Como administrar las operaciones en una entidad (página 2)

Esta entidad para desarrollar su actividad cuenta con 17 trabajadores distribuidos según categoría ocupacional como sigue:

A continuación se presentan algunos indicadores seleccionados de la entidad:

EN MILES DE PESOS

Clasificación del tipo de servicio que brinda la empresa

De acuerdo al bajo grado de adaptación a lo que requiere el cliente y a la baja intensidad de la mano de obra que ofrece la empresa Juventud S.A. se ubica dentro de la matriz de clasificación de los servicios en el cuadrante de Fabrica de Servicios como se puede observar en la figura No.1

El conocimiento de este aspecto para la empresa reviste una importancia significativa ya que le permite conocer el tipo de servicio que brinda la organización y así determinar las cualidades que requieren tener las personas que acometerá este tipo de servicio, esto le facilitará encontrar el personal idóneo que acometa las tareas con la mayor calidad posible.

Más adelante abordaremos el tema relacionado con el análisis de la fuerza de trabajo de la organización, ya que esta variable juega un papel determinante en el desempeño de la empresa y aunque no le corresponde a la Administración de las Operaciones seleccionar el personal si le ofrece a la dirección los recursos necesarios para optimizar los resultados dentro del sistema de la empresa.

Análisis de los inventarios en la organización

El inventario es una forma de asegurar la continuidad de las operaciones ya sea en un sistema productivo o de servicios, por tanto exige que se maneje con mucho cuidado. Y es precisamente una de las problemáticas que enfrentan hoy en día las organizaciones.

Al efectuar un análisis en la empresa del nivel de inventarios que esta posee, así como, de la rotación de los mismos podemos decir que, la misma mantiene elevados niveles de inventario que representan más de la mitad del total de activos circulantes (53%) y en cuanto a la rotación de los inventarios, realiza una gestión deficiente de sus existencias (inventarios), cambiándolas aproximadamente 1.98 veces al año, en otras palabras, la empresa vende sus inventarios en 184.3 días como promedio (365días/1.98 veces); requiere de aproximadamente 3 meses para que este rote lo cual nos hace pensar que la entidad cuenta con una inversión mayor a las necesidades requeridas.

En esta temática aspectos tales como:

¿Qué cantidad debe comprarse?, ¿Cuándo se debe realizar una compra?, ¿Qué sistema de revisión emplear?, ¿Cómo controlar la existencia en almacén?, etc., son de vital importancia y es precisamente sobre estas cuestiones que nos proponemos efectuar un análisis, planteando en primer lugar como funcionan estos aspectos en la entidad y en segundo lugar proporcionando herramientas que ayuden a realizar un manejo más eficiente de los inventarios.

Como se planteaba anteriormente en la caracterización de la empresa, esta cuenta con un solo proveedor, el cual produce una serie de artículos que constituyen la producción fundamental de la fábrica y que no relacionaremos ya que no forman parte de la producción de la entidad analizada (que en lo adelante denominaremos producto "A"), además elabora los productos cosmetológicos que son comercializados por Juventud S.A y que en lo adelante denominaremos producto "B". Para que esta fábrica produzca el producto "B" requiere efectuar una serie de ajustes en la línea que implican paralización de la producción de aproximadamente 7 días para cambiar de un tipo de producción a otra, en los cuales obviamente la fábrica no produce; es por eso que cuando en la fábrica se ajusta la línea para un tipo de producción se elaboran grandes cantidades de dicho producto ("A" o "B" según se trate) ya que transcurrirá un tiempo más o menos largo para que vuelva a elaborar ese mismo tipo de producción.

Al no constituir el producto "B" la producción fundamental y ser la empresa Juventud S.A la única entidad que lo comercializa, Ledi Laboratori Eudermici Italiani SRL, elabora una X cantidad de estos productos más o menos grande y los envía para su comercialización; pero sucede que los niveles de venta de Juventud S.A no suficientes como para mantener un nivel aceptable de productos en sus almacenes, sin llegar a tener un gran volumen de inventarios inmovilizados que pudieran conllevar a pérdidas por deterioro u obsolescencia. También encontramos que una parte importante del inventario (entre el 10% y 12%) constituye material de muestra promocional.

Los productos son vendidos a los clientes en carácter de consignación de esta forma los productos continúan formando parte del inventario de Juventud S.A hasta tanto llegue al destino final: el consumidor.

La empresa solicita a su proveedor desde el momento en que concierta el contrato con los clientes sin tener en cuenta de que hasta que el producto no llegue al último eslabón de la cadena (consumidor) continúa formando parte de su inventario.

Analizando los diferentes métodos que existen para el manejo de los inventarios y considerando la producción de la empresa como productos de demanda independiente ya que están influenciados en alto grado por las condiciones del mercado, proponemos utilizar el método ABC de administración de inventarios pudiendo clasificar los productos a partir de aspectos tales como cantidad y valor del inventario.

Aquellos renglones que clasifiquen como clase A se podrán revisar de manera continua, chequeando constantemente el nivel de existencias (considerando los productos que están en almacén y los que están por llegar). Cuando las existencias estén por debajo de lo que se considere debe estar disponible entonces ordenar una cantidad determinada fija.

Los que clasifiquen como clase C se pueden controlar por un sistema de revisión periódico, revisando los inventarios cada cierto número de días o semanas y entonces ordenar una cantidad hasta alcanzar el nivel de existencias predeterminado.

Los que caigan en clase B estarían en un nivel intermedio de atención y se podrán revisar acorde a un criterio que a nuestro juicio sería el más adecuado y es según como se comporte la demanda de dichos productos. Así pudiera ser que en determinado momento si es alta o medianamente alta la demanda pueden ser revisados de manera continua; si disminuye su demanda se debe optar por efectuar una revisión periódica.

Lo anterior debe complementarse con un sistema de control conocido como sistema Cardex considerando que los productos tienen un lento movimiento, ya que rotan cada tres meses aproximadamente. Si en un futuro esta empresa llega a incrementar sus niveles de venta y por consiguiente se mueven más rápidamente sus productos puede analizarse la posibilidad de cambiar el sistema de control antes propuesto, por un sistema de control computarizado donde se pueda trabajar con ambos métodos de revisión, continuo y periódico para que de forma automática se vayan generando ordenes de compra de los productos, por supuesto si la situación financiera de la entidad lo permite.

Análisis de la fuerza de trabajo en la organización

Para lograr un buen desempeño de los trabajadores es necesario conocer y poner en práctica los principios básicos de una adecuada administración de la fuerza de trabajo, entre los que se pueden citar:

• 1. Relacionar al trabajador con el trabajo

• 2. Definición clara de las responsabilidades del trabajador

• 3. Establecer estándares de desempeño, etc.

Para que estos principios cumplan su objetivo se necesita efectuar una correcta medición del trabajo, que tiene entre otros propósitos, evaluar el comportamiento del trabajador, asumiendo que la esencia de la medición del trabajo es la determinación de los estándares de desempeño. Una de las variables a considerar lo constituye la Productividad del trabajo, cuya medición no resulta nada sencillo en actividades no repetitivas, o que son ejecutadas por médicos, enfermeras, ingenieros, gerentes, etc., así como profesiones que ejercen en trabajos no estandarizados.

Juventud S.A cuenta con 17 trabajadores distribuidos según categoría ocupacional tal y como se relaciona anteriormente (Ver Caracterización de la empresa), ahora bien anualmente se lleva a cabo un proceso de evaluación integral del personal (este proceso no incluye a los dirigentes y al personal de servicios) donde se consideran los aspectos que se observan en el Anexo No.2. (1)

Pero sucede que todos los trabajadores en esta empresa se miden por igual lo cual es inconsecuente si tenemos en cuenta que no todos desarrollan las mismas tareas (Ver anexo No.1). Además es un sistema de evaluación muy rígido ya que para que un trabajador, alcance una evaluación de excelente, debiere obtener una calificación de 5 puntos en todos los aspectos. También hay que señalar (no por mencionarlo en último lugar consideramos que sea menos importante) el hecho de que le conceden el mayor peso dentro de la evaluación a los aspectos de la Disciplina laboral y las relaciones de trabajo.

Para medir el trabajo de estas personas se deben considerar 3 indicadores que son en resumen: que se ha logrado con el trabajo, como se ha realizado el mismo y como se comporta el trabajador.

Para esta empresa se propone aplicar como método de análisis, El Criterio De Calificación Ponderada, para la evaluación integral del desempeño. El cual quedaría según se muestra en el anexo No. 3.

Cada aspecto tendrá un peso específico que estará en función de la importancia que cada uno tiene dentro del total (100 ptos) de acuerdo con la actividad que realice el trabajador.

(1) Independientemente del promedio general que obtenga el trabajador para que se considere idónea su evaluación este deberá obtener el máximo de puntos (5 puntos) en los aspectos I y II.

Para poder demostrar la efectividad de la propuesta que se realiza, se exponen como ejemplo la evaluación realizada a un Comercial y al Gerente económico.

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar: 1 semestre

Área de trabajo: Ventas

Actividad que realiza: Comercial

Calificación total ponderada:

CTP = 3(0.10)+2(0.10)+…..+3(0.10)+2(0.05) = 3.45

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar: 1 Semestre

Area de trabajo: Economía

Actividad que realiza: Gerente Económico

Calificación total ponderada:

CTP = 2(0.05)+3(0.10)+…..+4(0.05)+5(0.05) = 3.60

Ambos trabajadores obtienen una evaluación de idóneos considerando que obtienen más de 3 puntos y por tanto su calificación es de BIEN.

Los resultados alcanzados en la prueba piloto demuestran que el método de análisis propuesto se adapta mejor a las características del personal de la entidad acorde a la función que realizan. Además se pudo observar que los trabajadores están más interesados por demostrar su competencia en el trabajo, ya que perciben el interés de la administración por la tarea que desempeñan y los resultados alcanzados, sienten que sus conocimientos tienen valor ante la administración y el resto del colectivo.

Conclusiones y Recomendaciones

Una vez analizada la situación que se presenta en la empresa Juventud S.A, con respecto a los inventarios y a la fuerza de trabajo, podemos concluir:

• 1. La entidad posee elevados niveles de inventario (53% del total de activos circulantes), dado el deficiente manejo de los mismos.

• 2. El actual método de evaluación al trabajador no cumple con su objetivo principal de efectuar una correcta medición del trabajo a partir de evaluar el comportamiento del trabajador según los estándares desempeño.

A partir de las deficiencias detectadas en la entidad recomendamos una serie de medidas que a continuación detallamos:

• Efectuar una revisión de los inventarios con vistas a depurar la existencia de productos ociosos u obsoletos en la empresa, definiendo las causas de esta situación y corregirlas.

• Eliminar del inventario lo que corresponde a material de muestra y llevarlo a gasto de promoción y ventas de la empresa.

• Efectuar una prueba piloto aplicando el método ABC de administración de inventarios.

• Comprobar si el material humano de que dispone la organización está en correspondencia con lo que esta requiere según su ubicación en la matriz de clasificación de los servicios.

• Cambiar el método actual de evaluación del desempeño de los trabajadores, por el que se propone.

Bibliografía

• Material de estudio, Dirección de operaciones, Universidad de la Habana, Facultad de Contabilidad y Finanzas, CETED.

• Material de estudio, La función de operaciones en la organización, Facultad de Contabilidad y Finanzas, CETED.

Anexos

ANEXO No.1

Anexo No.2

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar:

Nombres y Apellidos:

Area de trabajo:

Actividad que realiza:

Cada aspecto tiene como mínimo un valor de 2 puntos y como máximo 5 puntos.

Donde:

2 = Mal, 3 = Regular, 4 = Bien, 5 = Excelente

Nota: El total promedio se determina a partir de la sumatoria de los puntos asignados a cada aspecto y dividido entre la cantidad de acápites a evaluar.

ANEXO No.3

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar:

Nombres y Apellidos:

Área de trabajo:

Actividad que realiza:

Autor:

Msc. Indira Rodríguez Valencia

Año 2009