Número del documento que motiva el cargo o abono
Importe de la venta
Venta acumulada por mes
Importe de pago
Saldo
Venta mensual y potencial
Los saldos resultantes de cada mes deben ser transferidos a la tarjeta de control estadístico del cliente. (Anexo 2).
En la actualidad todos estos registros son llevados a través de un sistema computarizado.
A través de la tarjeta de control el acreedor puede determinar porque un clienta falla en sus pagos, esto permite escoger la mejor técnica de cobranza. Por regla general las técnicas se encuentran mejor desarrolladas en las grandes organizaciones por contar con el personal especializado, pero igual importancia tiene para empresas pequeñas asignar las responsabilidades y asegurarse que esta se lleve a cabo efectivamente.
Una vez conocida las razones porque un cliente falla, es clasificado dentro de los siguientes diez (10) grupos:
1) Clientes que honestamente mal interpretan las condiciones de venta: Este grupo no ofrece ningún problema real de cobro. Normalmente, la casa vendedora asume la responsabilidad de no haber explicado completamente las condiciones de venta antes de que surja la mala interpretación.
2) Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o por métodos de trabajo deficientes: Un recordatorio de que la cuenta se han vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo. Si en cliente es un transgresor crónico, el acreedor debe hacer cualquier esfuerzo para hacerle notar la importancia de pagar sus cuentas sistemáticamente.
3) Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la cuenta: Los minoristas, particularmente, pertenecen a este grupo. Obtienen una cuenta por unos cuantos bolívares y la retienen con la intención de incluir el monto cuando pague la siguiente mensualidad. Una amable carta explicando las dificultades a menudo consigue la cooperación del cliente. Sin embargo, es difícil quitar este hábito minorista, y el departamento de crédito al detallista usualmente lo tiene presente como una de las inevitables experiencias de trabajo a crédito.
4) Clientes que temporalmente se atrasan, pero generalmente pagan a tiempo: Los clientes de este grupo pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coinciden con el auge de temporada de su propio negocio, y hacer esperar al acreedor cuando estos períodos no coinciden.
5) Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio: Las condiciones locales huelgas o desastres naturales, frecuentemente reducen la cobranza del comerciante impidiéndole cumplir sus propias obligaciones. En tales casos la política de cobro del acreedor es comparativamente indulgente, y espera hasta que el deudor tiene para sobreponerse a su capacidad temporal para pagar.
6) Clientes que siempre se atrasan: Estos son los que fuerzan demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales, o son compradores o cobradores deficientes, reduciendo así su capital operativo disponible. El gerente de cobranzas debe adoptar una política firme contra estos deudores, aun a riesgo de perderlos como clientes.
7) Clientes que podrían pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque piensan que es más provechoso para ellos utilizar el dinero del acreedor que su propio dinero: El acreedor debe emplear medidas firmes contra estos deudores, aun a riesgo de contrariarlos. Frecuentemente, una política de alerta constante y enérgica cobranza convierte este tipo de deudores en clientes de puntualidad aceptables para pagar.
8) Clientes que se han sobre extendido a sí mismos: Estos son los que ocasionan la mayor parte de los problemas de crédito al detallista. Son honestos, pero optimistas, y hacen compras excesivas. Cuando tienen una emergencia, como enfermedad, muerte de algún familiar, o pérdida de trabajo, no pueden pagar prescindiendo de sus buenas intenciones. Estos clientes son así necesariamente por sus bajos ingresos. El término medio de las familias están predispuestas a gastar más de lo que representan sus ingresos.
9) Clientes que están al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes: El gerente de cobranzas no tiene otra alternativa que usar métodos drásticos de cobranza contra la mayoría de los clientes de este grupo. Si no puede cobrar mediante letra de cambio, coloca la cuenta inmediatamente en manos de un abogado de cobranzas.
10) Clientes que deliberadamente cometen fraude: Un juicio contra los deudores de este grupo es difícil para cobrar, pero un abogado o agencia de cobranza puede algunas veces hacerlo a través de métodos enérgicos. Debe informar a las agencia de coacción legales sobre cualquier cliente de quien se sospeche el fraude.
Informes mensuales
Estos se refieren a interpretación de los resultados de las operaciones mensuales del departamento de Cobranza. Se deben plasmar las metas, los resultados, las proporciones y especialmente las tendencias de los resultados.
Una vez realizado los debidos controles al cliente, estos deben ser notificados mensualmente o cuando lo requiera la directiva.
Los informes a reportar son los siguientes:
Informe de las Operaciones
En este informe se muestra de forma comparativa las metas y los resultados de los principales factores del departamento, las ventas, ventas a créditos, las cobranzas y su efectividad, comportamiento de los cobradores y su rendimiento, etc.
Estado de Antigüedades de los saldos
Se muestra el tiempo de las cuentas por cobrar por cliente y las probabilidades de cobro o de convertirse en incobrables.
Causas de Morosidad
Informe de gran importancia, porque debe de mostrar las causas o factores que inciden en la deficiencia del cobro. En este caso se debe aplicar acciones correctivas y observar los resultados en el siguiente mes, sino los cambios esperados se deberá cambiar el plan hasta que reduzca la deficiencia.
Informe por cliente
Esta parte es de gran importancia para la empresa debido a que detalla las operaciones de percepción de ingresos, además muestra las características de cliente y su efectividad para la empresa.
Relación del Departamento de Cobranza con los demás Departamentos
El departamento de cobranza trabaja estrechamente y se interrelaciona con otros departamentos de la empresa debido a gestiones relacionados con las cobranzas. Algunas de sus principales relaciones departamentales corresponden a: Contabilidad, Finanzas, Tesorería, Ventas, Legal, Auditoria.
Contabilidad: El departamento del contabilidad se encarga de registrar las ventas a crédito y de realizar un reporte mensual donde muestra e saldo vencido y una lista detallada de las facturas y créditos del mes.
Le corresponde al departamento de contabilidad presentar un estado mensual de los saldos de las cuentas por cobrar, para que la organización aplique los procedimientos necesarios.
Finanzas: Luego que el departamento de finanzas analiza el informe presentado por el departamento de cobranza, le permitirá tomar decisiones con respecto a los clientes morosos o solventes dependiendo del resultado. El departamento otorgará mayor plazo de vencimiento, descuento por pronto pago, exoneración de intereses, aumento del crédito o por el contrario intereses de mora ó la suspensión de crédito.
Tesorería: Es el encargado de la proyección y posterior distribución de los ingresos provenientes en gran parte de la recaudación del departamento de cobranza.
Ventas: De todos los departamentos de una organización el departamento de venta es el que esta estrechamente relacionado puesto que, si no hay ventas a crédito no sería necesario un departamento de cobraza, de igual manera si no hay una cobranza efectiva no hay gran volumen de ventas.
Legal: Una vez que el cliente ha dejado de cumplir con las condiciones de pago del crédito, el departamento de cobranza se encargará de realizar los estudios que determinará las causas de dicha morosidad , conocida la razón será o no transferido el caso al departamento legal para que realice los procedimientos correspondientes.
Auditoria: El departamento se encargará de velar y verificar que todas las transacciones correspondientes a las ventas a crédito sean acorde a la cobranza realizada.
De igual manera el departamento de auditoria al presentar el informe efectuado en el departamento de cobranza podrá realizar las recomendaciones pertinentes.
Análisis de los problemas departamentales
Se deben realiza dos (2) estudios:
a) El análisis factorial y causal del departamento.
b) El análisis crítico de los procedimientos actuales.
Para así poder localizar y definir los problemas actuales del departamento de Cobranza, que provocan la morosidad de los clientes.
Dentro de las causas del análisis factorial podemos mencionar:
Causas externas no imputables a la empresa
Mala dirección.
Personal deficiente
Sistemas o procedimientos inadecuados.
Medios físicos inadecuados.
El grado de satisfacción que producen los elementos antes realizados pueden ser: (Anexo 3.0).
a. Satisfactorio
b. Limitado
c. No satisfactorio
d. Inexistente
Al hacer el estudio del departamento se debe anotar una cruz en la columna correspondiente al grado de satisfacción. Si la cruz se anota en la columna b), c) o d), significa que hay una deficiencia, por lo cual habrá que indicar en la columna e) el número de la causa que originó la deficiencia. En caso de que sea dos o más causas las que indican en la deficiencia, se anotará sólo la que representa más del 20%. Un procedimiento más práctico consiste en anotar únicamente la causa principal. En la columna (f) se debe anotar el porcentaje de influencia limitante, por ejemplo: Un elemento analizado tiene deficiencia originada por el 30% de influencia de una mala dirección (causa 2) y por 70% de medio físico inadecuado (causa 5). La anotación correspondiente será: (Anexo 3.1)
Solución de problemas
En esta sección haremos mención a algunos problemas de cobro que se presentan con cierta frecuencia:
a) Descuento no devengado.
En algunas organizaciones que ofrecen descuento por pronto pago como parte de las condiciones de venta, se enfrentan a clientes que deducen el descuento después de transcurrido el plazo de las condiciones establecidas.
En este caso la solución sería hacer un análisis de las condiciones de ventas, realizar una carta al cliente planteando que el pago ha sido recibido por retraso y por consiguiente no es procedente dicho descuento.
Si el cliente incurriera nuevamente en dicho problema resultará útil hacer una visita personal para esclarecer la situación prevista.
b) Nuevo pedido de clientes son saldos vencidos.
Otro caso común que se presenta son el de aquellos clientes que hacen nuevos pedidos teniendo obligaciones vencida.
En algunos casos dependiendo del historial del cliente, la empresa accede a despachar el pedido estableciendo condiciones o llegando a acuerdos de pagos con el cliente. Por otra parte, si la situación es grave, el retener los pedidos proporcionará un medio de presión para recuperar la cuenta vencida.
Sea cual sea el problema es necesario tener tacto, debido a que esto dañaría a largo plazo la relación con el cliente.
Recomendaciones para el ejecutivo de cobranza
El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta las sugerencias siguientes:
1) El éxito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual. No debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto más tiempo pase en la cobranza, mayor será la probabilidad de que se vuelva incobrable.
2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder al cliente.
3) No debe aplicar tratamientos generales de prosecución. Cada cliente es un caso especial que requiere estudios de la técnica que debe aplicarse en el momento adecuado.
Conclusión
Para que una gestión de cobranza sea exitosa debe contar con el esfuerzo abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin.
En las empresa pequeñas el ejecutivo de cobranza puede ser propio dueño; mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear personal que no necesariamente tenga la responsabilidad de aprobación de los créditos pero sí debe estar empapado del historial de los clientes.
El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de control y los cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son cubiertas por una misma persona. El puesto de cobrador es sumamente delicado , es por ello que se requiere que cumpla una serie de cualidades además de realizar rotación de este personal periódicamente.
En la actualidad muchas empresas han optado porque sus vendedores cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitirá reducir sus costos y contar con personal de confianza..
Bibliografía
1. ETTINGER, R.P. (2000).Crédito y Cobranza
2. MONTAÑO, Agustín (1987). Administración de la Cobranza. Editorial Trillas. Venezuela
3. SHULTZ J., Willians (1987). Crédito y Cobranza. Editorial Hispanoamérica, México.
4. VILLASEÑOR F., Emilio (1985). Elementos de administración de Crédito y Cobranza. 2da. Edición, Editorial Trillas. México.
Anexos
Autor:
Mary Peña
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEUELA
MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
"TOMAS LANDER"
ESTADO MIRANDA
CATEDRA: CREDITO Y COBRANZA
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