1 2 Sistema de Control Gubernamental Manual de Usuario: SCG Versión: 1.0.21.0.2 Fecha: 10/01/2013 MUSCG-v1.0.2
MANUAL DE USUARIO
INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la descripción detallada de las funciones implementadas en el Sistema de Control Gubernamental – SCG, por lo que el documento es una herramienta de consulta u orientación ante cualquier dificultad que pueda surgir durante su operación.
OBJETIVOS Y ALCANCE 2.1. Objetivos El objetivo del manual, es dar a conocer al usuario OCI las funcionalidades del Sistema de Control Gubernamental – SCG el cual permite el registro y seguimiento de los planes anuales de control, la posterior ejecución de las acciones de control y finalmente el seguimiento de las medidas correctivas y de los procesos judiciales.
2.2. Alcance El Manual de Usuario del Sistema de Control Gubernamental – SCG está dirigido a los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control, incluidas las sociedades de auditorías designadas de acuerdo a las funciones que cada uno de ellos realiza.
El manual de usuario cubre la descripción detallada de las siguientes funciones, implementadas en el Sistema de Control Gubernamental – SCG: 1. El Módulo de Planificación. 2. El módulo de Ejecución. 3. Modificación del PAC. 4. Módulo de Seguimiento y Control
2.3. Definiciones y Abreviaturas 2.3.1. Definiciones 1. Acción de Control Es el proceso de control de carácter selectivo y posterior, que se efectúa en las entidades sujetas a control mediante la aplicación de normas y procedimientos de control gubernamental, de cuyo resultado se emite(n) el(los) correspondiente(s) Informe(s), con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de acciones legales si las hubiera. Dicha acción puede ser: Examen Especial o Auditoría Financiera o Auditoría de Gestión. 2. Acción de control por Encargo Es el examen especial, auditoría financiera o auditoría de gestión que desarrolla un Órgano de Control Institucional por encargo de la Contraloría General de la República. 3. Acción de control no planificada con Indicios Razonables de comisión de delito o de responsabilidad civil Es el examen especial, auditoría financiera o auditoría de gestión no planificada que desarrolla un Órgano de Control Institucional, debido a la existencia de comisión de delito o de responsabilidad civil. Para su desarrollo no es necesaria la opinión previa de la Contraloría General; sin embargo, inmediatamente a su inicio, el OCI está obligado a remitir, a la unidad orgánica de línea competente, la información correspondiente. 4. Actividad de Control Labor específica de control gubernamental que se realiza mediante procedimientos simplificados, no da lugar a la determinación de responsabilidades y utiliza como instrumentos de control a las Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 4 de 199
5. 6. 7. 8. 9. 10. Sistema de Control Gubernamental Manual de Usuario: SCG Versión: 1.0.21.0.2 Fecha: 10/01/2013 MUSCG-v1.0.2
verificaciones, inspecciones, supervisiones y evaluaciones. Comprende: la Formulación del PAC, el Informe de cumplimiento PAC, el Seguimiento y evaluación de medidas correctivas, la Evaluación de denuncias, la Evaluación de la estructura de control interno, la Veeduría y la Verificación del cumplimiento de normativa expresa, entre otros. Capacidad operativa Está conformada por el número total de horas/hombre del personal auditor del órgano de control, se determina sobre la base de un estándar de 230 días útiles al año y 8 horas diarias por auditor para el personal CAP (cuadro de asignación del personal), equivalentes a un total de 1,840 h/h anuales laborables por cada auditor; salvo cuando el número de días útiles al año o la jornada de trabajo determinada por la entidad difiera del estándar, en cuyo caso deberá considerarse los valores oficiales correspondientes. Asimismo, el estándar para el personal de Contratación Administrativa de Servicios – CAS es de 240 días (tienen únicamente a 15 días de vacaciones) y 8 horas diarias para el personal = 1,920 h/h. Por ejemplo: si el día del onomástico del trabajador es considerado no laborable, y el horario de trabajo de la entidad es de 5 horas diarias, la capacidad operativa por auditor estaría determinada por 229 días por 5 horas = 1,145 horas hombre por auditor CAS de éste ejemplo. Contraloría General de República (CGR) Es el ente técnico rector dotado de autonomía administrativa, funcional, económica y financiera, que tiene por misión dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las entidades, la promoción de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos. Informe de control De acuerdo a lo establecido en la NAGU 4.10, el Informe es el documento escrito mediante el cual la comisión auditora expone el resultado final e integral de su trabajo de auditoría, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarán en el Memorando de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la norma correspondiente. Con el propósito de adelantar el inicio del procedimiento sancionador en materia administrativa funcional, previamente a la culminación de la etapa de ejecución de la auditoría, la comisión auditora podrá elaborar informes que expongan determinada deficiencia o desviación significativa. Informe de Cumplimiento Es el documento de gestión operativa, mediante el cual los Órganos de Control Institucional informan trimestralmente a la Contraloría General, el grado de cumplimiento del Plan Anual de Control-PAC, o mediante el cual las unidades orgánicas de la Contraloría General informan trimestralmente a la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión, el grado de cumplimiento del Plan Operativo de la unidad orgánica – POU. Su estructura y contenido se establecen en la Directiva correspondiente. Labor de Control Término de programación del Plan Anual de Control que involucra la consecución de un producto o servicio, a través del cual se efectúa el ejercicio del control gubernamental. Las labores de control comprenden las acciones de control y las actividades de control. Oficinas de Control Institucional (OCI) Las entidades públicas y empresas en las que el Estado tiene una participación accionaria total o mayoritaria, tienen un OCI, el cual constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 5 de 199
1. 2. 3. 4. 5. 6. 3 Sistema de Control Gubernamental Manual de Usuario: SCG Versión: 1.0.21.0.2 Fecha: 10/01/2013 MUSCG-v1.0.2
gubernamental en la entidad. El OCI mantiene una relación funcional con la CGR, efectuando su labor, de conformidad con los lineamientos y políticas que para tal efecto establezca el Organismo Superior de Control. 11. Sociedades de Auditoría (SOA) Personas jurídicas calificadas e independientes en la realización de labores de control posterior externo, designadas por la CGR, previo Concurso Público de Méritos (CPM), y contratadas por las entidades para examinar las actividades y operaciones de las mismas, opinar sobre la razonabilidad de sus estados financieros, así como evaluar la gestión, captación y uso de los recursos asignados
2.3.2. Abreviaturas ACNP: Acción de Control No Planificada. ACTNP: Actividad de Control No Planificada. CGR: Contraloría General de la República. DNI: Documento Nacional de Identidad. OCI: Órgano de Control Institucional. PAS: Procesos Administrativo Sancionador.
BARRA DE MENUS / BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA 3.1. Barra de Menús
Figura 1Pantalla de Login. Menú Descripción
Sistema: Opciones generales del sistema, que permitirán cambiar el año, revisar la bandeja del encargado y las notificaciones..
Entidad: Opciones para el registro de datos referidos a la Entidad y el Órgano de Control Institucional.
Planificación: Opciones para la Formulación del Plan Anual de Control, Consultar el último PAC aprobado y Modificar el PAC
Ejecución: Opciones para el registro de la Ejecución de las labores de control mediante el ingreso avances e informes de control, cancelación, suspensión y activación de acciones y actividades de control. Así como el registro de labores de control no planificadas.
Seguimiento: Opciones para el seguimiento de medidas correctivas sobre las recomendaciones procesos administrativos y procesos judiciales. Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 6 de 199
4 4.1 Sistema de Control Gubernamental Manual de Usuario: SCG MUSCG-v1.0.2
Menú Descripción Versión: 1.0.21.0.2 Fecha: 10/01/2013 Reportes: Reportes de formularios según directivas, reportes operativos y de apoyo a la toma de decisiones.
Utilitarios: Opciones de presentación a la CGR.
3.2. Botones Principales del Sistema Botón Descripción Permite validar que la clave ingresada sea la correcta, en otros casos permite aceptar el mensaje mostrado.
Permite continuar con un proceso dado.
Permite confirmar una consulta en pantalla y/o continuar con un proceso dado.
Permite cancelar la tarea de una petición en la pantalla.
Permite obtener la información de un determinado registro.
Permite modificar la información que contiene un formulario.
Permite retirar un registro de las diversas listas.
Permite actualizar información en el sistema.
Permite crear un nuevo registro.
Permite salir de un determinado proceso o detener una actividad incorrecta
Permite regresar a la ventana anterior.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Descripción de acceso al sistema Para acceder al sistema siga los siguientes pasos: 1. Escriba la siguiente dirección de página, en la Barra de Direcciones del navegador Internet Explorer 8 o superior https://apps.contraloria.gob.pe/saguweb
2. Se mostrará la siguiente página: Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 7 de 199
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Figura 2 Pantalla de Login – SCG.
3. Ingrese el Código de Usuario, la Contraseña que se le ha proporcionado previamente y el código de la imagen, presione el botón Ingresar o la tecla Enter, se muestra la siguiente pantalla.
Figura 3 Ventana Validación del Token de Autenticación
4. Ingrese el token de autenticación, el cual le fue enviado a su cuenta de correo electrónico, luego presione el botón “Ingresar”, se muestra la siguiente pantalla 1 ( ). Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 8 de 199
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Barra del Menú Principal
Opción para Salir del SCG
Barra del Información de la Entidad y del Usuario conectado
Figura 4 Ventana principal del sistema SCG.
1 Nota ( )
La siguiente ventana.se mostrará cada vez que se publique los lineamientos para un nuevo plan por la CGR. Una vez aperturado el Plan, la siguiente vez que ingrese se mostrará directamente la ventana principal del SCG, omitiéndose esta ventana.
Figura 5 Aperturar Plan.
Seleccione el año y presione el botón “Continuar”.
Figura 6 Aperturar Plan – Selección.
Se presenta el siguiente mensaje. Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 9 de 199
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Figura 7 Mensaje Aperturar Plan.
Presione el botón “Aceptar”, continúe en el paso 4 del de este Capítulo.
Opciones Generales del Sistema Las opciones del sistema definidas en este punto, son netamente auxiliares y de apoyo para las funciones principales definidas en los capítulos siguientes, algunas de ellas son atajos para acceder a otras opciones principales. 4.2.1 Sistema 4.2.1.1 Cambiar Año 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Sistema” y seleccione la opción “Cambiar Año”.
Figura 8 Menú “Sistema” desplegado.
2. Se muestra la siguiente pantalla Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 10 de 199
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Figura 9 Ventana Cambiar Año.
3. Seleccione el Año, luego presione el botón “Aceptar”, se muestra la pantalla principal con el año que fue seleccionado, como se aprecia a continuación.
Figura 10 Menú Ventana principal del sistema SCG.
4.2.1.2 Notificaciones / Registro Email 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Sistema” y seleccione la opción “Notificaciones/ Registro Email”. Confidencial ©Contraloría General de la Republica CGR – 2012 Página 11 de 199
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