Diseño de un sistema de gestión para el almacén de pinturas y productos para pintar de la empresa Piar Color

Introducción PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que se encarga de distribuir y comercializar pintura automotriz, pintura arquitectónica, productos relacionados de reconocida calidad, con asesoría técnica especializada, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad en el sector de recubrimientos. El inventario establece la situación del patrimonio, detallando los valores que lo componen. Se debe formular antes de cualquier gestión administrativa. Por lo tanto es un proceso indispensable para la administración de los materiales de cualquier empresa, pues a través de su ejecución se conoce cuál es el nivel de existencia de cada material en el área de almacén. La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., en la búsqueda continua del mejoramiento y aprovechamiento de los recursos materiales, toma como punto importante que la empresa cuente con un bueno sistema de gestión, donde se encuentren respuesta a las preguntas de ¿Cuanto pedir? y ¿Cuándo pedirlo? A manera de minimizar costos y además minimizar los problemas y errores asegurando un trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Todo esto para generar una mayor ganancia a la empresa.

Introducción La empresa posee dentro de sus instalaciones un departamento de almacén. En este se encuentran las pinturas y productos para pintar que la empresa compra y vende al mercado industrial y comercial. En este se aplica un inventario cada vez que un proveedor suministra un material, pues, para darle entrada a dicho almacén es necesario conocer la cantidad exacta de su existencia física, y con ello es posible mantener un control. Sin embargo, el control que se está llevando a cabo no es suficiente para garantizar un control confiable, puesto que el inventario se realiza de manera manual, estando carente de una base de datos confiable que cuente con aspectos que garanticen su óptima administración. Por tal motivo es necesario que se diseñe un sistema de inventario para el Departamento de almacén de la empresa que permita controlar la cantidad y el estado físico de los materiales y repuestos que allí se encuentran. Este informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I, se expone el problema objeto del proyecto. Capítulo II, se presentan las Generalidades de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., Capítulo III, se destacan los aspectos teóricos. Capítulo IV, se presenta el diseño metodológico seguido en el proyecto. Capítulo V, se describe la situación actual de la empresa. Capítulo VI se presenta la propuesta de diseño y por último se presentan las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía Apéndices y Anexos.

Formulación del Problema Por esta razón se plantea realizar un estudio para el diseño de un sistema de gestión que permita mejorar y controlar dichas actividades en el almacén, y que se realicen de manera correcta, con el cual se logrará llevar un control eficiente de pinturas y productos para pintar, de igual forma garantizar que la información resultante sea acertada y corresponda con la situación actual del almacén.

Alcance El estudio se realizará en la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., específicamente enfocando hacia el control de la gestión, por medio de una base de datos, distribución de almacén y los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar. La investigación tendrá lugar en las instalaciones físicas de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., abarcando el área correspondiente al almacén de pinturas, las actividades que éste realiza, incluyendo los procesos de compra y venta del producto. Delimitación Limitación La empresa presenta información poco confiable en cuanto al inventario del almacén de pinturas y productos para pintar, esta información no se encuentra debidamente almacenada ni registrada por lo cual la información disponible en físico es deficiente y desactualizada. Debido a esto el estudio está limitado a la información que se pueda recolectar, de igual forma el tiempo empleado para el levantamiento.

Justificación e Importancia En PIAR COLOR GUAYANA C. A, el desarrollo de un sistema de control de gestión para el almacén de pinturas tiene como finalidad controlar y mejorar el sistema actual de la empresa, suministrando información actualizada y correcta que permitan evaluar, controlar y dar seguimiento a las actividades y procesos para obtener una mejor rentabilidad y productividad en el desempeño de las labores. La importancia del estudio radia en reducir costos y tiempo de ejecución en las actividades, garantizando que la información requerida es correcta y la meta de realizar las labores es la más idónea, y así la empresa alcance las metas planteadas al formularse estrategias y planificar actividades con datos exactos e información actualizada.

Objetivo General Objetivos Específicos Diseñar un sistema de control de gestión en el almacén de pinturas y productos para pintar de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A. Diagnosticar la situación actual del almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A. Diseñar una metodología de clasificación para las pinturas y productos para pintar del almacén de PIAR COLOR GUAYANA, C. A. Elaborar propuesta de mejora en cuanto a la distribución física de pinturas y productos para pintar en el almacén. Analizar y evaluar la gestión de los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar. Elaborar flujogramas de los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar. Proponer lineamientos para el Sistema de Control para mejorar la gestión del inventario y almacén de pinturas y productos para pintar.

Marco Metodológico

Marco Metodológico

Situación Actual En el presente capitulo se describe la situación actual de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., específicamente en el área de almacén de pinturas y productos para pintar.

(Gp:) DIAGNÓSTICO El almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., ha venido realizando las actividades y labores de gestión de inventario rigiéndose por actividades manuales debido a que dicha empresa fue aperturada en el año 2009, por lo tanto, es notable que su servicio en este sentido se encuentra bastante desactualizado. Aunque las actividades dentro de la empresa se hayan estado realizando cumpliendo con algunas normas del Manual de Aseguramiento de la Calidad, el almacén presenta deficiencias en lo concerniente al tema de inventario ya que es totalmente manual, debido a que se archiva en formatos, los cuales pueden ser manipulados por los encargados a realizar el inventario. El tiempo en que se aplica la programación del inventario es semestral, periodo que para la actualidad se considera muy amplio, debido a la variación que pueden presentar los costos de las pinturas y productos para pintar bien sea desde el punto de vista de incremento o reducción, afectando así las nuevas recepciones, de igual forma el costo de mantenimiento, el estado físico de las pinturas, las nuevas exigencias de parte de los clientes con innovaciones o mejoras de los productos que están a la venta. La empresa realiza el proceso de compra y venta al igual que el proceso de inventario de manera manual y con el uso de formatos que luego serán archivados, generando en muchos casos problemas administrativos y fallas en las actividades que realizan, dando como resultado una información que no es totalmente confiable para los propietarios de la empresa. Asimismo PIAR COLOR GUAYANA C. A., no cuenta con un software específico para controlar la entrada y salida de pinturas y productos para pintar, es decir, que al momento de facturar o al ingresar los materiales solo quedan constancias en físico de la operación realizada, generando esto más trabajo al personal y aumentando las posibilidades de cometer errores que perjudiquen el proceso del inventario y cuentas económicas, además de no tener una base de datos segura con la cual se puedan comprobar que los datos que arroja la realización de un inventario en el almacén sea el correcto.

(Gp:) STATUS DE PINTURAS Y PRODUCTOS PARA PINTAR En el área de almacén se encuentra un total aproximado de ciento cuatro mil trescientos sesenta y dos (104362) pinturas y productos para pintar de los cuales dos mil trescientos setenta y uno (2371) están descritos en kilogramos y tres mil ciento cincuenta y seis (3156) están descritos en metros y el resto esta descrito en unidades, con un previo estudio y la ayuda del personal encargado del almacén para la verificación de las condiciones de las pinturas y productos para pintar, adicionando el aporte en resultados obtenidos por medio de técnicas como la observación directa y entrevistas se evidencio que: El 9,89% de estas pinturas y productos para pintar, representan la cantidad total de diez mil trescientos veinticuatro (10324) productos que se encuentran en un status deficiencia para la venta al público, debido a defectos tales como oxidación, mal funcionamiento, descomposición, sistemas de encendidos, fracturas u obsolescencia. Sin embargo un 8,39% de las pinturas y productos para pintar que se encuentran defectuosos, es decir la cantidad de ocho mil setecientos cincuenta y seis (8756) se puede recuperar para ser vendido al público, con mantenimientos y diagnósticos de las fallas que presenten y puedan ser reparadas, siempre y cuando este no supere el costo de venta del material. Por lo tanto el porcentaje de materiales y repuestos que cumple con las condiciones y características para la venta al mercado es de un 98,5%, porcentaje que se comprobó mediante una lista de pinturas y productos para pintar que fueron evaluados, determinando el estado físico de los materiales, clasificados en perfección, deterioro y mal estado.

(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN Los materiales y repuestos que se encuentran en el almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., carecen en su totalidad de códigos que lo identifiquen y esto debido a que no se cuenta con un software que requiera de una codificación por material. Mientras que por el tema de la clasificación si es conocida la teoría de una clasificación de pinturas y productos para pintar por parte del personal que se encuentra laborando en la empresa, esta información se obtuvo por medio de entrevistas realizadas, pero la misma no es puesta en práctica debido a los factores distribución, ubicación y espacio los cuales no son utilizados de manera correcta y para el provecho de la empresa.

(Gp:) DISTRIBUCIÓN La distribución física de los materiales no es la correcta debido al factor antes mencionado que es la clasificación de los productos por características de cada uno, debido a que esto no se aplica pueden existir accidentes laborales, desconcentración, fatiga, demoras por las búsquedas de los productos solicitados para la compra y venta y al momento de realizar inventarios, entre otros. Es importante mencionar que el espacio del almacén es adecuado, mientras que la distribución de la estantería en ese espacio no es de provecho, dando como resultado que no se de un buen uso del espacio con el que se cuenta, por esto se recomienda la reorganización de la estantería para maximizar los niveles de servicios de la empresa, desde el punto de vista de áreas y dimensiones, hasta la imagen expuesta ante el público. En la figura 2 se presenta un plano actual de la distribución de planta del área de almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A: (Gp:) BAÑO (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE MOSTRADOR

(Gp:) COMPRA Y VENTA El proceso de Compra y Venta de pinturas y productos para pintar implica el traslado de estos hasta el lugar correspondiente, bien sea el área de almacén o al área de despacho de la empresa. Para esto se cuenta con un personal fijo y capacitado de acuerdo a las características de ejecución de servicios, avalando así las actividades realizadas. El proceso de compra de pinturas y/o productos para pintar actual de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., comienza cuando se reciben los productos, la nota de entrega y los certificados de calidad. Una vez comprobada su calidad, se registran en formatos, almacenan las pinturas y/o productos para pintar y se archivan los documentos. El proceso de venta inicia con la presentación de ofertas que se realizan a los clientes actualmente en la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A. se hacen por licitaciones o cotizaciones, donde se retira la solicitud de oferta, para ser revisada y tomar la decisión de ser aprobada o no, de ser aprobado se realizan una serie de pasos para elaborar la oferta y presentarla al cliente, de no ser aprobada culmina el proceso El siguiente paso al presentar la oferta es el suministro de pinturas y productos para pintar en donde se formaliza la venta, se revisan cada uno de ellos, se factura y se recibe el pago si así es el caso

PIAR COLOR GUAYANA C. A., como ya se menciono anteriormente no cuenta con un sistema de inventario, este proceso se lleva a cabo por medio de formatos y de manera manual para luego ser archivados, a continuación se describe el proceso de control de inventario actual de la empresa. El proceso de control tiene como objetivo fundamental determinar la cantidad de productos (Pinturas y productos para pintar) defectuosos y en buen estado del almacén. El alcance de este control de inventario se inicia con la elaboración de un programa de inventario y termina cuando se realiza el inventario y se gestiona la incorporación de productos. (Gp:) SISTEMA DE INVENTARIO

Situación Propuesta En este capítulo se exponen las oportunidades de mejoras consideradas para el diseño de un Sistema de Inventario en el área de almacén de pinturas y productos para pintar de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el que se busca evaluar y controlar el desempeño de la gestión de esté.

(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN Las pinturas y productos para pintar fueron codificados una vez realizado un estudio a los mismos sobre las características, especificaciones, normas, tamaños, entre otros. La codificación de cada material y repuesto será definida por una nomenclatura, y se realizo con todos los productos que se encontraban en el almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., los cuales son: pinturas, productos para pintar, equipos para pintar y ferreterías. A continuación se menciona unas descripciones de dichos productos, para luego explicar la codificación que se aplico a cada uno y el respectivo significado. (El resto las codificaciones para los materiales y repuestos podrán ser observadas en el apéndice A) Lijas: Descripción del producto: LIJA d/agua de 100 gr. 3M. Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto. Código: 3M-LIJ-010 Masillas: Descripción del producto: masilla liviana dynatron xtra grip (gal) 3M. Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto. Código: 3M-MAS-020

(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN La clasificación de las pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., se conoce pero no se aplica, a partir de estos conocimientos que ya se tienen sobre el tema se aplicaron una serie de modificaciones y reestructuración al modelo para así tener una mejor clasificación y ubicación en sus categorías de materiales y repuestos en el almacén, a continuación se presenta el nuevo modelo de clasificación después de aplicadas algunas mejoras. (Ver tabla 1)

(Gp:) DISTRIBUCIÓN En la distribución de planta existen lineamientos, principios y técnicas generales que, si se aplican, pueden conducir a una distribución eficiente por eso se recomienda la modificación de las instalaciones físicas del área de almacén de la empresa de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de lograr la mayor eficiencia al combinar los recursos empleados. La importancia de esta modificación del almacén de la empresa es arrojar cambios considerables en los aspectos del costo de manejo de materiales y mantenimiento, motivación del empleado, administración del espacio y satisfacer necesidades futuras. A continuación en la figura 3 se presenta la reorganización propuesta en el almacén, tomándose en cuenta las actividades primarias que se realizan, las actividades asociadas, espacio, segregación, acceso y control, comunicación, servicios básicos, entre otros. (Gp:) MOSTRADOR (Gp:) BAÑO (Gp:) ESTANTE 4 (Gp:) ESTANTE 5 (Gp:) ESTANTE 2 (Gp:) ESTANTE 3 (Gp:) ESTANTE 1

Una vez propuesta la nueva distribución del almacén, se da paso a la nueva distribución de las pinturas y productos para pintar que se encuentran en el almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., en donde se ordenaran en la estantería según una clasificación de materiales y repuestos que fue planteada previamente, se acota que los estantes tienen la característica de ser doble con una separación en su división de 1,00 m aproximadamente. La enumeración de los estantes es del 1 al 5, donde los primeros 3 son para aquellas de las pinturas y productos para pintar que tienen mayor salida al mercado y necesitan de mayor rapidez en su ubicación y despacho. Su distribución en la estantería por clasificación de las pinturas y productos para pintar será la siguiente: Tabla 2. Materiales Distribuidos en las Estanterías por Clasificación.

(Gp:) COMPRA Y VENTA La gestión de compra y venta de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., fue evaluada y analizada por lo que se plantean un nuevo proceso de gestión para así evitar demoras, problemas administrativos y otros errores que se puedan presentar, esto gracias a la instalación de un software como el sistema MANTIS, que se deja a criterio de los propietarios el uso de este o uno similar que pueda cumplir con las funciones definidas, y de esta manera el proceso es más confiable para sus propietarios y aporta a la mejora del proceso inventario y su eficiencia. El proceso de compra de las pinturas y productos para pintar a los proveedores se propone de la siguiente manera: Inicia con la verificación del stock de materiales y repuestos en el sistema, se estudia la cantidad de pinturas y productos para pintar que han sido vendido para realizar un listado de las posibles pinturas y productos para pintar que se requieren en el almacén. Esta información es verificada en el almacén, si es necesario se actualiza o modifica el listado según lo observado, se realiza una orden de compra y de esta manera se procede a realizar el pedido a los proveedores de las pinturas y productos para pintar que realmente se necesita, luego se espera a la llegada de los mismos, se reciben las pinturas y productos para pintar y posteriormente se da el proceso de recepción de pinturas y productos para pintar. El proceso de recepción de las pinturas y productos para pintar inicia con la llegada de los mismos a la empresa, donde se reciben y se verifican con la factura entregada al momento de la compra y la orden de compra, luego es verificado el estado y cantidad exacta de las pinturas y productos para pintar, de estar conforme se procede a codificar las pinturas y productos para pintar para ser ordenados en su estantería según cuál sea su clasificación, posterior a esto se asigna el costo a cada uno y se ingresa al sistema para su venta. De no estar conforme se realiza una carta de reclamo especificando lo que no se aceptara y se anexa una copia de la orden de compra y factura y se recibe lo que se esté en conformidad.

El proceso de venta de pinturas y productos para pintar por mostrador en la empresa se inicia cuando un cliente solicita una pintura y un producto para pintar, y se verifica que este se encuentre en existencia en el almacén de la empresa desde el sistema, de encontrarse se da el precio, si no decide comprar finaliza el proceso; si decide comprar se ubica y se muestra al cliente la pintura y el producto para pintar que solicito, se factura en el sistema y se entrega el mismo junto con su factura al cliente. El proceso de cotización a clientes, inicia al recibir una solicitud del cliente y se verifica su existencia por sistema o en el stock del almacén, si no se encuentra se realiza el proceso de compra de las pinturas y productos para pintar inexistentes en almacén; de encontrarse en existencia se envía los precios al cliente, si no se aprueba finaliza el proceso; de aprobarse se solicita la orden de compra y se verifica que el cliente posea crédito, de no poseer se realiza la factura, para luego enviar el producto con su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago al sistema. Si el cliente posee crédito, se le envía número de cuenta a depositar, administración verifica el pago y se recibe el recibo de depósito por fax o correo, administración procede a sellar y firmar el recibo, se realiza la factura para luego enviar dicho producto con su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago al sistema. Por último el proceso de compra de las pinturas y productos para pintar en almacén inicia al cliente solicitar un producto y se verifica por sistema y en el almacén que no existe el mismo, aquí se procede a contactar distintos proveedores, solicitan el precio a cada uno y se selecciona la mejor opción, para realizar la orden de compra y se envía a administración para ser firmada y sellada, luego se envía la orden de compra al proveedor, se realiza el pago del producto, envían recibo o comprobante de pago, esperan la llegada del mismo, reciben el mismo y enseguida se da el proceso de recepción de materiales y/o repuestos. A cada uno de los procesos que fueron descritos anteriormente se le realizaran los flujogramas para representar gráficamente las distintas operaciones que componen dichos procedimientos, estableciendo una secuencia cronológica. Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., será de importancia cada flujograma, ya que, es un instrumento grafico para la realización de cada procedimiento y ayuda al analista a comprender la información de los procedimientos, permitiendo definir, analizar y solucionar los problemas con mayor facilidad. Los flujogramas diseñados se encontraran en el Apéndice B, a continuación se mostrara solo el de Compra de pinturas y productos para pintar. (Gp:) Verifican Stock De Productos (Gp:) Estudian cantidad De Productos (Gp:) Verifican existencia en Almacén (Gp:) Realizan un Listado de los Productos que se requieren (Gp:) Actualizan o Modifican el listado (Gp:) Realizan Orden De Compra (Gp:) Realizan Pedido A Proveedor (Gp:) Esperan Llegada De Productos (Gp:) Realizan Procedimiento De Ingreso del Productos

(Gp:) SISTEMA DE INVENTARIO Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., se deben proponer una serie de lineamientos que ayuden a mejorar el sistema de gestión de inventario y almacén de pinturas y productos para pintar, donde el sistema de periodo fijo de pedido es el más oportuno, ya que se revisa los niveles de inventario en intervalos fijos de tiempo y se coloca pedidos que cubren pintura y/o producto suficiente para que se recuperar los niveles de inventario. El sistema de periodo fijo se emplea en intervalos donde resulte deseable contar físicamente los inventarios en una base periódica regular. Es importante mencionar que en situaciones particulares donde no es factible una contabilidad perenne de inventario, el conteo periódico de los materiales podría ser el sistema más práctico. Una vez que se establece el intervalo de pedido y se conocen las fechas de revisiones de los inventarios, no es necesario que se vigile el nivel de inventario hasta la próxima inspección. Entre estas revisiones se combina la incertidumbre de la demanda como plazo de entrega para ofrecer a este sistema un riesgo de faltantes en el almacén de la empresa, por lo tanto este sistema requiere de una existencia de seguridad más grande para hacer frente a este riesgo de faltantes en las pinturas y/o productos. En efecto la selección de un punto de pedido de pinturas y o productos para pintar es decisión clave en el sistema de periodo fijo de pedido. Se acota que si los productos se revisan con demasiada frecuencia, los costos anuales de pedido llegan a alcanzar un exceso, mientras que si se revisan con poca frecuencia las cantidades de pedidos y los niveles de inventario serán demasiado elevados y aumentara el riesgo de faltantes. Por lo tanto el intervalo de tiempo entre revisiones debe ser tal que los costos anuales de almacenar queden equilibrados contra los costos anuales a pedir. El sistema de periodo fijo de pedido se podría utilizar simultáneamente con el sistema de reabastecimiento opcional, adecuando cada uno a su aplicación particular. El sistema de reabastecimiento opcional al igual que el de periodo fijo de pedido tiene la característica de revisar los niveles de inventario en un intervalo de tiempo fijo; este sistema de reabastecimiento opcional coloca un pedido lo suficientemente grande para llevar el inventario a la meta superior del mismo. Pero, a diferencia del sistema de periodo fijo de pedido, a menos que en el momento de revisión el inventario haya caído por debajo de cierto nivel mínimo, no se coloca pedido de reabastecimiento, es decir que este modelo protege contra la colocación de pedidos muy pequeños y resulta atractivo cuando los costos de revisión a pedir son muy grandes.

Verifican Stock De Productos Estudia cantidad De Productos Verifican existencia en Almacén Realizan un Listado de los Productos que se requieren Actualiza o Modifica el listado Realiza Orden De Compra Realiza Pedido A Proveedor Espera Llegada De Productos Realizan Procedimiento De Ingreso del Productos FLUJOGRAMA DE PROCESO DE COMPRA DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA PINTAR A LOS PROVEEDORES

Reciben los Productos Verifican con La Factura y O.C Verifican cantidad Y buen estado De los Productos Codifican Productos Ordenan Estantería según Clasificación Productos Asignan Costo a Cada Productos Ingresan al Sistema los Productos ¿Conforme? Si Realizan Carta de Reclamo No Anexan Orden de Compra y Factura Reciben los Productos pedidos FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA PINTAR

El Cliente solicita El Producto Verifican existencia de el Producto Desde sistema Dan precio al cliente ¿Decide Comprar? Ubican Producto y Muestran al Cliente Fin del Proceso Proceden a Facturar Entrega Producto y Factura al Cliente Si No ¿Se Encuentra? Fin del Proceso Si No FLUJOGRAMA VENTA DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA PINTAR POR MOSTRADOR DE LA EMPRESA No

Reciben Solicitud del Cliente Verifican existencia De Producto en Sistema y Stock ¿Se encuentra? Realizan Procedimiento Compra de productos Inexistentes En almacén Envían Precio al Cliente ¿Aprobó? Si Si No Fin del Proceso Realizan la Factura Envían Productos Con Factura Original Verifican si el Cliente Tiene crédito Solicitan la Orden de compra ¿Tiene Crédito? No No Si Administración Sella y firma el recibo Reciben Recibo De deposito por Fax o correo Administración Verifica el Pago Envían N° de cuenta a Depositar Realizan el Seguimiento de Cobranza Archivan la Orden de Compra Se descarga el Pago al Sistema Realizan la Factura

Cliente Solicita Producto Verifican Inexistencia de Producto por Sistema y almacén Contactan a los Proveedores Solicitan el Precio DelProducto Seleccionan la mejor opción para comprar Realizan la Orden de Compra Orden de Compra Firma y Sello de Gerencia Envían la Orden de Compra a Administración Para autorización Envían la Orden de Compra al Proveedor Esperan llegada delProducto Reciben elProducto Realizan Procedimiento de Recepción de Producto Administración Realiza pago deProducto l Envían recibo o Comprobante de Pago COMPRA DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA PINTAR INEXISTENTES EN ALMACÉN

Conclusiones Una vez analizados los resultados, se llegaron a las siguientes conclusiones: PIAR COLOR GUAYANA C. A., lleva un control obsoleto y de manera manual en lo que refiere al almacén de las pinturas y productos para pintar. La empresa no cuenta con un software que permita llevar un control exacto del inventario al momento de facturar, ingresar o dar salida a los productos que ofrecen. El almacén no cuenta con una debida organización en cuanto a estantería y distribución de las pinturas y productos para pintar clasificados. Se realizó un inventario para el almacén de productos de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de verificar el estado físico y la cantidad de los mismos, teniendo como resultado un total de las pinturas y productos para pintar de 104362 donde 2371 están descritos en unidades de kilogramo y 3156 en unidades de metros, con un porcentaje de 98,5% en buen estado y otros en mal estado de 1,5 %. Se codificaron cada uno de las pinturas y productos para pintar, dependiendo de sus especificaciones para facilitar el proceso de futuros inventarios, al igual que la compra y venta de los mismos. Se elaboro una nueva gestión de compra y venta de manera que se optimizaran los procesos y así disminuir las fallas que afectan la eficiencia de éstos y se realizaron los flujogramas correspondientes para los diferentes procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar. Se reubicaron los estantes en el almacén de repuestos para aprovechar de una mejor manera el espacio físico y así contribuir con la organización de las pinturas y productos para pintar. Se formularon lineamientos para un nuevo control de inventario en el almacén de las pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., y así de esta manera optimizar el pedido, en cuanto a la revisión del estado del inventario, la cantidad y frecuencia de pedido.

Recomendaciones En función de los análisis y resultados obtenidos en este trabajo, se recomienda llevar a cabo las siguientes acciones para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.: Realizar estudios periódicos de la vida de las pinturas y productos para pintar que se encuentran en la estantería del almacén, dado que estos pueden estar sujetos a obsolescencia o deterioros muy rápidos, pudiendo incurrir estos en la demanda e inventario de la empresa. Utilizar la codificación de las pinturas y productos para pintar, para tener un mayor control en la ubicación de los mismos en el área de almacén a la hora de su oferta y despacho. Reorganizar el área de almacén según lo propuesto con el fin de disminuir las demoras y mejorar el manejo de las pinturas y productos para pintar. Aplicar los procedimientos propuestos de compra y venta para evitar problemas en la empresa y así ayudar a una mejor gestión en esta área de la empresa. Proveer información a los empleados de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., sobre los flujogramas existentes sobre el proceso de compra y venta de la empresa, con el fin de ayudar a entender de manera más rápida el mismo. Analizar con más detalle los inventarios de las pinturas y productos que tengan un valor más elevado en el inventario de la empresa.