Inventario físico en la familia de faros automotriz en la empresa Inversiones Modelo, C.A.

RESUMEN

En el presente informe de pasantía se realiza un inventario físico de la familia de Faros Automotriz de la Empresa Inversiones Modelo, C.A., para la obtención de esta información se utilizaron técnicas como la observación directa y la entrevista no estructurada, las cuales permitieron desarrollar los objetivos planteados.

El objetivo principal de este trabajo se enfocó en aplicar una Política de Control de Inventario para la familia de Faros Automotriz únicamente, para ello, se realizó un inventario físico donde se expresa la cantidad de estos productos en existencia real, obteniendo como resultado una información veraz tanto de las características de los productos como la de la existencia de los mismos en sistema y almacén. Finalmente se logró crear una doctrina de trabajo, el despeje de cualquier duda referente al inventario de Faros Automotriz y una mejor y más rápida atención al público.

Palabras Claves: Inventario, Faros Automotriz, Control, Formularios, Inversiones Modelo, C.A

INTRODUCCION

Inversiones Modelo, C.A. se dedica a la venta de carrocería automotriz, repuestos de vehículos, filtros, lubricantes, aditivos y autoaccesorios. Es una empresa en vía a ser catalogada como una mediana empresa, la cual se encuentra en una etapa de restructuración organizacional. Actualmente la línea de repuestos de carrocería cumple parte fundamental en las labores diarias de la empresa, debido a que esta línea requiere de grandes inversiones al momento de reponer y garantizar un stock de repuesto de acuerdo a la demanda de estos productos, y a su vez por la necesidad de un espacio físico importante para lograr el almacenamiento correcto de los mismo.

Inversiones Modelo, C.A. no dispone de algún tipo de control de inventario siendo este su mayor problema, teniendo en cuenta que no poseen una certeza de los productos que se encuentran o no en el almacén. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de productos, de aquí podemos destacar la importancia del manejo del inventario por parte de dicha compañía. El conocimiento preciso de su inventario permitirá mantener un control oportuno al momento de realizar una compra a un proveedor o sencillamente realizar una venta.

Al momento de efectuar una venta se encontraron ciertas deficiencias como el desconocimiento de si se encuentra o no el producto demandado, el desconocimiento de las características de los productos ofrecidos por el fabricante, los pocos detalles de la aplicación del repuesto para los vehículos, la falta de espacio físico para su correcto almacenamiento.

La presente investigación pretende implementar una política de control de inventario solventando deficiencias al momento de ejecutar la carga y descarga del inventario, para esto se diseñara formularios de inventario que permitan obtener la información necesaria para realizar una venta, un estudio de distribución de planta y sincerar el inventario físico de la empresa, junto con el del sistema de tal manera que concuerde la información.

La estructura del contenido del presente informe es el siguiente:Capítulo I, donde se contempla el planteamiento del problema, el objetivo general y objetivos específicos, justificación y alcance de la investigación. Así mismo se describe el Capitulo II, que incluye una breve descripción de la empresa, descripción del área de pasantía y descripción del proceso. Seguidamente El Capítulo III destaca los aspectos procedimentales donde se mencionan las actividades ejecutadas, técnicas e instrumentos de recolección y procesamiento de la información. Finalmente el Capítulo IV expone los análisis de los resultados obtenidos y las opciones de solución, continuamente seguido de las conclusiones, recomendaciones, bibliografía, apéndice y anexos.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

El siguiente capítulo presenta el planteamiento del problema con su correspondiente importancia y justificación, limitaciones, el objetivo general y los objetivos específicos.

Antecedentes del Problema

El inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos, clasificaciones y el total del inventario a una fecha determinada.

El inventario juega un papel importante en los activos de la mayoría de las empresas que buscan llevar un control de sus inversiones y pronosticar sus utilidades. La obtención de utilidades reside en gran parte de las ventas efectuadas, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, las ventas no tendrán la fluidez y respaldo para ejecutarse; generando perdida de tiempo al momento de despachar, de tal manera, los clientes no contaran con un servicio efectivo y la oportunidad de obtener utilidades se desvanece, es decir, sin inventario no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las pequeñas empresas es pocas veces atendido, debido a la falta de organización en esta área importante, sin contar con políticas, sistemas o registros que ayuden a facilitar el manejo en esta área.

Inversiones Modelo C.A. es una empresa pequeña que fue conformada en el año 1.999, nace con la misión de abastecer eficientemente al mercado Automotriz Regional de Puerto Ordaz, Edo. Bolívar, en lo que respecta al suministro de Repuestos, Autoaccesorios, Lubricantes y Aditivos. Actualmente la organización de la empresa esta conformada por el departamento Administrativo (gerencia, contabilidad, compras, ventas y recursos humanos) y el área del Almacén.

El área del Almacén cumple una de las funciones más elementales y complejas dentro de la Organización, ya que, es el encargado de dar respuesta a tres interrogantes fundamentales para la mejora continua y sostenida de la empresa: ¿Qué cantidad de Artículos se encuentra en existencia?, ¿Qué mecanismo se debe emplear para el control de inventario? y ¿Qué estrategia de control de inventario debe implantarse?, es por esta razón que todas las empresas deberían aplicar una política de control de inventario independientemente de su tamaño.

Planteamiento del Problema

Inversiones Modelo, C.A. se inicio como una empresa de venta de lubricantes, filtros y aditivos automotriz, consecuentemente se le agrega la venta de partes eléctricas automotriz, con el pasar de los años buscaron abrirse en nuevas líneas de productos, específicamente en el área de carrocería, siendo su principal objetivo la comercialización de la familia de faros, para las distintas marcas en el mercado.

Debido a la búsqueda del crecimiento constante en todas sus líneas de productos, la carencia de un espacio físico adecuado, la falta de personal especializado en las distintas labores de la empresa, fueron las causas que llevaron a omitir la implementación de una política de control de inventario en las distintas líneas de comercialización.

La falta de inventario produce un descontrol en el área del almacén y venta, consiguiendo perdida del control de la inversión, perdida de tiempo al momento de despacho, desconocimiento de la cantidad actual al momento de realizar una compra y desconocimiento de las características específicas del producto.

Actualmente es una empresa consolidada y reconocida en la zona, en vía a formarse como una mediana empresa, lo que la lleva a dar una mejora en su sistema de compra, venta e infraestructura, por ende, se ven en la necesidad de implementar un control de inventario físico que facilite el proceso de despacho.

Es de vital importancia para la empresa Inversiones Modelo, C.A. contar con un inventario real de los productos y la información de sus características. Para ello se dispondrá de un espacio físico adecuado, mas una estantería que permitirá el almacenamiento y distribución de cada línea de producto, así como, una debida señalización en el área de almacén, también un mecanismo de carga y descarga de inventario.

Para llevar a cabo esta política de control de inventario se tomara como muestra la familia de faros automotriz, ya que esta representa la mayor inversión para la empresa. Por ende, es necesario el seguimiento exhaustivo de la compra y venta de esta familia de productos.

Objetivo General

Realizar Inventario físico de la familia de Faros Automotriz en la Empresa Inversiones Modelo, C.A.

Objetivos Específicos

1. Describir la situación actual en la que se encuentra el inventario de la Familia de Faros en el Almacén de Inversiones Modelo, C.A.

2. Crear Sub-Familia para los distintos tipos de Faros.

3. Diseñar un Formulario de Inventario para obtener la información de las aplicaciones del Producto, Familia y Sub-Familia (Marca del Vehiculo, Modelo del Vehiculo, Versión del Vehiculo, Año del Vehiculo).

4. Diseñar un Formulario de Inventario para obtener la información de las características del fabricante del producto (Marca del Producto, Código de la Marca del Producto, País de Fabricación del Producto).

5. Realizar un estudio de distribución de planta para el área nueva de Almacén.

6. Organizar por orden alfabético los Modelo de los Vehículos dentro de cada Sub-Familia (Faros – Faros Stop – Faros Stop Marca – Faro Stop Marca Modelo).

7. Sincerar el inventario físico del sistema SAINT con el inventario físico real.

8. Describir de manera precisa, universal y adecuada para la búsqueda de los productos por sistema.

Justificación

Debido a la evolución de Inversiones Modelo, C.A. como empresa en vía a su formación organizacional, se ha visto en la necesidad de llevar un control de inventario físico, que permita un mejor conocimiento de las familias y productos existentes en el Almacén.

Actualmente para la empresa es necesario emplear un sistema automatizado, que permita la carga y descarga de forma automática del inventario físico, para tener el conocimiento preciso en cualquier momento que lo amerite. A su vez trae consigo un mejor desenvolvimiento del proceso y del personal, teniendo como consecuencia un mejor servicio.

Sin duda con un inventario físico preciso se obtendrá una información veraz de las existencias, características del producto, estimación de ventas y cantidades en Almacén.

Todo lo anteriormente expuesto permitirá al personal que labora en Inversiones Modelo, C.A. contar un mejor servicio, ya que, la respuesta a cualquier duda referente al inventario de los productos, será realizada en menor tiempo posible y con mayor veracidad logrando eficiencia en la atención al público.

Alcance

La presente investigación comprende específicamente en el conocimiento del Inventario Físico de la Familia y Sub-Familias (Faros – Faros Stop – Faros Delanteros – Faros Neblineros) en la Empresa Inversiones Modelo, C.A. llevado a cabo en el área del Almacén.

CAPITULO II

Generalidades de la Empresa

Identificación de la Empresa

Inversiones Modelo, C.A. fue fundada el 10 de julio del año 1999; sin embargo, no es sino hasta el año 2001 cuando se abren a las actividades comerciales, con la finalidad de satisfacer la demanda de repuestos automotriz de la zona. Esta empresa se encuentra ubicada en el Sector Unare I Av. Guarapiche Local 81-27 Parroquia Unare Municipio Caroni Puerto Ordaz, Edo Bolívar.

En sus inicios la empresa fue manejada por sus propios dueños, quienes se hicieron responsables de todas las actividades inherentes a la formación de la misma. Con el pasar de los años fueron evolucionando en el mercado automotor, buscando expandir sus líneas de repuestos debido a la demanda generada por el mercado en su momento, por lo tanto, se vieron en la necesidad de incluir un personal dispuesto a atender las distintas actividades que eran necesarias.

Inversiones Modelo, C.A. busco consolidarse en el mercado, debido a la carencia de empresas del sector automotriz en la zona, esto fue logrado, proporcionando, una extensa gama de productos para el mantenimiento de los vehículos y a su vez unos precios competitivos.

Después de 12 años de servicios buscan afianzarse de manera organizacional y estructural, haciendo importantes inversiones a nivel de infraestructura, tecnología, sistema y personal.

Con estos aspectos deciden empezar a liderizar el mercado automotriz específicamente en la zona de Unare, teniendo como filosofía el crecimiento constante y la mejora continua del servicio.

Actualmente la empresa cuenta con un personal de 9 trabajadores, que se encuentra distribuidos en Gerencia (Presidente – Vicepresidente), Administración (Contador), Departamento de Compras (Supervisor de Compras), Departamento de Ventas (Vendedor 1, Vendedor 2 , Vendedor 3), Departamento de Almacén (Almacenista) Departamento de Mantenimiento (Servicio).

Descripción del Área de la Pasantía

La pasantía será realizada en el área de Almacén de la empresa, la cual se encuentra ubicada en la parte posterior, esta tiene forma de L y cuenta con 110 metros cuadrados.

Esta área cuenta con una buena iluminación y ventilación para llevar acabo los procesos realizados en la misma (Recepción, Almacenamiento, Despacho), además cuenta con un ambiente ideal para mantener el perfecto estado de los productos almacenados.

Actualmente cuenta un nuevo un espacio físico en un segundo nivel que esta destinado para una nueva área de Almacén debido al crecimiento de los productos manejados en la empresa.

Descripción del Trabajo Asignado

Se realizara un control de inventario físico de la familia de faros automotriz, tomando en cuenta nuevos métodos para obtener este objetivo, buscando una sincronización entre la cantidad de productos físicos existentes y la cantidad de productos en el sistema, así como también manejar una estructura informativa que facilite las características de los distintos productos de esta familia.

Descripción del Proceso

En esta área se manejan tres procesos específicos, que son los encargados de dar vida a esta área tan importante para la empresa:

· Recepción

Se encarga de alimentar la entrada de productos al área de Almacén, de igual forma la recepción y la verificación de los productos en base a la orden de entrega o compra emitida y por ultimo el traslado a dicha área.

· Almacenamiento

En este proceso se efectúa la identificación y la ubicación de los productos dentro del área de almacén.

· Despacho

Este proceso depende directamente de la venta ejecutada, es decir, se encarga de ubicar en el Almacén el producto solicitado por el área de ventas de la empresa.

Glosario de Términos

· Faro Delantero: Proyector de luz delantera que sirve para iluminar el camino de un vehiculo por la noche, también sirve para que el vehiculo sea mas visible para los demás cuando hay poca visibilidad.

· Faro Neblinero: Confieren un haz de luz ancho y plano con un corte recto en su parte más elevada, y normalmente se montan y enfocan lo más bajo posible.Pueden ser de color blanco o amarillo. Se diseñaron para usarlos a bajas velocidades con el objetivo de incrementar la iluminación dirigida hacia la superficie, ayudando así en condiciones de baja visibilidad provocadas por la lluvia, la niebla, la bruma o la nevada.

· Faro Stop: Luz trasera que proporciona visibilidad hacia atrás por la noche de un vehículo, a estas sólo se les permite que emitan luz roja. Estas luces pueden estar combinadas con las luces de freno, o separadas de ellas. Cuando se encuentren combinadas, las lámparas producen una luz más brillante de color rojo para la luz de freno, y una luz más suave para la función de luz de posición. Estas dos funciones se pueden realizar por separado o por bombillas de doble intensidad.

· Faros Automotriz: Son el conjunto de faros utilizados en los automóviles para la iluminación de los vehículos, estos se encuentran ubicados en la parte frontal y trasera del mismo, son necesarios para la señalización y visibilidad del conductor.

· SAINT: Es un programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequeña, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera.

Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable.

CAPITULO III

ASPECTOS PROCEDIMENTALES

A continuación se presentan las actividades que se ejecutaron durante la estadía en planta:

1. Revisión y clasificación de la información relacionada con control de inventario para tener una visión del estudio.

2. Describir la situación actual en la que se encuentra el inventario de la Familia de Faros para identificar los problemas que se presentan en esta área.

3. Entrevistas no estructuradas al personal que labora en el área para conocer mejor los procedimientos que se emplean en el almacén, también para saber cuales son las caracterizas de cada producto almacenado.

4. Hacer un seguimiento de las actividades y procedimiento ejecutados en el área, para lograr una metodología más efectiva en el control de inventario.

5. Crear Sub-Familia entre la familia de Faros Automotriz, tomando en cuenta los distintos tipos de Faros (Delanteros, Stop, Neblineros).

6. Elaborar un Formulario de Inventario para obtener la información de las distintas aplicaciones de los productos, Partiendo de las Familias y Sub- Familias, así como las características del vehiculo (Marca del Vehiculo, Modelo del Vehiculo, Versión del Vehiculo, Año del Vehiculo).

7. Elaborar un Formulario de Inventario para obtener la información de las distintas características del fabricante del producto (Marca de Producto, Código de la Marca del Producto, País de Fabricación del Producto).

8. Realizar un estudio de distribución de planta para el área de almacén, con el fin de lograr la mejor eficiencia y efectividad del nuevo de almacén.

9. Organizar por orden alfabético los Modelos de los Vehículos dentro de cada Sub-Familia en la nueva área de almacén para obtener una búsqueda más efectiva.

10. Sincerar el inventario físico del sistema SAINT con el inventario físico real, para mantener el control del inventario de las entradas y salidas y saldos finales de inventario.

11. Renombrar de manera precisa, universal y adecuada para lograr la búsqueda de los productos por descripción.

TABLA 1: Cronograma de Actividades Ejecutadas

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información

Según Sabino A, Carlos (2002), un instrumento de recolección de datos es"…Cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la información". (p. 143).

Basándonos en Sabino se indicara las técnicas utilizadas y los instrumentos necesarios para alcanzar la información necesaria.

· Entrevistas:

Según Sabino A, Carlos (2002) plantea que"…La entrevista es una forma específica de la interacción social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación." (p.62).

Las entrevistas no estructuradas son el punto más importante en la recolección de información, ya que será nuestra fuente precisa y detallada, de modo que, se podrá levantar la información necesaria para conocer la ejecución de las actividades realizadas, de manera directa con el personal encargado en el área de almacén.

· Observación Directa:

Sabino A, Carlos (2002), plantea que "La observación directa resulta útil y viable cuando se trata de conocer hechos o situaciones que de algún modo tienen un cierto carácter público, o que por lo menos no pertenecen estrictamente a la esfera de conductas privadas de los individuos."

Esta técnica será utilizada para identificar todos los productos de la Familia de Faros Automotriz que se encuentran en el Área de Almacén, con el fin de observar y analizar la condición de esta Familia.

· Materiales

Para obtener la información necesaria para la recolección de datos se empleara instrumentos como los que siguen a continuación:

Ø Lapicero y papel: De gran utilidad para las entrevistas y anotaciones relevantes.

Ø Cámara Fotográfica: Indispensable para describir la situación actual del inventario de forma grafica.

Ø Computadora Portátil: Necesario para procesar información y datos obtenidos.

Ø Dispositivo de Almacenamiento: Se utilizara para el almacenamiento de toda la información concerniente al proyecto realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo, para el respaldo de la información.

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