Análisis administrativo de una empresa

Descripción general

Nombre de la empresa

Book Store Cía. Ltda.

Actividad que realiza

Book Store se dedica a la comercialización de productos de oficina, escolares, arte y pintura, computación, electrónica, papelería y fiestas, cartonería en general, arquitectura, ingeniería, manualidades y varios. 

Tamaño de la Empresa

Gran Empresa

Forma Legal

Compañía de Responsabilidad Limitada.

Número de Empleados

Doscientos noventa y nueve empleados, de los cuales treinta y cuatro son administrativos y doscientos sesenta y cinco son operativos.

Importancia Económica en la Región

Como se sabe, Cali es un mercado que quiere ser ocupado por el empresario nacional quepermanentemente comercializa sus bienes y servicios, por lo tanto es muy importante recalcar el volumen de que utiliza la ciudad de los antes mencionados, ya que incorpora fuentes de trabajo, ocupación de mano de obra, las cuales representan actividades productivas. Por consiguiente, podemos mencionar que Book Store Cía. Ltda., es la cadena #1 en el país, ya que se dedica a cubrir la demanda potencial de materiales para oficina, estudio y arte, lo cual conduce a la implementación de nuevas fuentes de trabajo, de tal manera que mientras trata de cumplir dicha demanda, también aporta con la comunidad a la obtención de un ingreso o remuneración, beneficiando al país, ya que contribuye con la reducciónde desempleo.

Situación actual, Estabilidad y Crecimiento

Para determinar la situación actual de Book Store Cía. Ltda., tanto internamente como externamente frente a la competencia, se realiza el análisis FODA, en el cual revela las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

• Fortalezas

Precios competitivos.

Disponibilidad de buenas líneas de crédito en el sector financiero.

Buena reputación (Calidad–Precio-Garantía).

Línea de crédito con proveedores.

Buena infraestructura.

Control eficiente de la mercadería.

Estar ubicado en una zona de continuo movimiento comercial.

Contar con una variedad de líneas de productos de acuerdo a las exigencias del cliente.

• Debilidades

Falta de decisión por parte de los mandos medios.

Alto congestionamiento de clientes en temporadas pico como lo es temporada escolar.

• Oportunidades

Aprovechar el ingreso de nuevos productos al mercado.

Ser uno de los mejores clientes de grandes empresas como son: BIC, GRUPASA y CARVAJAL.

Aprovechar los cursos de capacitación que proporcionan los proveedores.

• Amenazas

Competencia directa e indirecta.

Aumento en las tasas de interés para préstamos.

Contracción de la demanda como consecuencia de la inestabilidad política que vive el Ecuador.

Podemos mencionar,que esta empresa proyecta solidez y crecimiento en el mercado, además sus principales objetivos giran en torno al concepto de rentabilidad y eficiencia, apuntando a seguir siendo una fuente estable de trabajo para todos sus colaboradores, ofreciendo siempre un excelente servicio al cliente y manteniéndose a la vanguardia. No obstante, se sobrepone ante otras empresas que se dedican a la misma labor.

Con respecto al crecimiento, podemos darnos cuenta de su éxito al analizar su trayectoria, ya que esta compañía fue creada hace 70 años y en los últimos 3 años ha abierto 6 almacenes con una amplia cobertura.

Perspectivas y Proyectos futuros

Su plan de expansión hasta el 2014 determina la apertura de dos nuevos locales por año, algo que se cumplió en 2009 con la inauguración de nuevos almacenes en Cali.

Administración de la empresa

PLANEACIÓN

• 1. Se plantean macro objetivos.

• 2. Sobre estos, cada área plantea sub-objetivos que le permitan alcanzar la meta principal.

• 3. En base a estos últimos, se toman las acciones pertinentes, asignándose tareas.

Todo se asocia con el macro objetivo, de tal manera que sea factible poder cumplir con la misión y visión de la empresa.

Principales elementos formales de la planeación.

Visión.-

"La visión es el sol, es la que alumbra la misión".

Ser la primera opción de compra, con liderazgo, excelente servicio, innovadores, rentables, con personal competente, procesos tecnológicos de punta, que satisfaga a clientes externos e internos con responsabilidad social.

 Misión.-

"La misión se apoya sobre principios y valores".

Somos una compañía innovadora de ventas al retail, especializada en papelería, suministros escolares,  oficina, tecnología,  arte y variedades, capaz de entregar  a nuestros  clientes,  satisfacción de compra a través de calidad y  buen servicio.

Valores.-

• Compromiso.

• Responsabilidad.

• Honestidad.

• Servicio.

Nivel de Participación del Personal en el Proceso de Planeación

Organización

Organigrama

Juan Marcet si cuenta con un manual de organización en donde se describe la mayoría de los puestos de trabajo en la empresa.

Dirección

La función administrativa de la dirección es el proceso consistente y la capacidad para influir, guiar y motivar al personal para que contribuyan a lograr los objetivos de la empresa.De acuerdo con lo estudiado, Book Store realiza acciones importantes como:

• Se debe generar respeto hacia el equipo.

• El líder no impone, él se encarga de que la gente sienta admiración hacia él, dado a sus principios y experiencia.

• Comparte conocimientos.

• Es justo, busca oportunidades iguales para todos.

• Comparte su liderazgo.

• Debe haber apertura para proponer.

Tipo de Liderazgo

Es un liderazgo democrático que consulta a sus subordinados respecto a las acciones y decisiones y alienta a su participación. Según la rejilla administrativa su liderazgo fluctúa entre 5.5, 9.1 y 9.9 dependiendo del momento comercial de la empresa.

Los momentos comerciales rigen el tipo de liderazgo empleado:

• Momentos de baja demanda.- Liderazgo más enfocado en el cumplimiento delos objetivos que en el interés del personal.

• Momentos de demanda aceptable.- Liderazgo manteniendo un equilibrio entre el cumplimiento de los objetivos y el interés por el personal.

• Momentos de alta demanda.- Liderazgo manteniendo un pequeño desequilibrio hacia el cumplimiento de los objetivos que por el interés del personal.

Motivación

Book Store cuenta con una gerencia humanizada que se encarga de:

• Que los empleados sientan seguridad laboral.

• Que se den buenas oportunidades que permitan a sus empleados crecer en el ámbito personal, profesional y económico.

• Salario justo.

• No a la explotación.

Es política de esta empresa tratar de comercializar productos de oficina, escolares, arte y pintura, computación, electrónica, papelería y fiestas, cartonería en general, arquitectura, ingeniería, manualidades y varios, por lo que además de cumplir con sus requerimientos y expectativas; preserva al mismo tiempo la salud, integridad y seguridad del personal.Para lograrlo, el gerente líder se ha impuesto el compromiso de:

• Desarrollar y mantener un Sistema de Gestión Integrado, actualizándolo constantemente.

• Garantizar el cumplimiento de requisitos de sus clientes

• Promover la seguridad de sus colaboradores, proveedores y visitantes, previniendo riesgos laborales a través de capacitaciones y formación, logrando un mejor ambiente laboral.

• Implementar y actualizar mecanismos de comunicación eficientes con los empleados, clientes, autoridades y comunidad circundante.

• Establecer y revisar metas para calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

¿Es la motivación una necesidad ética?

La gerencia de Book Store cree que es obligación del empleado buscar esa necesidad ética. Están convencidos de que tanto el empleador como el empleado la deben buscarla, y se debe entender de que con esfuerzo pueden ganarse con derecho esa motivación. La aplicación inadecuada de la motivación no aporta al talento humano del empleado, es más, lo desanima.

Importancia de la motivación en el rendimiento de la empresa.

• La motivación no es el único factor que incide en el correcto rendimiento de la empresa.

• Esta varía de acuerdo tanto a las actividades como a los niveles de gerencia a la que va dirigida.

Control

Book Store monitorea el rendimiento y el desempeño de cada uno de los empleados frente a los objetivos planteados.

• Cada gerente está encargado de realizar un esquema de control interno para verificar que se realicen eficientemente las tareas que lleven al cumplimiento de los objetivos.

• Se manejan principios y valores, y se aseguran de que las personas saquen provecho de las actividades que realizan.

En el esquema de control de la empresa se manejan 3 aspectos importantes:

• Preventivo.- Se previenen errores.

• Correctivo.- Se divide en sanción y corrección del proceso de tal manera que se evita cometer un error nuevamente.

• Control estratégico.- Se realizan las actividades previendo los niveles de riesgo de cada proceso.

Conclusiones

• La industria en la cual Book Store Cía. Ltda. realiza sus actividades es muy competitiva, por lo que presentar productos novedosos, de excelente calidad y con garantía, obtiene como resultado un incremento en la lista de clientes, por la necesidad de adquirir productos novedosos y confiables. Sin embargo, las Instituciones Financieras y la inestabilidad política amenazan con la solidez de la empresa.

• La planeación en Book Store Cía. Ltda. es de suma importancia, ya que en base a las metas propuestas por la alta gerencia, los trabajadores se plantean sub-objetivos, fijando de esta manera el curso concreto de acción que debe seguirse para cumplir con el propósito fundamental de la empresa. De esta manera también se establecerán las gestiones más acertadas que se habrán de realizar en el futuro.

• La visión de esta empresa tiene como objetivo desafiante, ser la primera opción de compra, en base a esto deben diseñar estrategias y tomar decisiones a fin de que se cumpla a largo plazo; sin embargo esta visión carece de horizonte tiempo, por lo cual no podemos conocer en qué tiempo tienen previsto llegar a este objetivo y tampoco se define el nicho al cual se va a dirigir, creando confusiones acerca del camino a seguir. Y en cuanto a la misión no nos indican a qué grupo de clientes satisface, pero deja muy en claro el propósito fundamental de la empresa.

• La organización dentro de una empresa puede llegar a ser de vital importancia en el éxito o fracaso de la misma, podemos decir que una compañía bien organizada posee una preeminencia competitiva frente a aquellas que no cuenten con un plan de organización bien establecido. Entidades ordenadas no tienen objetivos "imposibles", poseen en su manual organizacional la capacidad de explicar a sus empleados que tareas específicas debe desempeñar cada uno en pos del cumplimiento de una estrategia que persiga un objetivo determinado. Book Store Cía. Ltda., posee como diseño organizacional un organigrama de estructura alta, departamentalizado por funciones, el cual tiene la ventaja de permitirle tener un desempeño general ágil y eficiente, ya que éste tipo de diseño organizacional prioriza una estrecha supervisión, un estricto control y una rápida comunicación entre subordinados y superiores.

• El proceso de control que realiza Book Store se considera tres aspectos importantes: 1) Se previenen los errores, en donde cada gerente o encargado del control establecen estándares o parámetros para ver si hay variaciones o errores en el proceso que realicen, 2) El de corrección del proceso, en este paso lo que se va a medir es el desempeño de cada empleado a fin de verificar si ellos están realizando su trabajo correctamente comparando con los estándares establecidos y si estos no se cumplen se procede a una sanción para el empleado y a su vez la corrección del mismo, evitando errores nuevamente, 3) Control estratégico, se controla cada uno de los procesos tratando de que los niveles con mayor riesgo sean los de mayor control.

• Book Store cuenta con una gerencia humanizada que se encarga de que los empleados sientan seguridad laboral, ya que reconoce el trabajo y entrega con un salario justo, además se les otorga oportunidades que les permitan crecer en su ámbito personal profesional y económico, creando así un lema aceptado y reconocido en los derechos humanos "No a la explotación".

Recomendaciones

• Para las actividades ejecutadas durante la planeación se deberían establecer plazos, a fin de llevar a cabo las actividades en el tiempo requerido y así poder cumplir los objetivos deseados.

• La empresa debe establecer prioridades en cuanto a los obstáculos que deben ser superados para lograr alcanzar las metas.

• Se debe realizar un seguimiento de los planes de acción, comprobando si es que estos están contribuyendo a que se logren los objetivos.

• Es imprescindible que todas las empresas tengan un plan organizativo eficaz y bien establecido, para evitar que su personal se vea confundido al momento de realizar sus funciones; el organigrama es la herramienta que explica la división de labores y los niveles que ocupan cada uno de los trabajadores de una organización, pero con la desventaja que no permite una amplia y fluida comunicación, ya que estos no muestran importantes relaciones existentes entre las personas y unidades que forman parte de la organización. Para evitar este déficit comunicativo es recomendable que las empresas traten de establecer una estructura organizacional conveniente. Dependiendo de la complejidad, formalización y centralización las empresas pueden adoptar una estructura organizacional mecánica u orgánica, consideramos que lo más recomendable es adoptar un diseño organizacional más parecido, no necesariamente en su totalidad, al de un diseño orgánico ya que este agilita la comunicación dentro de la organización, logrando una mayor colaboración entre sus miembros y descentralizando la autoridad.

• No especifica la empresa cuales son los métodos para medir el desempeño de los empleados, y si dichos resultados cumplen con los objetivos de la empresa, es decir, las metas y objetivos establecidos en la planificación de la empresa. Al ser Juan Marcet una empresa que se dedica a la comercialización de diferentes productos se recomienda mejorar las habilidades de los empleados, capacitándolos ya sea semanal, mensual y anual según sea lo requerido por la empresa, para así cada empleado sepa los objetivos planteado por dicho establecimiento.

• Es recomendable para esta Compañía que realice ciertos tipos de control que en la actualidad son muy utilizados por varias empresas, garantizando un producto de mejor calidad para los clientes y también que les genere más ganancias y pocas perdidas; entre ellas tenemos las auditorias (pueden ser administrativa, operativa), ya que indican la situación actual de la empresa. No obstante, se puede hacer un control de calidad de los productos que ingresan a la empresa, los cuales deben estar en perfectas condiciones para su venta, además de que cumplan con los estándares y exigencias establecidas ya sea por la empresa o por los clientes; y un control de la cantidad de producto que ingresa, el cual no debería sobrepasar más de la demanda requerida porque eso implicaría más costos por el ingreso de esos productos.

Autor:

María Auxiliadora Peralta