu vida tuvieron lugar en tus años mozos, ¡y lo lograste! Por alguna razón, quienes de niños fueron conquistadores temerarios, de adultos son extremadamente miedosos, tan tímidos que el menor de los propósitos les parece un monstruo invencible.

Objetivos de la logística eficiente

Interpretando a Terry (2012); la logística eficiente como actividad institucional pretende alcanzar objetivos. Un objetivo en la logística eficiente es una situación deseada que la Entidad intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. Los objetivos de la logística eficiente de la Entidad, son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. Los objetivos de la logística eficiente de la Entidad son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de la entidad, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos. Los objetivos de la logística de la Entidad tienen jerarquías, y también forman una red de resultados y eventos deseados. La logística eficiente de la Entidad es un sistema. Si las metas no están interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente seguirá caminos que pueden parecer buenos para su propia función pero que pueden ser dañinos para la compañía como un todo. Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que se elija. Los objetivos son una obligación que se impone una empresa porque es necesaria, esencial para su existencia.

Las funciones de los objetivos son las siguientes: Presentación de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución de las acciones; Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una entidad; Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organización; Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la organización. La estructura de los objetivos establece la base de relación entre la organización y su Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa. Los objetivos no son estáticos, pues están n continua evolución, modificando la relación de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente y de la organización.

Interpretando a Chiavenato (2012), los objetivos de la logística eficiente deben servir a la Entidad; por lo tanto deben reunir ciertas características que reflejan su utilidad. Los objetivos incluyen fechas específicas del objetivo o su terminación implícita en el año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales disparará la empresa o institución conforme progrese el plan; logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos de la empresas. Los objetivos de la logística eficiente de la Entidad deben reunir alguna de estas características: i) Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro; ii) Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno; iii) Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento; iv) Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse; v) Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse; vi) Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento; Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organización; Deben elaborarse con la participación del personal de la empresa (administración por objetivos).