Sistema de control de la documentación del proceso docente educativo en la Universidad Bolivariana de Venezuela

? Objetivo Diseñar un procedimiento para el control de la documentación de los programas de formación de la Universidad Bolivariana de Venezuela.

1. Objetivos específicos Argumentar el marco teórico y referencial que sustenta la investigación. 2. Diagnóstico del proceso de control de la documentación en el proceso docente educativo en la UBV. 3. Diseñar un procedimiento para controlar la documentación en el proceso docente educativo en la UBV. 4. Aplicar el procedimiento en el Programa de Formación de Estudios Jurídicos de la UBV, sede Nueva Esparta.

? Hipótesis de la Investigación Mediante la implementación de un procedimiento para el control del Subproceso de documentación de la Universidad Bolivariana de Venezuela, es posible crear el nivel de detalles necesarios para establecer un Sistema de Control que permita la guía para la recepción y entrega de las planillas de calificación en forma eficiente.

? ? Variables Independiente: El procedimiento Dependiente: El sistema de control

1. 2. 3. Indicadores Disminución de quejas de los estudiantes. Calidad de la planilla de calificación en físico. Número de planillas de calificación.

Capítulo No. 1. Fundamentación teórica en el control de la documentación el proceso docente educativo

Sistemas de Control

Generalidades del control El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Se consideran a continuación diversos autores que definen al control.

? ? ? ? ? ? Henri Fayol Robert B. Buchele George R.Terry Buró K. Scanlan Robert C. Appleby Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet ? Harold Koontz y Ciril O´Donell ? Chiavenato ? Anzola

En definitiva, debe entenderse el control como: Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Sistemas de control Puleo define sistema como "un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". (Barreto, 2013)

Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

COSO, o Marco Integrado de control “El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las organizaciones pueden implementarlos de manera distinta. Aunque sus sistemas de control puedan ser menos formales y estructurados, una organización pequeña también puede tener un control interno eficaz” (Librans, 1997)

Los componentes del control interno son los siguientes. Fuente: sistema COSO

? Ambiente de control. ? Evaluación de los riesgos. ? Actividades de control. ? Información y comunicación. ? Supervisión y seguimiento.

Cuadro de Mando Integral (“Balanced Scorecard”) Es una síntesis de los modelos de contabilidad financiera, basada en los registros históricos, y de los modelos de creación de ventajas competitivas, donde se reúne el análisis económico de corto plazo y el análisis estratégico de las variables que condicionan la actuación de una organización en el largo plazo.

? Perspectiva financiera ? Perspectiva de los clientes ? Perspectiva de los procesos internos ? Perspectiva del aprendizaje y crecimiento

Perspectiva financiera del proceso de impresión de las planillas de calificación

Perspectiva de los clientes del proceso de impresión de las planillas de calificación

Perspectiva interna del proceso de impresión de las planillas de calificación

Perspectiva del aprendizaje y crecimiento del proceso de impresión de las planillas de calificación

Diseño de sistemas de control

Diseñar un sistema de control eficiente no es más que definir las actividades de los procesos que explican “QUÉ” hay que hacer para ejecutar el proceso, actividades que por su propia naturaleza necesitan para ejecutarse información adicional, o sea, además del QUÉ se necesita especificar el CÓMO y esto es parte del trabajo de diseño. También es necesario planificar los resultados que deben ser registrados para darle seguimiento al proceso.

Según Díaz Toledano, “un sistema de información es la composición de elementos que operan unidos en orden de capturar, procesar, almacenar y distribuir información. Esta información se utiliza generalmente para tomar decisiones, la coordinación, el control y el análisis en una organización. Frecuentemente, el propósito básico del sistema es la gestión de la información”. (Díaz Toledano, 2002).

El procedimiento para el control de la documentación del proceso docente educativo universitario debe ser organizado con el propósito futuro de informatizar los procesos de la institución, por tal razón debe utilizarse una notación bien definida. Esta notación radica en crear una estructura documental que pueda ser controlada correctamente y no se cometan errores en la utilización de las informaciones almacenadas.

Flujograma del procedimiento de control de la documentación del proceso docente educativo Fuente: Elaboración propia.

Gestión Universitaria en Venezuela

Gestión universitaria Implica asumir la coordinación y la integración de las actividades en toda la organización universitaria con un espíritu de cuerpo por no decir en una perspectiva de trabajo en equipo. Esto significa poner más énfasis en los procesos antes que solo en el resultado o producto. Abordar el reto de la calidad universitaria por el lado de las actividades, el quehacer, en el entendido que el resultado se derivará de la calidad del proceso,

Gestión universitaria en Venezuela La Universidad Bolivariana de Venezuela “tiene como reto hacer realidad los lineamientos estratégicos, para esto debemos poner un gran esfuerzo no solamente de la infraestructura educativa nacional sino también por parte de todas aquellas instituciones que hacen vida en las comunidades y contar con el apoyo solidario de los promotores y miembros de las comunidades que juegan un papel de relevancia en la transformación del Estado. Por consiguiente la Municipalización de la educación es una petición y una respuesta de la sociedad”. (Rivas, 2002)

Universalización “La universalización implica la apertura de las oportunidades disponibles, para todos y todas aquellas personas, sin ningún tipo de discriminación, que deseen incorporarse a la formación universitaria y adquirir su profesión. Se propone una generalización a nivel de la educación universitaria que garantice la realización personal del ser, del ente humano y la consolidación social – política del proyecto de Nación propuesto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela”. (Rivas, 2002)

Proceso docente educativo

Proceso docente educativo “Se diseña la preparación metodológica desde el colectivo de cada carrera hasta el profesor de manera individual, de la materia que imparte (diseño de programa, preparación de clases, elaboración de medios, estrategias de enseñanza e investigación formativa) y de orientación psicopedagógica para hacer más efectiva la tutoría, es así que se optimiza y se logran los objetivos de formación propuestos a partir del carácter sistémico del PDE, y leyes de la didáctica atendiendo a las funciones principales del trabajo didáctico”: (Rodríguez)

Proceso docente educativo universitario Según la Conferencia Mundial sobre Educación para Todos “La calidad de la educación se hace realidad en los aprendizajes cualitativamente relevantes. La calidad no está en lo que se enseña sino en lo que se aprende, por lo que en la práctica dicha calidad está dada cada vez más centrada en el propio sujeto educativo” (WCEFA, 1990)

Control del proceso docente educativo en Cuba Sistema de Gestión de la Nueva Universidad (SIGENU) “Sistema para el soporte a la toma de decisiones en la esfera docente del Ministerio de Educación Superior de Cuba. Autor: MES. Sistema compuesto por varios módulos que gestionan la información de un estudiante desde que se matricula hasta que se gradúa o causa baja definitiva. Soporta el almacenamiento de información agregada y nominalizada de cualquier estudiante que pertenezca a una Institución de Educación Superior de Cuba, aunque no utilice como sistema de gestión académica el proyecto SIGENU”. (Reyes, 2011)

Capítulo No. 2. Descripción del procedimiento para el control de la documentación del proceso docente educativo

Diagnóstico de proceso docente educativo en la Universidad Bolivariana de Venezuela, sede Nueva Esparta

Caracterización de la Universidad Bolivariana de Venezuela La Universidad Bolivariana de Venezuela es una universidad de carácter público, fundada en Venezuela en el 2003 por decreto presidencial, ésta comenzó a impartir clases en septiembre de ese mismo año. La Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV) y el Plan Extraordinario Mariscal Antonio José de Sucre (Misión Sucre), están destinados a atender a los sectores populares tradicionalmente excluidos de las instituciones de Educación Universitaria existentes para la época.

Caracterización del proceso docente educativo en la UBV Esta universidad tiene su fundamentación en su Documento Rector, de donde nace “Un proyecto educativo para la sociedad venezolana en pro del desarrollo Integral del país, la transformación del Estado Venezolano y la creación de cultura democrática.” (Universidad Bolivariana de Venezuela, 2003)

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