Objetivo: Al término del curso el participante desarrollará las habilidades básicas intermedias en el uso, manejo y dominio de Microsoft Excel 2010, siendo capaz de organizar, analizar y asociar diversos tipos de información mediante la práctica de herramientas y operaciones.
Instrucciones paso a paso
1. Conociendo la pantalla principal de Excel 2010
2. Crea un nuevo documento de Excel
Movimiento rápido en la hoja
Movimiento rápido en el libro
Introducción de datos
3. Aritmética básica: Teclea la siguiente información como se muestra en la pantalla
5. En la celda C4 introduce el signo de =
6. Con las teclas de dirección o el ratón, sitúate en la celda que contiene el 25 para el Helado, observa que Excel escribe por ti la dirección de la celda C2, tanto en la misma celda como en la barra de fórmulas
7. Pulsa la tecla + y después de este operador otra vez en la celda c3 con la tecla de dirección o ratón.
8. Cuando hayas terminado pulsa la tecla enter y el resultado aparecerá en la hoja de cálculo, haz lo mismo para los demás cálculos para que te quede el resultado como en la siguiente pantalla
9. Graba el documento como operacionesbasicas.xlsx y cierra el documento
10. Abre un nuevo documento en Excel y grábalo como A1_Nombre.xlsx
11. Teclea información ficticia en la hoja de trabajo electrónica que sea similar a la que se muestra abajo. Es importante el poner la información en las mismas celdas como se ve en la imagen. Modifica los anchos de columna para hacer que toda la información sea visible
Tu nombre en la celda A2 y tu número de empleado en la celda B2
Las etiquetas "Materia", "Examen Parcial", "Puntos Examen", "Examen Interparcial", "Puntos Interparcial", "Tareas", "Puntos Tareas", "Calificación Parcial" y "Faltas" de las celdas A4 a la I4, una etiqueta en cada celda.
Seis diferentes materias de las celdas A5 a la A10, una material por celda, con su correspondiente información en "Examen Parcial", "Examen Interparcial", "Tareas" y "Faltas"
La etiqueta "% Parcial" en la celda A15 y "60%" en la celda B15
La etiqueta "% InterParcial" en la celda A16 y "30%" en la celda B16
La etiqueta "% Tareas" en la celda A17 y "10%" en la celda B17
12. (Crear rango de celdas), Crea un rango de celdas, de la H5 a la H10 y nombra el rango como "CalificacionParcial". Ahora selecciona las celdas de la I5 a la I10 y nombra el rango como "Faltas".
13. (Crear formula), Crea una fórmula para calcular los "Puntos Examen" para la primera materia como sigue:
Los Puntos Examen son el 60% de la Calificación Parcial. Esto es:
La correspondiente fórmula en Excel para la primer materia en la celda C5 debe ser:
La fórmula debe ser construida usando referencias Relativas (posteriormente la fórmula debe ser expandida a todas la materias)
14. Calcula los "Puntos Interparcial" para la primer material como sigue:
los Puntos Interparcial son el 30% de la Calificación Parcial. Esto es:
La correspondiente fórmula en Excel para la primer materia en la celda E5 debe ser:
La fórmula debe ser construida usando referencias Relativas.
15. Calcula los "Puntos Tareas" para la primera materia como sigue:
Los Puntos Tareas son el 10% de la Calificación Parcial. Esto es:
La correspondiente fórmula en Excel para la primer materia en la celda G5 debe ser:
La fórmula debe ser construida usando referencias Relativas.
16. Calcula la "Calificación Parcial" para la primer material como sigue:
La Calificación Parcial es la suma de Puntos Examen, Puntos Interparcial y Puntos Tareas. Esto es:
La correspondiente fórmula en Excel para la primer material en la celda H5 debe ser:
La fórmula debe ser construida usando referencias Relativas.
17. Usa el llenado automático (Autollenado) para copiar la fórmula para "Calificación Parcial" en la celda H5 al resto de las materias. Nota: Observa cómo las referencias de las celdas se actualizan automáticamente.
18. Modifica las fórmulas creadas en los pasos 4, 5 y 6 para hacer que usen referencias absolutas y usa el Autollenado nuevamente para copiar las fórmulas al resto de las materias. Referencias Relativas, las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
19. Calcula la siguiente información usando la correspondiente función de Excel.
a) Fecha y Hora (fecha, hora) en la celda A1
b) El total de (suma) faltas en la celda I11. Identifica esta información tecleando la etiqueta Total de Faltas en la celda H11. Usa el nombre de rango Faltas (creado en el paso 3) para esta fórmula.
c) La mayor Calificación Parcial (Maximo) en la celda H13. Identifica esta información tecleando la etiqueta Máxima Calificación en la celda G13. Usa el nombre de rango CalificacionParcial (creado en el paso 3) para esta fórmula.
d) La menor Calificación Parcial (Minimo) en la celda H14. Identifica esta información tecleando la etiqueta Mínima Calificación en la celda G14. Usa el nombre de rango CalificacionParcial (creada en el paso 3) para esta fórmula.
e) El promedio (promedio) de la Calificación Parcial en la celda H15. Identifica esta información tecleando la etiqueta Promedio en la celda G15. Usa el nombre de rango CalificacionParcial (creada en el paso 3) para esta fórmula.
21. Inserta un nuevo renglón al inicio de la hoja.
22. Teclea el encabezado Reporte de Calificaciones en la celda A1 y céntralo a las columnas usadas (combinar celdas)
24. Centra la fecha a las columnas usadas.
25. Modifica el encabezado Reporte de Calificaciones a tamaño (size) 12 y estilo negrita bold.
26. Modifica las etiquetas de cada columna (Materia, Examen Parcial, Puntos Examen con las siguientes características: fondo negro (cualquier color que quieras para escribir tu nombre en la celda A3), color de letra blanco y el borde a las celdas el que elijas.
a) Usa la alineación para hacer los siguientes cambios a las celdas.
b) Aplica ajustar texto a las etiquetas de cada columna para que el texto se acomode automáticamente en dos líneas cuando el ancho de la columna es más pequeño que la longitud del texto.
c) Rota 8 grados el título Reporte de Calificaciones (no te preocupes si momentáneamente el título no es visible)
27. Aplica un ancho de 12 puntos a las columnas B a la F y una altura de 30 puntos al renglón 1.
28. Da formato a la información para que en cada materia los números aparezcan sin decimales y sin separadores (comas).
29. Graba tu trabajo y Cierra el documento.
30. Abrir el archivo "datos.xls" y guárdalo como a1parte2_nombre
31. Selecciona la información Producto y Precio en US Dollar (A2:B13) de la Hoja Detalles
32. Inserta una Gráfica Columna agrupada 3-D
33. Titulo de la Gráfica Comparación de Precios
34. Titula el eje horizontal como Producto y el vertical Precio Us.
35. Remover las líneas de guía
36. Cambiar las series a renglones
37. Mostrar la leyenda a la derecha de la Gráfica
38. Mostrar los valores de la información o datos de cada columna.
39. Verificar que los datos de la tabla NO se muestran.
40. Verificar que el Eje Primario Horizontal NO se muestra.
41. Coloca la Gráfica en un lugar apropiado en la Hoja Detalles.
42. Crea una nueva Gráfica con la información de la hoja de trabajo Comparar. La Gráfica debe mostrar los siguientes atributos:
a) La información a graficar debe ser Marca e Inventario (A2:B9)
b) El tipo de gráfica debe ser Gráfico circular 3-D,
c) Titulo de la Gráfica Inventario.
d) Muestra la Leyenda abajo.
e) Muestra la Información del porcentaje y el nombre de la categoría.
f) Coloca la Gráfica en un lugar apropiado en la hoja Compare.
43. Modifica la apariencia de la Gráfica de Circular considerando lo siguiente:
El titulo debe tener una fuente no mayor a 16 pts y el tipo de fuente debe ser diferente a la fuente por asignación o default.
La etiqueta de información debe tener una fuente mayor a los 12 pts
El color de fondo de la Gráfica debe ser un color claro.)
El título debe tener un color tal que haga contraste con el fondo de la Gráfica.
44. Agrega un Cuadro de Texto a la Gráfica y considerando lo siguiente:
El cuadro de texto debe tener tu nombre y número de empleado.
Coloca el Cuadro de texto en la parte superior izquierda de la Gráfica
El fondo del Cuadro de Texto debe ser Verde claro y el Borde Azul obscuro, con un estilo de línea simple de 1.5 pts.de ancho
El color de la fuente debe ser Rojo, el tamaño no menos a 10 pts y un tipo de letra diferente al de asignación o default.
45. Crea dos copias de la hoja Detalles.
46. Modifica el color de las pestañas como se muestra en la figura.
47. En la hoja de trabajo Detalles Dos Organiza la Información (A2:E13) en Orden Ascendente del Precio US (Columna B).
48. Inserta el comentario Ordenado Ascendente en la celda B2.
49. En la hoja Detalles 3, usa el AutoFiltro para mostrar solo aquellos productos de la Marca ACER
50. Prepara la hoja de trabajo Detalles para su impresión, considerando lo siguiente:
Establece el rango apropiado de impresión tal que la gráfica sea incluida.
Modifica la orientación de la página a horizontal y ajusta la escala de contenido al 90%
Centra la información Horizontalmente
Inserta un Pie de Página con tu nombre y número de empleado en la sección Izquierda; la fecha automáticamente en el Centro, y en la Sección derecha el número de página
51. Guarda tu trabajo y cierra el documento.
Dar clic en la celda que contiene los formatos que se desean copiar
Dar clic en el botón Copiar Formato en la barra de herramientas
Arrastrar el puntero del mouse sobre las celdas en la cuales se debe aplicar el formato copiado.
Si se da doble clic en el botón Copiar Formato, la herramienta permanecerá activa para arrastrar el puntero sobre varios grupos de celdas. Al terminar de copiar los formatos, dar clic nuevamente en la herramienta Copiar formato para desactivarla o presionar la tecla ESC
Introducir el primer elemento de la serie
Ir al menú de Inicio – Rellenar – Series
Ir a la cinta de opción Insertar y pulsar la opción Hipervínculo
Dar clic en el botón de office (menú Archivo) y seleccionar Nuevo
Seleccionar plantillas de Office y muestra las secciones de plantillas
Elegir la necesaria
Guardar el archivo con guardar como
Diseñar la plantilla con los componentes necesarios
En el botón de office elegir la opción guardar como
En tipo de archivo elegir la que dice plantilla de office (.xltx)
Dejar el archivo en la carpeta que direcciona Excel
Para utilizar la plantilla seguimos los pasos para elegir plantilla de excel
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
52. Ahora escribe en la celda G3 la siguiente fórmula:
53. Guarda el libro de trabajo.
54. Cierra el libro de trabajo.
55. Sitúate en la celda G6 y selecciona la Función NOMPROPIO() y pásale como parámetro la celda D6.
56. Sitúate en la celda A8 y escribe tu nombre en minúscula, agrega en las siguientes celdas hacia abajo 4 nombres más en minúsculas
57. En la celda B8 escribe la siguiente función: =MAYUSC(A8), observa como cambian lo escrito en minúscula a mayúsculas
58. En la celda C8 escribe la siguiente función =MINUSC(B8), observa el cambio a minúscula.
59. Guarda el libro de trabajo
60. Cierra el libro de trabajo.
61. Abre Excel y graba el documento como FuncionesBusqueda.
62. Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo Jose, Juan, Javi, Maria… Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B y en orden alfabético.
63. Ahora en la Columna C escribe números de teléfono al lado de cada nombre que has introducido antes.
64. Abre Excel y graba el archivo como Funciones MatTrig.
65. Escribe en la Columna B unos 5 números enteros (mejor para el ejercicio si son de un solo dígito). Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.
1. Abre Excel y teclea los siguientes datos:
2. Dar clic en la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Antes de continuar, revisa que la información esté localizada en las celdas correctas, este es un resumen:
Graba tu trabajo!
Puntos Examen * % Parcial
= B5 * B15
Puntos Interparcial * % InterParcial
= D5 * B16
Puntos Tareas * % Tareas
= F5 * B17
Puntos Examen + Puntos Interparcial + Puntos Tareas
= C5 + E5 + G5
Graba tu trabajo!
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Graba tu trabajo!
Graba tu trabajo!
Al final, tu trabajo debe lucir similar a este:
PARTE 2
Instrucciones Paso a Paso
Importante: Para realizar esta actividad primero abre de la carpeta de trabajo de Excel el archivo llamado datos
Guarda los cambios
Salva tu trabajo!
Antes de continuar con las siguientes instrucciones, compara tu trabajo con la siguiente imagen, debe ser similar. Si alguna instrucción fue omitida, hay manera de resolverse sin necesidad de realizar toda la actividad otra vez.
Renombra la primera copia como Detalles Dos y la segunda copia como Detalles Tres.
Guarda tu trabajo!
Una vez que la información fue ordenada en el precio en forma ascendente, la columna de producto debe de coincidir con el precio como estaba antes de hacer la ordenación.
ACTIVIDADES 4,5, 5A, 5b, 5c
Herramientas generales de Excel
El botón copiar formato se encuentra en la barra de herramientas Estándar y permite copiar todos los formatos de una celda a otra. Una vez que se apliquen diferentes opciones de formato en una celda o grupo de celdas, puede ser necesario duplicar esos formatos en otra parte de la hoja de cálculo. Pueden "copiarse" los formatos de una celda en tantas celdas como se requiera.
Para copiar los formatos en la herramienta Copiar formato:
PEGADO ESPECIAL
Pega, vincula o inserta el contenido del Portapapeles en el archivo actual con un formato especificado.
Para seleccionar el pegado especial es necesario que cuando se copia la información al momento de seleccionar pegar se seleccione el pegado especial:
BUSCAR Y REEMPLAZAR
CREACIÓN DE SERIES
El comando Series permite crear de forma rápida una serie uniforme de números en la hoja de cálculo.
Los pasos para crear una serie son los siguientes:
En la ventana que muestra damos los criterios de la serie que necesitamos:
VINCULAR LIBROS DE TRABAJO
Una de las características más importantes en Excel es la creación de vínculos dinámicos, canales de comunicación entre diferentes libros de trabajo. Varios libros de trabajo pueden "ligarse" si contienen referencias entre ellos; entre otras palabras, un libro de trabajo contiene información de otro libro. Las ligas proveen grandes ventajas tales como la división de modelos grandes o complicados en otros más sencillos.
El proceso para vincular los libros de trabajo es el siguiente:
Copiar los datos del libro de trabajo origen y pegarlos en el libro de trabajo destino con el comando Pegar vínculos en la opción Pegado especial del menú Edición. Esto creará una referencia externa que vincule los libros de trabajo.
Hipervínculos
Un hipervínculo puede conectar una hoja de cálculo a un lugar específico de la misma hoja de trabajo, a otra hoja de cálculo en cualquier libro de trabajo, a direcciones URL de Internet y a cuentas de correo electrónico.
La utilización de hipervínculos es una forma conveniente de proveer acceso rápido a información relacionada.
Si se desea crear un hipervínculo de texto, es necesario introducir el texto antes. Al igual que la imagen.
Para acceder al cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, seguir cualquiera de los siguientes pasos:
Actividad 6…
Una Plantilla se abre como cualquier otro archivo. Cuando Excel identifica el archivo como una plantilla, despliega una copia, manteniendo el original "intacto" y asigna a esta copia un nombre de archivo temporal.
Para abrir y trabajar sobre una plantilla:
Se pueden crear archivos en Excel y guardarse como plantillas para después utilizarse de la misma manera que las de Excel.
Los pasos son:
EXCEL PARTE 3
Objetivo: Profundizar el manejo de funciones para agilizar la creación de hojas de cálculos, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas
Una función es una fórmula predefinida por Excel o por el usuario, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene
Siguen las siguientes reglas:
– Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
– Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
INSERTAR FUNCIÓN CON EL ASISTENTE
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Ejemplo:
Escribir lo siguiente:
Y en la celda A5 escribir la siguiente función: =Suma((A1+A3);(A2-A4)), cual es el resultado??
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4),B1)
FUNCIONES DE FECHA
El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la función =ENTERO(E2/360).
=ENTERO((DIAS360(D1,HOY(),VERDADERO))/360)
Hemos utilizado cuatro de las funciones más utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades.
FUNCIONES DE TEXTO
Vamos a utilizar ahora la Función NOMPROPIO() que también es de gran utilidad para formatear una cadena de texto.
Ya tenemos el nombre completo en una celda, ahora sí podemos hacer uso de la Función NOMPROPIO().
Debemos obtener en la celda G6 Pepe Gutierrez Ruiz. Nos ha puesto las iniciales en mayúsculas.
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
En una hoja de Excel es muy importante tomar los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Vamos a hacer uso de la función BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el teléfono de la persona buscada.
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMETRICAS
Vamos a multiplicar todos los valores de la columna B,
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc…
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
– Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
– Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato… entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
La validación de datos | ||
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
– Seleccionamos la celda que queremos validar.
– Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
Además de definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar que una página esté libre de errores, si quieres saber más sobre cómo localizar y depurar errores haz clic aquí .
TABLAS DINÁMICAS Paso a Paso
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen.
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
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