Sistema de contabilidad, financiero, tributario y económico
Enviado por Carlos Roberto Maldonado Ortega
MANUAL DE USO
PRÁCTICO Y AMIGABLE
El presente es un material de aprendizaje, usado para capacitación de clientes y alumnos.
El software de contabilidad VISUALCONT le permite registrar y controlar las operaciones mercantiles y contables, asimismo se puede tomar decisiones rápidas y consistentes en base a la gran variedad de reportes e informes que emite el VisualCont.
Creación de empresas
1. Ir a menú utilitarios / crear empresa
1. Damos clic en el icono Nuevo
para ingresar a la pantalla donde llenaremos los datos de la empresa. Cuatro son los datos más importantes para poder grabar: RUC, RAZON SOCIAL, AÑO DE INICIO y DIGITOS X N., lo demás es informativo y lo podemos modificar en cualquier momento.
Dígitos x Niveles es necesario al momento de estructurar el Plan Contable, el password sirve como seguridad para que cualquier persona no pueda ingresar. La demás información es requerida para exportar al DAOT-PDT de la SUNAT
Por ser el sistema multiempresa, cada vez que creemos una empresa, nos pedirá de nuevo este tipo de información.
Una vez llenado los datos hasta dirección dar un clic al botón grabar y luego saldrá el siguiente mensaje:
Si le da clic en Si se generara la nueva empresa con el plan contable General Empresarial que se encuentra en el Master de lo contrario si le da clic al botón NO
Tendrá que escoger el plan contable de una empresa ya existente, entonces elegimos la empresa a copiar que se ubica en la parte inferior:
3.- Ahora que ya esta creada la empresa, vamos a elegir para poder trabajar
Pasos para elegir una empresa: Menú utilitarios / Selección de Empresa
Damos clic en si para continuar
A la altura de empresa elegimos la empresa creada, es obligado ingresar el password que se ingreso al momento de crear la empresa, el mes y año nos ubicara el tiempo en que queremos ingresar o consultar los libros y reportes.
Configuración
La configuración consiste en definir la información base para que el sistema funcione
Parámetro Principales | Parámetro Secundarios |
| a. Clientes b. Proveedores c. Activos Fijos d. Ubigeo |
A.- PARAMETROS TRIBUTARIOS
Si no configuramos correctamente no nos permitirá registrar las operaciones, el llenado es sencillo, diseñado en base al criterio contable para utilizar el plan contable en todos los procesos del sistema.
Para entrar nos vamos al menú utilitarios / Parámetros Tributarios
En este módulo vamos a seleccionar las cuentas que se utilizarán según el concepto que se encuentra a la izquierda.
Ejm.: para el IGV Venta, hemos seleccionado la cuenta 4011100, pudo haber sido otra; para elegir otra cuenta dar clic en el cuadrito color plomo
asimismo en caso el porcentaje del igv aumente o disminuya, solo se tendría que digitar sobre 19, ver la siguiente imagen:
Para visualizar mis registros de operaciones tanto en soles como en dólares, solo se tendría que marcar la siguiente opción:
Para seleccionar los asientos de: Cierre, Cancelación y Ajustes le damos clic en la pestaña que dice Configurar Mes 13, esto sirve para que cuando llegue el mes de Diciembre, se pueda visualizar los EEFF al mes de Diciembre o sino al mes 13 el cual aparecería con las cuentas canceladas, Finalmente damos clic en el icono grabar
Damos clic en la columna Tipo Voucher a la altura de los conceptos, luego presionamos la tecla enter para desplegar la lista de tipos de voucher, después seleccionamos presionando la tecla enter.
B.- PLAN CONTABLE.
Para entrar, nos vamos a la barra de menú Mantenimientos / Plan Contable, seguidamente nos mostrará el listado de todas las cuentas.
Para crear una cuenta damos clic en el icono Nuevopor ejemplo para modificar una cuenta, damos clic en modificar, en esta opción podemos cambiar cualquier dato, no se puede cambiar el código de cuenta cuando esta se haya previamente utilizado en el registro de información.
Al crear o modificar la cuenta, tener en presente que la relación determina como se comportará la cuenta:
Ninguno.- Para cuentas de gastos entre otras.
Cuenta Corriente.- Para cuentas que me permita controlar estados de cuenta, como por ejemplo la cuenta 12 Clientes, 42 Proveedores entre otras.
Centro de Costo.- Permite controlar Áreas de explotación, Proyectos de Construcción, etc. Cuando realicemos un ingreso de compras o ventas, nos pedirá que seleccionemos un centro de costos que previamente hemos tenido que haber creado en el menú Mantenimientos / Centro de Costos
Ambos.- Es para las cuentas que sean Cuenta corriente y Centro de costos
Activo Fijo.- Para las cuentas 33 y 39, cuando realicemos movimientos, estas cuentas nos pedirán que seleccionemos la clase de Activo que previamente hemos tenido que haber creado en el menú Mantenimientos / Activos Fijos.
AMARRES
Acá seleccionamos las cuentas de destino los cuales nos servirán para que sea automático, se pueden elegir uno o varios destinos para una provisión, para esto también es necesario digitar el porcentaje respectivo, el sistema controla que la suma de los porcentajes no sobrepase el 100%
Finalmente damos clic en Grabar para que la configuración del Plan Contable tenga efectos
C.- TIPO DE VOUCHER
Para ingresar nos vamos al menú Mantenimientos / Tipos de Voucher, seguidamente nos mostrará el listado de todos lo T.V. creados
Para crear un T.V. damos clic en el icono Nuevo por ejemplo para modificar una cuenta, damos clic en modificar, en esta opción podemos cambiar cualquier dato, no se puede cambiar el código cuando este se haya anticipadamente utilizado en el registro de información.
TIPO.- Nos indica como trabajara y donde se mostrará
Por ejemplo si indicamos Compras Contado, quiere decir que cuando vayamos al menú de Movimientos / Ingreso de Compras, entonces la operación cancelará la compra, es decir creara otro voucher de pago con la cuenta 10 Caja Bancos.
Selección de cuentas, D/H y Parámetro.- acá el usuario crea el asiento contable que aparecerá automáticamente cuando estemos ingresando las compras u otro asiento en el menú movimientos.
D.- BANCOS – CHEQUERAS
Para ingresar damos clic en Mantenimientos / Bancos. Este Módulo nos permite crear los bancos y enlazarlos con la cuenta contable de bancos, de esta manera se pueden crear las chequeras.
Damos clic en Nuevo luego en la pantalla que nos aparece, digitamos el nombre del banco, la cta.cte. Seleccionamos la cuenta contable la cual será relacionada. Posteriormente damos clic en Talonario de Cheques
Luego nos aparece el listado de Chequeras, tal como se ve en la siguiente imagen
Damos clic en Modificar y nos muestra como está organizada la chequera, cada talonario debe tener un número de inicio y fin, también hay que indicar en el numerador el correlativo actual donde nos encontramos, en este caso es desde el 1 hasta 100 y vamos usando el 4to cheque.
Movimientos
INGRESO DE DIARIO
Para ingresar damos clic en el menú Movimientos / Ingreso de Diario, en este módulo registraremos todos los asientos excepto compras y ventas que tienen sus propios módulos que son Ingreso de Ventas y Compras.
Al dar clic en el icono Nuevonos mostrará la ventana para ingresar información.
T.Voucher.- Aquí elegimos el T.Voucher que queremos registrar, elegimos con el Mouse o el teclado, después de elegir presionar la tecla enter para validar.
Módulo con los datos ingresados para su registro.
Ahí presionamos la tecla insert para agregar una cuenta mas, después digitar la cuenta para que automáticamente lo busque, luego dar enter para seleccionar la tecla elegida.
Para elegir la cuenta contable, digitamos directamente debajo de la columna cuenta, según el número del ítem, también podemos elegir presionando la tecla enter y barra espaciadora para que se despliegue el plan contable, para confirma la cuenta presionamos la tecla enter.
INGRESO DE VENTAS
Para ingresar damos clic en el menú Movimientos / Ingreso de Ventas, permite registrar las facturas, boletas y cualquier otro documento de ventas realizada
INGRESO DE COMPRAS
Para ingresar al módulo, damos clic en el menú Movimientos / Ingreso de Compras, permite registrar las facturas, boletas y cualquier otro documento de compras realizadas.
Después de dar clic en el icono nuevo nos aparece la siguiente ventana.
Acá es necesario seleccionar el tipo de voucher, proveedor, documento y digitar el importe de la compra o gasto en la parte superior, porque en la parte inferior el llenado de datos es automático (jala el voucher configurado previamente).
PARTE SUPERIOR
PARTE INFERIOR (llenado automático)
Para seleccionar los listados de proveedores, dar clic en este icono
Para seleccionar los listados de Tipo Voucher y otros, dar clic en la flechita 
EL LLENADO DE LOS MODULOS: DE COBROS A CLIENTES, PAGO A PROVEEDORES Y RECIBO POR HONORARIOS, SON SIMILARES A INGRESO DE COMPRAS.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo ingresar mi asiento de apertura?
a. Ir a la barra de menú MOVIMIENTOS / Ingreso de Diario
b. Dar clic a nuevo
c. En T. Voucher seleccionar el voucher APERTURA dado clic en la flechita, luego automáticamente se creará el asiento contable, listo para ingresar solo los importes
d. Finalmente clic en grabar.
a. Porque en Mantenimiento / Plan Contable esas ctas. están configuradas como cta.cte. en la opción relación.
b. Se configura como cta.cte. para que cuando se registren asientos con esas cuentas, me pida seleccionar el nombre de una persona natural o jurídica y pueda emitir un reporte de estado de cuenta.
a. Ir a Mantenimiento / Tipo de Voucher
b. Clic en nuevo, luego digitar la información que pide y en la parte inferior doble clic sobre la grilla para seleccionar las cuentas que formarán la plantilla. (guiarse de uno que ya existe)
c. Si hemos creado una compra, entonces esa plantilla lo veremos cuando hagamos un Ingreso de Compras.
d. La columna parámetro es necesario seleccionar para que el asiento este completo y listo para ser utilizado en el menú movimientos.
¿Cómo empiezo a utilizar el VisualCont?
1) Creación de Empresa.- Se puede crear N empresas, no tiene límites.
2) Asiento de Apertura.- Ingresar la información de las cuentas del Asiento de Apertura. Para finalizar de click en el icono Grabar, para que el asiento automáticamente se muestre en todos los libros contables.
3) Plan Contable.- Configuración de las cuentas de acuerdo a la necesidad y tipo de empresa que se va a llevar la contabilidad
4) Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributos.- Comprende al Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro de Caja y otros que se muestran en la ventana de selección. Se ingresa la información a cada una de ellas. Para finalizar en el icono GRABAR, este asiento generado es lo que se integra a todos los libros contables y se muestra en la Hoja de Trabajo.
5) Cierre Anual.- Consolida todos los asientos realizados durante el año, con la finalidad de crear el Asiento de Cierre y Apertura del siguiente año.
6) Resultado automático.- Al ingresar cualquier asiento contable, la información está lista para visualizar el Diario Anual, Libro Mayor, Hoja de Trabajo, balance de Comprobación, Estados Financieros cierre del ejercicio, etc
7) Declaración PDT.- Con la información contenido en la Hoja de Trabajo con
Transferencias, está listo para realizar su Declaración de PDT Renta Anual
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Autor:
Edgar García