Sistema del Control de Alquiler de Cabinas de un CyberCafe

Para un mejor desempeño en toda empresa es aconsejable y necesario contar con un sistema que ayude a automatizar las tares diarias que se realizan. Todo conlleva una mejor toma de decisiones, además de que en gran medida, ayuda en la disponibilidad futura de la información para cualquier otro proceso de la empresa.

La información nace o es el resultado de un proceso elaborado de análisis de grandes volúmenes de datos, datos estos que deben ser almacenados y continuamente actualizados.

Hoy día la empresa Innovations Café Internet lleva de manera manual el control de los tiempos y total a pagar por cada uno de lo tantos clientes que los visitan diariamente, lo cual provoca lentitud en las operaciones, por parte del encargado o persona en turno. Es por estas y otras razones que elaboraremos un software que sea capaz de agilizar en gran medida este proceso, y que se encargue además de almacenar los datos, para futuras consultas, y poder así automatizar la empresa.

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE USUARIOS EN USO DE INTERNET.

Capítulo 1.0. Aspectos Generales del proyecto

Innovations Cafe Internet empresa fundada en el mes de marzo del año 2003, por los jóvenes Agustín Núñez, quien cursa el VI cuatrimestre de Lic. en Sistemas en la Universidad Latina y la Licda. Librada M. Fría. Egresada de la Universidad Latina Sede de Azuero. La misma está ubicada en la Provincia de Herrera, calle Julio Botello, bajando hacia el Colegio José Daniel Crespo, debajo de la Academia de Ingles KOE, en esa empresa se brindan los servicio de levantamientos de texto, creación de páginas web, envíos de fax, así como computadoras, mantenimiento de las mismas y ventas de accesorios en general. Cuenta con un personal reducido, ya que temporalmente utilizan a una persona para que labore en las horas en que sus dueños no pueden cubrir sus respectivos turnos. Por lo tanto no cuentan con planillas.
Antecedentes de la Empresa
El control de entradas y salidas de las personas que utilizan las computadoras de esta empresa es llevado totalmente de forma manual, el mismo se realiza en papel, anotando las horas de entrada, descripción de la persona que solicita el servicio, por cualquier circunstancia que se presente una vez se retire la misma de las instalaciones, y así tener una idea de quien utilizo las computadoras, además se anota el número de la pc a utilizar.
Todos estos datos se anota por cada cliente que utilice las computadoras, el proceso continua, ya que al retirarse la persona, la misma pasa a pagar y se tiene que verificar la hora de salida, apuntar la misma y sacar la cuenta del tiempo consumido, una vez calculado, evaluar la tarifa, ya que en la mañana ellos utilizan una oferta de descuento, o sea las horas más baratas a 0.50c para ser exactos y en la tarde utilizan otra tarifa que equivale a 0.75c la hora. Ambas tarifas son aplicables a una hora de uso, pero en caso de que la persona solo utilice de 1 a 15 minutos el precio a pagar es de 0.25c, de 16 a 30 minutos 0.50c y para finalizar de 31 minutos en adelante se les cobra como si usaran una hora completa.
Como punto final del elaborado proceso al finalizar el día se sumara un total de uso del Internet, diariamente por lo cual se convierte en tedioso y complicado. Para los dueños de la empresa.
Situación actual o estado actual del problema
Con la sistematización en el Control de entradas y salidas de usuarios en uso de Internet se logrará brindar un mejor servicio a los clientes, ya que se agilizará el proceso de control, ya sea al momento de entrar, de pagar y sobre todo para lo que a contabilidad se refiere, teniendo a ciencia cierta una cifra concreta de lo que diariamente se recauda, del alquiler de las computadoras.
Supuesto General
El objetivo general de la propuesta del sistema de Control de entradas y salidas de usuarios en uso de Internet permitirá captar con mayor precisión los datos de cada uno de los usuarios que soliciten el servicio de Internet y de igual forma así se logrará evitar gastos innecesarios de papel, tiempo en el almacenamiento manual, todo esto reforzado en que los datos estarán almacenados en una base de datos, con menor posibilidad de perdida en un futuro.
Objetivos Generales
Objetivos Específicos

Capacidad de almacenamiento sin que haya perdida de datos.
Mayor precisión al momento de saber el total de dinero recaudado diariamente.
Minimizar el tiempo de respuesta a una solicitud de equipo emitida por un cliente.
Crear un ambiente más adecuado a las prestaciones de la empresa.
Capacidad de almacenar mayor número de datos.

1.6.1 Delimitación: la construcción de este proyecto puede demorar, un periodo o lapso de tiempo de un año aproximadante tomando en cuenta que constará de varios módulos. Dentro de este tiempo se instalara el software le dará entrenamiento al personal que lo va a utilizar.
Esta empresa esta equipada con sistemas computacionales ya que este es el punto fuerte o sea a lo que se dedica esta empresa.
1.6.2 Alcance o Cobertura.
La cobertura de este proyecto se ve enmarcada en la Provincia de Herrera, distrito de Chitré, calle Julio Botello, bajando hacia el Colegio José Daniel Crespo, debajo de la Academia de Ingles KOE.
Con mayor frecuencia pero sin dejar pasar por alto que esta empresa es visitada por clientes del área de la provincia de Los Santos.
Delimitación, alance o Cobertura
Unas de las restricciones que se nos podrían presentar al momento de la instalación, implementación y prueba del sistema se fundamenta en el hecho de hay que habilitar un tiempo en la empresa y lograr así a cabalidad lo antes dicho. El personal juega otro papel importante ya que tendríamos que brindar una capacitación sin interrumpir las labores que desarrolla diariamente.
Restricciones y/o limitaciones
1. Importancia
Justificación del proyecto

Muchos son los huecos que se podrán tapar, con la elaboración de este proyecto para la Empresa Innovations Café Internet, errores que muchas veces afectan en cierto grado, el debido funcionamiento de la empresa. Para poder lograr la conclusión de este, haremos uso de cada uno de los conocimientos adquiridos en la materia de Sistemas Informáticos.

Llevar este control de los clientes que solicitan una maquina con Internet, de forma manual, no es tarea fácil, y es un proceso que requiere de cierto cuidado, además de que es un proceso lento. Y como si fuese poco, al momento de querer tener un reporte de cuanto se hace ya sea diariamente o semanalmente, es otro trabajo más elaborado y detallado.

Todo estos detalles son los responsables de que decidamos elaborar un CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE USUARIOS EN USO DE INTERNET, para poder así agilizar el proceso que diariamente se realiza:

Agilizar el proceso de llenar y dar respuesta a los clientes de las PC que se encuentren libres.
Ordenar los datos de forma más eficaz.
Dar al cliente mayor confianza, al momento de rendir el tiempo consumido.

Con los últimos avances presentados, muchos son los locales que han surgido en nuestra área, lo cual obliga a las empresas a estar acorde con los avances tecnológicos que día a día se van presentando. La mayor parte de los locales que brindan el servicio de internet a los clientes, poseen softwares especializados en el control de entradas y salidas, con lo cual brindan un mejor desempeño de sus labores, puesto que este programa simplifica los procesos que anteriormente se realizaban. Otro punto importante a tomar en cuenta es que cuando se realizaba de forma manual el proceso de control de entradas y salidas, cualquier persona podía hojear el lugar donde se anotan los tiempos de los clientes, mientras que con el nuevo sistema, se tendrá un acceso restringido, solo para el administrador del centro.

Aportes

Lograr que se agilice, el proceso de control del uso del Internet en la Empresa es el principal aporte que deseamos brinde el sistema a la Empresa en estudio, así como organizar los datos de forma más accesible a los encargados de la contabilidad, conllevando esto a un mejor servicio hacia los clientes.

Mediante este sistema Innovations Café Internet trabajara de forma más eficaz, ya que los encargados de la administración del centro, estarán enterados a ciencia cierta de cuales computadoras están disponibles y cuantas se encuentran ocupadas, en cualquier momento en que las solicite un cliente. Así como al momento en que el cliente se retire, y desee saber cuanto a de pagar, se le dará una cifra sin el más mínimo margen de error, cosa que anteriormente no era muchas veces de satisfacción de nuestros clientes.

CAPÍTULO 2.0. ASPECTOS METODOLÓGICOS

Hoy en día es una realidad en nuestro país el gran incremento de Cyber Cafes, obligando esto a que se implementen Sistemas de control de entradas y salidas de usuarios en uso de internet.
Esto da como resultado que se quieran ofrecer mejores servicios a las personas que dependen directamente de tal servicio.
Actualmente en esta provincia la mayoría de los centros de computo o Cyber Cafes que se dedican a esta actividad no ofrecen un servicio eficiente ya que se toman mucho tiempo al momento de realizar los cálculos del tiempo consumido y por tal razón no se toman decisiones acertadas en el momento que se deben tomar por, además la falta de exactitud en los cálculos, realidad a la que no escapa la empresa INNOVATIONS CAFÉ INTERNET, por tal razón la elaboración de este proyecto se ajusta a los requerimientos de esta empresa y poder implementar métodos para brindar y mantener un servicio de calidad que ponga a la misma en la vanguardia de las nuevas tecnologías satisfaciendo así el creciente mercado local.
De más esta decir que de no hacer uso de las herramientas adecuadas las empresas serán victimas de una especie de estancamiento, ya que nunca podrán avanzar acorde con las que ya se encuentran adquiriendo sistemas informáticas que se adecuen a las necesidad de cada uno.
Planteamiento del problema
Formulación de supuestos

Observar una enorme disminución en el tiempo de llevar a cabo la tarea de control de tiempos consumidos por cada cliente.
Al no presentarse alteración de datos o pérdida de los mismos, el grado de confiabilidad en los resultados será óptimo razón por la cual se debe aceptar esta propuesta.
Con la sistematización del control de entradas y salidas de cada uno de los usuarios se minimizará el consumo de lo que a papelería se refiere, ya que los datos se podrán almacenar en medios magnéticos.

Instrumentación

Con la utilización adecuada de técnicas de recolección de datos como lo son encuestas, entrevistas y observación se logrará obtener datos más acertados y relevantes para la aceptación de esta propuesta.

La encuesta se compone de 12 preguntas que nos permitirán obtener una idea de como se desenvuelve o se desarrolla el control dentro de la empresa, así como se podrán medir otros puntos como lo son el equipo con que se cuenta, lo cual nos ayudará al momento del desarrollo e implementación de sistema.
1. Escogeremos como población los clientes que visiten las instalaciones de la empresa, para pedir el servicio de Internet por un espacio de 1 semana.
2. Población
3. Muestra: La encuesta será aplicada a una muestra de 35 personas, tomada de los clientes que frecuentan mayormente el local comercial.
4. Tipo de muestreo :
Para esta investigación se va ha utilizar un tipo de muestreo aleatorio simple; por lo que consideramos que es el mas adecuado ya que la población presenta las siguientes características:
La población no es homogénea, esta dispersa y es muy grande.
Encuestas
La observación es realizada de forma directa, en las Instalaciones de Innovations Café Internet. En este punto observaremos mediante visita a la empresa un día cualquiera aspectos tales como el tiempo que toma saber si en realidad hay maquinas disponibles, tiempo en que se calcula cuanto tiene que pagar el cliente, rapidez para obtener resultados en el periodo establecido, observar los cálculos que se deben optimizar y como son realizados en la actualidad, medidas de seguridad.
2. Método(s) de observación:
Observación

Aspectos o conductas a observar:

Tiempo para saber si una PC está disponible.
Cantidad de listas.
Duración del proceso que lleva calcular el tiempo consumido.
Rapidez en los resultados hacia el cliente.
Rapidez en los cálculos secundarios.
Procesos a optimizar y porque?
Medidas de seguridad.

Para la elaboración de este proyecto utilizamos un tipo de investigación descriptivo.
1. Muy frecuentemente el propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es, decir cómo es y se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es medir, esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se cada una de ellas independientemente, para así -y valga la redundancia— describir lo que se investiga.
2. Definición
3. Justificación
Tipo de investigación

Se selecciono este método debido a que permite capturar datos globales de manera independiente lo que perfecciona y modela un mejor resultado fundamentado en soluciones eficientes ya que al ser consideradas las opciones de manera independiente se logra una objetividad total de la misma.

Es necesario hacer notar que los estudios descriptivos miden de manera más bien independiente los conceptos o variables con los que tienen que ver. Aunque, desde luego, pueden integrar las mediciones de cada una de dichas variables para decir cómo es y se manifiesta el fenómeno de interés, su objetivo no es indicar cómo se relacionan las variables medidas.

CAPÍTULO 3.0. RESULTADOS

1. De las Encuestas
Análisis de los Resultados

1.¿Cómo considera usted el servicio brindado por la empresa?

Bueno 20 Regular 10 Malo 5

Análisis:

Considerando el resultado obtenido a través de la encuesta podemos captar que existe un considerable margen de resultados que muestran negatividad hacia los servicios brindados por la empresa por lo cual se deben corregir con el propósito de obtener una aceptación positiva por parte de losa clientes quienes son los quienes garantizan el éxito de la empresa.

2.¿Confía usted en el cálculo del total a pagar por el uso de Internet?

Más o menos 29 No 2 Sí 4

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Análisis:

Como es claramente expresado en el resultado obtenido el cliente no muestra gran confianza `hacia el método que se esta utilizando actualmente por parte de la empresa para llevar a cabo sus cálculos por lo cual será propicia la adopción de otro método que brinde mayor seguridad y por ende mayor satisfacción al cliente.

3.¿Cree usted como cliente, que se agilizaría el proceso con un sistema computarizado?

Sí 32 Tal vez 3 No 0

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Análisis:

Es ampliamente perceptible la aceptación que muestran los clientes respecto a la sistematización del control de entradas y salidas en el uso de Internet esto obviamente se debe a la exactitud que se brinda en este tipo de cálculos que puede brindar mayor agilidad en el proceso de pago para evitar someter al cliente a largas esperas que pueden traducirse en perdidas para la empresa.

4.¿Tendrá esto beneficios en cuento a tiempo de atención al cliente?

Sí 33 No 2

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Análisis:

En este resultado se expresa la forma en que el cliente percibe las ventajas que brinda la sistematización del control de entradas y salidas en el uso de Internet en cuanto al tiempo ya que es constante la perdida del mismo mediante el método manual.

5.¿Consideraría usted que un sistema automatizado pondría a la Empresa en una mejor posición competitiva?

Sí 34 No 1

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Análisis:

En esta respuesta se plasma la excelente proyección que aportaría a la empresa la instalación del método sistematizado en el control de entradas y salidas en el uso de Internet por lo cual se traduce en mejoras que envuelven a la empresa y que favorecen su competitividad.

6.¿Prefiere que la empresa continué con un sistema manual?

Sí 0 No 35

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Análisis:

Debido a la negativa general obtenida hacia el sistema actual deberá adoptarse otra opción con el propósito de brindar satisfacción a la clientela ya que son ellos quienes mantienen vigente a la empresa.

7.¿Conoce empresas del área que cuentan con sistemas para llevar el control de tiempos?

Sí 25 No 10

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Análisis:

Con el resultado obtenido se expresa el conocimiento que poseen los clientes respecto a las ventajas con que cuentan otras empresas de servicio similar a nivel regional por lo que se hace urgente la aplicación de la sistematización del control de entradas y salidas en el uso de Internet con el propósito de no perder la clientela.

8.¿Le incomoda cuando el sistema le bloquea lo que esté realizando?

Si 30 No 5

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Análisis:

Debido a que el cliente es quien consagra el verdadero éxito integral de la empresa y considerando el resultado obtenido en esta respuesta en especifico deben considerarse como prioridades vitales las exigencias delos clientes por lo cual el método de bloqueo de acciones que es utilizado con el propósito de advertir al cliente la finalización de su tiempo deberá modificarse con el propósito de no perjudicar los intereses del cliente.

9.¿Ha tenido problemas o discrepancias con la empresa por el sistema manual con que cuentan?

Sí 25 No 10

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Análisis:

Nuevamente se traduce como resultado de esta respuesta la necesidad de instalar un método sistematizado en el control de entradas y salidas en el uso de Internet ya que el método actual ha generado molestias a los clientes por lo cual debe eliminarse con el fin de complacer a la clientel

10.¿ Es usted conciente de las implicaciones que traería un sistema automatizado en la empresa?

Sí No

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Análisis:

Debido a la leve falta de conocimiento expresada en el resultado de esta respuesta deberá hacerse hincapié en la facilitación de toda la información necesaria para que el cliente sea consciente de todas las implicaciones que conlleva la instauración del sistema automatizado.

Análisis De las Observaciones

En que forma son tratados los datos.

Análisis:

Considerando que los datos son tratados manualmente puede observarse una deficiencia en el servicio brindado a los clientes lo que se ve expresado en los resultados de la encuesta en donde se señalan como inadecuados.

El tiempo de respuesta por parte del encargado, de suministrar los equipos disponibles a los clientes.

Análisis:

Aquí se plasma el mayor descontento por parte de la clientela hacia la empresa debido a que es excesiva la perdida de tiempo que se presenta en la utilización del método actual por medio del cual no logran llenarse las expectativas de los clientes.

Tiempo que se toma en realizar los cálculos del total a pagar por los clientes.

Análisis:

En este resultado puede captarse la manera en que es afectada la empresa al tener una tediosa labor de calculo lo que se traduce en perdidas de capital que son nocivas para el desempeño y evolución de la empresa.

Nivel de satisfacción por parte de los clientes.

Análisis:

Cabe señalar que a través de este resultado se expresa la urgente necesidad de efectuar un cambio en la empresa ya que la clientela no se encuentra satisfecha con los métodos actuales que son empleados por parte de la empresa.

CAPÍTULO 4.0. ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL

Mediante estudios realizados sobre la Empresa Innovations Café Internet, hemos logrado conocer de que la empresa realiza de forma manual todo el tramite necesario para facilitarle una maquina al cliente para el uso de internet, y de esta forma la empresa se devalúa, y no logra los objetivos trazados, que son los de dominar territorio en cuanto al ofrecimiento del mejor servicio como sala de internet. El manejo de los datos de forma manual se realiza de manera lenta, lo cual provoca muchas veces descontento en los usuarios.
Como es de esperar, mientras más organizada se encuentra la empresa, mayores serán los frutos que rinda. Para poder realizar un buen trabajo y complacer así a los clientes, es necesaria una excelente comunicación entre lo que al equipo humano y el software en si se refiere.
Lis tiempos acumulados diariamente, son detallados en un simple papel, los mismos son almacenados en folders mensualmente, los cuales a su vez son utilizados por el contable, para efectos de cuentas mensuales, y anualmente.
1. La Empresa cuenta con un sistema actual, que consiste en un departamento de control de usos de la computadoras por parte de lo usuarios, donde se registra el total a pagar por cada usuario, y las ganancias generadas a final del día.
2. Presentación del Sistema
3. Identificación de la comunidad de usuarios
Descripción del Sistema Actual

Entre las personas que se ven involucradas en la utilización del sistema podemos detallar:

Administración: persona encargada de tomar las decisiones y generar informes diarios y mensuales.
Contable: encargado de llevar las cuentas mensual y anualmente.
Encargados: personas que atienden a los clientes.
Gerente: persona que

Identificación de Entrada
Información de entrada
Colecta
Procesa
Medio de Entrada
Solicitud de Equipo
Cliente
Administrador
Formulario
Identificación de Salida
Salida
Destino
Uso
Frecuencia
Factura de uso
Cliente
Comprobante de pago
Formulario
Identificación de Entrada/Salida
Funciones, limitaciones y restricciones

Las Funciones, limitaciones y restricciones son un factor determinante en toda empresa para poder realizar un buen trabajo.

Entre las funciones podemos mencionar:

Servicio agradable al cliente.
Saber que se reducirá el nivel de errores.
Actuar con mayor veracidad dentro de la empresa.

Algunas limitaciones

El manejo de las cuentas solo puede ser por parte del administrador.
Los datos de los clientes serán confidenciales.

Restricciones:

Solo personal autorizado tendrá acceso al sistema.

Mediante estos diagramas damos a conocer como está estructurado el sistema actual de la empresa Innovation Café Internet, en los cuales se identifican las diferentes fuentes de entrada y salida, sus procesos, etc.
Para ello se han elaborado dos diagramas:
A) Diagrama de Contexto: en este se detallan las funciones más generales del sistema y detalla además las principales entradas y salidas.
B) Diagrama General: presenta una visión general del sistema, además de que define el detalle del diagrama de contexto.
1. Diagrama de Contexto
Diagrama de Flujo de Datos (DFD)

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4.2.2 DIAGRAMA GENERAL

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CAPITULO 5

SISTEMA PROPUESTTO

5.1. Presentación del sistema propuesto

El nuevo Sistema propuesto de Control de entrada de Usuarios en uso de Computadoras producirá algunos Informes:

Informe diario
Informe semanal
Informe mensual
Informe anual

Estos informes solo podrán se generados por un administrador o usuario con el debido acceso.

5.1.1. Identificación de la comunidad de usuarios

Aquí se detallan las personas que estarán relacionadas con el nuevo sistema:

Administrador: será la persona s encargada de tomar las decisiones en cuanto a los usuarios del sistema, además de hacer las revisiones de los informes.

Encargado: persona que diariamente manejará el software.

5.1.2 Identificación de Entrada/Salida

Identificación de Entrada

Información de entrada	Colecta	Procesa	Medio de Entrada
Solicitud de Equipo	Cliente	Administrador	Formulario

Identificación de Salida

Salida	Destino	Uso	Frecuencia
Factura de uso	Cliente	Comprobante de pago	Formulario

5.1.3 Funciones, limitaciones y restricciones

Las Funciones, limitaciones y restricciones son un factor determinante en toda empresa para poder realizar un buen trabajo.

Entre las funciones podemos mencionar:

Servicio agradable al cliente.
Saber que se reducirá el nivel de errores.
Actuar con mayor veracidad dentro de la empresa.

Algunas limitaciones

El manejo de las cuentas solo puede ser por parte del administrador.
Los datos de los clientes serán confidenciales.

Restricciones:

Solo personal autorizado tendrá acceso al sistema.

5.2 Desarrollo de niveles DFD

5.2.1 Diagrama de Contexto

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5.2.2 Diagrama General

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5.3 Costos y Beneficios Estimados

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5.3.1 Costos de Hardware

Para el debido funcionamiento del programa, el equipo a utilizar debe tener los siguientes aspectos:

Calidad del teclado.
Capacidad de almacenamiento.
Compatibilidad con el software

La selección de un equipo, una computadora, con un procesador no menor de 1 Ghz, 128 MB de memoria, unidad de diskette para los respaldos, un disco duro apropiado, unidad de CD-ROM, y sistema operativo WIN 98 SE para, la debida ejecución del software, y para finalizar una impresora, para la impresión de los informes, generados por el programa, todo ello con un costo aproximado de unos B/. 400.00

5.3.2 Costos de Software

Las exigencias que debe contemplar el software

compatibilidad del equipo
Flexibilidad
Agradable al usuario.

El software necesario para la implementación del sistema: Microsoft Visual Basic con un costo de B/. 250.00

5.3.3. Otros Costos

Entre los otros costos podemos mencionar la papelería utilizada para la realización de pruebas de escritorio.

CONCLUSIONES

Se dará menos perdida de información, por lo tanto la compatibilidad y rentabilidad de la empresa.
El tiempo de atención será más efectivo.
Todos o la mayoría de los clientes que frecuentan Innovación Café Internet están de acuerdo en que se sistematice el área de atención al cliente.
La empresa mediante el uso d este programa se podrá posicionar entre los mejores del área

RECOMENDACIONES

El personal que ira a utilizar el sistema deberá recibir una pequeña orientación sobre el manejo del mismo.
Las maquinas se deben de encontrar en un buen estado, para el debido funcionamiento del sistema.
El reloj de la maquina donde se ejecuta el software deberá, estar actualizado, con la hora real, para evitar inconvenientes con los clientes.
La seguridad de los datos, será efectiva en cuando los datos, se manejen con cierto grado de cuidado.

Este trabado esta elaborado por:

Agustín A Núñez

Fernando González