Mecanografia

1.- Qué es la Carta Comercial

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

2.- Partes de la Carta Comercial

Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.

Sus partes son:

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

3.- Cuales son las extensiones de la carta

Por su extensión:

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

4.- Cuales son los estilos o formas de disposición de las cartas

Son:

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

5.- Cual es la diferencia entre el bloque y el semibloque

La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

6.- Como se diferencia el sangrado del semibloque

EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:

Cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

7.- Puntuación de una Carta Comercial

Por su puntuación:

 Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

 Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.

 Mixta o corriente: combina los dos estilos.

8.- Presentación de la Carta Comercial

En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial.

• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno. • El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. • Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo. • Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia. • La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.

9.-Que es tabulación

Es organizar trabajos en columnas.

El mecanismo de tabulación le transmitirá y le permitirá ahorrar mucho tiempo al escribir a maquina, ya que permite mover el el carro a una posición determinada con un solo movimiento.

Ubique en su máquina de escribir:

1.- Liberador de tabulación (signo-)

2.- Fijador de tabulación (signo+)

3.- Barra o tecla del tabulador (centro de ambos signos)

10.- Como se tabula las columnas

1.- Quite las tabulaciones existentes, ubíquese para ello en su margen izquierdo, mueva el carro hasta el margen derecho manteniendo oprimida el liberador de tabulación.

2.- Mueva el carro hasta la posición deseada para cada columna y pulse el fijador del tabulador.

3.- Al escribir las columnas pulse la barra del tabulador después de cada palabra y no la suelte hasta que el carro haya parado firmemente.

11.- Partes de una Tabla

1.- Titulo:

Identifica la tabla, va centrado y se escribe en mayúscula.

2.- Subtitulo (en algunas tablas):

Ofrece información adicional sobre el contenido de la tabla, va centrado debajo del titulo, se escribe con mayúscula la inicial de las palabras principales.

3.- Títulos de las columnas:

Indica el contenido de la columna, va centrada sobre la columna, se escribe a tres espacios del titulo o subtitulo.

4.- Columnas:

Parte informativa de una tabla organizada verticalmente, se escribe a dos espacios del titulo de la columna o a tres espacios del titulo o subtitulo.

5.- Texto:

Conjunto de secciones o columnas, que se pueden escribir a espacio sencillo o doble espacio.

12.- Tabulación por el método matemático

1.- Cuente el número de letras de la palabra mas larga de cada columna y súmelas.

2.- reste del número de espacios disponible de su hoja, el total de la línea mas larga.

3.- Olvida el resultado anterior entre el número de columnas mas uno. El resultado será el número de espacios a dejar entre columnas y los espacios de cada margen. Si el resultado tiene residuos, repártalo equitativamente entre los márgenes:

Ejemplo:

85-42=43/8

3 (residuo)

13.- Hacer una carta comercial

Ejemplo:

Ritchie S.R.L.

Teléfono: 2-3345896 Carlos Silva, 1188

Fax: 2- 3345125 Santiago de Chile

Santiago, 14 de junio de 2003

Manuel Montt 367

A la atención del Sr. H. Riveros

SANTIAGO DE CHILE

Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:

Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.

La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".

Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente

Pamela A. Ritchie

Gerente General

14.- Que es un bloque

Es cuando los párrafos se escriben a espacio sencillo y todas las líneas comienzan contra el margen izquierdo. Entre un párrafo y otro se deja una línea en blanco.

El modelo de carta bloque es relativamente fácil y rápido de hacer porque la fecha, la despedida y la firma comienzan en el centro de la línea de escritura.

15.- La firma mecanografiada puede escribirse ____________ 4 espacios________ debajo de la despedida

16.- El saludo se escribe a ______________dos espacios_______ debajo de la dirección

17- Cuales son las instrucciones para pulsar el teclado

El teclado es un aparato situado en la parte inferior de la cara anterior de la máquina de escribir y está formado por varias filas de teclas. No difiere del de una computadora en cuanto a su disposición. Pueden variar en sus formas: los de máquinas de escribir, rectos, y los de computadora: rectos o ergonométricos.

Instrucciones del teclado:

Las hileras de teclas se pueden clasificar en: 1) Superior o numeral: contienen números. 2) Dominante: se encuentran ubicada cuatro de las vocales, lo que hace que sea empleada para escribir casi todas las palabras. 3) Fila central, normal o guía: se ubica en el centro y en ella se apoyan los dedos para comenzar a escribir. 4) Fila inferior: denominada de este modo por el lugar que ocupa en el teclado.

En cada fila se hallan dispuestas las letras del alfabeto, acordes con una norma norteamericana: desde el centro hacia la periferia (derecha–izquierda) se incluyen las teclas utilizadas con más frecuencia hasta llegar a la de menor uso; por ello, la letra "Ñ" en los teclados se incorpora al lado de la "L". En la fila inferior derecha, los símbolos incorporados después de las letras "M" y "N" varían.

En el teclado numérico, en cambio, se adaptó a la forma genérica estipulada por el ordenamiento de los números naturales, es decir, del 1 al 0. (VER GRÁFICO I)

La estructura del teclado universal se utiliza con tanta frecuencia y naturalidad que es imposible cambiar una norma cultural, a pesar de que hubo en computación múltiples propuestas para cambiar la variación de las letras. (VER GRÁFICO I)

Con el objeto de evitar un trabajo irregular, se ha dividido verticalmente el teclado en dos partes: izquierda y derecha. Así, cada una de las manos tiene una distribución equitativa de teclas para manejar, haciéndose más organizado el trabajo digitativo. Por otra parte, cada dedo debe ocuparse de una hilera vertical de teclas, salvo el caso del índice en cada mano al que se le adjudicaron dos.

Algunas teclas complementarias como ser el retroceso, el tabulador sencillo y las teclas de mayúsculas (tanto las de cambio como la fijadora) deberán ser digitados con los meñiques.

Por otra parte, para simplificar la tarea es conveniente designar con un número a los dedos, en lugar de utilizar su nombre. Así se obtiene: 1) Índice. 2) Mayor. 3) Anular. 4) Meñique. Las filas nombradas contienen dos clases de teclas: las impresoras y las complementarias.

Se denominan impresoras por su trabajo de escritura, y comprenden las letras, números o signos, que se encuentra en estrecha relación con el tipiario. Están formadas por letras, números y signos, entre estos últimos están los de puntuación, ortográficos, auxiliares y aritméticos. Generalmente son 44 ó 45 las teclas impresoras. El teclado contiene las 28 letras simples del abecedario, tanto mayúsculas como minúsculas. Las mayúsculas sólo pueden ser impresas mediante la digitación de una de las teclas complementarias llamadas "de mayúsculas" o la fijadora.

En cambio, las complementarias no imprimen, sino que efectúan trabajos anexos a la escritura, pues sólo son aplicadas para las siguientes tareas:

Teclas de cambios de mayúsculas: Se utilizan para escribir solamente la inicial de una palabra con letras mayúsculas. Son las dos teclas que se encuentran en ambos extremos de la fila inferior; su pulsación debe efectuarse mediante el mantenimiento de uno de los meñiques sobre la tecla (según sea la tecla de cambios de la izquierda o la derecha) apretándola hacia abajo; en cuanto se deje de pulsar la tecla volverá hacia arriba, escribiéndose desde ese momento con minúsculas.

Fijadora de mayúsculas: Es un mecanismo que se encuentra a la altura de la fila guía (puede estar a la izquierda o a la derecha de esta hilera), y su pulsación produce automáticamente el mantenimiento de las teclas de cambios de mayúsculas abajo en forma fija; pueden escribirse las letras o palabras que se deseen "con mayúsculas". Posteriormente, para volver a minúsculas se presiona una de la tecla de cambios.

Tecla marginal o saltador marginal: Su pulsación permite sortear los márgenes y más comúnmente el margen derecho. Por ejemplo, al llegar al final del renglón, no siempre es posible prever el corte de una palabra antes de llegar a ese margen; es común seguir uno o dos espacios más a fin de completar cada vocablo de acuerdo con las reglas de silabeo. Entonces se usa el saltador marginal.

Tecla de retroceso: Como su nombre lo indica, sirve para retroceder un espacio.

Espaciador: Es una barra que se encuentra en la parte inferior del teclado, que se usa para mover el carro un espacio cada vez que se pulsa, la cual organizan los espacios entre las palabras.

Enviado por

Angel Daniel Alcála

Contabildad 1 y 2