Adecuación del sistema de gestión de la calidad de la división de protecciones, supervisión y control de generación

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 En el siguiente trabajo se realizó un análisis del Proceso Mantener desarrollado por la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación de CVG EDELCA, para lo cual se aplicó un estudio no experimental de tipo descriptivo-evaluativo. Se planteó como objetivo general: Adecuar el Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación de CVG EDELCA, en proceso de certificación ISO 9001:2000; enmarcándose en los requerimientos establecidos en el Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA, específicamente en el aspecto seis (6), Gerencia de Procesos. Para esto se evaluó la situación actual del Proceso Mantener de la División, detectándose las debilidades y oportunidades de mejora del mismo y presentando seguidamente una serie de propuestas entre las cuales se encuentra un Manual de Procedimientos para dicho Proceso. Como resultado de este estudio se puede afirmar que a través de la correcta implementación de las propuestas y la constante revisión de su aplicabilidad en el tiempo, se logrará la adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, cumpliendo de esta manera con los requisitos necesarios para la obtención de la certificación ISO 9001:2000 de las Plantas de Generación, proceso en el cual desempeña el importante rol de Unidad de Apoyo. INTRODUCCIÓN

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL PROBLEMA (Gp:) Junta Directiva (Gp:) Presidencia (Gp:) Gerencia de Consultoría Jurídica (Gp:) Gerencia de Auditoría Interna (Gp:) Gerencia de Asuntos Públicos (Gp:) Gerencia de Recursos Humanos (Gp:) Gerencia de Gestión Ambiental (Gp:) Gerencia de Licitaciones (Gp:) Dirección de Planificación (Gp:) Dirección de Finanzas y Administración (Gp:) Dirección de Servicios (Gp:) Dirección de Telemática (Gp:) Dirección de Operación y Mantenimiento de Transmisión (Gp:) Dirección de Proyectos de Transmisión (Gp:) Dirección de Expansión de Generación (Gp:) Dirección de Producción (Gp:) Dirección de Redes Regionales (Gp:) División Planta Guri (Gp:) División Planta Macagua (Gp:) División Planta Caruachi (Gp:) División Protecciones, Supervisión y Control de Generación (Gp:) División Ingeniería de Mejoras de Generación DPSCG

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL PROBLEMA (Gp:) Mantener en óptima disponibilidad los Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control asociados a las Plantas de Generación de CVG EDELCA, mediante la planificación, organización y coordinación de las actividades a ser implementadas por las Unidades que conforman la División, para cumplir con el aporte de generación exigido por los clientes, dentro de los parámetros de calidad, costo y oportunidad planteados por la Empresa. (Gp:) OBJETIVO FUNCIONAL DPSCG

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL PROBLEMA SGC NVC ISO 9001:2000 MEGE DPSCG GURI CARUACHI MACAGUA CERTIFICACIÓN ISO 9001:2000

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 ALCANCE EL PROBLEMA Normalización del Proceso Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control de Generación de la División. Revisión de la documentación existente. Identificación de necesidades de cambio en los mismos o de creación de nuevos documentos. Implementación en la medida de lo posible. Basándose en: Requerimientos del Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA. Algunas cláusulas de la Norma ISO 9001:2000. Guías Metodológicas establecidas por la División de Desarrollo de la Organización.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL PROBLEMA OBJETIVO GENERAL: Adecuar el Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación de CVG EDELCA, en proceso de certificación ISO 9001:2000.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Evaluar el estado actual del Proceso Clave “Mantener” de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, estudiando sus cuatro (4) subprocesos: Planificar, Procurar, Ejecutar y Controlar el Mantenimiento. Diseñar una nueva estructura de subprocesos para el Proceso Clave “Mantener” de la División, que se adecue al Ciclo de Mejoramiento Continuo (PDCA). Diagnosticar el estado de los procedimientos documentados relacionados con el Proceso “Mantener” de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación. Identificar Oportunidades de Mejora que permitan eliminar las debilidades del Proceso Clave “Mantener” o de cualquier procedimiento importante que realice la División o alguno de sus Departamentos adscritos. Realizar propuestas para optimizar la gestión de la División y adecuar su Sistema de Gestión de la Calidad. Determinar los elementos a normalizar de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación. Diseñar y elaborar flujogramas, procedimientos, instructivos de trabajo y formularios, de acuerdo con la metodología a utilizar. Validar todas las propuestas con los dueños del proceso. Elaborar un Manual de Procedimientos para el Proceso Clave “Mantener” de la División.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 SITUACIÓN ACTUAL 2 1 5 observaciones importantes… 3 4 5 La División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación debe tener claramente definidos sus Procesos de Gestión, Claves y de Apoyo de acuerdo al nivel de importancia de cada una de las funciones que desempeña como Unidad de Apoyo. No cuenta con una completa documentación de los procedimientos que se llevan a cabo y que representan la base de la Razón de Ser de la Unidad, su Misión. Dichos procedimientos deben estar normalizados y documentados, y además, estos documentos deben ser del conocimiento de todo el personal que labora en la División. Por ser ésta una unidad de servicio para las Plantas de Generación, debe normalizarse el proceso de Solicitud de Atención de Requerimientos donde interactúan la División con cada una de éstas. Se hace necesario, por lo tanto, el establecimiento de una herramienta única para la comunicación efectiva y sencilla entre la División y sus Clientes (Macagua, Guri y Caruachi). Para efectos de simplificación de la documentación, se hace necesaria la creación de un único documento que contenga todos los términos cuya definición facilite el entendimiento de los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo de la División, reduciendo de esta manera el número de páginas de todos estos documentos, en cada uno de los cuales actualmente es necesario definir los términos utilizados para el entendimiento de los mismos. En el Departamento Centros de Control de Generación, adscrito a la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, se detectó la necesidad de diseñar y normalizar un Formulario para la creación de la Hoja de Vida de los equipos utilizados en la ejecución de las actividades de mantenimiento, como requisito necesario para dar cumplimiento a lo establecido en la cláusula 7.6, Control de los dispositivos de seguimiento y medición, de la Norma Venezolana Covenin ISO 9001:2000.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS Planificar el Mantenimiento Ejecutar el Mantenimiento Controlar el Mantenimiento Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisón y Control de Generación P D C A (Gp:) ? (Gp:) ? Procurar el Mantenimiento

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS Planificar el Mantenimiento Ejecutar el Mantenimiento Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisón y Control de Generación P D C A Controlar el Mantenimiento

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS PLANIFICACIÓN PROCURA DEL MANTENIMIENTO

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS PLANIFICACIÓN FORMULARIOS REVISADOS: FOR-660-007 FOR-660-009 FORMULARIOS CREADOS: FOR-660-019 FOR-660-011 Programa Anual de Mantenimiento: Este Formulario consiste en una plantilla en la que se especificará la planificación tentativa, para todo el año, de las actividades de mantenimiento a realizar. Solicitud de Materiales, Equipos y Servicios para la Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento: Esta es una herramienta que facilita la gestión de los recursos necesarios para ejecutar las actividades de mantenimiento planificadas para todo el año. Se emplea para especificar la manera como se administraran a lo largo de todo el año de gestión, los recursos solicitados al momento de la planificación. PROCURA DEL MANTENIMIENTO

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS EJECUCIÓN Uno de los cambios más relevantes introducidos al procedimiento es la inclusión de una instrucción específica previa a las ya existentes, la cual indica que debe llevarse a cabo una programación semanal de las actividades de mantenimiento a realizar. Esto se consideró necesario debido a que la coordinación semanal del mantenimiento no se veía reflejada en ninguna etapa del Proceso Mantener, y esto forma parte de las funciones específicas de la División.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS EJECUCIÓN NUEVA INSTRUCCIÓN ESPECÍFICA: De la programación semanal de las actividades de mantenimiento. Este nuevo paso en el procedimiento tiene asociada una Instrucción de Trabajo llamada Programación Semanal de Actividades de Mantenimiento, creada con la intención de estandarizar los criterios para llevar a cabo dicha programación, y ésta a su vez lleva anexo un Formulario denominado Programa Semanal de Mantenimiento, el cual se diseñó con todos los campos necesarios para vaciar la información referente a las actividades de mantenimiento que se realizarán durante la semana y sus responsables. FOR-660-010

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR EL MANTENIMIENTO:

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR EL MANTENIMIENTO: ELEMENTOS QUE REQUIEREN NORMALIZARSE: Procedimiento Interno para el Control del Mantenimiento. Instrucción de Trabajo para la Evaluación Semanal de la Gestión de Mantenimiento. Instrucción de Trabajo para el Establecimiento de Medidas de Ajuste y Mejoras en la Gestión del Mantenimiento. Instrucción de Trabajo para la Elaboración del Reporte Semanal de Actividades de Mantenimiento. Instrucción de Trabajo para la Elaboración del Informe de Gestión Mensual de Mantenimiento. Formulario para el Reporte de Actividades Semanales de Mantenimiento.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 PRO-660-001 PRO-660-003 PRO-660-002 MAN-PRO-660-001

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 GLO-660-001

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 FOR-660-006 FORMULARIO PARA SOLICITUD DE ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS FOR-663-008 FORMULARIO PARA LA HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS DEL DEPARTAMENTO CENTROS DE CONTROL DE GENERACIÓN MAPA DE PROCESOS DE LA DPSCG

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 La nueva estructura del Proceso Mantener de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación se ajusta al Ciclo de Mejoramiento Continuo (PDCA). CONCLUSIONES Los Procesos Claves de la División son tres (3): Planificar el Mantenimiento, Ejecutar el Mantenimiento y Controlar el Mantenimiento. La elaboración de un Mapa de Procesos hace posible la identificación y diferenciación de los Procesos Claves, de Gestión y de Apoyo de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación. Se diagnosticó el estado de los Procesos Claves de la División y se procedió a realizar modificaciones en los ya existentes y a documentar y normalizar los no existentes. Se crearon nuevos Formularios e Instrucciones de Trabajo a fin de optimizar la gestión de la División. El subproceso Controlar el Mantenimiento se identificó como un grupo de elementos que requieren normalizarse, y tal normalización se llevo a cabo siguiendo la metodología de los cuatro (4) pasos para el desarrollo de proyectos de normalización. Se establecieron los límites del Control del Mantenimiento mediante un Flujograma en donde se describe detalladamente la secuencia de pasos a seguir para transformar un conjunto de entradas en salidas a través de un proceso.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 Para dicha normalización se estableció un único Indicador de Gestión del proceso: Cumplimiento de la Gestión de Mantenimiento. CONCLUSIONES Los instrumentos y metodología utilizados para diagnosticar la situación actual y describir todo el Proceso Mantener de la División, permitieron analizar la secuencia de todos los procedimientos involucrados en éste y así establecer mejoras a través de la disminución de errores que se generaban como retrabajo y desorganización en la recolección de la información. Se elaboró un completo Manual de Procedimientos para el Proceso Mantener de la División, siguiendo los lineamientos establecidos en el PRO-160-007 para la elaboración de Procedimientos Internos de CVG EDELCA. Todas las propuestas realizadas y presentadas en este trabajo fueron revisadas por los dueños del proceso y aprobadas por los mismos.

edu.red (Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G. EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 Enviar el Manual de Procedimientos Internos del Proceso Mantener (MAN-PRO-660-001) a la Gerencia de Desarrollo de la Organización (DDLO) de CVG EDELCA, para su respectiva conformación y aprobación. RECOMENDACIONES Elaborar un programa que permita la implementación de las propuestas resultantes de este proyecto de investigación. Diseñar un plan de seguimiento del desarrollo del subproceso Controlar el Mantenimiento, mediante la medición de su indicador de gestión, para así detectar nuevas oportunidades de mejora. Difundir la información contenida en el nuevo Manual de Procedimientos Internos de la División (MAN-PRO-660-001) a todo el personal que labora en ésta, a fin de garantizar la pronta aplicación de los procedimientos y la estandarización de criterios. Normalizar los demás procesos de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, a fin de alcanzar la excelencia en su gestión. Realizar revisiones periódicas del Manual de Procedimientos Internos (MAN-PRO-660-001) de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación.