Control de gestión y cuadro de mando integral: Medición del desempeño

1 Quiénes somos o Qué hacemos Dónde queremos ir

Cómo podemos llegar

Cómo sabemos que hemos llegado Objetivos

Estrategias

Medidas de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planificación

2 INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

EXPRESION CUANTITATIVA O CUALITATIVA CONCRETA DE LOS QUE SE PRETENDE ALCANZAR CON UN OBJETIVO ESPECIFICO

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

3 OBJETIVOS USO INDICADORES(*) Induce mejoras en Información Fundamenta la discusión de Resultados Posibilita la Evaluación Apoya el proceso de Formulación de Políticas Facilita el establecimiento de Compromisos de Resultado

(*) Dirección de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile.

(Gp:) Alta Dirección (Gp:) Nivel Directivo (Gp:) Nivel Operativo (Gp:) Planificación estratégica (Gp:) Control de Gestión (Gp:) Control de Actividades (Gp:) TIPOS DEINDICADORES (Gp:) Indicadores GestiónGlobal de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Resultado Intermedio (Gp:) Indicadores por Centrode Responsabilidad

Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad

(Gp:) IndicadoresOperacionales

Insumos, Productos, Eficacia (Gp:) NIVELES ORGANIZACIONALES (Gp:) ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN

5

6 PROCESO

PRODUCTO – (OUTPUT)

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME) INSUMO (INPUTS)

¿Con qué rapidez lo estamos haciendo?

¿Cuanto nos cuesta?      

¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos generando?

¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso?      

¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo?

FINANCIEROS

EFICIENCIA

EFICACIA

COSTO

RECURSOS

OUTPUTS

RESULTADOS

NIVEL DE SERVICIO

UTILIZACIÓN SATISFACCION

POBLACIÓN OBJETIVO

INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*)

8 $$ de la Organización

-diseño y pruebas de los avisos  -producción de los avisos  -compra del tiempo de aviso comercial – avisos realizándose en la Televisión

Resultados

Inmediatos

Finales

– la gente ve los avisos   – las actitudes de la gente se ven afectadas    -el comportamiento se ve afectado    -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo Intermedios

Procesos (Actividades) Insumos (Inputs) Productos

9 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES IDENTIFICAR y/o REVISAR PRODUCTOS Y OBJETIVOS

¿Qué será medido?

IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES Y AMBITOS DE DESEMPEÑO ¿Qué ámbitos y dimensiones del desempeño es conveniente medir?

ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

¿Cuáles serán los Centros de Responsabilidad, o Áreas responsables por el desempeño logrado ¿A qué niveles realizaremos la evaluación?

10 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

¿Cómo relacionamos las variables de medición?

ESTABLECER LAS METAS O REFERENTES PARA LA COMPARACION

¿Sobre que comparamos los indicadores para saber si el desempeño es adecuado?

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

¿Qué datos y antecedentes me permitirán construir los indicadores?

11 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS ¿Cómo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados?

ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

¿Por qué se produjeron los resultados?

COMUNICAR E INFORMAR

¿Quiénes tienen que conocer nuestros resultados?

Organización, Usuarios, Dipres, Congreso, etc

12 (Gp:) Calidad (Gp:) Eficacia (Gp:) Eficiencia (Gp:) Economía (Gp:) Estimación (Gp:) Meta (Gp:) 1998 (Gp:) 1999 (Gp:) 2000 (Gp:) 2001 (Gp:) 2002 (Gp:) Producto relevante al que se vincula (Gp:) Indicador de Desempeño

(Gp:) Fórmula de cálculo (Gp:) Información Histórica (Gp:) Medios de verificación (Gp:) Programa/ Subtítulo / ítem/ asignación

MATRIZ DE INDICADORES (*) (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO

13 IDENTIFICAR Y/O REVISAR DEFINICIONES ESTRATEGICAS: MISION, PRODUCTOS, USUARIOS, OBJETIVOS ¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS?

¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR?

¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN?

¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

14 IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES DE DESEMPEÑO ¿QUE AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR?

EFICIENCIA

EFICACIA

CALIDAD

FINANCIEROS

15 ¿QUÉ AMBITOS DEL DESEMPEÑO? EFICACIA

EFICIENCIA

FINANCUEROS

CALIDAD PROCESO PRODUCTO RESULTADO D I M E N S I O N E S AMBITOS DE CONTROL (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

16 ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES Los centros de responsabilidad.   Tienen productos estratégicos claramente asignable Tienen objetivos concretos a alcanzar. Tiene a la cabeza un directivo responsable con por el cumplimiento de esos objetivos. Dicho directivo no solo cuenta con la responsabilidad sino que también con la autoridad y las atribuciones para tomar las decisiones necesarias para el logro de los objetivos. Tiene asignado recursos humanos, materiales y financieros.

Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos Monto inversión ejecutada Nº de usuarios por atender Nº Certificados solicitados Monto asignado para inversión Lo que se hace Lo que debe hacerse DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS A) BASES DE COMPARACIÓN

18

FORMULAR ALGORITMOS b) Definición de ratios

Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores

c) Definición de estándares

% de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos Nº de errores Tiempo promedio de tramitación

ESTABLECER LAS METAS ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE DESEMPEÑODE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

GENERAR COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O DE FACTORES EXOGENOS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA Información contable-presupuestaria

Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales

Benchmarking,etc

CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION EFICACIA:

Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

22 EFICACIA: (Gp:) Delitos aclarados / delitos denunciados

(Gp:) MANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO  

(Gp:) Mediaciones exitosas / mediaciones realizadas DIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)  

(Gp:) Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos planteados Dirección del Trabajo

(Gp:)

EFICACIA- Resultado-intermedio

23 EFICACIA

ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia

Si los programas son idóneos respecto de otras alternativas para conseguir los mismos objetivos

La capacidad de obtención de los efectos esperados o impactos en la población destinataria.

ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia

Las desviaciones entre los productos que se obtienen y los esperados (medidas de cobertura, focalización, capacidad de cubrir la demanda, etc). Algunas posibles causas pueden ser:   Se sobre o sub estimó la capacidad de proveer los bienes servicios o        Hubo una mayor demanda por factores foráneos (capacidad de cubrir la demanda, no en focalización, ni cobertura dado que previamente se definen los parámetros)  

26 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Eficiencia

Establece la relación entre la producción física del bien o servicio y los insumos utilizados para alcanzar el nivel de producto. Ejemplos de aplicación de ámbito público:

Costo medio de producción (costo por beneficiario, costo por componente, etc)

Productitividad Media (usuarios atendidos por unidad de tiempo, fiscalizaciones por inspector, etc)

Gastos administrativos/Gastos Totales

27 EFICIENCIA

28 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Calidad

Mide la capacidad de la organización por cumplir con los requisitos de satisfacción del producto que esperan los usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad, precisión, etc.

29 (Gp:) Oportunidad

(Gp:) Accesibilidad

(Gp:) Percepción de usuarios

(Gp:) Precisión

(Gp:) Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados.

(Gp:) Número de localidades cubiertas por atenciones móviles

(Gp:) Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes

(Gp:) Porcentaje de contratos terminados por errores

(Gp:) Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado

(Gp:) Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo (Gp:)  

(Gp:) Número de fallas reales/ Fallas programadas

(Gp:) Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca (Gp:)  

INDICADORES DE CALIDAD Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas

Porcentaje de usuarios satisfechos

Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios

30 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Economía

Capacidad de la institución por generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros de un programa o institución. Ejemplos: Capacidad de autofinanciamiento Nivel de recuperación de préstamos Capacidad de ejecución del presupuesto

31 ECONOMIA (Gp:) ECONOMIA (*) (Gp:) (Gasto Efectivo del Programa/Presupuesto total asignado) *100. MINVU

(Gp:) Ingresos por recuperación de costos año i/Total gasto año i) (MIDEPLAN/FOSIS)

(Gp:) (Monto de crédito de corto plazo recuperados/Monto total créditos corto plazo con vencimiento año)*100 INDAP.

(Gp:) (*) www.dipres.cl

32 APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS MEDIR LO CORRECTO :

CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA OBTENCION DE LA META.

33 APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS INDEPENDENCIA

MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR

CONFIABILIDAD

CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

35 INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar.

Llegar a un costos promedio de $5

Alcanzar1000 calorías por ración

INDICADOR DE CALIDAD

* Calorías por ración.

* Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta)

INDICADOR DE EFICIENCIA

Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones

INDICADOR DE EFICACIA

Población escolar en programa / población escolar total