RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación se constituyó en dos fases, de tal manera que el lector vaya adquiriendo en cada una de ellas una noción de los componentes teóricos y prácticos de cualquier sistema administrativo contable. De esta forma, en la primera fase que corresponde al primer capítulo, estudiamos los sistemas, analizamos los datos y la información, señalamos las tecnologías de la información y consideramos a las computadoras y los programas como elementos que conforman los cimientos del concepto que estudiamos.
Ahora la informatización de un proceso o actividad en cualquier empresa pasa por varias etapas: las primeras son la evaluación de necesidades de información y análisis de sistemas, la definición de necesidades de software y la definición de necesidades de hardware. Si, tras evaluar estas necesidades, se precisa adquirir unos equipos o unos programas, se debe propender a que éstos sean utilizados al máximo de su capacidad. En las etapas posteriores se instala, opera y mejora el sistema.
Es muy frecuente olvidar que la primera fase, la de análisis y definición de necesidades de información es la más importante. Y, hoy en día, en vista de que existen nuevas categorías de necesidades ligadas al uso de información, que causa un profundo debate, quizá provoque que debamos ampliar el contenido de lo que entendemos por Contabilidad.
Es por esta razón, que nos fue indispensable estructurar un claro concepto de la Contabilidad y enfocarla como un sistema de info rmación ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de datos, la información financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. En las empresas, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo.
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN
A continuación, en la segunda fase que atañe al segundo capítulo, profundizamos en las características de los subsistemas de información en la empresa y estudiamos las metodologías que permiten transformar los datos contables en información y ésta en conocimiento, no sin antes, resaltar las condiciones intelectuales que debe poseer el profesional contable, en especial, la concerniente a su rol de administrador, diseñador, y evaluador de los sistemas de información dentro de la empresa.
PIRÁMIDE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la parte medular del presente trabajo investigativo, revisamos las características de los Sistemas Administrativos Contables (SAC), entendiéndose que éstos:
Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.
Por último, revisamos las condiciones generales de la necesidad de establecer una metodología de Documentación de Procesos, con el objeto de compilar el conocimiento y organización esparcidos en toda la empresa.
MODELO TEORICO
1. ASPECTOS TEORICOS GENERALES
1.1 LOS SISTEMAS
1.1.1 Definición
La literatura en el área de sistemas es bastante amplia y extensa, y enfoca la definición de lo que constituye un sistema:
Según Raymond Mcleond es "un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo".
Según Fernando Catacora es "un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común".
La palabra "sistemas" es un término ancho que sirve para describir un gran número de cosas, objetos, métodos o grupos. Un grupo ordenado de hechos, principios, doctrinas, creencias, y tradiciones; por ejemplo, el sistema de gobierno democrático, se describe como un sistema.
El sistema respiratorio de un ser viviente es un conjunto de órganos o partes que desempeñan una o más funciones vitales. Este sistema puede mantener vivo al ser, el que a su vez puede ser considerado como un sistema. Una organización compuesta por personas, dinero, métodos, materiales y máquinas, constituye un sistema comercial. Un equipo de computación, que comprende cierto número de máquinas impresoras y lectoras de disquetes, unidades de memoria, elementos de control, dispositivos de cintas y muchos otros dispositivos de procesamiento, a menudo recibe el nombre de sistema, porque representa un grupo de objetos relacionados entres si que forman una red unificada.
Asimismo, como todos sabemos, no todos los sistemas tienen un solo objetivo. A menudo un sistema incluye varios subsistemas (componentes de un sistema más grande, generalmente llamado supersistema) con subobjetivos, los cuales contribuyen a lograr el objetivo principal. Los subsistemas pueden recibir la entrada de otros sistemas o subsistemas, y transferir una salida a éstos.
Un automóvil es un sistema formado por sistemas subsidiarios como el sistema del motor, el sistema de la carrocería y el sistema de la suspensión. Cada uno de estos sistemas se compone de sistemas de un nivel más bajo. Por ejemplo, el sistema de motor es una combinación de un sistema de carburador, un sistema de generador, un sistema de combustible, etc. Estos sistemas podrían subdividirse en sistemas de un nivel todavía más bajo o partes elementales.
Análogamente, y aplicando el concepto de sistema en las organizaciones, la obligación principal de un gerente es asegurar que la compañía alcance sus objetivos. Sus labores estarán encaminadas a hacer que las diversas partes de la compañía funcionen juntas de la manera correcta. El gerente es el elemento de control del sistema, el que mantiene su rumbo en el camino hacia lograr sus objetivos.
Al igual que todos los sistemas, el de la compañía existe dentro de uno o más sistemas del entorno mayores o supersistemas. Si la empresa es un banco, por ejemplo, forma parte de la comunidad financiera; también forma parte de la comunidad de negocios, la comunidad local y la comunidad global.
El sistema de la compañía también incluye sistemas más pequeños o subsistemas. Los subsistemas del banco podrían ser departamentos como el de ahorros, el de depósitos, y el de préstamos a plazo. Aunque cada uno de estos subsistemas tiene sus propios objetivos, estos objetivos subsidiarios apoyan y contribuyen a los objetivos globales de la compañía.
1.1.2 El enfoque de sistemas
Es verdaderamente necesario entender los sistemas y trabajar con ellos en forma inteligente. Por esta razón es preciso aplicar el enfoque de sistemas para conocer las características significativas de uno de ellos, las que a su vez sugerirán los cambios que pueden ser introducirlos para mejorarlo. Además, la aplicación del enfoque de sistemas implica que los componentes del sistema se distribuirán e integrarán de manera que su efectividad general sea óptima. Es decir, la aplicación del enfoque de sistemas permite lograr un efecto sinérgico, de manera que la acción unificada de las diferentes partes del sistema produzca un efecto mayor que la suma de sus partes.
El enfoque de sistemas es una filosofía que se emplea ampliamente en la actualidad para dirigir la estructuración global de las actividades del procesamiento de datos, necesarias para satisfacer las necesidades de información de organizaciones modernas. En esta sección se dará una introducción a la filosofía de sistemas y un análisis de su aplicación en la práctica: el análisis de sistemas. En la actualidad el análisis de sistemas se utiliza mucho como técnica general para resolver problemas, lo mismo que como método para desarrollar sistemas de información.
1.1.2.1 La filosofía del enfoque de sistemas
El enfoque de sistemas es una filosofía, o una manera de concebir una estructura, que coordina de manera eficaz y óptima las actividades y operaciones dentro de una organización o sistema. Un sistema puede definirse como un conjunto articulado de componentes o subsistemas ideados para alcanzar un objetivo. La definición de sistema es una diferenciación lógica que se puede relacionar o no con las diferenciaciones reales que se encuentran en el mundo físico. El enfoque de sistemas se interesa por la componente individual y hace énfasis en la función que cumple dentro del sistema, más que la función que cumple como entidad individual. El empleo del enfoque de sistemas para describir la realidad puede reportarle grandes ventajas al usuario. La eficacia de los componentes, considerados colectivamente como un sistema, puede ser mayor que la suma de los rendimientos de cada componente considerados por separado. Este efecto cinergético se suele describir afirmando que "el todo es mayor que la suma de sus partes". Una de las tendencias de las organizaciones modernas consiste en la creciente especialización. Las componentes de una organización tienen a evolucionar en grupos relativamente autónomos. Cada grupo tiene sus propios objetivos y sistemas de valores, por lo que se puede perder de vista la manera en que se interrelacionan sus actividades y objetivos con los de la organización en general. La implantación del enfoque de sistemas rompe de manera radical las líneas funcionales tradicionales de la organización para lograr una optimización de la organización completa.
Por lo general, en la mayoría de las organizaciones, existe un conflicto interno entre las distintas funciones. Idealmente, los problemas de cada área funcional se deben resolver de acuerdo con los objetivos de la organización global. Los requerimientos de la optimización total incluyen:
? Consideración de todas las alternativas,
? Consideración de todos los eventos, y,
? Maximización de las funciones objetivas de toda la organización.
Para mostrar este conflicto interno entre las áreas funcionales se tomará como ejemplo el problema de control de inventario.
Por lo general, el departamento de ventas desea contar con un inventario extenso de diversos productos para lograr un nivel óptimo de servicio a los clientes. Este objetivo del departamento de ventas es impracticable y, en consecuencia, antagoniza con el objetivo global de la organización. Por otra parte, el departamento de producción tal vez desee producir en lotes de gran tamaño para reducir costos de producción, pero esta reducción en los costos de producción puede originar un aumento en los inventarios de materia en proceso y requerir de mayor capital activo. El objetivo del funcionario ejecutivo de finanzas consiste en reducir al mínimo la inversión del inventario. El administrador del almacén tiene a su vez un punto de vista diferente; su objetivo radica en establecer métodos de rutina para el manejo, recepción y envío del inventario y, de esta manera, reducir los costos de manejo. Por consiguiente, se puede observar que existen funciones distintas y conflictivas en una organización que es necesario coordinar para lograr una optimización total.
1.1.2.2 El enfoque de sistemas en la administración
En las grandes y complejas organizaciones actuales la función de la administración consiste en coordinar e interrelacionar las actividades de las diferentes áreas funcionales y optimizar los objetivos de toda la organización. En consecuencia, la filosofía del enfoque de sistemas es la manera en que la administración concibe la interrelación entre los subsistemas de la organización. El administrador eficiente debe formar un sistema integrado, partiendo de estos subsistemas individuales, a menudo conflictivos, de tal manera que todos los subsistemas trabajen juntos para alcanzar los objetivos de la organización.
Existen algunas directrices que se pueden aplicar para utilizar este concepto en general:
Integración: Los diferentes subsistemas del sistema se deben integrar de tal manera que se aprovechen las interrelaciones y la interdependencia entre los elementos.
Comunicación: Los canales de comunicación entre los subsistemas deben estar abiertos todo el tiempo.
Método científico: El método científico se debe aplicar utilizando las diferentes técnicas de la ciencia administrativa.
Orientación hacia las decisiones: A fin de hacer más eficaz la función administrativa de planeación y control, la toma de decisiones programada se desarrolla cuando es conveniente. El objetivo radica en programar sistemas de decisiones bien definidos, tales como elaboración de horarios y sistemas logísticos, hasta el punto en que sean autorregulados. Este enfoque descargará a la administración de muchas de las actividades rutinarias y diversionistas que de otra manera estaría obligado a realizar. El tiempo que quede disponible debido a este enfoque permitirá a la administración concentrar sus esfuerzos en la toma de decisiones que todavía no está estructurada ni programada.
Tecnología: Siempre que sea posible, el analista deberá utilizar la tecnología moderna como un auxiliar en la implantación de las técnicas que se originan a partir de las cuatro directrices anteriores; por ejemplo, la computadora mejora de manera significativa la integración, la comunicación, el método científico y la toma de decisiones programada.
1.1.2.3 Análisis de sistemas y la resolución de problemas
Una búsqueda del origen de un proceso sistemático para resolver problemas nos lleva a Jhon Dewey, profesor de filosofía de Columbia University a principios del siglo XX. En un libro publicado en 1910, Dewey identificó tres series de juicios que intervienen en la resolución satisfactoria de una controversia:
? Reconocer la controversia
? Sopesar aseveraciones alternativas
? Emitir un juicio
Dewey no utilizó el término enfoque de sistemas, pero reconoció la naturaleza secuencial de la resolución de problemas: comenzar con el problema, considerar diferentes maneras de resolverlo, y finalmente seleccionar la solución que parezca la mejor.
El esquema de Dewey estuvo casi en el olvido durante muchos años, pero a finales de la década de 1960 y principios de la de 1970 el interés en la resolución sistemática de problemas alcanzó nuevas alturas. Los fabricantes de computadoras, científicos en administración y especialistas en información estaban buscando formas de usar la computadora para resolver los problemas del gerente. El esquema recomendado para usar la computadora recibió el nombre de enfoque de sistemas; una serie de pasos para asegurar, primero, que se entienda el problema, que se consideren soluciones alternativas y que la solución escogida funcione.
1.1.2.4 Análisis de sistemas y el desarrollo de un sistema de información
Por lo común la aplicación del análisis de sistemas al desarrollo de un sistema de información abarca un periodo más largo que el que se requiere para la resolución de problemas en general. Es obvio que esto no ocurre necesariamente en todos los casos. Además, en cierto sentido el desarrollo de un sistema de información se puede denominar como la solución a un problema: la necesidad de saber. Sin embargo, para describir mejor las actividades que se llevan a cabo durante el desarrollo de un sistema, es posible identificar algunas etapas que serán tratadas en las páginas posteriores.
1.1.2.5 La importancia del enfoque de sistemas
El enfoque de sistemas considera las operaciones de negocios como sistemas incrustados en un marco ambiental mayor. Esta es una forma abstracta de pensar, pero puede ser valiosa para el gerente.
El enfoque de sistemas, también llamado visió n de sistemas o razonamiento de sistemas:
? Evita que el gerente pierda la complejidad de la estructura de la organización y los detalles del trabajo.
? Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos.
? Destaca la importancia de que todas las partes de la organización colaboren.
? Reconoce las interconexiones de la organización con su entorno.
? Asigna mucho valor a la información de retroalimentación que sólo puede obtenerse con un sistema de ciclo cerrado.
1.1.3 Clasificación de los sistemas
No existe una clasificación definida que sea aceptada como única, y esto por una sola razón, la variedad y la multiplicidad de sistemas hacen prácticamente imposible dicha labor. Sin embargo, citaremos dos clasificaciones básicas:
1.1.3.1 Clasificación cabal
Este modo de clasificar a los sistemas es de acuerdo a los elementos que lo conforman:
Sistema físico: Se refiere a que sus componentes son recursos físicos.
Sistema conceptual: Es un sistema que usa recursos conceptuales –información y datos- para representar un sistema físico.
El cerebro del gerente, como cifras o líneas en una hoja de papel, o en la forma electrónica del almacenamiento de la computadora.
La computadora es un sistema físico (hardware), pero los datos y la información que se almacenan en ella pueden considerarse como un sistema conceptual (software). Los datos e información representan uno o más sistemas físicos. La forma en que están almacenados los datos y la información no es importante. Lo que sí es importante es lo que los datos y la información representan. El sistema físico es importante por lo que es; el sistema conceptual por su representación del sistema físico. Por ejemplo, si la memoria de la computadora indica que hay setenta espacios en la bodega, una inspección en ésta deberá revelar esos sesenta espacios.
1.1.3.2 Clasificación formal
Un modo formal de clasificar los sistemas, se basa en dos criterios distintos, que son los siguientes:
Nivel de predictibilidad: Este criterio está basado en un doble esquema: determinista y probabilista.
Nivel de complejidad: Adoptando este criterio, es posible clasificar los sistemas en tres categorías: sencillos, complejos y sumamente complejos.
Cuando es posible pronosticar con certeza la manera en que responderá un sistema, o cómo funcionará en circunstancias diferentes, decimos que un sistema es determinista. No hay duda alguna sobre los resultados. Dado el estado último del sistema y la cantidad de información actualmente presente y determinada, será posible predecir, sin riesgo de equivocarse, el estado subsecuente del sistema. A la inversa, cuando no es posible pronosticar con certeza los resultados de un sistema en particular, dicho sistema es probabilista. Podría aducirse que un sistema probabilista es un sistema determinista que no logramos entender del todo.
Un sistema determinista sencillo es aquel que contiene pocos subsistemas e interrelaciones y revela un comportamiento enteramente predecible. Unos autos en una pista de carrera dan ejemplo de un sistema determinista sencillo. Sin embargo, una vez que los autos salen de la pista, sus caminos se vuelven probabilistas. Una hilera de máquinas en la línea de producción se puede estudiar y disponer de manera que se reduzca al mínimo la distancia que recorran los materiales. Cuando se hace necesario estudiar lo que ocurre realmente cuando los materiales comienzan a fluir, el sistema se torna inmediatamente probabilista.
Las mismas consideraciones son aplicables cuando estudiamos un sistema determinista complejo. La computadora es un sistema complejo; pero es determinista en el sentido de que hará aquello para lo cual fue programada. Un almacén automatizado es complejo, pero también determinista. Cuando el comportamiento de un sistema determinista complejo deja de ser predecible por completo, significa que simplemente ha habido alguna descompostura o falla.
Un sistema sencillo también puede ser probabilista. Por ejemplo, lanzar al aire una moneda es un sistema sencillo; pero es a la vez notoriamente probabilista. Un sistema de control de calidad que pronostica el número de piezas defectuosas en un conjunto, es un sistema sencillo pero al mismo tiempo probabilista.
Una empresa es un sistema probabilista complejo cuyo objetivo es la obtención de utilidades. Se toman decisiones que influyen en varios de los subsistemas que componen el sistema, y la influencia de tales decisiones modifica hasta cierto punto las operaciones de la empresa con el fin de alcanzar cierto nivel de utilidades, todo lo cual es probabilista.
Un sistema tan complicado que resulte casi indescriptible será sumamente complejo. Debido a que esta quinta categoría es tan compleja, en consecuencia no podrá ser determinista. Por tanto, no existe la clasificación sistema determinista sumamente complejo.
Sin embargo, en la categoría probabilista sumamente complejo, los resultados son diferentes por completo. Por ejemplo, la economía nacional es tan compleja y tan probabilista que nunca llegará a ser descrita del todo.
El presente texto es solo una selección del trabajo original. Para consultar la monografìa completa seleccionar la opción Descargar del menú superior.