Manual de organización para la empresa fashion 4 Ever C.A (Valig)

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

Fashion 4 Ever, actualmente es una empresa minorista venezolana creada especialmente para promocionar la moda femenina en el país, dicha empresa ofrece diversos estilos en ropas de vestir importada de la mejor calidad, para cualquier temporada del año y para cualquier personalidad tanto para personas delgadas como para personas que visten tallas grandes. LA EMPRESA

Entre algunos de lo productos que ofrece Fashion 4 Ever están grandes variedades de: • Jeans • Shorts • Bermudas • Vestidos • Blusas y camisas • Suéteres y chaquetas • Accesorios y bisutería • Zapatos • Carteras • Trajes de baño y más LA EMPRESA

LA EMPRESA

LA EMPRESA Ubicación Geográfica

EL PROBLEMA

EL PROBLEMA

EL PROBLEMA Es importante saber que el personal que desempeña la función de atención al cliente o mejor llamados asesores de ventas, ha cambiado o ha sido re-emplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas y a raíz de esto nace la desorganización en el área de trabajo.

EL PROBLEMA Tomando en cuenta lo señalado anteriormente, esta investigación permite dar respuestas y propuestas de soluciones a la siguiente problemática: La carencia de un manual de organización para la ejecución de actividades inherentes al departamento de atención al cliente de la empresa Fashion 4Ever C.A (Valig).

EL PROBLEMA La inexistencia de una documentación adecuada de cómo deben realizar las actividades en el área de trabajo han afectado el desempeño de esta área de la empresa, por esta razón, es muy común que se dé lugar a las confusiones, a las duplicaciones de esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en general.

EL PROBLEMA Objetivo General

EL PROBLEMA Objetivos Específicos

EL PROBLEMA Justificación

EL PROBLEMA Alcance

Diseño Metodológico Según su nivel, atiende a una investigación descriptiva, pues el estudio permite analizar y caracterizar cada etapa que conformará el proceso en cuestión, además de describir y plasmar en un documento, las actividades que deben ejecutar el personal tanto administrativo, como de asesoramiento y ventas de la empresa, los próximo a ingresar y los sucesivos, permitiendo así establecer el camino óptimo para realizar cada una de las diligencias necesarias. Tipo de Investigación

Diseño Metodológico Población y Muestra

Diseño Metodológico Describir la situación actual de la empresa organizacionalmente. Evaluar la información, para identificar los problemas, causas y posibles soluciones. Determinar las macrofunciones de las unidades Describir las unidades que conforman la estructura organizativa. Definir la estructura organizativa. Definir y describir los cargos propuestos. Elaborar el manual de organización Procedimiento

Situación Actual Diagnóstico De La Situación Actual

Situación Actual

Situación Actual

Situación Actual Los motivos por los cuales Fashion 4 Ever C.A., decide diseñar su estructura organizativa se debe en principio a las siguientes razones: No existe un estudio de organización adecuado, ni lineamientos organizacionales: La empresa no cuenta con un estudio de organización definido aun cuando contara con una organización no estructurada, la cual se ha encargado de sacar adelante la empresa. La organización no solo se refiere a la estructura u organigrama como tal, sino a todo lo que conforma la organización incluyendo sus funciones correlativas y la forma en que se coordina para lograr un fin común.

Situación Actual Desequilibrio en las cargas de trabajo: Este desequilibrio se encuentra presente en las diferentes unidades de la organización, y dado que la cantidad específica de trabajo a realizar en cada unidad de la organización debe ser la adecuada a su personal, capacidad y posición, motivo por el cual la empresa debe subdividir las actividades claramente relacionadas y delimitarlas.

Situación Actual Problemas de jerarquía y autoridad: Los conflictos de autoridad que se presentan en este caso, se deben a la delegación de responsabilidad en los distintos miembros que conforman las distintas unidades de la empresa, lo que trae como consecuencia que se intercambien las funciones y responsabilidades, presentándose en muchos casos para que existan dualidades de mando. No existen documentos donde se especifiquen las funciones y atribuciones de cada cargo.

Análisis y Resultados Presentación Y Análisis De Los Resultados De Las Encuestas Aspectos Estructurales ¿Considera usted que existe una clara definición de los objetivos de la empresa? El 75% de los empleados tiene una clara definición de los objetivos de la empresa, los cuales están trabajando desde el inicio de la misma, el otro 25% pertenecen al personal nuevo y de apoyo.

Análisis y Resultados ¿Están claramente definidas las funciones que debe realizar cada Cargo? Solo el 87,5% de los empleados tiene claramente definidas las funciones que debe realizar cada Cargo ¿Sabe si se tienen establecidas por escrito las funciones de unidades y cargos? El 62,5% de los trabajadores no sabe si están establecidas las funciones por escrito y el 37,5% no contestó la pregunta, ya que todos realizan sus funciones con instrucciones dadas verbalmente.

Análisis y Resultados ¿Sabe usted si existe un Manual de Organización debidamente estandarizado en la unidad o departamento en el que trabaja? Solo el 50% de los empleados afirman la inexistencia de un Manual de Organización debidamente estandarizado, el otro 50% desconoce si existe o no. ¿Conoce las funciones que debe realizar su cargo? El 100% de los trabajadores conocen las funciones que debe realizar cada uno el su respectiva área de trabajo.

Análisis y Resultados ¿Considera que la carga de trabajo es correcta? Solo el 12,5% de los empleados opina que la carga de trabajo no es correcta y el 87,5% esta de acuerdo con sus funciones en el cargo que desempeñan. ¿Considera que todas las funciones que realiza le competen a su cargo? Solo el 62,5% de los trabajadores realizan funciones exclusivamente de su cargo, el otro 37,5% sustituye a otros cargos en casos de emergencia.

Análisis y Resultados Aspectos decisorios ¿Considera usted que cada cargo posee la autoridad delegada necesaria para garantizar el logro de los objetivos? La autoridad delegada al 50% de los cargos no es acatada como se debe, debido a la falta de un manual de organización

Análisis y Resultados ¿Considera usted que existe liderazgo en el ejercicio de la autoridad en su unidad? Todos los empleados opinan que si existe liderazgo en el ejercicio de la autoridad en todas las unidades. ¿Considera que la información necesaria para realizar sus funciones es recibida con oportunidad? La información necesaria para realizar las funciones respectivas no es recibida con oportunidad, según el 50% de los encuestados

Análisis y Resultados ¿Considera que se realizan correctamente los procesos administrativos de planificación, organización, dirección y control? Sólo el 12,5% de los encuestados opina que no se tiene una organización eficiente en las funciones a realizar. ¿Las funciones de su área están debidamente relacionadas con las otras áreas de la empresa? El 75% de los empleados coinciden en que todas las áreas de la empresa están relacionadas entre sí.

Análisis y Resultados ¿Los resultados de su cargo se ven afectados por los resultados de otros cargos o áreas de la organización? Sólo el 50% de los encuestados opina que su cargo es afectado directa o indirectamente por otros cargos. ¿Cree usted que existe alguna dificultad para alcanzar los objetivos y cumplir con las responsabilidades asignadas? Sólo el 12,5% de los trabajadores de la empresa tiene dificultad para alcanzar los objetivos organizacionales.

Análisis y Resultados Aspectos Normativos ¿Cree usted que los objetivos y metas de su unidad expresan el que hacer diario de su trabajo? El 87,7% de los empleados coincide que los objetivos y metas de su unidad expresan el que hacer diario de su trabajo

Análisis y Resultados ¿Cree usted que los procedimientos deben cambiarse para elevar el desempeño actual?. Sólo el 25% de los trabajadores de la empresa opina que se deben cambiar los procedimientos deben cambiarse para elevar el desempeño actual.

Análisis y Resultados Aspectos ambientales ¿Cree usted que existe una verdadera organización de las tareas en su grupo de trabajo? Sólo el 25% de la fuerza laboral opina que no existe una verdadera organización de las tareas en su grupo de trabajo

Análisis y Resultados ¿Los métodos de trabajo utilizados son los más apropiados para su labor? La mayoría de los empleados coinciden en que los métodos de trabajo utilizados son los más apropiados para su labor. Las condiciones físicas de todas las áreas de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de las tareas diarias. ¿Las condiciones físicas de su área de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus tareas?

Análisis y Resultados ¿Existe un plan de entrenamiento y capacitación del personal? Actualmente en la empresa no existe un plan de entrenamiento y capacitación del personal. Sólo el 12,5 de los trabajadores considera que su trabajo no es debidamente recompensado o remunerado ¿Considera usted que su trabajo es debidamente recompensado o remunerado?

Análisis y Resultados ¿El equipo Gerencial es justo en su trato? El 87,5% de los encuestados siente que el equipo Gerencial es justo en su trato El 100% de los empleados se sienten en un Clima Organizacional completamente favorable Clasificaría el Clima Organizacional existente como:

Análisis y Resultados Aspectos tecnológicos ¿Considera que posee la preparación técnica necesaria para desempeñar su cargo con éxito? Sólo el 12,5% de los encuestados considera que no tiene la preparación técnica, para desempeñar su cargo con éxito.

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